Muchos de los que me conocéis personalmente sabéis que soy piloto con habilitación de instrumentos. Como piloto, utilizo listas de comprobación antes, durante y después de cada vuelo. Son una parte muy importante de la aviación por muchas razones. Las listas de comprobación fomentan la seguridad al garantizar que se completen las tareas críticas. También aseguran que estas tareas se realicen en el orden correcto y en el momento adecuado. Por ejemplo, por lo general se considera que es demasiado tarde bajar el tren de aterrizaje después de aterrizar. Por último, garantizan que todas las personas involucradas en la aviación se comporten y trabajen de manera coherente. Hay mucho en juego, por lo que la disciplina es esencial.
Un ERP es como pilotar un avión. La migración de una versión a otra de tu ERP también es como pilotar un avión; es un proceso sencillo siempre y cuando cuentes con los conocimientos básicos y un plan para ponerlos en práctica. Has realizado una inversión en la elección de tu ERP y tu empresa ya está viendo los beneficios de su implantación; no pongas en peligro todo ese esfuerzo.
Para reducir el riesgo y garantizar la continuidad del negocio y de los datos, debes seguir una lista de comprobación de la migración que, al igual que una lista de comprobación de aviación, te asegure que realizas todas las tareas necesarias, en el orden correcto y en el momento adecuado.
Lista de comprobación para la migración del ERP
Fase de planificación
- Notas de la versión: consulta las notas de las versiones anteriores hasta la versión a la que vas a migrar
- Calendario: elaborar un calendario para la formación, la fase piloto y la transición
- Recursos: identificar los recursos clave necesarios en cada fase y garantizar que estén disponibles y programados
- Catálogos de mejoras: crea un catálogo que incluya:
- Informes: muestra todas las definiciones de informes que se han mejorado (calificación > 0)
- Informes personalizados: muestra todas las definiciones de informes personalizados
- Scripts: enumera todos los scripts personalizados independientes y, si procede, las pantallas asociadas.
- Paquetes: enumera todos los paquetes personalizados y adaptados, así como las pantallas en las que tienen repercusión.
- Flujos de procesos de negocio: crear o actualizar todos los flujos de procesos de negocio, asegurándose de que abarquen todos los procesos de negocio y todas las mejoras incluidas en el Catálogo de mejoras.
- Nuevas funcionalidades: revisar las nuevas funcionalidades de la versión de destino y actualizar los flujos de procesos de negocio para incorporar estos cambios
- Updater: descarga la última versión de la aplicación Updater
Fase piloto
- Copia de seguridad: crea una copia de seguridad de la base de datos de producción
- Base de datos piloto: restaurar la copia de seguridad en una base de datos piloto de migración
- Migrar Pilot: migrar la base de datos de Pilot a la versión deseada
- Datos correctos: corrige cualquier problema relacionado con los datos que se haya detectado durante el proceso de migración y anótalos en una lista de correcciones de datos, de modo que estés preparado para aplicarlas durante el proceso de migración a producción (este enlace puede ayudarte a corregir los problemas detectados durante la migración).
- Ejecutar flujos de procesos: ejecutar los flujos de procesos de negocio actualizados
- Validar los resultados basados en las pantallas para cada flujo de proceso
- Validar los resultados basados en documentos (por ejemplo, orden de compra, albarán, factura) para cada flujo de proceso
- Lista de correcciones: elaborar una lista de los problemas relacionados con las mejoras y los informes que se detectaron durante la fase piloto
- Lista de privilegios: crea una lista de usuarios y grupos que necesitarán nuevos privilegios tras la migración a la nueva versión
- Mejoras e informes de corrección: se han solucionado los problemas que figuraban en la lista de correcciones
- Prueba piloto final: ejecutar los flujos de procesos de negocio con las mejoras implementadas y elaborar el informe
- Formación: formar a los usuarios finales sobre la nueva versión
Fase de transición
- Cerrar sesión: cerrar la sesión de todos los usuarios y denegar el acceso
- Copia de seguridad: crea una copia de seguridad de la base de datos de producción
- Datos correctos: aplicar las correcciones de datos detectadas en la fase piloto y documentadas en la lista de correcciones de datos
- Actualización: migrar la base de datos de producción a la nueva versión mediante el programa Updater
- Corregir: corregir las mejoras y las definiciones de los informes basándose en la lista de correcciones creada en la fase piloto
- Implementar el cliente ERP: implementar el cliente para los usuarios finales
- Privilegios de actualización: actualizar los privilegios de los usuarios y grupos
- Inicio de sesión: conceder acceso al usuario final
- Supervisar: supervisar los procesos de producción de acuerdo con el documento «Flujo de procesos empresariales»
El tiempo que lleva migrar de una versión a la siguiente depende de varios factores y puede variar entre un par de días y unas pocas semanas. El número de mejoras —como paquetes de extensión, scripts independientes y cambios en los informes— influirá en el proceso, aunque es posible que funcionen perfectamente en la siguiente versión. La fase piloto lo determinará. Además, mantener actualizados los catálogos de mejoras y los flujos de procesos de negocio entre versiones acelera el proceso. Todo ello, junto con el uso de una buena lista de comprobación, garantizará que la migración se desarrolle sin problemas, sea segura y se mantenga dentro de los plazos previstos, igual que un buen vuelo.
