Welchen Wert hat es für Ihr Unternehmen (und Ihren Gewinn), eine Belegschaft zu führen, die als Team funktioniert und gemeinsam daran arbeitet, die Kundenerwartungen in Bezug auf Produkt, Lieferung, Preis und Service zu erfüllen und zu übertreffen?
Die Antwort mag auf der Hand liegen: Das Unternehmen wird finanzielle Spitzenleistungen erzielen und an Wert gewinnen – sowohl an sich als auch in den Augen potenzieller Käufer. Ein solches Ziel zu erreichen, kann sich jedoch als schwierig erweisen.
ERP: Gemeinsam arbeiten
Ein Unternehmen ist eine Gesamtheit aus formellen und informellen, automatisierten und manuellen Abläufen, die zusammen ein System bilden, mit dem Kundenbedürfnisse erfüllt werden. Organisationen, die bestrebt sind, dieses komplexe System zu optimieren, Verschwendung zu beseitigen und Prozesse in einer Sammlung klar definierter Best Practices zu formalisieren, erzielen die bestmöglichen Ergebnisse.
Software ist ein wichtiger Bestandteil dieses Erfolgsrezepts, doch es ist wichtig, ihre Rolle im richtigen Verhältnis zu sehen: Software bildet lediglich die Grundlage, auf der und durch die herausragende Leistungen erzielt werden können.
Die Lehrbuchdefinition von Enterprise Resource Planning (ERP) besagt, dass es sich dabei um ein umfassendes Vorhaben zur Standardisierung der Buchführung handelt, das den Informationsaustausch zwischen verschiedenen Bereichen einer Organisation ermöglicht, um das Unternehmen effektiver und effizienter zu führen. Noch wichtiger ist, dass eine erfolgreiche ERP-Implementierung die Geschäftsprozesse unternehmensweit formalisiert und integriert, was durch eine einzige, integrierte Informationssystemplattform erreicht wird.
ERP: Der Wert einer Vision
Um den langfristigen Nutzen eines ERP-Systems zu maximieren, muss dessen Rechtfertigung in Ihre Unternehmensvision integriert werden. Die kurzfristigen Erträge einer ERP-Investition stehen oft im Vordergrund, da sie größtenteils greifbar sind. Wir werden diese in Kürze noch ausführlicher erörtern, doch im Allgemeinen konzentrieren sie sich auf eine bessere Kapital- und Betriebseffizienz, einen verbesserten Kundenservice und optimierte Entscheidungsfindungsfähigkeiten. Die immateriellen Vorteile belohnen die Eigentümer jedoch dadurch, dass sie ihnen ermöglichen, ihr Unternehmen kontinuierlich so umzugestalten, dass ihre Vision für das Unternehmen Wirklichkeit wird. Langfristig führt dies zu einer Steigerung des Unternehmenswerts.
Um diesen gesteigerten Unternehmenswert voll auszuschöpfen, muss die Unternehmensleitung die Vorteile eines ERP-Systems in ihre strategische Vision integrieren. Auf allgemeiner Ebene gehören dazu:
- Integrierte Geschäftsprozesse
- Formalisierte Geschäftsprozesse
- Automatisierte Geschäftsprozesse
- Echtzeitinformationen, die innerhalb der Geschäftsfunktionen verfügbar sind
- Echtzeitinformationen, die unternehmensweit verfügbar sind
- Optimierte Bestandsverwaltung
- Optimierter Einsatz von Humankapital
- Genaue und detaillierte Einblicke in die Kosten
- Aufschlussreicher Einblick in die Historie von Kunden und Lieferanten
- Schnelle Reaktion auf sich ändernde Kundenanforderungen
- Flexible und anpassungsfähige Architektur von Informationssystemen
ERP: Kontinuierliche Einführung
Die Investitionen in das ERP-System laufen weiter, ebenso wie die Erträge. Denken Sie daran: Die anfängliche Investition in die Software schafft die Plattform für das Informationssystem, auf der die Geschäftsprozesse des Unternehmens umgesetzt werden, nachdem sie evaluiert und neu gestaltet wurden. Anfängliche und fortlaufende Investitionen in Schulungen, Beratung und den Zeitaufwand des Managements sorgen für die Integration der Technologien in die Prozesse, um den maximalen Ertrag zu erzielen. Es ist wichtig, nicht aus den Augen zu verlieren, dass die Software selbst zwar eine entscheidende Komponente ist, aber lediglich das Rückgrat bildet, das die operativen Prozesse stützt, mit denen Sie Ihre Geschäftsziele erreichen.
ERP-Funktionen werden in der Regel schrittweise eingeführt. Meistens werden zunächst die Kerngeschäftsprozesse abgedeckt. Man sollte jedoch bedenken, dass es stets Möglichkeiten für Prozessverbesserungen gibt. Diese Verbesserungen sind sowohl eine Reaktion auf das sich wandelnde Geschäftsumfeld, in dem das Unternehmen tätig ist, als auch auf einen Führungsansatz, der stets darauf abzielt, die betrieblichen Fähigkeiten und die Leistung zu verbessern.
