On ne peut pas écrire « installation » sans passer par « s-t-a-l-l ». L'acquisition et la mise en place d'une nouvelle solution logicielle sont une véritable bataille pour gagner du terrain. Tout au long du processus d'acquisition, des affrontements décisifs ont lieu, au cours desquels les hésitations et la perte de priorité peuvent prendre le dessus sur les forces internes chargées de préserver le statu quo.
Le processus d’adoption d’un nouveau logiciel commence par l’identification, par les dirigeants, d’un changement indispensable pour préserver et garantir le succès durable de l’activité. La première véritable victoire réside dans la décision : le choix d’un outil permettant à l’équipe de disposer de capacités essentielles. La victoire suivante intervient après l’achat, lorsque l’outil est livré. Ce qui suit – l’installation, la mise en œuvre et l’utilisation – est le moment où le statu quo reprend le dessus, résistant à la nouveauté au profit de la routine. L'élan s'essouffle et le changement ne parvient pas à s'implanter. La bataille est perdue et l'avenir s'annonce sombre.
De nombreux projets sont voués à l'échec avant même d'avoir commencé. Cela apparaît clairement lorsque les priorités changent et que l'intérêt s'estompe. Si l'élan est essentiel, il est difficile à maintenir. Sans lui, les organisations ne seront pas en mesure de mettre en œuvre un changement durable. Seule une adhésion rigoureuse à une stratégie permet de maintenir cet élan.
Pour dépasser le statu quo et mettre en œuvre avec succès un changement durable, il est essentiel de s'appuyer sur des principes et des pratiques qui ont fait leurs preuves.
Chez Parsable, nous avons donné à nos clients les moyens de créer et de maintenir la dynamique nécessaire pour mener à bien le changement. C’est ainsi qu’ils ont, ensemble, permis à des centaines de sites et à des milliers de collaborateurs de première ligne à travers le monde de poursuivre leurs activités, même à distance.
Comment y sommes-nous parvenus ? En nous appuyant sur une stratégie que tous ceux qui lisent cet article devraient connaître : le modèle PDCA.
Le cycle PDCA, mis au point par le Dr W. Edwards Deming, est un élément clé des processus de production allégée. Le cycle PDCA correspond aux étapes clés suivantes : Planifier, Faire, Vérifier, Agir.
Plan
Tout commence par un plan. C'est à ce stade qu'il est essentiel de définir des objectifs accompagnés des tâches à accomplir pour obtenir les résultats escomptés. Formulez clairement le problème, fixez-vous des objectifs SMART, définissez un processus précis de collecte des données et attribuez les responsabilités.
Selon l'ampleur du projet, la planification peut demander un travail considérable. En général, une planification efficace permettra de répondre aux questions suivantes :
- Quel est le problème principal que vous essayez de résoudre ?
- De quelles ressources a-t-on besoin ?
- Quelles sont les ressources disponibles ?
- Quelle est la meilleure solution pour résoudre ce problème avec les ressources disponibles ?
- À quoi ressemble la réussite ? Comment peut-on la mesurer ?
Parsable a synthétisé l'approche « Plan » en plusieurs étapes, comme suit :
Identifier les axes d'amélioration – Identifiez 2 ou 3 axes d'amélioration pour optimiser l'ensemble des opérations ; il peut s'agir d'objectifs généraux ou de cas d'utilisation spécifiques.
Définissez le ou les problèmes à résoudre – Analysez de manière critique la situation afin d’identifier la cause profonde du besoin actuel d’amélioration. Envisagez d’utiliser une autre méthode très efficace que vous maîtrisez déjà : la méthode des « 5 pourquoi ».
Fixez-vous des objectifs SMART en termes de résultats –
- Concrètement– Qu’est-ce qui doit changer ?
- Mesurable– Comment pouvons-nous mesurer un impact et le relier à la valeur commerciale ?
- Réalisable– Cet objectif est-il réaliste ?
- Pertinence– Cet objectif revêt-il de l'importance pour les parties prenantes ?
- En fonction du temps– Y a-t-il une date butoir ?
Attribuer les responsabilités et désigner les responsables – Assurez le succès de l'évaluation en identifiant clairement qui est chargé de quoi et dans quels délais. Les tâches dont personne n'est responsable ne seront pas réalisées.
Faire
Tout commence par un plan, et pour y parvenir, il faut… eh bien… passer à l'action ! Mettez en œuvre les tâches conformément au plan élaboré lors de la phase précédente. Les petits changements font généralement l'objet de tests et des données sont collectées afin d'évaluer l'efficacité de ces changements.
