Seit mehr als drei Jahrzehnten unterstützen wir Unternehmen der Lebensmittel- und Getränkebranche bei der Umstellung von älteren, veralteten Systemen und Tabellenkalkulationen auf modernste ERP-Software. Hier sind die zehn wichtigsten Faktoren, die zu einem erfolgreichen Projekt beitragen.
Lektion 1: Ziele definieren und alle Beteiligten frühzeitig einbeziehen
Bevor man ein Food-ERP-Projekt in Angriff nimmt, besteht der wichtigste Schritt darin, gemeinsam vereinbarte und realistische Ziele festzulegen und die wichtigsten Beteiligten frühzeitig einzubeziehen.
Häufig geben Führungskräfte der mittleren und oberen Ebene während der Einführungsphase Anweisungen, die auf ihrem Verständnis der aktuellen Betriebsabläufe basieren. Doch während der Schulung oder – schlimmer noch – bei der Inbetriebnahme stellen die Anwender an vorderster Front fest, dass diese Anweisungen falsch waren, und legen neue Prioritäten fest. Dies kann die Inbetriebnahme verzögern und erhebliche Kosten verursachen, da bereits erfolgte Entwicklungsarbeiten aufgrund fehlerhafter Informationen überarbeitet werden müssen.
Es ist von entscheidender Bedeutung, klare Projektziele festzulegen und Anwender aus allen Funktionsbereichen frühzeitig in das Projekt einzubeziehen. So wird sichergestellt, dass alle Beteiligten erkennen, ob es etwaige Probleme gibt, die verhindern, dass ihre aktuellen Geschäftsprozesse (oder das Berichtswesen) innerhalb des Systems funktionieren.
Wir empfehlen unseren Kunden, eine Führungskraft zu benennen, die von Anfang bis Ende die Verantwortung für das Projekt trägt. Außerdem ist es wichtig, einen klaren Entscheidungsträger zu haben, der befugt ist, neue oder geänderte Anforderungen zu genehmigen oder abzulehnen und zu beurteilen, ob diese eine Anpassung des Projektbudgets oder des Zeitplans rechtfertigen.
Lektion 2: Einen detaillierten Plan erstellen und den Fortschritt überwachen
Erfolgreiche ERP-Einführungen beginnen mit einem klar definierten Plan, der bis zum Abschluss konsequent umgesetzt wird. Der Implementierungsplan sollte einen vereinbarten Zeitplan mit den Projektmeilensteinen klar festlegen.
Planen Sie ein, während des gesamten Projekts Zeit für die Zusammenarbeit mit dem ERP-Anbieter einzuplanen. Von der Standortbegutachtung über wichtige Tests und Schulungen bis hin zur endgültigen Inbetriebnahme ist Ihre Mitwirkung in allen Phasen erforderlich. Bei missglückten Implementierungen fehlt es in der Regel an einer starken Führungsebene auf Kundenseite, was zu einer mangelhaften Kommunikation zwischen dem ERP-Anbieter und dem Kunden sowie zu einer unzureichenden Liebe zum Detail führt.
Außerdem ist es unerlässlich, den Fortschritt regelmäßig zu überwachen und zu messen, um potenzielle Probleme zu erkennen, Probleme vorauszusehen und bei Bedarf Kurskorrekturen vorzunehmen. Liegen Sie im Zeitplan? Erfüllt Ihr Team die vom ERP-Anbieter gestellten Aufgaben?
Lektion 3: Neue Funktionen schrittweise einführen
Kunden stellen oft fest, dass sie selbst nach einem ganzen Jahr der Nutzung eines neuen ERP-Systems nur einen Bruchteil der Funktionen des Systems ausschöpfen und immer noch entdecken, welche weiteren Aufgaben es bewältigen kann.
Es ist wichtig zu verstehen, woher der Kunde kommt. Die Einführung fortgeschrittener Funktionen wie Währungsumrechnungen, Umrechnungen von Kilogramm in Pfund, alternative Maßeinheiten und Maklerprovisionen kann einen neuen Kunden, der aus der Welt der Tabellenkalkulationen und Google Docs kommt, überfordern. In vielen Fällen verzichten wir darauf, zusätzliche Funktionen vorzuschlagen, es sei denn, diese sind entweder einfach oder für den Kunden relevant. Für diese Kunden ist es oft sinnvoller, sich zunächst auf das Erlernen der Grundlagen der ERP-Software zu konzentrieren.
Gleichzeitig könnte ein Kunde, der bereits Erfahrung mit einem anderen ERP-System hat, bei der Inbetriebnahme auf zusätzliche Funktionen drängen. Es ist wichtig zu erkennen, dass das neue ERP-System Ihr Altsystem möglicherweise nicht vollständig nachbilden kann. Das liegt daran, dass Kunden oft eigene Systeme entwickelt haben – sei es intern oder extern –, was zu stark angepasster Software geführt hat. Viele dieser Anpassungen sind in der neuen Lösung möglicherweise gar nicht vorhanden. Es ist wichtig, die unverzichtbaren Funktionen frühzeitig zu identifizieren, um den Zeit- und Kostenaufwand für die Integration von Änderungen bei Bedarf richtig einzuschätzen oder – besser noch – optionale Tools in Ihrem neuen ERP zu erkunden, die möglicherweise verfügbar sind.
