Quel est l'intérêt pour votre entreprise (et votre résultat net) de diriger une équipe qui fonctionne comme un véritable collectif, travaillant main dans la main pour répondre aux attentes des clients – voire les dépasser – en matière de produits, de livraison, de prix et de service ?
La réponse peut sembler évidente : l'entreprise atteindra des performances financières optimales et verra sa valeur augmenter, tant sur le plan intrinsèque qu'aux yeux d'acquéreurs potentiels. Atteindre un tel objectif peut toutefois s'avérer difficile.
ERP : Travailler ensemble
Une entreprise est un ensemble de procédures, formelles et informelles, automatisées et manuelles, qui, combinées, forment un système visant à répondre aux besoins des clients. Les organisations qui cherchent à rationaliser ce système complexe, en éliminant le gaspillage et en formalisant les processus pour en faire un ensemble de bonnes pratiques bien définies, obtiennent les meilleurs résultats possibles.
Les logiciels constituent un élément essentiel de cette recette du succès, mais il est important de relativiser leur rôle : ils ne fournissent que les bases sur lesquelles et grâce auxquelles il est possible d'atteindre des performances exceptionnelles.
Selon la définition classique de la planification des ressources d'entreprise (ERP), il s'agit d'une démarche globale visant à normaliser la gestion des données afin de permettre le partage d'informations entre les différents services d'une organisation, dans le but de gérer l'activité de manière plus efficace et plus performante. Plus important encore, une mise en œuvre réussie d'un système ERP permet de formaliser et d'intégrer les processus métier à l'échelle de l'organisation, grâce à une plateforme informatique unique et intégrée.
ERP : la valeur d'une vision
Pour optimiser les retours sur investissement à long terme d’un ERP, sa justification doit s’inscrire dans votre vision d’entreprise. Les retours à court terme d’un investissement dans un ERP retiennent souvent le plus l’attention, car ils sont pour la plupart tangibles. Nous les aborderons plus en détail dans un instant, mais, de manière générale, ils portent principalement sur une meilleure efficacité financière et opérationnelle, un service client amélioré et des capacités de prise de décision renforcées. Les avantages intangibles, quant à eux, récompensent les dirigeants en leur permettant de transformer en permanence leur entreprise de manière à concrétiser leur vision. À long terme, cela se traduit par une valeur d'entreprise accrue.
Pour tirer pleinement parti de cette valeur ajoutée pour l'entreprise, la direction doit intégrer les avantages de l'ERP dans sa vision stratégique. D'une manière générale, ceux-ci comprennent :
- Processus métier intégrés
- Processus métier formalisés
- Processus métier automatisés
- Informations en temps réel disponibles au sein des fonctions métier
- Des informations en temps réel accessibles à l'ensemble des services de l'entreprise
- Gestion optimisée des stocks
- Optimisation de la gestion des ressources humaines
- Des informations précises et détaillées sur les coûts
- Un accès détaillé à l'historique des clients et des fournisseurs
- Réponse rapide à l'évolution des besoins des clients
- Une architecture de systèmes d'information flexible et adaptable
ERP : mise en œuvre continue
L'investissement dans un progiciel de gestion intégré (ERP) est continu, tout comme les retombées qu'il génère. N'oubliez pas que l'investissement initial dans le logiciel fournit la plateforme informatique sur laquelle les processus métier de l'entreprise seront mis en œuvre, après avoir été évalués et repensés. Les investissements initiaux et continus en formation, en conseil et en temps de la direction permettent d'intégrer les technologies aux processus afin d'en tirer le meilleur parti. Il est important de ne pas perdre de vue le fait que le logiciel lui-même, bien qu'il soit un élément essentiel, n'est que la colonne vertébrale qui soutient l'ensemble des processus opérationnels permettant d'atteindre vos objectifs commerciaux.
Les fonctionnalités d'un progiciel de gestion intégré (ERP) sont généralement mises en œuvre selon une approche par étapes. En règle générale, on commence par les processus métier fondamentaux. Mais n'oubliez pas qu'il existe toujours des possibilités d'amélioration des processus. Ces améliorations répondent à la fois à l'évolution de l'environnement commercial dans lequel l'entreprise évolue et à une approche de gestion qui vise à rechercher en permanence des améliorations en termes de capacités opérationnelles et de performances.
