Viele von Ihnen, die ich persönlich kennengelernt habe, wissen, dass ich ein Pilot mit Instrumentenflugberechtigung bin. Als Pilot nutze ich vor, während und nach jedem Flug Checklisten. Sie sind aus vielen Gründen ein sehr wichtiger Bestandteil der Luftfahrt. Checklisten fördern die Sicherheit, indem sie sicherstellen, dass kritische Aufgaben erledigt werden. Sie gewährleisten zudem, dass diese Aufgaben in der richtigen Reihenfolge und zum richtigen Zeitpunkt ausgeführt werden. So gilt es beispielsweise allgemein als zu spät, das Fahrwerk erst nach der Landung auszufahren. Schließlich sorgen sie dafür, dass sich alle Beteiligten in der Luftfahrt einheitlich verhalten und arbeiten. Da viel auf dem Spiel steht, ist Disziplin unerlässlich.
Ein ERP-System ist wie das Fliegen eines Flugzeugs. Die Migration von einer Version Ihres ERP-Systems zur nächsten ist ebenfalls wie das Fliegen eines Flugzeugs: Es ist ein unkomplizierter Vorgang, solange Sie über grundlegende Kenntnisse verfügen und einen Plan haben, wie Sie diese einsetzen können. Sie haben in die Auswahl Ihres ERP-Systems investiert, und Ihr Unternehmen profitiert bereits von den Vorteilen der ERP-Einführung – setzen Sie all diese harte Arbeit nicht aufs Spiel.
Um Risiken zu minimieren und die Geschäftskontinuität sowie die Datenkontinuität zu gewährleisten, sollten Sie eine Migrations-Checkliste befolgen, die – ähnlich wie eine Checkliste in der Luftfahrt – sicherstellt, dass Sie alle erforderlichen Aufgaben der Reihe nach und zum richtigen Zeitpunkt ausführen.
Checkliste für die ERP-Migration
Planungsphase
- Versionshinweise – Lesen Sie die Versionshinweise zu den Versionen bis einschließlich der Version, auf die Sie migrieren.
- Zeitplan – Erstellen Sie einen Zeitplan für Schulungen, Pilotphase und Umstellung
- Ressourcen – Ermitteln Sie die wichtigsten Ressourcen, die in jeder Phase benötigt werden, und stellen Sie sicher, dass diese verfügbar sind und eingeplant werden.
- Erweiterungen für Kataloge – Erstellen Sie einen Katalog, der Folgendes enthält:
- Berichte – Liste aller Berichtsdefinitionen, die erweitert wurden (Note > 0)
- Benutzerdefinierte Berichte – Alle Definitionen für benutzerdefinierte Berichte auflisten
- Skripte – Liste aller benutzerdefinierten, eigenständigen Skripte und gegebenenfalls der zugehörigen Bildschirme
- Pakete – Liste aller benutzerdefinierten und angepassten Pakete sowie der Bildschirme, auf die sie sich auswirken
- Geschäftsprozessabläufe – Erstellen oder aktualisieren Sie alle Geschäftsprozessabläufe und stellen Sie dabei sicher, dass diese alle Geschäftsprozesse und alle Erweiterungen im Erweiterungskatalog abdecken.
- Neue Funktionen – Überprüfen Sie die neuen Funktionen in der Zielversion und passen Sie die Geschäftsprozessabläufe an, um diese Änderungen zu berücksichtigen
- Updater – Laden Sie die neueste Version der Updater-Anwendung herunter
Pilotphase
- Sicherung – Erstellen Sie eine Sicherung der Produktionsdatenbank
- Pilotdatenbank – Sichern Sie die Sicherung in einer Pilotdatenbank für die Migration.
- Pilot migrieren – die Pilot-Datenbank auf die gewünschte Version migrieren
- Daten korrigieren – Beheben Sie alle Datenprobleme, die während des Migrationsprozesses entdeckt wurden, und dokumentieren Sie diese in einer Datenkorrekturliste, damit Sie bereit sind, sie während des Produktionsmigrationsprozesses anzuwenden (dieser Link kann bei der Behebung von Problemen helfen, die während der Migration festgestellt wurden)
- Prozessabläufe ausführen — die aktualisierten Geschäftsprozessabläufe ausführen
- Überprüfen Sie die bildschirmbasierten Ergebnisse für jeden Prozessablauf
- Überprüfen Sie die dokumentbasierten Ergebnisse (z. B. Bestellung, Packliste, Rechnung) für jeden Prozessablauf
- Maßnahmenliste – Erstellen Sie eine Liste der Probleme, Verbesserungsvorschläge und Berichte, die während der Pilotphase festgestellt wurden
- Berechtigungsliste – Erstellen Sie eine Liste der Benutzer/Gruppen, die nach der Migration auf die neue Version neue Berechtigungen benötigen.
- Korrekturmaßnahmen, Erweiterungen und Berichte – Behebung der in der Korrekturmaßnahmenliste aufgeführten Probleme
- Abschließender Pilotversuch – Ausführung der Geschäftsprozessabläufe mit den korrigierten Erweiterungen und Erstellung des Berichts
- Schulung – Endnutzer in der neuen Version schulen
Umstellungsphase
- Abmelden — Alle Benutzer abmelden und den Zugriff verweigern
- Sicherung – Erstellen Sie eine Sicherung der Produktionsdatenbank
- Daten korrigieren – die in der Pilotphase festgestellten und in der Datenkorrekturliste dokumentierten Datenkorrekturen vornehmen
- Update – Migrieren Sie die Produktionsdatenbank mithilfe des Updaters auf die neue Version
- Korrekturmaßnahmen – Korrektur von Erweiterungen und Berichtsdefinitionen auf der Grundlage der in der Pilotphase erstellten Korrekturliste
- ERP-Client bereitstellen – den Client für die Endbenutzer bereitstellen
- Aktualisierungsrechte — Aktualisierungsrechte für Benutzer und Gruppen
- Anmeldung – Endbenutzerzugriff gewähren
- Überwachen — Überwachung der Produktionsprozesse gemäß dem Dokument „Geschäftsprozessablauf“
Die Dauer der Migration von einer Version zur nächsten hängt von mehreren Faktoren ab und kann zwischen einigen Tagen und einigen Wochen variieren. Die Anzahl der Erweiterungen – wie beispielsweise Erweiterungspakete, eigenständige Skripte und Änderungen an Berichten – spielt dabei eine Rolle, auch wenn diese in der nächsten Version möglicherweise einwandfrei funktionieren. Dies wird in der Pilotphase ermittelt. Zudem beschleunigt die Pflege aktueller Erweiterungskataloge und Geschäftsprozessabläufe zwischen den Releases den Prozess. All dies, zusammen mit der Verwendung einer guten Checkliste, stellt sicher, dass die Migration reibungslos, sicher und termingerecht verläuft – genau wie ein guter Flug.
