Hva er det verdt for bedriften din (og bunnlinjen) å lede en arbeidsstyrke som fungerer som et team, og som jobber sammen for å møte og overgå kundenes forventninger til produkt, levering, pris og service?
Svaret kan virke opplagt: bedriften vil oppnå topp økonomiske resultater og den vil ha økt verdi – både iboende og for potensielle oppkjøpere. Å oppnå et slikt mål kan imidlertid vise seg å være vanskelig.
ERP: Samarbeid
En forretningsvirksomhet er en samling av prosedyrer, formelle og uformelle, automatiserte og manuelle, som kombineres for å danne et system for å tilfredsstille kundenes behov. Organisasjoner som søker å effektivisere dette komplekse systemet, fjerne avfall og formalisere prosesser til en samling av formulerte beste praksiser, oppnår best mulig resultat.
Programvare er en viktig ingrediens i denne suksessoppskriften, men det er viktig å holde dens rolle i perspektiv: programvare gir bare grunnlaget som eksepsjonell ytelse kan oppnås på og gjennom.
Lærebokdefinisjonen av Enterprise Resources Planning (ERP) sier at det er en utvidet innsats for å standardisere journalføring som vil tillate informasjonsdeling mellom ulike områder i en organisasjon for å styre virksomheten mer effektivt og produktivt. Enda viktigere er det at en vellykket implementering av ERP formaliserer og integrerer forretningsprosesser på tvers av organisasjonen, og oppnår dette gjennom en enkelt, integrert informasjonssystemplattform.
ERP: Verdien av visjon
For å maksimere langsiktig avkastning fra ERP, må begrunnelsen innarbeides i visjonen din for bedriften. Den kortsiktige avkastningen på en ERP-investering får ofte mest oppmerksomhet fordi den for det meste er håndgripelig. Vi vil diskutere den mer detaljert snart, men generelt sett dreier den seg om bedre kapital- og driftseffektivitet, forbedret kundeservice og forbedrede beslutningsmuligheter. De immaterielle fordelene belønner imidlertid eiere ved å gjøre det mulig for dem å kontinuerlig transformere virksomheten sin på måter som gjør visjonen deres til virkelighet. På lang sikt betyr dette økt bedriftsverdi.
For å fullt ut realisere denne økte forretningsverdien, må ledelsen integrere fordelene med ERP i sin strategiske visjon. På et overordnet nivå inkluderer disse:
- Integrerte forretningsprosesser
- Formaliserte forretningsprosesser
- Automatiserte forretningsprosesser
- Sanntidsinformasjon tilgjengelig i forretningsfunksjoner
- Sanntidsinformasjon tilgjengelig på tvers av forretningsfunksjoner
- Optimalisert lagerstyring
- Optimalisert utplassering av menneskelig kapital
- Nøyaktig og detaljert innsikt i kostnader
- Innsiktsfull tilgang til kunde- og leverandørhistorikk
- Rask respons på endrede kundekrav
- Fleksibel og tilpasningsdyktig informasjonssystemarkitektur
ERP: Kontinuerlig implementering
Investeringen i ERP er kontinuerlig, og det samme gjelder avkastningen. Husk at den første investeringen i programvaren gir informasjonssystemplattformen som organisasjonens forretningsprosesser implementeres på, etter at de er evaluert og rekonstruert. Innledende og løpende investeringer i opplæring, rådgivning og ledelsens tid integrerer teknologier med prosesser for å maksimere avkastningen. Det er viktig å ikke miste av syne at programvaren i seg selv, selv om den er en kritisk komponent, bare er ryggraden som støtter de driftsprosessene som oppnår forretningsmålene dine.
ERP-funksjoner implementeres vanligvis i en faseinndelt tilnærming. Vanligvis tas det først opp i kjernevirksomhetsprosesser. Men husk at det alltid finnes muligheter for prosessforbedringer. Disse forbedringene er et svar på både det skiftende forretningsmiljøet bedriften opererer i og en ledelsestilnærming som alltid streber etter forbedringer i driftskapasitet og ytelse.
Avgjørende for ERPs langsiktige suksess er en tydelig formulering fra toppledelsen om at implementeringen pågår, og at det handler like mye om å forbedre og integrere prosesser som om å distribuere én programvareplattform som virksomheten skal fungere på. Å definere hvordan dette er en del av en større strategisk visjon og deretter kommunisere dette i hele organisasjonen er avgjørende for å maksimere ERPs avkastning på investeringen.
ERP: Driftsfordeler
La oss se på noen av de driftsmessige fordelene som kan utledes av implementeringen av et ERP-system.
Lagernøyaktighet og sporbarhet
Hvor viktig er det å oppfylle kundeordrer nøyaktig og i tide? Hva er kostnadene ved å sørge for dette manuelt, og hva er kostnadene ved en feil?
Kombiner dette med et behov for å unngå å binde kontanter i lagerbeholdning og regulatoriske eller kundekrav for å tilby sporbarhetsmuligheter, og utfordringen er ganske skremmende. ERP gjør det mulig for bedrifter å raskt og nøyaktig ta imot, behandle og oppfylle bestillinger av alle slag – ikke bare salgsordrer – gjennom integrerte prosesser som spenner over flere funksjoner. Videre gir det grunnlaget for utrulling av andre teknikker som strekkoding, partisporing og serialisering. Den resulterende lagernøyaktigheten reduserer omfanget av syklustelling dramatisk. Det er ikke lenger en måte å gjenopprette mengder på lager, men snarere en stikkprøvekontroll som validerer nøyaktigheten, og avdekker prosesser som kan kreve ledelsens oppmerksomhet når det er et avvik.
Kravplanlegging
Hvordan vet du hva du skal kjøpe, eller produsere, når og i hvilke mengder?