Pour garantir le succès à long terme d’un système ERP, il est essentiel que la direction générale affirme clairement que la mise en œuvre est un processus continu et qu’il s’agit autant d’améliorer et d’intégrer les processus que de déployer une plateforme logicielle unique sur laquelle l’entreprise fonctionnera. Il est primordial de définir en quoi cela s’inscrit dans une vision stratégique plus large, puis de communiquer cette vision à l’ensemble de l’organisation, afin de maximiser le retour sur investissement de l’ERP.
ERP : Avantages opérationnels
Examinons quelques-uns des avantages opérationnels que l'on peut tirer de la mise en place d'un système ERP.
Précision et traçabilité des stocks
Dans quelle mesure est-il important de traiter les commandes des clients avec précision et dans les délais ? Quels sont les coûts liés à la gestion manuelle de ce processus et ceux engendrés par une erreur ?
Si l'on ajoute à cela la nécessité d'éviter d'immobiliser des liquidités dans les stocks, ainsi que les exigences réglementaires ou celles des clients en matière de traçabilité, le défi s'avère particulièrement de taille. Un progiciel de gestion intégré (ERP) permet aux entreprises de saisir, de traiter et d'honorer rapidement et avec précision tous types de commandes — et pas seulement les commandes clients — grâce à des processus intégrés couvrant plusieurs fonctions. De plus, il constitue la base du déploiement d'autres techniques telles que les codes-barres, le suivi des lots et la sérialisation. La précision des stocks qui en résulte réduit considérablement l’ampleur des inventaires tournants. Ceux-ci ne constituent plus un moyen de recenser les quantités en stock, mais plutôt un contrôle ponctuel qui valide leur exactitude, mettant en évidence les processus susceptibles de nécessiter l’attention de la direction en cas d’écart.
Planification des besoins
Comment savoir quoi acheter ou produire, à quel moment et en quelles quantités ?
Les modules de planification générale de la production (MPS) et de planification des besoins en composants (MRP) d'un système ERP apportent une réponse à ces questions complexes. Les prévisions permettent d’élaborer des plans d’achat et de production à long terme pour les articles dont les délais de livraison sont longs, tout en tenant compte de la demande déjà enregistrée et en la compensant par l’approvisionnement échelonné dans le temps. Il en résulte une organisation dans laquelle tous les services travaillent ensemble pour mettre en œuvre un plan commun de ventes, d’achats et de production qui répond aux exigences des clients tout en réduisant l’investissement en stocks nécessaire pour y parvenir.
Tarification adéquate des produits
Si le prix d'un composant acheté venait à changer, sauriez-vous immédiatement quel serait l'impact sur le coût de tous les produits commercialisables dont il est un composant ? Ce sont là des questions fondamentales auxquelles répond un système ERP.
Les nomenclatures d'exploitation (BOO), qui définissent les coûts de production, et les nomenclatures (BOM), qui répertorient les composants achetés et les sous-ensembles à partir desquels le produit est fabriqué, sont agrégées pour déterminer le coût d'un produit. Une modification de l’un ou l’autre de ces éléments, ou du coût d’un composant acheté, peut avoir un effet domino sur l’ensemble d’une gamme de produits. La capacité à visualiser immédiatement cet impact est essentielle pour permettre à la direction de déterminer la marge d’un produit et de prendre des décisions éclairées en matière de tarification.
Accès aux informations sur le marché
Le passé éclaire l'avenir. Un progiciel de gestion intégré (ERP) offre un accès en temps réel aux commandes et à l'historique des ventes, informations indispensables à la prise de décisions marketing éclairées. Des outils d'analyse et des rapports complets et flexibles, qui dressent un tableau exhaustif des performances commerciales, permettent à la direction d'investir judicieusement les budgets marketing, de définir la gamme de produits et d'élaborer des prévisions précises qui orienteront les plans de production et d'achat.
Flux de processus rationalisés
Comment une entreprise peut-elle répondre plus rapidement à ses clients et réduire ses délais d'exécution ?
