Há mais de três décadas que ajudamos empresas do setor alimentar e de bebidas a fazer a transição de sistemas antigos e desatualizados e de folhas de cálculo para software ERP de última geração. Aqui estão os dez principais fatores que contribuem para o sucesso de um projeto.
Lição 1: Definir objetivos e envolver todas as partes interessadas desde o início
Antes de iniciar um projeto de ERP para o setor alimentar, o passo mais importante é definir metas e objetivos consensuais e exequíveis e envolver as principais partes interessadas desde o início.
Frequentemente, durante a integração, os quadros de gestão de nível médio e superior dão orientações com base na sua compreensão do funcionamento das operações atuais. No entanto, durante a formação ou, pior ainda, na fase de entrada em funcionamento, os utilizadores da linha da frente irão constatar que essas orientações estavam incorretas e irão redefinir as prioridades das questões. Isto pode atrasar a entrada em funcionamento e acarretar custos significativos para a reformulação do desenvolvimento anterior, com base em informações erradas.
É fundamental definir objetivos claros para o projeto e envolver os utilizadores de cada área funcional logo na fase inicial do projeto. Isto garantirá que todos compreendam se existem quaisquer problemas que impeçam os seus atuais processos empresariais (ou relatórios) de funcionarem no sistema.
Recomendamos que os clientes designem um quadro superior para assumir a responsabilidade pelo projeto do início ao fim. É igualmente importante que haja um responsável pelas decisões com autoridade para aprovar ou recusar requisitos novos ou alterados, de modo a avaliar se justifica alterar o orçamento ou o calendário do projeto.
Lição 2: Elaborar um plano detalhado e acompanhar o progresso
As implementações bem-sucedidas de ERP começam com um plano bem definido que é seguido até à sua conclusão. O plano de implementação deve indicar claramente um calendário acordado com os marcos do projeto.
Planeie dedicar tempo a colaborar com o fornecedor do ERP ao longo de todo o projeto. Tudo, desde o levantamento no local, os testes-chave, a formação e a entrada em funcionamento final, requer a sua participação. As implementações mal-sucedidas carecem, normalmente, de uma liderança sénior forte por parte do cliente, o que leva a uma comunicação deficiente entre o fornecedor do ERP e o cliente, bem como a uma falta de atenção aos pormenores.
É também essencial acompanhar e avaliar o progresso regularmente para identificar potenciais questões, antecipar problemas e fazer as correções necessárias. Está a cumprir o plano? A sua equipa está a cumprir as tarefas atribuídas pelo fornecedor do ERP?
Lição 3: Introduzir novas funcionalidades gradualmente ao longo do tempo
Os clientes constatam frequentemente que, mesmo depois de utilizarem um novo ERP durante um ano inteiro, estão apenas a utilizar uma percentagem das funcionalidades do sistema e continuam a descobrir que outras tarefas este pode gerir.
É importante compreender a realidade do cliente. A introdução de funcionalidades avançadas, como conversões de moeda, conversões de quilos para libras, unidades de medida alternativas e comissões de corretagem, pode sobrecarregar um novo cliente habituado a trabalhar com folhas de cálculo e documentos do Google. Em muitos casos, optamos por não sugerir funcionalidades adicionais, a menos que sejam simples ou relevantes para o cliente. Muitas vezes, é mais vantajoso para estes clientes concentrarem-se inicialmente na aprendizagem dos conceitos básicos do software ERP.
Ao mesmo tempo, um cliente com experiência na utilização de outro sistema ERP pode insistir na implementação de funcionalidades adicionais aquando da entrada em funcionamento. É importante reconhecer que o novo sistema ERP pode não emular totalmente o seu sistema antigo. Isto porque os clientes muitas vezes desenvolveram sistemas, sejam eles internos ou externos, o que resultou em software altamente personalizado. Muitas dessas personalizações podem simplesmente não existir na nova solução. Identificar desde cedo os elementos indispensáveis é importante para avaliar adequadamente o tempo e o dinheiro necessários para integrar alterações quando necessário ou, de preferência, explorar ferramentas opcionais no seu novo ERP que possam estar disponíveis.
