Das Wort „Installation“ lässt sich nicht ohne „s-t-a-l-l“ buchstabieren. Die Beschaffung und Installation einer neuen Softwarelösung ist ein Kampf um Dynamik. Im gesamten Beschaffungsprozess gibt es entscheidende Schlachten, in denen Zögern und das Zurückstellen von Prioritäten die internen Kräfte überwältigen können, die dafür sorgen, dass der Status quo unangefochten bleibt.
Der Prozess der Einführung einer neuen Software beginnt damit, dass Führungskräfte eine Veränderung identifizieren, die stattfinden muss, um den anhaltenden Erfolg des Betriebs zu sichern und zu gewährleisten. Der erste echte Erfolg ist die Entscheidung – die Auswahl eines Tools, das dem Team entscheidende Fähigkeiten an die Hand gibt. Der nächste Erfolg folgt nach der Beschaffung, wenn das Tool geliefert wird. Was danach kommt – die Installation, Implementierung und Nutzung –, ist der Punkt, an dem sich der Status quo zurückmeldet und sich dem Neuen zuwiderstellt, zugunsten des Gewohnten. Die Dynamik schwindet, und der Wandel kann sich nicht durchsetzen. Der Kampf ist vorbei, und die Zukunft sieht düster aus.
Viele Projekte sind schon vor ihrem Start zum Scheitern verurteilt. Das wird deutlich, wenn sich Prioritäten verschieben und das Interesse nachlässt. Dynamik ist zwar entscheidend, lässt sich aber nur schwer aufrechterhalten. Ohne sie sind Organisationen nicht in der Lage, dauerhafte Veränderungen umzusetzen. Dynamik lässt sich nur durch die disziplinierte Einhaltung einer Strategie aufrechterhalten.
Der Schlüssel zur Überwindung des Status quo und zur erfolgreichen Umsetzung nachhaltiger Veränderungen liegt darin, bewährte Prinzipien und Vorgehensweisen zu nutzen.
Bei Parsable haben wir unsere Kunden in die Lage versetzt, die für den Wandel notwendige Dynamik zu schaffen und aufrechtzuerhalten. Auf diese Weise haben sie gemeinsam Hunderte von Standorten und Tausende von Mitarbeitern an vorderster Front auf der ganzen Welt unterstützt – selbst im Homeoffice.
Wie haben wir das geschafft? Indem wir eine Strategie genutzt haben, die jedem, der diesen Beitrag liest, bekannt sein dürfte: das PDCA-Modell.
PDCA, entwickelt von Dr. W. Edwards Deming, ist ein wesentlicher Bestandteil von Lean-Fertigungsprozessen. PDCA steht für die Schlüsselschritte „Planen“, „Ausführen“, „Prüfen“ und „Maßnahmen ergreifen“.
Plan
Alles beginnt mit einem Plan. Hier ist es entscheidend, dass Sie Ziele festlegen und entsprechende Aufgaben definieren, die erfüllt werden müssen, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Formulieren Sie eine klare Problemstellung, legen Sie SMART-Ziele fest, legen Sie einen klaren Prozess für die Datenerhebung fest und weisen Sie Verantwortlichkeiten zu.
Je nach Umfang des Projekts kann die Planung einen erheblichen Aufwand erfordern. Im Allgemeinen liefert eine effektive Planung Antworten auf folgende Fragen:
- Was ist das Kernproblem, das Sie zu lösen versuchen?
- Welche Ressourcen werden benötigt?
- Welche Ressourcen stehen zur Verfügung?
- Was ist die beste Lösung, um das Problem mit den verfügbaren Ressourcen zu beheben?
- Wie sieht Erfolg aus? Wie lässt er sich messen?
Parsable hat den „Plan“-Ansatz auf die folgenden Schritte reduziert:
Verbesserungsmöglichkeiten identifizieren – Ermitteln Sie zwei oder drei Bereiche, in denen der Gesamtbetrieb verbessert werden kann; dabei kann es sich um übergeordnete Ziele oder konkrete Anwendungsfälle handeln.
Definieren Sie das bzw. die zu lösenden Probleme – Analysieren Sie die Situation kritisch, um die eigentliche Ursache für den aktuellen Verbesserungsbedarf zu ermitteln. Ziehen Sie dabei auch die Anwendung einer anderen bewährten Methode in Betracht, mit der Sie bereits vertraut sind – die „5-Why-Methode“.
Legen Sie SMART-Ziele für das Ergebnis fest –
- Konkret– Was muss sich ändern?
- Messbar– Wie können wir die Auswirkungen messen und mit dem geschäftlichen Nutzen verknüpfen?
- Erreichbar– Ist das Ziel realistisch?
- Relevant– Ist dieses Ziel für die Interessengruppen von Bedeutung?
- Zeitbezogen– Gibt es einen Stichtag?
Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten zuweisen – Sorgen Sie für eine erfolgreiche Bewertung, indem Sie klar festlegen, wer für welche Aufgabe bis wann verantwortlich ist. Aufgaben ohne Verantwortliche werden nicht erledigt.
Tun
Es begann mit dem Plan, und umgesetzt wird er durch … nun ja … Handeln! Führen Sie die Aufgaben gemäß dem in der vorherigen Phase erarbeiteten Plan aus. Kleine Änderungen werden in der Regel getestet, und es werden Daten gesammelt, um die Wirksamkeit der Änderung zu messen.
