Não se pode escrever «instalação» sem «s-t-a-l-l». A aquisição e instalação de uma nova solução de software é uma batalha pela dinâmica. Ao longo do processo de aquisição, há batalhas decisivas em que a hesitação e a perda de prioridade podem sobrepor-se às forças internas que garantem que o status quo reine supremo.
O processo de adoção de um novo software começa com os líderes a identificarem uma mudança que deve ocorrer para preservar e garantir o sucesso sustentável da operação. A primeira verdadeira vitória é a decisão – a seleção de uma ferramenta que permita à equipa exercer capacidades essenciais. A vitória seguinte surge após a aquisição, quando a ferramenta é recebida. O que se segue – a instalação, a implementação e a utilização – é onde o status quo se mobiliza, resistindo ao novo em favor do habitual. O ímpeto vacila e a mudança não consegue criar raízes. A batalha está perdida e o futuro é sombrio.
Muitos projetos estão condenados ao fracasso antes mesmo de começarem. Isto torna-se evidente à medida que as prioridades mudam e o interesse se esvai. Embora o impulso seja fundamental, é difícil mantê-lo. Sem ele, as organizações não serão capazes de implementar mudanças duradouras. O impulso só pode ser mantido através de uma adesão disciplinada a uma estratégia.
A chave para superar o status quo e implementar com sucesso uma mudança sustentável consiste em recorrer a princípios e práticas comprovados.
Na Parsable, temos ajudado os nossos clientes a criar e a manter o impulso necessário para impulsionar a mudança, e foi assim que, em conjunto, conseguiram capacitar centenas de instalações e milhares de trabalhadores na linha da frente em todo o mundo — mesmo trabalhando à distância.
Como é que conseguimos isto? Aproveitando uma estratégia que deve ser familiar a todos os que possam estar a ler este artigo: o modelo PDCA.
O PDCA, desenvolvido pelo Dr. W. Edwards Deming, é uma componente essencial dos processos de produção enxuta. O PDCA representa as etapas fundamentais: Planear, Executar, Verificar, Agir.
Plano
Tudo começa com um plano. É aqui que é fundamental definir objetivos, acompanhados de tarefas que devem ser concluídas para alcançar os resultados pretendidos. Elabore uma descrição clara do problema, defina objetivos SMART, identifique um processo claro para a recolha de dados e atribua responsabilidades.
Dependendo da dimensão do projeto, o planeamento pode exigir um grande esforço. Em geral, um planeamento eficaz responderá às seguintes questões:
- Qual é o problema principal que está a tentar resolver?
- Que recursos são necessários?
- Que recursos estão disponíveis?
- Qual é a melhor solução para resolver o problema com os recursos disponíveis?
- Como se define o sucesso? Como se pode medir?
A Parsable resumiu a abordagem «Plan» nos seguintes passos:
Identificar oportunidades de melhoria – Identifique 2 ou 3 áreas com potencial para melhorar as operações globais, o que pode incluir objetivos de alto nível ou casos de utilização específicos.
Defina o(s) problema(s) a resolver – Analise criticamente a oportunidade para identificar a causa principal da necessidade atual de melhoria. Considere recorrer a outro excelente processo com o qual já está familiarizado – os «5 Porquês».
Estabeleça objetivos SMART para os resultados –
- Específico– O que é que precisa de mudar?
- Mensurável– Como podemos medir qualquer impacto e associá-lo ao valor para a empresa?
- Alcançável– A meta é realista?
- Relevância– Esta meta é importante para as partes interessadas?
- Com prazo definido– Existe uma data-limite para a conclusão?
Atribuir responsabilidades e atribuir a gestão – Promova o sucesso da avaliação, identificando claramente quem é responsável por fazer o quê e até quando. As tarefas sem responsáveis não serão realizadas.
Fazer
Tudo começou com o plano e concretiza-se… bem… agindo! Execute as tarefas de acordo com o plano elaborado na fase anterior. Normalmente, as pequenas alterações são testadas e recolhem-se dados para avaliar a eficácia da alteração.