D'après notre expérience, cette phase peut durer entre quatre et douze semaines et est essentielle pour recueillir les données nécessaires à la démonstration de l'impact que Parsable aura sur une organisation.
Parsable a synthétisé cette approche en plusieurs étapes, comme suit :
Mettre en œuvre le plan – S'appuyer sur les tâches, les responsabilités et les objectifs SMART convenus pour orienter les efforts de mise en œuvre.
Auteur : Numérisation des processus – Former et intégrer les auteurs chargés de numériser le contenu lié aux problèmes à résoudre.
Mise en œuvre : Donner les moyens d'agir aux collaborateurs de première ligne – Former et accompagner les collaborateurs de première ligne qui utiliseront Parsable pour exécuter leurs tâches.
En bref : Visualisez les données pour favoriser l'amélioration – Créez des tableaux de bord capables de rassembler les données nécessaires à la mesure de l'impact.
C'est également à ce moment-là que nous collaborons avec l'équipe informatique pour passer en revue les principales exigences de cette dernière en matière d'acquisition de nouveaux logiciels, qui peuvent porter sur l'authentification, la conformité et l'architecture.
Vérifier
Il est maintenant temps d'analyser les données et les résultats recueillis au cours de la phase « Action ». Il convient de comparer ces données aux résultats attendus afin de déterminer s'il existe des écarts entre ce que vous aviez prévu et ce qui s'est réellement produit.
À ce stade, un volume important de données sera disponible pour analyse. Il peut s'agir de données collectées via Parsable, mais aussi de cas de réussite et de témoignages d'utilisateurs finaux chargés d'utiliser Parsable pour mener à bien leurs tâches. Ces données peuvent servir à élaborer l'analyse de rentabilité nécessaire pour passer de la phase d'évaluation au déploiement à l'échelle de l'entreprise.
Parsable a synthétisé cette approche en plusieurs étapes, comme suit :
Valider l'adoption de l'outil par les équipes de terrain – Recueillir les retours d'expérience des collaborateurs de terrain afin de comprendre en quoi Parsable a amélioré leur quotidien.
Évaluer l'impact des informations opérationnelles – Fournir un résultat mesurable issu de la phase « d'exécution », permettant d'évaluer la valeur métier et de l'associer au chiffre d'affaires ou aux coûts.
Partager les enseignements tirés avec les parties prenantes et les responsables des différents services – Sensibiliser les principales parties prenantes, telles que les dirigeants ou les représentants d’autres sites, à l’impact de cette initiative et au plan prévu pour la reproduire.
Loi
Vous pouvez désormais vous appuyer sur les informations et l’expérience acquises lors des phases « Do » et « Check » pour identifier les problèmes liés au processus. Cela est essentiel pour planifier l’extension et garantit que les nouveaux sites et utilisateurs disposent des bases nécessaires à une mise en œuvre réussie.
Après avoir examiné les données recueillies ainsi que les retours d'expérience des utilisateurs, vous pouvez apporter des ajustements afin d'améliorer les processus tout en évaluant leur applicabilité dans les différents sites. De plus, les bases ainsi établies peuvent être partagées avec les parties prenantes intéressées et les enseignements tirés peuvent servir à accélérer l'intégration des nouveaux utilisateurs. Nous pourrons alors commencer à planifier un déploiement à plus grande échelle.
Parsable a synthétisé cette approche en plusieurs étapes, comme suit :
Procéder par itérations en s'appuyant sur les enseignements tirés de l'exploitation – Apporter des améliorations au contenu et à l'expérience utilisateur afin de maintenir la dynamique de l'impact.
Évaluer la possibilité d'application à d'autres sites – Déterminer où les bases déjà mises en place peuvent être facilement reproduites, sans effort supplémentaire ou presque de la part de l'équipe de projet.
Mettre en place une gouvernance claire pour accélérer la mise en œuvre sur les nouveaux sites – Définir les rôles et les responsabilités pour les sites supplémentaires.
Intégrer à distance de nouveaux utilisateurs à grande échelle – Former et accompagner tous les nouveaux auteurs et exécutants.
Élaborer une feuille de route pour les évaluations d'impact, les intégrations et les extensions – Prévoir les moyens d'assurer la pérennité du succès en définissant des étapes clés permettant d'évaluer l'impact à long terme, les intégrations possibles et les prochaines étapes à mettre en œuvre.
En suivant cette stratégie, vous parviendrez à prendre l'avantage et à mettre en œuvre des changements durables qui garantiront le succès à long terme de vos activités.
