No se puede escribir «instalación» sin «t-a-r-d-a». La adquisición e instalación de una nueva solución de software es una lucha por mantener el impulso. A lo largo del proceso de adquisición hay batallas clave en las que las dudas y el hecho de restar prioridad a este proyecto pueden abrumar a las fuerzas internas que velan por que el statu quo siga reinando.
El proceso de adopción de un nuevo software comienza cuando los responsables identifican un cambio que debe producirse para preservar y garantizar el éxito duradero de la operación. La primera victoria real es la decisión: la selección de una herramienta que permita al equipo hacer uso de capacidades fundamentales. La siguiente victoria llega tras la adquisición, cuando se recibe la herramienta. Lo que viene después —la instalación, la implementación y la utilización— es donde el statu quo se reafirma, resistiéndose a lo nuevo en favor de lo cotidiano. El impulso flaquea y el cambio no logra arraigarse. La batalla ha terminado y el futuro se presenta sombrío.
Muchos proyectos están condenados al fracaso antes incluso de empezar. Esto queda patente cuando cambian las prioridades y se pierde el interés. Aunque el impulso es fundamental, resulta difícil mantenerlo. Sin él, las organizaciones no podrán llevar a cabo un cambio duradero. El impulso solo puede mantenerse mediante un cumplimiento riguroso de la estrategia.
La clave para superar el statu quo e implementar con éxito un cambio sostenible consiste en aprovechar principios y prácticas de eficacia probada.
En Parsable, hemos ayudado a nuestros clientes a generar y mantener el impulso necesario para impulsar el cambio, lo que les ha permitido, de forma conjunta, poner en marcha cientos de centros y dar apoyo a miles de trabajadores de primera línea en todo el mundo, incluso trabajando a distancia.
¿Cómo lo hemos conseguido? Aprovechando una estrategia que debería resultar familiar a todos los que lean esta entrada: el modelo PDCA.
El ciclo PDCA, desarrollado por el Dr. W. Edwards Deming, es un elemento clave de los procesos de fabricación ajustada. PDCA representa las etapas fundamentales: Planificar, Hacer, Verificar y Actuar.
Plan
Todo empieza con un plan. Es aquí donde resulta fundamental que establezcas unos objetivos, junto con las tareas necesarias que deben completarse para obtener los resultados deseados. Formula una descripción clara del problema, establece objetivos SMART, identifica un proceso claro para la recopilación de datos y asigna responsabilidades.
Dependiendo de la envergadura del proyecto, la planificación puede suponer un gran esfuerzo. En general, una planificación eficaz responderá a las siguientes preguntas:
- ¿Cuál es el problema principal que intentas resolver?
- ¿Qué recursos se necesitan?
- ¿De qué recursos se dispone?
- ¿Cuál es la mejor solución para resolver el problema con los recursos disponibles?
- ¿Cómo se define el éxito? ¿Cómo se puede medir?
Parsable ha resumido el enfoque «Plan» en los siguientes pasos:
Identificar oportunidades de mejora: encontrar dos o tres áreas en las que se pueda mejorar el funcionamiento general, lo que puede incluir objetivos generales o casos de uso concretos.
Define el problema o los problemas que hay que resolver: analiza de forma crítica la oportunidad para identificar la causa raíz de la necesidad actual de mejora. Plantéate utilizar otro método eficaz con el que ya estés familiarizado: los «5 porqués».
Establece objetivos SMART para los resultados: –
- Concreto: ¿qué hay que cambiar?
- Medible: ¿Cómo podemos medir cualquier impacto y relacionarlo con el valor empresarial?
- Alcanzable: ¿Es realista el objetivo?
- Relevancia: ¿Es este objetivo importante para las partes interesadas?
- En función del tiempo: ¿hay una fecha límite?
Asignar responsabilidades y atribuir la responsabilidad de cada tarea: garantiza el éxito de la evaluación identificando claramente quién es responsable de qué y en qué plazo. Las tareas que no tengan un responsable no se llevarán a cabo.
Haz
Todo empezó con el plan, y se lleva a cabo… bueno… ¡poniéndolo en práctica! Ejecuta las tareas según el plan elaborado en la fase anterior. Normalmente se prueban pequeños cambios y se recopilan datos para medir la eficacia del cambio.
