¿Qué valor tiene para tu empresa (y para tus resultados) contar con una plantilla que funcione como un equipo y trabaje unida para cumplir y superar las expectativas de los clientes en cuanto a producto, entrega, precio y servicio?
La respuesta puede parecer obvia: la empresa alcanzará su máximo rendimiento financiero y su valor aumentará, tanto intrínsecamente como a ojos de los posibles compradores. Sin embargo, alcanzar ese objetivo puede resultar difícil.
ERP: Trabajando juntos
Una empresa es un conjunto de procedimientos —formales e informales, automatizados y manuales— que, combinados, forman un sistema destinado a satisfacer las necesidades de los clientes. Las organizaciones que se proponen optimizar este complejo sistema, eliminando el despilfarro y formalizando los procesos en un conjunto de buenas prácticas bien articuladas, logran los mejores resultados posibles.
El software es un ingrediente importante en esta receta para el éxito, pero es importante mantener su papel en perspectiva: el software solo proporciona la base sobre la que y a través de la cual se puede alcanzar un rendimiento excepcional.
La definición académica de «Planificación de Recursos Empresariales» (ERP) establece que se trata de una iniciativa amplia destinada a estandarizar la gestión de registros, lo que permitirá compartir información entre las diferentes áreas de una organización con el fin de gestionar el negocio de forma más eficaz y eficiente. Y lo que es más importante, una implementación satisfactoria del ERP formaliza e integra los procesos empresariales en toda la organización, logrando esto a través de una única plataforma de sistema de información integrada.
ERP: El valor de la visión
Para maximizar la rentabilidad a largo plazo de un sistema ERP, su justificación debe integrarse en tu visión de la empresa. La rentabilidad a corto plazo de una inversión en un sistema ERP suele acaparar la mayor parte de la atención, ya que, en su mayor parte, es tangible. Los analizaremos con más detalle en breve, pero, en general, se centran en una mayor eficiencia operativa y de capital, un mejor servicio al cliente y una mayor capacidad de toma de decisiones. Los beneficios intangibles, sin embargo, recompensan a los propietarios al permitirles transformar continuamente su negocio de forma que su visión se haga realidad. A largo plazo, esto se traduce en un mayor valor empresarial.
Para aprovechar al máximo este mayor valor empresarial, la dirección debe integrar las ventajas del ERP en su visión estratégica. A grandes rasgos, estas incluyen:
- Procesos empresariales integrados
- Procesos empresariales formalizados
- Procesos empresariales automatizados
- Información en tiempo real disponible en las distintas áreas de negocio
- Información en tiempo real disponible en todas las áreas de la empresa
- Gestión optimizada del inventario
- Aprovechamiento óptimo del capital humano
- Información precisa y detallada sobre los costes
- Acceso detallado al historial de clientes y proveedores
- Respuesta rápida a las necesidades cambiantes de los clientes
- Arquitectura de sistemas de información flexible y adaptable
ERP: Implementación continua
La inversión en ERP es continua, al igual que los beneficios que genera. Recuerde que la inversión inicial en el software proporciona la plataforma del sistema de información sobre la que se implementarán los procesos de negocio de la organización, una vez que estos hayan sido evaluados y rediseñados. Las inversiones iniciales y continuas en formación, consultoría y tiempo de la dirección integran las tecnologías con los procesos para obtener el máximo rendimiento. Es importante no perder de vista el hecho de que el software en sí mismo, aunque es un componente fundamental, no es más que la columna vertebral que sustenta el conjunto de procesos operativos que permiten alcanzar sus objetivos empresariales.
Las funcionalidades de un sistema ERP suelen implantarse por fases. Por lo general, se abordan primero los procesos empresariales fundamentales. Pero hay que recordar que siempre hay oportunidades para mejorar los procesos. Estas mejoras responden tanto al entorno empresarial cambiante en el que opera la empresa como a un enfoque de gestión que se esfuerza por buscar constantemente mejoras en las capacidades operativas y el rendimiento.