Entscheidend für den langfristigen Erfolg eines ERP-Systems ist, dass die Unternehmensleitung klar zum Ausdruck bringt, dass die Implementierung ein fortlaufender Prozess ist und es dabei ebenso sehr um die Verbesserung und Integration von Prozessen geht wie um die Einführung einer einzigen Softwareplattform, auf der das Unternehmen arbeiten wird. Um den Return on Investment des ERP-Systems zu maximieren, ist es unerlässlich, zu definieren, wie dies Teil einer übergeordneten strategischen Vision ist, und dies anschließend im gesamten Unternehmen zu kommunizieren.
ERP: Operative Vorteile
Betrachten wir einige der betrieblichen Vorteile, die sich aus der Einführung eines ERP-Systems ergeben können.
Bestandsgenauigkeit und Rückverfolgbarkeit
Wie wichtig ist die genaue und pünktliche Bearbeitung von Kundenaufträgen? Wie hoch sind die Kosten für die manuelle Abwicklung und die Kosten, die durch einen Fehler entstehen?
Kombiniert man dies mit der Notwendigkeit, Kapital nicht im Lagerbestand zu binden, sowie mit behördlichen oder kundenseitigen Anforderungen an die Rückverfolgbarkeit, stellt sich eine ziemlich gewaltige Herausforderung dar. ERP ermöglicht es Unternehmen, Bestellungen aller Art – nicht nur Kundenaufträge – schnell und präzise entgegenzunehmen, zu bearbeiten und auszuführen – und zwar durch integrierte Prozesse, die mehrere Funktionsbereiche umfassen. Darüber hinaus bildet es die Grundlage für den Einsatz weiterer Techniken wie Barcode-Erfassung, Chargenverfolgung und Serialisierung. Die daraus resultierende Bestandsgenauigkeit reduziert den Umfang der Zykluszählung drastisch. Sie dient nicht mehr dazu, die vorhandenen Bestände neu zu ermitteln, sondern ist vielmehr eine Stichprobenprüfung, die deren Richtigkeit bestätigt und bei Abweichungen Prozesse aufdeckt, die möglicherweise die Aufmerksamkeit der Geschäftsleitung erfordern.
Bedarfsplanung
Woher weiß man, was man wann und in welchen Mengen kaufen oder produzieren soll?
Die Module „Master Production Scheduling“ (MPS) und „Material Requirements Planning“ (MRP) in einem ERP-System bieten Lösungen für diese komplexen Fragestellungen. Prognosen können langfristige Einkaufs- und Produktionspläne für Artikel mit langen Vorlaufzeiten steuern und dabei bereits verbuchte Nachfrage berücksichtigen sowie mit zeitlich gestaffelten Lieferungen verrechnen. Das Ergebnis ist ein Unternehmen, in dem alle Abteilungen zusammenarbeiten, um einen gemeinsamen Vertriebs-, Einkaufs- und Produktionsplan umzusetzen, der die Kundenanforderungen erfüllt und gleichzeitig die dafür erforderlichen Lagerinvestitionen reduziert.
Angemessene Produktpreisgestaltung
Wenn sich der Preis einer eingekauften Komponente ändert, wissen Sie dann sofort, wie sich dies auf die Kosten aller verkaufsfähigen Produkte auswirkt, in denen diese Komponente enthalten ist? Das sind grundlegende Fragen, mit denen sich ein ERP-System befasst.
Kalkulationen (Bills of Operation, BOOs), die die Produktionskosten festlegen, und Stücklisten (Bills of Material, BOMs), die die zugekauften Komponenten und Baugruppen definieren, aus denen ein Produkt hergestellt wird, fließen zusammen in die Ermittlung der Produktkosten ein. Eine Änderung bei einem dieser beiden Elemente oder bei den Kosten einer zugekauften Komponente kann sich auf die gesamte Produktlinie auswirken. Die Möglichkeit, diese Auswirkungen sofort zu erkennen, ist von grundlegender Bedeutung für die Fähigkeit des Managements, die Marge eines Produkts zu ermitteln und fundierte Preisentscheidungen zu treffen.
Zugang zu Marktinformationen
Die Vergangenheit gibt Aufschluss über die Zukunft. ERP-Systeme ermöglichen den Echtzeitzugriff auf Verkaufszahlen und -verläufe, was für fundierte Marketingentscheidungen von entscheidender Bedeutung ist. Umfassende und flexible Analysewerkzeuge und Berichte, die ein vollständiges Bild der Vertriebsleistung vermitteln, ermöglichen es dem Management, Marketingbudgets sinnvoll einzusetzen, das Produktangebot festzulegen und genaue Prognosen zu erstellen, die als Grundlage für die Produktions- und Einkaufspläne dienen.