Modulene for hovedproduksjonsplanlegging (MPS) og materialbehovsplanlegging (MRP) i et ERP-system tar for seg disse komplekse spørsmålene. Prognoser kan drive langsiktige innkjøps- og produksjonsplaner for varer med lange ledetider, samtidig som de tar hensyn til etterspørsel som allerede er booket og avregner mot tidsfaset forsyning. Resultatet er en organisasjon der alle avdelinger samarbeider for å håndtere en felles salgs-, innkjøps- og produksjonsplan som tilfredsstiller kundenes krav, samtidig som den reduserer investeringen i lagerbeholdning som kreves for å gjøre det.
Passende produktprising
Hvis en pris endres på en kjøpt komponent, vet du umiddelbart hvordan det vil påvirke kostnaden for alle salgbare produkter som den er en komponent for? Dette er grunnleggende spørsmål som et ERP-system tar for seg.
Driftsregninger (BOO-er) som definerer produksjonskostnader og materialregninger (BOM-er) som definerer de innkjøpte komponentene og delkomponentene som det produseres fra, akkumuleres for å definere et produkts kostnad. En endring i en av disse eller en innkjøpt komponents kostnad kan ha en ringvirkning på tvers av en produktlinje. Evnen til å umiddelbart se denne effekten er grunnleggende for ledelsens evne til å bestemme en produktmargin og deres evne til å ta informerte prisbeslutninger.
Tilgang til markedsinformasjon
Fortiden informerer fremtiden. ERP gir tilgang til salgsbookinger og historikk i sanntid, noe som er avgjørende for gode markedsføringsbeslutninger. Omfattende og fleksible analyseverktøy og rapporter som gir et komplett bilde av salgsresultatene, gjør det mulig for ledelsen å investere markedsføringsmidler klokt, definere produktmiks og utvikle nøyaktige prognoser som vil drive produksjons- og innkjøpsplaner.
Strømlinjeformede prosessflyter
Hvordan kan en organisasjon reagere raskere på kunder og redusere syklustider?
En måte er synlighet på tvers av avdelinger når en handling i én påvirker andre. Dette er bare mulig når det finnes en driftsplattform som er felles for alle. ERP er denne felles driftsplattformen. For eksempel kan bestilling av en ordre i salgsavdelingen umiddelbart resultere i opprettelse av en arbeidsordre i produksjon gjennom en forretningshendelse. På samme måte ser også frakt denne hendelsen. Begge kan innlemme den i arbeidsplanen sin. Spørsmål kan tas opp umiddelbart før en situasjon oppstår som kan ha en negativ innvirkning på kundeservicen. Resultatet er en økning i hastigheten en organisasjon kan oppfylle kundenes krav med.
ERP: Demonstrert verdi
Bedrifter som implementerer ERP gjør det av en rekke årsaker. Mange deler overlappende resultater, men i nesten alle tilfeller finnes det både kortsiktige og langsiktige begrunnelser og fordeler.
Brenda Jameson fra Richart Distributors, en produsent av Flomore-serien med pumper og tilbehør til oljeindustrien , forklarer det slik: «Vi opplevde umiddelbare fordeler på enkeltområder, som en forbedring i vår evne til å håndtere kundefordringer og være proaktive i planleggingen av innkjøp og produksjon. Men implementeringen vår posisjonerte oss også for det langsiktige perspektivet og den enorme veksten vi nå opplever.»
Mark Lindberg, driftsleder for Admotec, Inc., produsent av avanserte bevegelses- og posisjoneringssensorer , gjenspeiler disse ideene i sin tilnærming til ERP og fordelene med det: «Den største kortsiktige fordelen for et lite firma er disiplin.»
I likhet med Richart har Admotecs fremragende kundeservice og unike produktegenskaper kombinert ført til rask vekst. Marks langsiktige perspektiv har også styrt hans tilnærming: «Implementering av ERP i et lite selskap tvinger deg til å gjøre ting på måter som til slutt vil være nødvendige etter hvert som firmaet vokser, og arbeidsflyter må integreres på tvers av avdelinger. Vekst betyr at enkeltpersoner ikke lenger kan ha så mange hatter. Å ha et system på plass som imøtekommer dette, gjør overgangen mye enklere.»
Begge firmaene har vist en proaktiv tilnærming til implementering av forretningssystemer som gir umiddelbare og konkrete fordeler, samtidig som de posisjonerer dem godt for fremtiden. ERP er hjørnesteinen i denne tilnærmingen.
{{cta('fd7d4588-efa2-4fe3-b638-bc1032e2bf3c','justifycenter')}}
ERP: Alt i orden
Når du evaluerer ERP og verdien det representerer, enten du ser det fra et firma som allerede er implementert og planlegger å rulle ut ytterligere funksjoner, eller det er det fra et firma som er i gang med en innledende implementering, er det viktig å huske på at fordelene tilfaller både konkret på kort sikt og gjennom økt bedriftsverdi som realiseres på lang sikt.
For sistnevnte, sett deg selv i posisjonen til en utenforstående, kanskje en kunde eller potensiell oppkjøper, som besøker firmaet ditt på et befaring om flere år. Vil de bli imponert over de stramme prosedyrene dere har på plass for å håndtere den daglige driften på en rask og nøyaktig måte? Vil de se tett integrasjon og informasjonsdeling innad i og mellom avdelinger? Vil de legge merke til at dere har en solid informasjonssystemplattform som muliggjør prosess- og funksjonsintegrasjon, og som dere kan omfavne fremtidige vekstmuligheter gjennom?
Hvis visjonen du formulerer inkluderer en vellykket ERP-implementering – som vil gjøre deg i stand til å skinne under dette fremtidige besøket – er du på god vei til å øke den underliggende verdien av bedriften din.