Según nuestra experiencia, este proceso puede durar entre cuatro y doce semanas, y es fundamental para recopilar los datos necesarios que demuestren el impacto que Parsable tendrá en una organización.
Parsable ha resumido este enfoque en los siguientes pasos:
Poner en práctica el plan: utiliza las tareas, responsabilidades y objetivos SMART acordados para orientar los esfuerzos de la puesta en práctica.
Autor: Digitalizar procesos – Formar e incorporar a los autores que se encargarán de digitalizar el contenido relacionado con los problemas que hay que resolver.
Ejecución: Capacitar al personal de primera línea: formar e incorporar al personal de primera línea que utilizará Parsable para llevar a cabo tareas.
Perspectiva: Visualiza los datos para impulsar la mejora: crea paneles de control que recojan los datos necesarios para medir el impacto.
Es también en este momento cuando colaboramos con el equipo de TI para revisar los requisitos clave que este establece para la adquisición de nuevo software, que pueden abarcar aspectos como la autenticación, el cumplimiento normativo y la arquitectura.
Comprobar
Ahora es el momento de evaluar los datos y los resultados recopilados durante la fase de «ejecución». Hay que comparar los datos con los resultados esperados para comprender si existen diferencias entre lo que pensabas que iba a pasar y lo que realmente ocurrió.
En este punto, se dispondrá de una cantidad significativa de datos para su análisis. Entre ellos pueden figurar los datos recopilados a través de Parsable, así como casos de éxito y testimonios de usuarios finales que utilizan Parsable para llevar a cabo sus tareas. Estos datos pueden utilizarse para elaborar el análisis de viabilidad necesario para pasar de la fase de evaluación a la implantación en toda la empresa.
Parsable ha resumido este enfoque en los siguientes pasos:
Validar la aceptación del trabajo en primera línea: recabar opiniones de los trabajadores de primera línea sobre su experiencia para comprender cómo Parsable ha mejorado sus vidas.
Evaluar el impacto de los conocimientos operativos: proporcionar un resultado cuantificable de la fase de «ejecución», en la que se pueda evaluar el valor empresarial y relacionarlo con los ingresos o los costes.
Compartir las conclusiones con las partes interesadas y los responsables de distintos departamentos: informar a las partes interesadas clave, como los directivos o los representantes de otras sedes, sobre el impacto y el plan para repetir la iniciativa.
Ley
Ahora puedes utilizar la información y la experiencia adquiridas en las fases «Ejecutar» y «Verificar» para identificar posibles problemas en el proceso. Esto es fundamental para planificar la expansión y garantiza que los nuevos centros y usuarios cuenten con la base necesaria para llevar a cabo la implementación con éxito.
Tras analizar los datos recopilados y los comentarios de los usuarios, puedes realizar ajustes para mejorar los procesos, al tiempo que evalúas su aplicabilidad en las distintas sedes. Además, la base que se ha creado puede compartirse con las partes interesadas y las lecciones aprendidas pueden utilizarse para agilizar la incorporación de nuevos usuarios. A continuación, podemos empezar a planificar un despliegue más amplio.
Parsable ha resumido este enfoque en los siguientes pasos:
Realiza iteraciones basadas en los datos operativos: introduce mejoras en el contenido y la experiencia para mantener el impulso del impacto.
Evaluar la aplicabilidad en otras ubicaciones: determinar en qué lugares se puede replicar fácilmente la base que se ha creado, con un esfuerzo adicional mínimo o nulo por parte del equipo del proyecto.
Establecer unas normas de gestión claras para acelerar la implantación en las nuevas sedes: asignar funciones y responsabilidades para las sedes adicionales.
Incorporar a nuevos usuarios de forma remota y a gran escala: formar e incorporar a todos los nuevos autores y ejecutores.
Elaborar una hoja de ruta para las evaluaciones de impacto, las integraciones y las ampliaciones: planificar cómo mantener el éxito determinando puntos clave de seguimiento para evaluar el impacto adicional, las posibles integraciones y los próximos pasos a dar.
Seguir esta estrategia te ayudará a ganar la batalla por el impulso y a impulsar un cambio duradero que garantice el éxito sostenido de tus operaciones.
