Llevamos más de tres décadas ayudando a las empresas del sector de la alimentación y las bebidas a pasar de sistemas antiguos y obsoletos y de hojas de cálculo a software ERP de última generación. A continuación, te presentamos los diez factores clave que contribuyen al éxito de un proyecto.
Lección 1: Definir los objetivos e involucrar a todas las partes interesadas desde el principio
Antes de iniciar un proyecto de ERP para el sector alimentario, el paso más importante es establecer metas y objetivos consensuados y realistas, e involucrar a las partes interesadas clave desde el principio.
A menudo, durante la fase de incorporación, el personal directivo de nivel medio y superior imparte instrucciones basadas en su interpretación del funcionamiento actual de las operaciones. Sin embargo, durante la formación o, lo que es peor, en el momento de la puesta en marcha, los usuarios de primera línea se darán cuenta de que esas instrucciones eran incorrectas y volverán a establecer las prioridades de los problemas. Esto puede retrasar la puesta en marcha y suponer costes significativos para reestructurar el desarrollo previo basado en información errónea.
Es fundamental establecer unos objetivos claros para el proyecto e involucrar a los usuarios de cada área funcional desde el inicio del mismo. De este modo, se garantizará que todos comprendan si existe algún problema que impida que sus procesos empresariales actuales (o la elaboración de informes) funcionen dentro del sistema.
Recomendamos a los clientes que designen a un alto directivo para que se encargue del proyecto de principio a fin. También es importante contar con una persona con poder de decisión clara, con autoridad para aprobar o rechazar requisitos nuevos o modificados, a fin de evaluar si merece la pena realizar un cambio en el presupuesto o el calendario del proyecto.
Lección 2: Elaborar un plan detallado y hacer un seguimiento de los avances
Las implantaciones exitosas de sistemas ERP comienzan con un plan bien definido que se lleva a cabo hasta su finalización. El plan de implantación debe establecer claramente un calendario acordado con los hitos del proyecto.
Planifica dedicar tiempo a colaborar con el proveedor del ERP durante todo el proyecto. Todo el proceso, desde el estudio del lugar de instalación, las pruebas clave y la formación hasta la puesta en marcha definitiva, requiere tu participación. Las implementaciones fallidas suelen adolecer de un liderazgo de alto nivel insuficiente por parte del cliente, lo que da lugar a una comunicación deficiente entre el proveedor del ERP y el cliente, así como a una falta de atención a los detalles.
También es fundamental supervisar y evaluar los avances de forma periódica para detectar posibles dificultades, anticiparse a los problemas y realizar los ajustes necesarios. ¿Vas según lo previsto? ¿Tu equipo está cumpliendo con las tareas asignadas por el proveedor del ERP?
Lección 3: Introducir nuevas funcionalidades de forma gradual
A menudo, los clientes se dan cuenta de que, incluso después de haber utilizado un nuevo sistema ERP durante todo un año, solo están aprovechando un porcentaje de las capacidades del sistema y siguen descubriendo qué otras tareas puede gestionar.
Es importante tener en cuenta el contexto del cliente. Introducir funciones avanzadas como conversiones de divisas, conversiones de kilos a libras, unidades de medida alternativas y comisiones de corredores puede resultar abrumador para un cliente nuevo que viene de un mundo de hojas de cálculo y documentos de Google. En muchos casos, optamos por no sugerir funciones adicionales a menos que sean sencillas o aplicables al cliente. A menudo, lo mejor para estos clientes es centrarse inicialmente en aprender los conceptos básicos del software ERP.
Al mismo tiempo, un cliente con experiencia en el uso de otro sistema ERP puede presionar para que se incorporen funciones adicionales en el momento de la puesta en marcha. Es importante tener en cuenta que es posible que el nuevo sistema ERP no emule por completo su sistema heredado. Esto se debe a que los clientes suelen haber desarrollado sistemas, ya sean internos o externos, lo que da lugar a un software altamente personalizado. Es posible que muchas de esas personalizaciones simplemente no existan en la nueva solución. Identificar desde el principio las funciones imprescindibles es importante para calcular adecuadamente el tiempo y el dinero necesarios para integrar los cambios cuando sea necesario o, preferiblemente, para explorar las herramientas opcionales que pueda ofrecer su nuevo ERP.
