Muitos de vós, que já conheci pessoalmente, sabem que sou um piloto com qualificação de voo por instrumentos. Como piloto, utilizo listas de verificação antes, durante e após cada voo. Estas constituem uma parte muito importante da aviação por várias razões. As listas de verificação promovem a segurança, garantindo que as tarefas críticas sejam concluídas. Asseguram também que essas tarefas sejam realizadas em sequência e no momento certo. Por exemplo, considera-se geralmente que é demasiado tarde para baixar o trem de aterragem após a aterragem. Por fim, garantem que todos os envolvidos na aviação se comportem e trabalhem de forma consistente. O que está em jogo é muito importante, pelo que a disciplina é essencial.
Um ERP é como pilotar um avião. A migração de uma versão do seu ERP para a seguinte também é como pilotar um avião; é um processo simples, desde que tenha competências básicas e um plano para as aplicar. Investiu na escolha do seu ERP e a sua empresa já está a colher os benefícios da implementação do ERP; não ponha em risco todo esse trabalho árduo.
Para reduzir o risco e garantir a continuidade das operações e a continuidade dos dados, deve seguir uma lista de verificação de migração que, tal como uma lista de verificação da aviação, garanta que executa todas as tarefas necessárias, por ordem e no momento certo.
Lista de verificação para a migração do ERP
Fase de planeamento
- Notas de lançamento — consulte as notas de lançamento das versões até à versão para a qual está a migrar
- Cronograma — criar um cronograma para a formação, a fase piloto e a transição
- Recursos — identificar os principais recursos necessários em cada fase e garantir que estejam disponíveis e programados
- Catálogos de melhorias — crie um catálogo que inclua:
- Relatórios — lista todas as definições de relatório que foram melhoradas (classificação > 0)
- Relatórios personalizados — lista de todas as definições de relatórios personalizados
- Scripts — liste todos os scripts personalizados autónomos e, se for o caso, os ecrãs associados
- Pacotes — lista de todos os pacotes personalizados e adaptados, bem como os ecrãs em que têm impacto
- Fluxos de processos empresariais — criar ou atualizar todos os fluxos de processos empresariais, garantindo que estes abranjam todos os processos empresariais e todas as melhorias incluídas no Catálogo de Melhorias
- Novas funcionalidades — analisar as novas funcionalidades da versão de destino e atualizar os fluxos de processos de negócio para incorporar essas alterações
- Updater — obtenha a versão mais recente da aplicação Updater
Fase piloto
- Cópia de segurança — criar uma cópia de segurança da base de dados de produção
- Base de dados piloto — restaurar a cópia de segurança numa base de dados piloto de migração
- Migrar o Pilot — migrar a base de dados do Pilot para a versão pretendida
- Dados corretos — corrija quaisquer problemas relacionados com os dados detetados durante o processo de migração e registe-os numa Lista de Correção de Dados, para que esteja preparado para os aplicar durante o processo de migração para o ambiente de produção (esta ligação pode ajudar a corrigir os problemas detetados durante a migração)
- Executar fluxos de processos — executar os fluxos de processos empresariais atualizados
- Validar os resultados baseados nos ecrãs para cada fluxo de processo
- Validar os resultados baseados em documentos (por exemplo, ordem de compra, lista de embalagem, fatura) para cada fluxo de processo
- Lista de correções — criar uma lista dos problemas relacionados com melhorias e relatórios que foram identificados durante a fase piloto
- Lista de privilégios — criar uma lista de utilizadores/grupos que irão necessitar de novos privilégios após a migração para a nova versão
- Corrigir melhorias e relatórios – foram resolvidos os problemas indicados na lista de correções
- Teste final — executar os fluxos dos processos de negócio com as melhorias implementadas e elaborar o relatório
- Formação — dar formação aos utilizadores finais sobre a nova versão
Fase de transição
- Desligar — desligar todos os utilizadores e recusar o acesso
- Cópia de segurança — criar uma cópia de segurança da base de dados de produção
- Dados corretos — aplicar as correções de dados identificadas na fase piloto e documentadas na Lista de Correções de Dados
- Atualização — migrar a base de dados de produção para a nova versão utilizando o Updater
- Corrigir — corrigir melhorias e definições de relatórios com base na Lista de Correções criada na fase piloto
- Implementar o cliente ERP — implementar o cliente junto dos utilizadores finais
- Privilégios de atualização — atualizar os privilégios de utilizadores e grupos
- Início de sessão — conceder acesso ao utilizador final
- Monitorizar — monitorizar os processos de produção de acordo com o documento «Fluxo de Processos Empresariais»
O tempo necessário para a migração de uma versão para a seguinte depende de vários fatores e pode variar entre alguns dias e algumas semanas. O número de melhorias — tais como pacotes de extensão, scripts autónomos e alterações nos relatórios — terá impacto, embora estas possam funcionar na perfeição na próxima versão. A fase piloto irá determinar isso. Além disso, manter os Catálogos de Melhorias e os Fluxos de Processos de Negócio atualizados entre versões acelera o processo. Tudo isto, juntamente com a utilização de uma boa lista de verificação, garantirá que a migração decorra sem problemas, seja segura e cumpra o prazo previsto, tal como um bom voo.