Lektion 4: Die Ergebnisse der Standortbegehung verstehen
ERP-Anbieter sollten in der Anfangsphase der Einbindung eines neuen Kunden eine detaillierte Standortanalyse oder einen Erhebungsprozess durchführen. Die Standortanalyse dient dazu, wichtige Geschäftsabläufe und -funktionen sowie etwaige Schnittstellen zu anderen internen und externen Systemen zu ermitteln. Außerdem werden dabei die ERP-Funktionen identifiziert, die erforderlich sind, um die Software zu implementieren, ohne dabei wichtige bestehende Funktionen einzubüßen – und möglicherweise sogar einige neue Funktionen hinzuzufügen.
Es ist wichtig, die Standortanalyse sorgfältig zu prüfen, um Überraschungen zu vermeiden, die zu höheren Projektkosten und einer längeren Projektdauer führen können. Werden Details übersehen, wird die ERP-Software bei der Ersteinrichtung möglicherweise nicht ordnungsgemäß konfiguriert, sodass zusätzlicher Aufwand erforderlich werden kann.
Lektion 5: Saubere Daten führen zu einer zeitnahen Bereitstellung
Kunden, die der Datenkonvertierung nicht genügend Aufmerksamkeit schenken, müssen häufig mit Projektverzögerungen rechnen. Jede ERP-Software erfordert, dass Kundendateien und Rechnungen, Produktinformationen sowie Lieferantendaten einem bestimmten Layout oder Format entsprechen. ERP-Anbieter stellen häufig Vorlagen zur Verfügung, um die Konvertierung zu vereinfachen. Wir empfehlen, eine oder mehrere Personen mit der Verantwortung für Datenqualität, -sauberkeit und -konsistenz zu betrauen, um die Datenkonvertierung im Zeitplan zu halten. Die Einführung eines neuen ERP-Systems bietet eine hervorragende Gelegenheit, Ihre Kundendateien und Rechnungen, Produktinformationen sowie Lieferantendaten zu bereinigen. Diese Datenbereinigung sollte bereits vor dem Projektstart beginnen.
Lektion 6: Übung macht den Meister!
Erfolgreiche Implementierungen zeichnen sich dadurch aus, dass die Anwender nach Abschluss der formellen Schulung und noch vor der eigentlichen Inbetriebnahme Zugang zur neuen Software erhalten und sich damit vertraut machen können. Dadurch lassen sich viele der anfänglichen Probleme vermeiden, die auftreten können, wenn Ihr Team beginnt, die neue Software in der Produktionsumgebung zu nutzen.
Lektion 7: Festlegung von Kennzahlen für Vorher-Nachher-Vergleiche
Wenn Verbesserungen schrittweise erfolgen, ist es manchmal schwer zu erkennen, wie weit man bereits gekommen ist. Um die messbaren Vorteile eines neuen ERP-Systems zu ermitteln, müssen Kunden zunächst ihre aktuellen Prozesse und Kennzahlen verstehen, um diese später mit den Ergebnissen des neuen ERP-Systems vergleichen zu können.
Lektion 8: Sei keine Ausnahme von der Regel
Gelegentlich kommt es vor, dass die Geschäftsleitung beschließt, die Dinge „so wie bisher“ zu handhaben. Das kann bedeuten, dass Einkäufe ohne Erfassung von Bestellungen getätigt werden, Rabatte außerhalb der festgelegten Rahmenbedingungen gewährt werden oder einige der Schritte bei der Anlegung eines neuen Kunden übersprungen werden. Kunden können die Vorteile eines ERP-Systems nicht nutzen, wenn sie den Anwendern gestatten, Prozesse zu umgehen.
Lektion 9: Regelmäßig kommunizieren
Achten Sie während des Projekts darauf, regelmäßig mit den Beteiligten zu kommunizieren, um sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind, alle Erwartungen erfüllt werden und das Projekt termingerecht und im Rahmen des Budgets abgeschlossen wird. So wird gewährleistet, dass das Feedback aller Beteiligten berücksichtigt wird und dass gegebenenfalls erforderliche Änderungen noch vor der Inbetriebnahme vorgenommen werden können.
Lektion 10: Warte nicht!
Sobald Sie sich für einen ERP-Anbieter entschieden haben, sollten Sie den Start nicht aufschieben. Vereinbaren Sie einen Termin für das Kick-off-Meeting mit dem ERP-Anbieter und stellen Sie sicher, dass alle wichtigen Beteiligten daran teilnehmen. Ganz gleich, ob es sich um eine neue Mitarbeiterin oder einen neuen Mitarbeiter handelt, den Sie einstellen möchten, um einen neuen Standort, der gerade gebaut wird, oder um das Warten auf sinkende Lieferantenpreise – jede Zeit, die Sie mit Warten verschwenden, verzögert den Zeitpunkt, zu dem Sie die Vorteile des neuen Systems nutzen können.
Lehren für den Erfolg:
- Ziele festlegen und alle Beteiligten frühzeitig einbeziehen
- Einen detaillierten Plan erstellen und den Fortschritt überwachen
- Neue Funktionen schrittweise einführen
- Die Ergebnisse der Standortbegehung verstehen
- Saubere Daten führen zu einer zeitnahen Bereitstellung
- Übung macht den Meister!
- Kennzahlen für Vorher-Nachher-Vergleiche festlegen
- Sei keine Ausnahme von der Regel
- Regelmäßig kommunizieren
- Warte nicht!
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