Unserer Erfahrung nach kann dieser Zeitraum zwischen vier und zwölf Wochen betragen und ist entscheidend für die Erfassung der Daten, die erforderlich sind, um die Auswirkungen von Parsable auf ein Unternehmen nachzuweisen.
Parsable hat diesen Ansatz auf die folgenden Schritte zusammengefasst:
Den Plan umsetzen – Orientieren Sie sich bei der Umsetzung an den vereinbarten Aufgaben, Zuständigkeiten und SMART-Zielen.
Autor: Prozesse digitalisieren – Autoren schulen und einarbeiten, die die Inhalte zu den zu lösenden Problemen digitalisieren werden.
Ausführung: Mitarbeiter mit Kundenkontakt befähigen – Schulen und einarbeiten Sie die Mitarbeiter mit Kundenkontakt, die Parsable zur Ausführung von Aufgaben nutzen werden.
Einblick: Visualisieren Sie Daten, um Verbesserungen voranzutreiben – Erstellen Sie Dashboards, mit denen sich die zur Messung der Auswirkungen erforderlichen Daten erfassen lassen.
Zu diesem Zeitpunkt arbeiten wir auch mit dem IT-Team zusammen, um die wichtigsten Anforderungen der IT-Abteilung für die Beschaffung neuer Software zu prüfen, die unter anderem die Bereiche Authentifizierung, Compliance und Architektur umfassen können.
Überprüfen
Nun ist es an der Zeit, die während der „Do“-Phase gesammelten Daten und Ergebnisse auszuwerten. Die Daten sollten mit den erwarteten Ergebnissen verglichen werden, um zu verstehen, ob es Unterschiede zwischen dem gibt, was Sie erwartet hatten, und dem, was tatsächlich eingetreten ist.
Zu diesem Zeitpunkt wird eine beträchtliche Anzahl von Datenpunkten zur Auswertung vorliegen. Dazu können sowohl über Parsable erfasste Daten als auch Erfolgsgeschichten und Erfahrungsberichte von Endnutzern gehören, die Parsable einsetzen, um ihre Aufgaben zu erledigen. Die Daten können genutzt werden, um den Business Case zu erstellen, der erforderlich ist, um den Schritt von der Evaluierungsphase zur unternehmensweiten Einführung zu vollziehen.
Parsable hat diesen Ansatz auf die folgenden Schritte zusammengefasst:
Die Akzeptanz an der Basis überprüfen – Sammeln Sie Feedback von den Mitarbeitern an der Basis zu ihren Erfahrungen, um zu verstehen, wie Parsable ihr Arbeitsleben verbessert hat.
Bewerten Sie die Auswirkungen operativer Erkenntnisse – Liefern Sie ein messbares Ergebnis aus der „Do“-Phase, anhand dessen sich der geschäftliche Nutzen bewerten und mit Umsatz oder Kosten in Verbindung bringen lässt.
Teilen Sie die gewonnenen Erkenntnisse mit funktionsübergreifenden Beteiligten und Führungskräften – Machen Sie wichtige Beteiligte wie Führungskräfte oder Vertreter anderer Standorte auf die Auswirkungen und den Plan für eine Wiederholung aufmerksam.
Gesetz
Nun können Sie die Erkenntnisse und Erfahrungen aus den Phasen „Do“ und „Check“ nutzen, um Probleme im Prozess zu identifizieren. Dies ist für die Planung der Erweiterung von entscheidender Bedeutung und stellt sicher, dass neue Standorte und Nutzer über die notwendige Grundlage für eine erfolgreiche Umsetzung verfügen.
Nachdem Sie die gesammelten Daten sowie das Feedback der Nutzer ausgewertet haben, können Sie Anpassungen vornehmen, um die Prozesse zu verbessern, und gleichzeitig deren Anwendbarkeit an verschiedenen Standorten prüfen. Darüber hinaus kann die geschaffene Grundlage mit interessierten Stakeholdern geteilt werden, und die gewonnenen Erkenntnisse können genutzt werden, um die Einarbeitung neuer Nutzer zu beschleunigen. Anschließend können wir mit der Planung einer breiteren Einführung beginnen.
Parsable hat diesen Ansatz auf die folgenden Schritte zusammengefasst:
Auf der Grundlage operativer Erkenntnisse iterieren – Den Inhalt und das Nutzererlebnis verbessern, um die Dynamik der Wirkung aufrechtzuerhalten.
Prüfen Sie die Übertragbarkeit auf weitere Standorte – Stellen Sie fest, an welchen Standorten die geschaffene Grundlage vom Projektteam mit geringem oder gar keinem zusätzlichen Aufwand problemlos wiederholt werden kann.
Schaffen Sie klare Leitlinien für eine schnellere Einführung an neuen Standorten – legen Sie Rollen und Zuständigkeiten für weitere Standorte fest.
Neue Nutzer in großem Umfang aus der Ferne einarbeiten – Alle neuen Autoren und Ausführenden schulen und einarbeiten.
Entwicklung einer Roadmap für Wirkungsanalysen, Integrationen und Erweiterungen – Planung zur Sicherung des Erfolgs durch Festlegung wichtiger Meilensteine zur Bewertung der weiteren Wirkung, möglicher Integrationen und der nächsten Schritte.
Wenn Sie diese Strategie befolgen, können Sie den Kampf um die Dynamik für sich entscheiden und einen dauerhaften Wandel vorantreiben, der den anhaltenden Erfolg Ihrer Geschäftstätigkeit sicherstellt.