Optimierte Prozessabläufe
Wie kann ein Unternehmen schneller auf Kunden reagieren und Durchlaufzeiten verkürzen?
Ein Weg ist die abteilungsübergreifende Transparenz, wenn eine Maßnahme in einer Abteilung Auswirkungen auf andere hat. Dies ist nur möglich, wenn es eine gemeinsame operative Plattform gibt. Das ERP-System ist diese gemeinsame operative Plattform. So kann beispielsweise die Erfassung eines Auftrags in der Vertriebsabteilung über ein Geschäftsereignis unmittelbar zur Erstellung eines Arbeitsauftrags in der Fertigung führen. Auch der Versand sieht dieses Ereignis. Beide Bereiche können es in ihren Arbeitsplan einbeziehen. Fragen können sofort geklärt werden, bevor eine Situation entsteht, die sich negativ auf den Kundenservice auswirken könnte. Das Ergebnis ist eine Steigerung der Geschwindigkeit, mit der ein Unternehmen Kundenanforderungen erfüllen kann.
ERP: Nachgewiesener Nutzen
Unternehmen, die ein ERP-System einführen, tun dies aus verschiedenen Gründen. Viele davon überschneiden sich, doch in fast allen Fällen gibt es sowohl kurzfristige als auch langfristige Gründe und Vorteile.
Brenda Jameson von Richart Distributors, einem Hersteller der Flomore-Produktreihe von Pumpen und Zubehör für die Ölindustrie, erklärt dies folgendermaßen: „Wir konnten in einzelnen Bereichen sofortige Vorteile feststellen, beispielsweise eine Verbesserung bei der Verwaltung unserer Forderungen sowie eine proaktive Planung in den Bereichen Einkauf und Fertigung. Aber unsere Umsetzung hat uns auch langfristig gut aufgestellt und uns in die Lage versetzt, das enorme Wachstum zu bewältigen, das wir derzeit erleben.“
Mark Lindberg, Betriebsleiter bei Admotec, Inc., einem Hersteller von hochmodernen Bewegungs- und Positionssensoren, schließt sich diesen Überlegungen in Bezug auf ERP und dessen Vorteile an: „Der größte kurzfristige Vorteil für ein kleines Unternehmen ist Disziplin.“
Ähnlich wie bei Richart haben auch bei Admotec der hervorragende Kundenservice und die einzigartigen Produktfunktionen gemeinsam zu einem rasanten Wachstum beigetragen. Auch Marks langfristige Perspektive hat seine Herangehensweise geprägt: „Die Einführung eines ERP-Systems in einem kleinen Unternehmen zwingt einen dazu, Dinge so zu gestalten, wie es später auch erforderlich sein wird, wenn das Unternehmen wächst und die Arbeitsabläufe abteilungsübergreifend integriert werden müssen. Wachstum bedeutet, dass einzelne Mitarbeiter nicht mehr so viele verschiedene Aufgaben übernehmen können. Ein System, das darauf ausgelegt ist, erleichtert den Übergang erheblich.“
Beide Unternehmen haben gezeigt, dass sie bei der Einführung von Unternehmenssystemen proaktiv vorgehen, die unmittelbare und greifbare Vorteile bieten und sie gleichzeitig gut für die Zukunft rüsten. ERP ist der Eckpfeiler dieses Ansatzes.
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ERP: Alles unter einem Dach
Bei der Bewertung eines ERP-Systems und des damit verbundenen Nutzens – ganz gleich, ob Sie die Perspektive eines Unternehmens einnehmen, das das System bereits eingeführt hat und nun die Einführung weiterer Funktionen plant, oder die eines Unternehmens, das gerade mit der ersten Implementierung beginnt – ist es wichtig zu bedenken, dass sich die Vorteile sowohl kurzfristig in greifbarer Form als auch langfristig durch eine Steigerung des Unternehmenswerts bemerkbar machen.
Versetzen Sie sich im letzteren Fall in die Lage eines Außenstehenden, etwa eines Kunden oder potenziellen Käufers, der Ihr Unternehmen in einigen Jahren im Rahmen einer Besichtigung vor Ort besucht. Wird er von den straffen Abläufen beeindruckt sein, die Sie eingerichtet haben, um den täglichen Betrieb schnell und präzise abzuwickeln? Wird er eine enge Integration und einen intensiven Informationsaustausch innerhalb der Abteilungen und zwischen den Abteilungen feststellen? Wird er erkennen, dass Sie über eine solide IT-Plattform verfügen, die eine Prozess- und Funktionsintegration ermöglicht und durch die Sie zukünftige Wachstumschancen nutzen können?
Wenn die von Ihnen formulierte Vision eine erfolgreiche ERP-Einführung beinhaltet – die es Ihnen ermöglichen wird, bei diesem künftigen Besuch vor Ort zu glänzen –, dann sind Sie auf dem besten Weg, den zugrunde liegenden Wert Ihres Unternehmens zu steigern.
