Que valor representa para a sua empresa (e para os seus resultados financeiros) liderar uma equipa que funciona como um todo, trabalhando em conjunto para satisfazer e superar as expectativas dos clientes em termos de produto, entrega, preço e serviço?
A resposta pode parecer óbvia: a empresa alcançará o máximo desempenho financeiro e verá o seu valor aumentar — tanto intrinsecamente como aos olhos de potenciais adquirentes. Alcançar esse objetivo, no entanto, pode revelar-se uma tarefa difícil.
ERP: Trabalhar em conjunto
Uma empresa é um conjunto de procedimentos — formais e informais, automatizados e manuais — que, em conjunto, formam um sistema destinado a satisfazer as necessidades dos clientes. As organizações que procuram otimizar este sistema complexo, eliminando o desperdício e formalizando os processos num conjunto de melhores práticas interligadas, alcançam os melhores resultados possíveis.
O software é um ingrediente importante nesta receita para o sucesso, mas é importante manter o seu papel na devida perspetiva: o software fornece apenas a base sobre a qual e através da qual é possível alcançar um desempenho excecional.
A definição clássica de Planeamento de Recursos Empresariais (ERP) refere que se trata de um esforço abrangente para padronizar a manutenção de registos, o que permitirá a partilha de informação entre diferentes áreas de uma organização, com o objetivo de gerir o negócio de forma mais eficaz e eficiente. Mais importante ainda, uma implementação bem-sucedida do ERP formaliza e integra os processos empresariais em toda a organização, conseguindo-o através de uma única plataforma de sistema de informação integrada.
ERP: O valor da visão
Para maximizar os retornos a longo prazo do ERP, a sua justificação deve ser integrada na sua visão para a empresa. Os retornos a curto prazo de um investimento em ERP costumam receber mais atenção, uma vez que são, na sua maioria, tangíveis. Iremos discuti-los com mais pormenor em breve, mas, em geral, centram-se numa melhor eficiência de capital e operacional, num melhor serviço ao cliente e em capacidades de tomada de decisão reforçadas. Os benefícios intangíveis, no entanto, recompensam os proprietários, permitindo-lhes transformar continuamente o seu negócio de forma a concretizar a sua visão para o mesmo. A longo prazo, isto traduz-se num aumento do valor da empresa.
Para concretizar plenamente este valor empresarial acrescido, a administração deve integrar os benefícios do ERP na sua visão estratégica. A um nível geral, estes incluem:
- Processos empresariais integrados
- Processos empresariais formalizados
- Processos empresariais automatizados
- Informação em tempo real disponível nas funções empresariais
- Informação em tempo real disponível em todas as funções da empresa
- Gestão otimizada do inventário
- Aproveitamento otimizado do capital humano
- Informações precisas e detalhadas sobre os custos
- Acesso a informações detalhadas sobre o histórico de clientes e fornecedores
- Resposta rápida às novas necessidades dos clientes
- Arquitetura de sistemas de informação flexível e adaptável
ERP: Implementação contínua
O investimento em ERP é contínuo, tal como os retornos. Lembre-se de que o investimento inicial no software fornece a plataforma do sistema de informação sobre a qual os processos de negócio da organização serão implementados, após terem sido avaliados e reestruturados. Os investimentos iniciais e contínuos em formação, consultoria e tempo da gestão integram as tecnologias aos processos para obter o máximo retorno. É importante não perder de vista o facto de que o software em si, embora seja um componente essencial, é apenas a espinha dorsal que sustenta o conjunto de processos operacionais que permitem alcançar os seus objetivos de negócio.
As funcionalidades do ERP são normalmente implementadas numa abordagem faseada. Normalmente, os processos empresariais essenciais são abordados em primeiro lugar. Mas é importante lembrar que há sempre oportunidades para melhorias nos processos. Estas melhorias surgem em resposta tanto ao ambiente empresarial em constante mudança em que a empresa opera, como a uma abordagem de gestão que se esforça por procurar sempre melhorias nas capacidades operacionais e no desempenho.
É fundamental para o sucesso a longo prazo do ERP que a gestão de topo deixe bem claro que a implementação é um processo contínuo e que se trata tanto de melhorar e integrar processos como de implementar uma única plataforma de software na qual a empresa irá funcionar. Definir de que forma isto se insere numa visão estratégica mais ampla e, posteriormente, comunicar isso a toda a organização é essencial para maximizar o retorno do investimento no ERP.
ERP: Benefícios operacionais
Vamos analisar algumas das vantagens operacionais que podem advir da implementação de um sistema ERP.
Precisão e rastreabilidade do inventário
Qual é a importância de processar as encomendas dos clientes de forma precisa e atempada? Quais são os custos de garantir isso manualmente e os custos de um erro?
Se a isto juntarmos a necessidade de evitar imobilizar capital em stock e os requisitos regulamentares ou dos clientes para garantir a rastreabilidade, o desafio torna-se bastante assustador. O ERP permite que as empresas recebam, processem e atendam de forma rápida e precisa encomendas de todos os tipos — não apenas encomendas de vendas — através de processos integrados que abrangem várias funções. Além disso, fornece a base para a implementação de outras técnicas, tais como códigos de barras, rastreio de lotes e serialização. A precisão do inventário assim obtida reduz drasticamente o âmbito da contagem cíclica. Esta já não é um meio para restabelecer as quantidades em stock, mas sim uma verificação pontual que valida a sua precisão, revelando processos que podem requerer a atenção da gestão quando existe uma discrepância.
Planeamento de necessidades
Como é que se sabe o que comprar ou produzir, quando e em que quantidades?