L'un de ces moyens est la visibilité entre les services, lorsqu'une action menée dans l'un d'entre eux a des répercussions sur les autres. Cela n'est possible que lorsqu'il existe une plateforme opérationnelle commune à tous. L'ERP est cette plateforme opérationnelle commune. Par exemple, l'enregistrement d'une commande au sein du service commercial peut entraîner immédiatement la création d'un ordre de fabrication dans le service de production via un événement métier. De même, le service expédition prend également connaissance de cet événement. Les deux services peuvent ainsi l'intégrer dans leur plan de travail. Les problèmes peuvent être traités immédiatement, avant même qu’une situation susceptible d’avoir un impact négatif sur le service client ne se présente. Il en résulte une accélération de la capacité de l’entreprise à répondre aux besoins des clients.
ERP : une valeur ajoutée avérée
Les entreprises qui mettent en place un progiciel de gestion intégré (ERP) le font pour diverses raisons. Si bon nombre d'entre elles obtiennent des résultats similaires, on constate dans presque tous les cas l'existence de justifications et d'avantages tant à court terme qu'à long terme.
Brenda Jameson , de Richart Distributors, fabricant de la gamme Flomore de pompes et d'accessoires destinés à l'industrie pétrolière, l'explique ainsi : « Nous avons constaté des avantages immédiats dans des domaines spécifiques, tels que l'amélioration de notre capacité à gérer les comptes clients et à adopter une approche proactive dans la planification des achats et de la production. Mais notre mise en œuvre nous a également permis de nous positionner sur le long terme et de tirer parti de la croissance spectaculaire que nous connaissons actuellement. »
Mark Lindberg, directeur des opérations chez Admotec, Inc., fabricant de capteurs de mouvement et de positionnement de pointe, fait écho à ces idées dans son approche de l'ERP et de ses avantages : « Le principal avantage à court terme pour une petite entreprise, c'est la discipline. »
À l’instar de Richart, l’excellent service client d’Admotec et les fonctionnalités uniques de ses produits se sont combinés pour alimenter une croissance rapide. La vision à long terme de Mark a également guidé son approche : « La mise en place d’un ERP dans une petite entreprise vous oblige à adopter des méthodes qui finiront par s’imposer à mesure que l’entreprise se développe et que les flux de travail doivent être intégrés entre les différents services. La croissance implique que les individus ne peuvent plus assumer autant de rôles à la fois. Disposer d’un système adapté à cette situation facilite grandement la transition. »
Les deux entreprises ont fait preuve d'une approche proactive dans la mise en œuvre de systèmes d'entreprise qui leur apportent des avantages immédiats et concrets, tout en les plaçant en bonne position pour l'avenir. L'ERP constitue la pierre angulaire de cette approche.
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ERP : tout relier entre eux
Lorsqu'on évalue un progiciel de gestion intégré (ERP) et la valeur qu'il représente, que ce soit du point de vue d'une entreprise qui a déjà mis en œuvre un tel système et qui envisage de déployer des fonctionnalités supplémentaires, ou de celui d'une entreprise qui s'apprête à lancer sa première mise en œuvre, il est important de garder à l'esprit que les avantages se traduisent à la fois de manière concrète à court terme et par une augmentation de la valeur de l'entreprise à long terme.
Pour ce dernier point, mettez-vous à la place d’un observateur extérieur, par exemple un client ou un acquéreur potentiel, qui viendrait visiter votre entreprise dans quelques années. Sera-t-il impressionné par les procédures rigoureuses que vous avez mises en place pour gérer les opérations quotidiennes avec rapidité et précision ? Constatera-t-il une intégration étroite et un partage d’informations efficace au sein des services et entre eux ? Remarquera-t-il que vous disposez d’une plateforme informatique solide qui permet l’intégration des processus et des fonctions et grâce à laquelle vous pourrez saisir les futures opportunités de croissance ?
Si la vision que vous exposez prévoit la mise en œuvre réussie d'un progiciel de gestion intégré (ERP) — qui vous permettra de vous démarquer lors de cette future visite sur site —, alors vous êtes en bonne voie pour accroître la valeur intrinsèque de votre entreprise.
