Beaucoup d'entre vous que j'ai rencontrés personnellement savent que je suis pilote titulaire d'une qualification de vol aux instruments. En tant que pilote, j'utilise des listes de contrôle avant, pendant et après chaque vol. Elles constituent un élément essentiel de l'aviation pour de nombreuses raisons. Les listes de contrôle favorisent la sécurité en garantissant que les tâches essentielles sont bien effectuées. Elles garantissent également que ces tâches sont réalisées dans l'ordre et au bon moment. Par exemple, on considère généralement qu'il est trop tard pour sortir le train d'atterrissage après l'atterrissage. Enfin, elles garantissent que tous les acteurs du secteur aéronautique se comportent et travaillent de manière cohérente. Les enjeux sont importants, la discipline est donc essentielle.
Un ERP, c'est comme piloter un avion. La migration d'une version de votre ERP vers la suivante s'apparente également au pilotage d'un avion : c'est un processus simple, à condition de disposer des compétences de base et d'un plan pour les mettre en œuvre. Vous avez investi dans le choix de votre ERP, et votre entreprise récolte déjà les fruits de sa mise en œuvre ; ne mettez pas en péril tout ce travail acharné.
Pour réduire les risques et garantir la continuité des activités et des données, vous devez suivre une liste de contrôle de migration qui, à l'instar d'une liste de contrôle aéronautique, vous permet de vous assurer que toutes les tâches requises sont effectuées dans l'ordre et au moment opportun.
Liste de contrôle pour la migration d'un progiciel de gestion intégré (ERP)
Phase de planification
- Notes de mise à jour — consultez les notes de mise à jour des versions antérieures à celle vers laquelle vous effectuez la migration
- Calendrier — établir un calendrier pour la formation, la phase pilote et la mise en service
- Ressources — identifier les ressources clés nécessaires à chaque phase et s'assurer qu'elles sont disponibles et planifiées
- Améliorations des catalogues — créez un catalogue comprenant :
- Rapports — liste de toutes les définitions de rapports qui ont été améliorées (note > 0)
- Rapports personnalisés — liste de toutes les définitions de rapports personnalisés
- Scripts — répertorier tous les scripts personnalisés autonomes et, le cas échéant, les écrans associés
- Packages — liste de tous les packages personnalisés et adaptés, ainsi que des écrans sur lesquels ils ont une incidence
- Flux de processus métier — créer ou mettre à jour l'ensemble des flux de processus métier en veillant à ce qu'ils couvrent l'ensemble des processus métier et toutes les améliorations figurant dans le catalogue des améliorations
- Nouvelles fonctionnalités — examiner les nouvelles fonctionnalités de la version cible et mettre à jour les flux de processus métier afin d'intégrer ces modifications
- Updater — téléchargez la dernière version de l'application Updater
Phase pilote
- Sauvegarde — créer une sauvegarde de la base de données de production
- Base de données pilote — restaurer la sauvegarde dans une base de données pilote de migration
- Migration du projet pilote — migrer la base de données du projet pilote vers la version souhaitée
- Correction des données — corrigez tous les problèmes liés aux données détectés au cours du processus de migration et consignez-les dans une liste de correction des données afin d'être prêt à les appliquer lors de la migration vers l'environnement de production (ce lien peut vous aider à corriger les problèmes détectés pendant la migration)
- Exécuter les flux de processus — exécuter les flux de processus métier mis à jour
- Valider les résultats liés aux écrans pour chaque flux de processus
- Valider les documents finaux (par exemple : bon de commande, bordereau d'expédition, facture) pour chaque flux de processus
- Liste des mesures correctives — établir une liste des problèmes, des améliorations et des rapports identifiés au cours de la phase pilote
- Liste des droits — créer une liste des utilisateurs / groupes qui auront besoin de nouveaux droits après la migration vers la nouvelle version
- Améliorations et rapports relatifs aux mesures correctives – résolution des problèmes figurant sur la liste des mesures correctives
- Pilotage final — exécuter les flux de processus métier avec les améliorations mises en œuvre et générer un rapport
- Formation — former les utilisateurs finaux à la nouvelle version
Phase de basculement
- Déconnexion — déconnecter tous les utilisateurs et leur refuser l'accès
- Sauvegarde — créer une sauvegarde de la base de données de production
- Correction des données — appliquer les corrections identifiées lors de la phase pilote et consignées dans la liste des corrections de données
- Mise à jour — migrer la base de données de production vers la nouvelle version à l'aide de l'outil Updater
- Correction — corriger les améliorations et les définitions de rapports en fonction de la liste de corrections établie lors de la phase pilote
- Déployer le client ERP — déployer le client auprès des utilisateurs finaux
- Droits de mise à jour — droits de mise à jour pour les utilisateurs et les groupes
- Connexion — accorder l'accès à l'utilisateur final
- Suivi — assurer le suivi des processus de production conformément au document « Déroulement des processus métier »
La durée nécessaire à la migration d’une version à la suivante dépend de plusieurs facteurs et peut varier de quelques jours à quelques semaines. Le nombre d’améliorations — telles que les modules d’extension, les scripts autonomes et les modifications apportées aux rapports — aura une incidence, même si celles-ci peuvent fonctionner parfaitement dans la version suivante. C’est la phase pilote qui permettra de le déterminer. De plus, le fait de maintenir à jour les catalogues d’améliorations et les flux de processus métier d’une version à l’autre accélère le processus. Tout cela, associé à l’utilisation d’une bonne liste de contrôle, garantira que la migration se déroule sans heurts, en toute sécurité et dans les délais prévus, à l’image d’un vol sans encombre.