Lección 4: Interpretar los resultados del estudio del emplazamiento
Los proveedores de ERP deberían llevar a cabo un estudio detallado de las instalaciones o un proceso de análisis de la situación durante las primeras fases de la incorporación de un nuevo cliente. El estudio de las instalaciones permite identificar las operaciones y funciones clave de la empresa, así como cualquier interacción con otros sistemas internos y externos. Además, permite determinar las características del ERP necesarias para implementar el software sin sacrificar las capacidades actuales esenciales y, tal vez, añadiendo alguna funcionalidad nueva.
Es importante revisar detenidamente el estudio del emplazamiento para evitar sorpresas que puedan aumentar el coste y la duración del proyecto. Si se pasan por alto algunos detalles, es posible que el software ERP no se configure correctamente en la instalación inicial y que sea necesario realizar trabajos adicionales.
Lección 5: Unos datos limpios permiten una implementación oportuna
Los clientes que no prestan la atención necesaria a la conversión de datos suelen sufrir retrasos en sus proyectos. Todo software ERP requiere que los archivos de clientes y las facturas, la información de productos y los datos de proveedores se ajusten a un diseño o formato específico. Los proveedores de ERP suelen ofrecer plantillas para simplificar las conversiones. Recomendamos designar a una o varias personas que se encarguen de la calidad, la limpieza y la coherencia de los datos para que las conversiones se desarrollen según lo previsto. La puesta en marcha de un nuevo sistema ERP supone una gran oportunidad para depurar los archivos de clientes y las facturas, así como la información de productos y los datos de proveedores. Esta limpieza de datos debería comenzar incluso antes de que se inicie el proyecto.
Lección 6: ¡La práctica hace al maestro!
Las implementaciones exitosas se caracterizan por el hecho de que los usuarios tienen acceso al nuevo software y se familiarizan con él una vez finalizada la formación oficial y antes de la puesta en marcha efectiva. Esto elimina muchos de los problemas iniciales que pueden surgir cuando tu equipo empieza a utilizar el nuevo software en el entorno de producción.
Lección 7: Establecer indicadores para realizar comparaciones entre la situación inicial y la final
Cuando la mejora es gradual, puede resultar difícil darse cuenta de lo lejos que se ha llegado. Para determinar los beneficios cuantificables de un nuevo sistema ERP, los clientes deben comprender primero sus procesos y métricas actuales para, posteriormente, compararlos con los resultados obtenidos con el nuevo sistema ERP.
Lección 8: No seas la excepción a la regla
En ocasiones, vemos cómo la alta dirección decide hacer las cosas «como siempre se han hecho». Esto puede consistir en realizar compras sin introducir órdenes de compra, ofrecer descuentos fuera del marco establecido u omitir algunos de los pasos necesarios para dar de alta a un nuevo cliente. Los clientes no obtienen los beneficios de un sistema ERP si permiten que los usuarios eludan los procesos.
Lección 9: Comunícate con regularidad
Durante el proyecto, asegúrate de mantener una comunicación regular con las partes interesadas para garantizar que todos estén en sintonía, que se cumplan todas las expectativas y que el proyecto se entregue a tiempo y dentro del presupuesto. De este modo, se garantizará que se tengan en cuenta los comentarios de todos y que, si es necesario realizar cambios, estos se puedan llevar a cabo con la debida antelación antes de la puesta en marcha.
Lección 10: ¡No esperes!
Una vez que hayas seleccionado un proveedor de ERP, no pospongas el inicio del proyecto. Programa la reunión inicial con el proveedor de ERP y asegúrate de que asistan las partes interesadas clave. Ya se trate de una nueva contratación que esperas realizar, de unas nuevas instalaciones que se están construyendo o de esperar a que bajen los precios de los proveedores, el tiempo que pierdas esperando supondrá un retraso a la hora de obtener los beneficios del nuevo sistema.
Lecciones para el éxito:
- Definir los objetivos e involucrar a todas las partes interesadas desde el principio
- Elaborar un plan detallado y hacer un seguimiento de los avances
- Introducir la nueva funcionalidad de forma gradual
- Comprender los resultados del estudio del emplazamiento
- Unos datos limpios garantizan una implementación puntual
- ¡La práctica hace al maestro!
- Establecer indicadores para realizar comparaciones entre situaciones anteriores y posteriores
- No seas la excepción a la regla
- Comunícate con regularidad
- ¡No esperes más!
Infórmate hoy mismo sobre las soluciones ERP para el sector alimentario de CAI en
concertando una llamada con un miembro de nuestro equipo.