Os módulos de Planeamento Geral da Produção (MPS) e de Planeamento das Necessidades de Material (MRP) num sistema ERP dão resposta a estas questões complexas. As previsões podem orientar os planos de compras e produção a longo prazo para artigos com prazos de entrega longos, tendo simultaneamente em conta a procura já registada e compensando-a com o fornecimento escalonado no tempo. O resultado é uma organização na qual todos os departamentos trabalham em conjunto para cumprir um plano comum de vendas, compras e produção que satisfaça os requisitos dos clientes, reduzindo simultaneamente o investimento em stock necessário para o efeito.
Fixação de preços adequados para os produtos
Se o preço de um componente adquirido sofrer uma alteração, sabe imediatamente qual será o impacto no custo de todos os produtos comercializáveis dos quais esse componente faz parte? Estas são questões fundamentais abordadas por um sistema ERP.
As Listas de Operações (BOOs), que definem os custos de produção, e as Listas de Materiais (BOMs), que definem os componentes adquiridos e os subconjuntos a partir dos quais o produto é fabricado, são agregadas para determinar o custo de um produto. Uma alteração em qualquer um destes elementos ou no custo de um componente adquirido pode ter um efeito em cadeia em toda a linha de produtos. A capacidade de visualizar imediatamente este impacto é fundamental para que a gestão possa determinar a margem de um produto e tomar decisões informadas sobre os preços.
Acesso a informações de mercado
O passado orienta o futuro. O ERP disponibiliza acesso em tempo real aos registos de vendas e ao histórico, o que é fundamental para a tomada de decisões de marketing acertadas. Ferramentas de análise e relatórios abrangentes e flexíveis, que proporcionam uma visão completa do desempenho das vendas, permitem à gestão investir de forma sensata os recursos destinados ao marketing, definir o portfólio de produtos e elaborar previsões precisas que orientarão os planos de produção e de compras.
Fluxos de processo simplificados
Como pode uma organização responder mais rapidamente aos clientes e reduzir os tempos de ciclo?
Uma forma de o fazer é garantir a visibilidade entre departamentos, quando uma ação num deles tem impacto nos outros. Isto só é possível quando existe uma plataforma operacional comum a todos. O ERP é essa plataforma operacional comum. Por exemplo, o registo de uma encomenda no departamento de vendas pode resultar imediatamente na criação de uma ordem de trabalho na produção, através de um evento empresarial. Da mesma forma, o departamento de expedição também tem conhecimento deste evento. Ambos podem incorporá-lo no seu plano de trabalho. As questões podem ser resolvidas imediatamente, antes que surja uma situação que possa ter um impacto negativo no atendimento ao cliente. O resultado é um aumento na rapidez com que uma organização consegue satisfazer as necessidades dos clientes.
ERP: Valor comprovado
As empresas que implementam um sistema ERP fazem-no por diversas razões. Muitas apresentam resultados semelhantes, mas, em quase todos os casos, existem justificações e benefícios tanto a curto como a longo prazo.
Brenda Jameson , da Richart Distributors, fabricante da linha Flomore de bombas e acessórios para a indústria petrolífera, explica da seguinte forma: «Constatámos benefícios imediatos em áreas específicas, tais como uma melhoria na nossa capacidade de gerir as contas a receber e de sermos proativos no planeamento das compras e da produção. No entanto, a nossa implementação também nos preparou para o longo prazo e para o enorme crescimento que estamos agora a registar.»
Mark Lindberg, Diretor de Operações da Admotec, Inc., fabricante de sensores de movimento e posicionamento de tecnologia avançada, faz eco a estas ideias na sua abordagem ao ERP e aos seus benefícios: «O maior benefício a curto prazo para uma pequena empresa é a disciplina.»
Tal como a Richart, o excelente serviço ao cliente da Admotec e as capacidades únicas dos seus produtos combinaram-se para impulsionar um rápido crescimento. A visão de longo prazo de Mark também orientou a sua abordagem: «A implementação de um ERP numa pequena empresa obriga-nos a fazer as coisas de formas que, eventualmente, serão necessárias à medida que a empresa cresce e os fluxos de trabalho têm de ser integrados entre departamentos. O crescimento significa que as pessoas já não podem desempenhar tantas funções. Ter um sistema implementado que se adapte a esta realidade torna a transição muito mais fácil.»
Ambas as empresas têm demonstrado uma abordagem proativa na implementação de sistemas empresariais que proporcionam benefícios imediatos e tangíveis, ao mesmo tempo que as posicionam de forma vantajosa para o futuro. O ERP é a pedra angular dessa abordagem.
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ERP: A integração de todos os elementos
Ao avaliar o ERP e o valor que este representa, quer a sua perspetiva seja a de uma empresa que já o implementou e planeia implementar funcionalidades adicionais, quer seja a de uma empresa que está a dar os primeiros passos numa implementação inicial, é importante ter em conta que os benefícios se concretizam tanto de forma tangível a curto prazo como através do aumento do valor empresarial alcançado a longo prazo.
No que diz respeito a este último ponto, coloque-se na posição de alguém de fora, talvez um cliente ou um potencial comprador, que visite a sua empresa daqui a alguns anos. Ficarão impressionados com os procedimentos rigorosos que tem em vigor para gerir as operações do dia-a-dia de forma rápida e precisa? Verão uma integração e partilha de informação rigorosas dentro dos departamentos e entre eles? Perceberão que dispõe de uma plataforma sólida de sistemas de informação que permite a integração de processos e funções e através da qual pode aproveitar futuras oportunidades de crescimento?
Se a visão que apresenta incluir uma implementação bem-sucedida de um sistema ERP — que lhe permitirá destacar-se durante esta futura visita ao local —, então está no bom caminho para aumentar o valor subjacente da sua empresa.