Para el éxito a largo plazo del ERP es fundamental que la alta dirección deje claro que la implantación es un proceso continuo y que se trata tanto de mejorar e integrar procesos como de implementar una única plataforma de software sobre la que funcionará la empresa. Definir cómo esto forma parte de una visión estratégica más amplia y, a continuación, comunicarlo a toda la organización es vital para maximizar el retorno de la inversión del ERP.
ERP: Ventajas operativas
Analicemos algunas de las ventajas operativas que se pueden obtener con la implantación de un sistema ERP.
Precisión y trazabilidad del inventario
¿Qué importancia tiene la gestión precisa y puntual de los pedidos de los clientes? ¿Cuáles son los costes que supone garantizar esto de forma manual y cuáles son los costes derivados de un error?
Si a esto le sumamos la necesidad de evitar inmovilizar efectivo en existencias y los requisitos normativos o de los clientes para ofrecer capacidades de trazabilidad, el reto resulta bastante abrumador. Un sistema ERP permite a las empresas recibir, procesar y tramitar de forma rápida y precisa todo tipo de pedidos —no solo los de venta— mediante procesos integrados que abarcan múltiples funciones. Además, sienta las bases para la implantación de otras técnicas, como los códigos de barras, el seguimiento de lotes y la serialización. La precisión en el inventario resultante reduce drásticamente el alcance del recuento cíclico. Ya no es un medio para restablecer las cantidades disponibles, sino más bien una comprobación aleatoria que valida su exactitud, sacando a la luz procesos que pueden requerir la atención de la dirección cuando existe una discrepancia.
Planificación de necesidades
¿Cómo sabes qué comprar o producir, cuándo y en qué cantidades?
Los módulos de Planificación Maestra de Producción (MPS) y Planificación de Necesidades de Material (MRP) de un sistema ERP abordan estas cuestiones complejas. Las previsiones pueden orientar los planes de compras y producción a largo plazo para artículos con plazos de entrega prolongados, sin dejar de tener en cuenta la demanda ya registrada y compensándola con el suministro escalonado en el tiempo. El resultado es una organización en la que todos los departamentos colaboran para llevar a cabo un plan común de ventas, compras y producción que satisfaga las necesidades de los clientes, al tiempo que se reduce la inversión en existencias necesaria para ello.
Fijación adecuada de los precios de los productos
Si cambia el precio de un componente adquirido, ¿sabes de inmediato cómo afectará eso al coste de todos los productos comercializables de los que forma parte? Estas son cuestiones fundamentales que aborda un sistema ERP.
Las hojas de operaciones (BOO), que definen los costes de producción, y las listas de materiales (BOM), que definen los componentes adquiridos y los subconjuntos a partir de los cuales se fabrica el producto, se suman para determinar el coste de este. Cualquier cambio en cualquiera de estos elementos o en el coste de un componente adquirido puede tener un efecto dominó en toda una línea de productos. La capacidad de visualizar inmediatamente este impacto es fundamental para que la dirección pueda determinar el margen de un producto y tomar decisiones fundamentadas sobre los precios.
Acceso a la información de mercado
El pasado marca el rumbo del futuro. El sistema ERP ofrece acceso en tiempo real a los registros y al historial de ventas, lo cual es fundamental para tomar decisiones acertadas en materia de marketing. Las herramientas de análisis y los informes, exhaustivos y flexibles, que ofrecen una visión completa del rendimiento de las ventas, permiten a la dirección invertir de forma inteligente el presupuesto de marketing, definir la gama de productos y elaborar previsiones precisas que servirán de base para los planes de producción y compras.
Flujos de procesos optimizados
¿Cómo puede una organización responder más rápidamente a los clientes y reducir los tiempos de ciclo?