Lição 4: Compreender os resultados do levantamento do local
Os fornecedores de ERP devem realizar um levantamento detalhado no local ou um processo de análise da situação durante as fases iniciais da integração de um novo cliente. O levantamento no local identifica as principais operações e funções empresariais, bem como quaisquer interações com outros sistemas internos e externos. O levantamento no local identifica também as funcionalidades do ERP necessárias para implementar o software sem sacrificar capacidades atuais essenciais — e, talvez, adicionando algumas novas funcionalidades.
É importante analisar cuidadosamente o estudo do local para evitar surpresas que possam aumentar o custo e a duração do projeto. Se forem ignorados alguns detalhes, o software ERP poderá não ser configurado adequadamente na instalação inicial, podendo ser necessário trabalho adicional.
Lição 5: Dados limpos conduzem a uma implementação atempada
Os clientes que não dedicam a devida atenção à conversão de dados enfrentam frequentemente atrasos nos projetos. Todo o software ERP exige que os ficheiros de clientes e faturas, as informações sobre produtos e os dados de fornecedores estejam em conformidade com um layout ou formato específico. Os fornecedores de ERP podem, muitas vezes, disponibilizar modelos para simplificar as conversões. Recomendamos a designação de uma ou mais pessoas responsáveis pela qualidade, limpeza e consistência dos dados, de modo a manter as conversões de dados dentro do prazo previsto. O início de uma nova implementação de ERP oferece uma excelente oportunidade para limpar os ficheiros de clientes e faturas, as informações sobre produtos e os dados de fornecedores. Esta limpeza de dados deve começar ainda antes do arranque do projeto.
Lição 6: A prática leva à perfeição!
As implementações bem-sucedidas caracterizam-se pelo facto de os utilizadores terem acesso ao novo software e se familiarizarem com ele após a conclusão da formação formal e antes da entrada em funcionamento efetiva. Isto elimina muitos dos problemas iniciais que podem surgir quando a sua equipa começa a utilizar o novo software no ambiente de produção.
Lição 7: Definir indicadores para comparações «antes e depois»
Quando a melhoria é gradual, pode ser difícil perceber o quanto já se avançou. Para determinar os benefícios mensuráveis de um novo sistema ERP, os clientes têm primeiro de compreender os seus processos e indicadores atuais, para posteriormente os compararem com os resultados obtidos com o novo sistema ERP.
Lição 8: Não sejas a exceção à regra
Por vezes, vemos a direção decidir que vai agir «como sempre fez». Isso pode traduzir-se em efetuar compras sem passar por ordens de compra, oferecer descontos fora do quadro estabelecido ou ignorar alguns dos passos necessários para registar um novo cliente. Os clientes não tiram partido das vantagens de um sistema ERP se permitirem que os utilizadores contornem os processos.
Lição 9: Comunicar-se regularmente
Durante o projeto, certifique-se de que comunica regularmente com as partes interessadas para garantir que todos estão em sintonia, que todas as expectativas estão a ser satisfeitas e que o projeto é concluído dentro do prazo e do orçamento. Isto garantirá que o feedback de todos seja tido em consideração e que, caso sejam necessárias alterações, estas possam ser feitas conforme necessário antes da entrada em funcionamento.
Lição 10: Não esperes!
Depois de selecionar um fornecedor de ERP, não adie o início do projeto. Marque a reunião de lançamento com o fornecedor de ERP e certifique-se de que as partes interessadas essenciais estejam presentes. Quer se trate de uma nova contratação que pretende efetuar, de uma nova instalação que está a ser construída ou de aguardar que os preços dos fornecedores baixem, o tempo perdido à espera significa que irá adiar a obtenção dos benefícios do novo sistema.
Lições para o sucesso:
- Definir objetivos e envolver todas as partes interessadas desde o início
- Elaborar um plano detalhado e acompanhar o progresso
- Introduzir gradualmente novas funcionalidades ao longo do tempo
- Compreender os resultados do levantamento do local
- Dados limpos conduzem a uma implementação atempada
- A prática leva à perfeição!
- Estabelecer indicadores para comparações «antes e depois»
- Não sejas a exceção à regra
- Comunique-se regularmente
- Não esperes mais!
Saiba hoje mesmo mais sobre as soluções ERP para o setor alimentar da CAI em
, marcando uma chamada com um membro da nossa equipa.
