Du kan ikke stave installasjon uten å stoppe opp. Anskaffelse og installasjon av en ny programvareløsning er en kamp om momentum. Det er viktige kamper gjennom hele anskaffelsesprosessen der nøling og nedprioritering kan overvelde interne krefter for å sikre at status quo hersker.
Prosessen med å ta i bruk ny programvare begynner med at ledere identifiserer en endring som må skje for å bevare og sørge for vedvarende suksess for driften. Den første virkelige seieren er beslutningen – valget av et verktøy som lar teamet utøve kritiske kapasiteter. Den neste seieren kommer etter anskaffelse, når verktøyet er mottatt. Det som skjer videre, installasjon, implementering og bruk, er der status quo samles, og motstår det nye til fordel for hverdagen. Momentum vakler, og endringen slår ikke rot. Krigen er over, og fremtiden er dyster.
Mange prosjekter er dømt til å mislykkes før de starter. Dette blir tydelig ettersom prioriteringer endres og interessen går tapt. Selv om momentum er nøkkelen, er det vanskelig å opprettholde. Uten det vil ikke organisasjoner være i stand til å implementere varige endringer. Momentum kan bare opprettholdes gjennom disiplinert overholdelse av en strategi.
Nøkkelen til å overvinne status quo og implementere bærekraftig endring på en vellykket måte er å utnytte velprøvde prinsipper og praksiser.
Hos Parsable har vi gitt kundene våre muligheten til å skape og opprettholde momentumet som trengs for å drive endring, og det er slik de samlet har muliggjort hundrevis av lokasjoner og tusenvis av frontlinjearbeidere over hele verden – selv mens de jobber eksternt.
Hvordan har vi gjort dette? Ved å bruke en strategi som burde være kjent for alle som leser dette innlegget: PDCA-modellen.
PDCA, utviklet av Dr. W. Edwards Deming, er en sentral del av lean produksjonsprosesser. PDCA representerer de viktigste trinnene Planlegg, Gjør, Sjekk, Handle.
Plan
Alt starter med en plan. Det er her det er avgjørende at du etablerer mål med støtteoppgaver som må fullføres for å levere de ønskede resultatene. Lag en tydelig problemformulering, sett SMART-mål, identifiser en tydelig prosess for datainnsamling og tildel eierskap.
Avhengig av prosjektets størrelse kan planlegging kreve en stor innsats. Generelt vil effektiv planlegging svare på:
- Hva er kjerneproblemet du prøver å løse?
- Hvilke ressurser trengs?
- Hvilke ressurser er tilgjengelige?
- Hva er den beste løsningen for å løse problemet med de tilgjengelige ressursene?
- Hvordan ser suksess ut? Hvordan kan det måles?
Parsable har kokt ned «Plan»-tilnærmingen til følgende trinn:
Identifiser forbedringsmuligheter – Finn to eller tre mulighetsområder for å forbedre den generelle driften, som kan inkludere overordnede mål eller spesifikke brukstilfeller.
Definer problemet(ene) som skal løses – Undersøk kritisk muligheten til å identifisere den underliggende årsaken til det nåværende behovet for forbedring. Vurder å bruke en annen god prosess som du allerede er kjent med – de 5 hvorfor-metodene.
Sett SMART-mål for resultatet –
- Spesifikt – hva må endres?
- Målbar – Hvordan kan vi måle en eventuell effekt og knytte den til forretningsverdi?
- Oppnåelig – Er målet realistisk?
- Relevant – Har dette målet betydning for interessentene?
- Tidsbasert – Finnes det en «oppnå innen»-dato?
Tildel ansvar og eierskap – Frem suksess med evalueringen ved å tydelig identifisere hvem som er ansvarlig for å gjøre hva, og innen når. Oppgaver uten eiere vil ikke bli gjort.
Gjøre
Det startet med planen, og det blir gjort ved å ... vel ... gjøre det! Utfør oppgavene i henhold til planen som ble utviklet fra forrige fase. Små endringer testes vanligvis, og data samles inn for å måle hvor effektive endringene er.
