Mange av dere jeg har møtt personlig vet at jeg er instrumentflyger. Som pilot bruker jeg sjekklister før, under og etter hver flyvning. De er en svært viktig del av luftfarten av mange grunner. Sjekklister fremmer sikkerhet ved å sikre at kritiske oppgaver fullføres. De sikrer også at disse oppgavene gjøres i rekkefølge og at de utføres til rett tid. For eksempel anses det generelt som for sent å legge ned utstyret etter landing. Til slutt sikrer de at alle i luftfarten oppfører seg og jobber på en konsekvent måte. Innsatsen er høy, så disiplin er avgjørende.
ERP er som å fly et fly . Å migrere fra én versjon av ERP-systemet ditt til den neste er også som å fly et fly; det er en enkel prosess så lenge du har grunnleggende ferdigheter og en plan for å bruke dem. Du har investert i ERP-systemet ditt, og bedriften din ser allerede fordelene ved å implementere ERP; ikke risiker alt det harde arbeidet.
For å redusere risiko og sikre forretningskontinuitet og datakontinuitet, bør du følge en migreringssjekkliste som, i likhet med en sjekkliste for luftfart, sikrer at du utfører alle nødvendige oppgaver i rekkefølge og til riktig tid.
Sjekkliste for ERP-migrering
Planleggingsfasen
- Utgivelsesmerknader – se gjennom utgivelsesmerknadene for utgivelsene frem til utgivelsen du migrerer til.
- Tidslinje – lag en tidslinje for opplæring, pilotering og overgang
- Ressurser – identifiser de viktigste ressursene som kreves i hver fase, og sørg for at de er tilgjengelige og planlagt
- Forbedringskataloger – opprett en katalog som inkluderer:
- Rapporter – oppgi alle rapportdefinisjoner som er forbedret (karakter > 0)
- Tilpassede rapporter – liste opp alle definisjoner av tilpassede rapporter
- Skript – oppgi alle tilpassede frittstående skript og tilhørende skjermbilder hvis aktuelt
- Pakker – oppgi alle tilpassede og tilpassede pakker og skjermbildene de påvirker
- Forretningsprosessflyter – opprett eller oppdater alle forretningsprosessflyter, og sørg for at disse omfatter alle forretningsprosesser og alle forbedringer i forbedringskatalogen.
- Ny funksjonalitet – gjennomgå ny funksjonalitet i målutgivelsen og oppdater forretningsprosessflytene for å innlemme disse endringene.
- Oppdaterer – last ned den nyeste versjonen av Oppdaterer-applikasjonen
Pilotfase
- Sikkerhetskopiering – opprett en sikkerhetskopi av produksjonsdatabasen
- Pilotdatabase – gjenopprett sikkerhetskopien til en migreringspilotdatabase
- Migrer pilot – migrer pilotdatabasen til ønsket utgivelse
- Korriger data – korriger eventuelle dataproblemer som oppdages under migreringsprosessen, og dokumenter disse i en datakorrigeringsliste, slik at du er klar til å bruke dem under produksjonsmigreringsprosessen (denne lenken kan bidra til å korrigere problemer som oppdages under migreringen).
- Utfør prosessflyter – utfør de oppdaterte forretningsprosessflytene
- Valider de skjermbaserte resultatene for hver prosessflyt
- Valider dokumentbaserte resultater (f.eks. bestilling, pakkeliste, faktura) for hver prosessflyt
- Utbedringsliste – opprett en liste over problemer med forbedringer og rapporter som ble funnet i pilotfasen.
- Rettighetsliste – opprett en liste over brukere/grupper som trenger nye rettigheter etter migrering til den nye versjonen.
- Utbedringsforbedringer og rapporter – løste problemer som er oppført på utbedringslisten
- Endelig pilot – utfør forretningsprosessflytene med de utbedrede forbedringene og rapporten
- Opplæring – lær opp sluttbrukere i den nye utgivelsen
Overgangsfase
- Logg av – logg av alle brukere og nekt tilgang
- Sikkerhetskopiering – opprett en sikkerhetskopi av produksjonsdatabasen
- Korriger data – bruk datakorrigeringene som ble oppdaget i pilotfasen og dokumentert i datakorrigeringslisten.
- Oppdater – migrer produksjonsdatabasen til den nye versjonen ved hjelp av oppdateringsprogrammet
- Utbedring – utbedre forbedringer og rapportdefinisjoner basert på utbedringslisten som ble opprettet i pilotfasen.
- Implementer ERP-klient – distribuer klienten til sluttbrukere
- Oppdater rettigheter – oppdater rettigheter for brukere og grupper
- Pålogging – gi sluttbrukertilgang
- Overvåk – overvåk produksjonsprosesser i samsvar med dokumentet for forretningsprosessflyt
Hvor lang tid det tar å migrere fra én utgivelse til den neste avhenger av flere faktorer og kan variere fra et par dager til noen få uker. Antall forbedringer – som utvidelsespakker, frittstående skript og endringer i rapporter – vil ha en innvirkning, selv om disse kan fungere perfekt i neste utgivelse. Pilotfasen vil avgjøre dette. Å holde oppdaterte forbedringskataloger og forretningsprosessflyter mellom utgivelser akselererer også prosessen. Alt dette, sammen med bruk av en god sjekkliste, vil sikre at migreringen går knirkefritt, er trygg og holder seg i rute, akkurat som en god flytur.