De acordo com a nossa experiência, este processo pode demorar entre quatro e 12 semanas e é fundamental para recolher os dados necessários para comprovar o impacto que a Parsable terá numa organização.
A Parsable resumiu esta abordagem nas seguintes etapas:
Implementar o plano – Utilizar as tarefas, responsabilidades e objetivos SMART acordados para orientar os esforços de implementação.
Autor: Digitalizar processos – Formar e integrar autores que irão digitalizar o conteúdo relacionado com os problemas a resolver.
Executar: Capacitar os colaboradores da linha da frente – Formar e integrar os colaboradores da linha da frente que irão utilizar o Parsable para executar tarefas.
Perspetiva: Visualizar dados para promover melhorias – Criar painéis de controlo capazes de recolher os dados necessários para medir o impacto.
É também nesta altura que estabelecemos uma parceria com a equipa de TI para analisar os principais requisitos da área de TI para a aquisição de novo software, que podem abranger a autenticação, a conformidade e a arquitetura.
Verificar
Chegou a altura de avaliar os dados e os resultados recolhidos durante a fase de «Execução». Os dados devem ser comparados com os resultados esperados, para perceber se existem diferenças entre o que se pensava que iria acontecer e o que realmente aconteceu.
Nesta fase, estará disponível uma quantidade significativa de dados para análise. Estes podem incluir dados recolhidos através do Parsable, bem como casos de sucesso e testemunhos de utilizadores finais responsáveis pela utilização do Parsable para concluir as suas tarefas. Os dados podem ser utilizados para elaborar o caso de negócio necessário para passar da fase de avaliação para a implementação a nível de toda a empresa.
A Parsable resumiu esta abordagem nas seguintes etapas:
Avaliar a adoção da solução pelos colaboradores da linha da frente – Recolher feedback dos colaboradores da linha da frente sobre a sua experiência, para compreender de que forma o Parsable melhorou as suas vidas.
Avaliar o impacto das informações operacionais – Proporcionar um resultado mensurável da fase de «Execução», em que o valor para o negócio possa ser avaliado e associado às receitas ou aos custos.
Partilhar os ensinamentos com as partes interessadas e os líderes de várias áreas – Sensibilizar as principais partes interessadas, como os executivos ou os representantes de outras unidades, para o impacto e para o plano de repetição da iniciativa.
Lei
Agora pode utilizar as informações e a experiência adquiridas nas fases «Executar» e «Verificar» para ajudar a identificar problemas no processo. Isto é fundamental para planear a expansão e garante que os novos locais e utilizadores disponham das bases necessárias para uma implementação bem-sucedida.
Após analisar os dados recolhidos, juntamente com o feedback dos utilizadores, é possível fazer ajustes para melhorar os processos, avaliando simultaneamente a sua aplicabilidade em todas as localizações. Além disso, a base que foi criada pode ser partilhada com as partes interessadas e as lições aprendidas podem ser utilizadas para acelerar a integração de novos utilizadores. Depois, podemos começar a planear uma implementação mais abrangente.
A Parsable resumiu esta abordagem nas seguintes etapas:
Itarar com base nas conclusões operacionais – Introduzir melhorias no conteúdo e na experiência para manter o impulso do impacto.
Avaliar a aplicabilidade noutros locais – Determinar onde a base já criada pode ser facilmente replicada com pouco ou nenhum esforço adicional por parte da equipa do projeto.
Criar uma estrutura de governação clara para uma adoção mais rápida em novos locais – Atribuir funções e responsabilidades para locais adicionais.
Integração remota de novos utilizadores em grande escala – Formar e integrar todos os novos autores e executores.
Elaborar um roteiro para análises de impacto, integrações e expansões – Planear a sustentabilidade do sucesso, definindo pontos-chave de avaliação para analisar o impacto futuro, possíveis integrações e os próximos passos a dar.
Seguir esta estratégia irá ajudá-lo a ganhar a batalha pelo impulso e a promover uma mudança duradoura que garanta o sucesso sustentado das suas operações.