Etter vår erfaring kan dette vare alt fra fire til tolv uker, og er avgjørende for å samle inn dataene som trengs for å bevise hvilken innvirkning Parsable vil ha på en organisasjon.
Parsable har kokt ned denne tilnærmingen til følgende trinn:
Implementer planen – Bruk de avtalte oppgavene, ansvarsområdene og SMART-målene til å veilede implementeringsarbeidet.
Forfatter: Digitaliser prosesser – Tren opp og introduser forfattere som skal digitalisere innholdet relatert til problemene som skal løses.
Utfør: Aktiver frontlinjearbeidere – Tren opp og introduser frontlinjearbeiderne som skal bruke Parsable til å utføre oppgaver.
Innsikt: Visualiser data for å drive forbedring – Bygg dashbord som kan fange opp dataene som kreves for å måle effekten.
Det er også da vi samarbeider med IT-teamet for å gjennomgå de viktigste kravene fra IT for anskaffelse av ny programvare, som kan omfatte autentisering, samsvar og arkitektur.
Sjekke
Nå er det på tide å evaluere dataene og resultatene som ble samlet inn i «Utførelsesfasen». Dataene bør sammenlignes med forventede resultater for å forstå om det er forskjeller mellom det du trodde ville skje og det som faktisk skjedde.
På dette tidspunktet vil en betydelig mengde datapunkter være tilgjengelige for gjennomgang. Dette kan inkludere data samlet inn gjennom Parsable, samt suksesshistorier og attester fra sluttbrukere som er ansvarlige for å bruke Parsable til å fullføre oppgavene sine. Dataene kan brukes til å bygge forretningsplanen som er nødvendig for å gå fra evaluering til bedriftsomfattende distribusjon.
Parsable har kokt ned denne tilnærmingen til følgende trinn:
Valider implementering av frontlinjearbeid – Samle tilbakemeldinger fra frontlinjearbeiderne om deres erfaringer for å forstå hvordan Parsable har bidratt til forbedringer i livene deres.
Vurder effekten av driftsinnsikt – Sørg for målbare resultater fra «gjør»-fasen der forretningsverdi kan vurderes og knyttes til inntekter eller kostnader.
Del lærdom med tverrfaglige interessenter og ledere – Gjør viktige interessenter som ledere eller representanter fra andre steder oppmerksomme på virkningen og planen for å gjenta det.
Handling
Nå kan du bruke informasjon og erfaring fra «Utfør»- og «Kontroller»-fasene til å identifisere problemer med prosessen. Dette er avgjørende for å planlegge utvidelsen og sikrer at nye nettsteder og brukere har grunnlaget de trenger for å implementere på en vellykket måte.
Etter å ha gjennomgått dataene som er samlet inn sammen med tilbakemeldinger fra brukere, kan du gjøre justeringer for å forbedre prosessene samtidig som du vurderer deres anvendelighet på tvers av lokasjoner. I tillegg kan grunnlaget som er bygget deles med interesserte interessenter, og lærdommene kan brukes til å fremskynde onboarding av nye brukere. Deretter kan vi begynne å planlegge for en bredere utrulling.
Parsable har kokt ned denne tilnærmingen til følgende trinn:
Iterer basert på operasjonell innsikt – Gjør forbedringer av innholdet og opplevelsen for å fortsette momentumet i effekten.
Vurder anvendelighet på tvers av flere steder – Bestem hvor fundamentet som er bygget enkelt kan gjentas med liten eller ingen ekstra innsats fra prosjektgruppen.
Skap tydelig styring for raskere implementering på nye lokasjoner – Tildel roller og ansvar for flere lokasjoner.
Fjernintroduksjon av nye brukere i stor skala – Opplær og introduksjon av alle nye forfattere og utførende.
Utvikle en plan for konsekvensvurderinger, integrasjoner og utvidelser – Planlegg for å opprettholde suksessen ved å bestemme viktige kontrollpunkter for å vurdere ytterligere effekt, mulige integrasjoner og hva som skal tas tak i videre.
Å følge denne strategien vil hjelpe deg med å vinne kampen om momentum og drive frem langvarig endring som sikrer vedvarende suksess for driften din.