Una de las formas es la visibilidad entre departamentos cuando una acción en uno de ellos afecta a los demás. Esto solo es posible cuando existe una plataforma operativa común a todos. El ERP es esa plataforma operativa común. Por ejemplo, el registro de un pedido en el departamento de ventas puede dar lugar inmediatamente a la creación de una orden de trabajo en el departamento de producción a través de un evento empresarial. Del mismo modo, el departamento de envíos también tiene constancia de este evento. Ambos pueden incorporarlo a su plan de trabajo. Las dudas pueden resolverse de inmediato, antes de que surja una situación que pueda tener un impacto negativo en la atención al cliente. El resultado es un aumento de la rapidez con la que una organización puede satisfacer las necesidades de los clientes.
ERP: Valor demostrado
Las empresas que implantan un sistema ERP lo hacen por diversas razones. Muchas de ellas obtienen resultados similares, pero en casi todos los casos existen justificaciones y beneficios tanto a corto como a largo plazo.
Brenda Jameson , de Richart Distributors, fabricante de la línea Flomore de bombas y accesorios para la industria petrolera, lo explica así: «Observamos beneficios inmediatos en áreas concretas, como una mejora en nuestra capacidad para gestionar las cuentas por cobrar y para ser proactivos en la planificación de las compras y la fabricación. Sin embargo, nuestra implementación también nos ha posicionado de cara al largo plazo y al enorme crecimiento que estamos experimentando ahora».
Mark Lindberg, director de operaciones de Admotec, Inc., fabricante de sensores de movimiento y posicionamiento de tecnología avanzada, se hace eco de estas ideas en su enfoque sobre los sistemas ERP y sus ventajas: «La mayor ventaja a corto plazo para una pequeña empresa es la disciplina».
Al igual que Richart, el excelente servicio de atención al cliente de Admotec y las capacidades únicas de sus productos se han combinado para impulsar un rápido crecimiento. La visión a largo plazo de Mark también ha guiado su enfoque: «Implantar un sistema ERP en una pequeña empresa te obliga a hacer las cosas de una forma que, con el tiempo, será necesaria a medida que la empresa crezca y haya que integrar los flujos de trabajo entre departamentos. El crecimiento implica que las personas ya no pueden desempeñar tantas funciones a la vez. Contar con un sistema que se adapte a esto facilita mucho la transición».
Ambas empresas han demostrado un enfoque proactivo a la hora de implantar sistemas empresariales que aportan beneficios inmediatos y tangibles, al tiempo que las sitúan en una buena posición de cara al futuro. El ERP es la piedra angular de ese enfoque.
{{cta('fd7d4588-efa2-4fe3-b638-bc1032e2bf3c','justifycenter')}}
ERP: cómo integrarlo todo
A la hora de evaluar un sistema ERP y el valor que representa, tanto si tu perspectiva es la de una empresa que ya lo tiene implantado y tiene previsto ampliar sus funcionalidades, como si es la de una empresa que se está embarcando en una primera implantación, es importante tener en cuenta que los beneficios se obtienen tanto de forma tangible a corto plazo como a través de un mayor valor empresarial que se materializa a largo plazo.
En este último caso, ponte en el lugar de alguien ajeno a la empresa, tal vez un cliente o un posible comprador, que visite tu empresa dentro de unos años. ¿Quedará impresionado por los rigurosos procedimientos que ha establecido para gestionar las operaciones diarias de forma rápida y precisa? ¿Observará una estrecha integración y un intercambio de información tanto dentro de los departamentos como entre ellos? ¿Se dará cuenta de que cuenta con una sólida plataforma de sistemas de información que permite la integración de procesos y funciones y a través de la cual puede aprovechar futuras oportunidades de crecimiento?
Si la visión que expones incluye una implementación satisfactoria del sistema ERP —que te permita destacar durante esa futura visita a las instalaciones—, entonces vas por buen camino para aumentar el valor subyacente de tu empresa.
