Depuis plus de trois décennies, nous aidons les entreprises du secteur de l'alimentation et des boissons à passer de systèmes obsolètes et de tableurs à des logiciels ERP de pointe. Voici les dix éléments clés qui contribuent à la réussite d'un projet.
Leçon n° 1 : Définir les objectifs et impliquer toutes les parties prenantes dès le début
Avant de se lancer dans un projet d'ERP alimentaire, l'étape la plus importante consiste à définir des buts et des objectifs consensuels et réalisables, et à impliquer les principales parties prenantes dès le début du projet.
Souvent, lors de la phase d'intégration, les cadres intermédiaires et supérieurs donnent des directives en se basant sur leur compréhension du fonctionnement actuel des opérations. Cependant, lors de la formation ou, pire encore, au moment de la mise en service, les utilisateurs de première ligne se rendront compte que ces directives étaient erronées et redéfiniront les priorités. Cela peut retarder la mise en service et entraîner des coûts importants liés à la refonte des développements antérieurs, réalisés sur la base d'informations erronées.
Il est essentiel de définir des objectifs clairs pour le projet et d’impliquer dès le début les utilisateurs de chaque domaine fonctionnel. Cela permettra de s’assurer que chacun identifie les éventuels problèmes susceptibles d’empêcher le bon fonctionnement de ses processus métier (ou de ses rapports) au sein du système.
Nous recommandons à nos clients de désigner un cadre supérieur qui sera responsable du projet du début à la fin. Il est également important de désigner un décideur clairement identifié, doté de l’autorité nécessaire pour approuver ou rejeter les exigences nouvelles ou modifiées, afin d’évaluer si celles-ci justifient une modification du budget ou du calendrier du projet.
Leçon n° 2 : Élaborer un plan détaillé et suivre les progrès réalisés
La réussite d'un déploiement ERP passe par un plan bien défini, qui doit être suivi jusqu'à son terme. Le plan de mise en œuvre doit clairement indiquer un calendrier convenu des étapes clés du projet.
Prévoyez de consacrer du temps à collaborer avec le fournisseur de l'ERP tout au long du projet. Chaque étape, de l'étude sur site aux tests clés, en passant par la formation et la mise en service finale, nécessite votre implication. Les implémentations qui échouent sont généralement dues à un manque d'engagement de la direction chez le client, ce qui entraîne une mauvaise communication entre le fournisseur de l'ERP et le client, ainsi qu'un manque d'attention aux détails.
Il est également essentiel de suivre et d'évaluer régulièrement les progrès réalisés afin d'identifier les problèmes potentiels, d'anticiper les difficultés et d'ajuster le cap si nécessaire. Êtes-vous en phase avec le plan prévu ? Votre équipe mène-t-elle à bien les missions confiées par le fournisseur de l'ERP ?
Leçon n° 3 : Intégrer progressivement de nouvelles fonctionnalités
Les clients constatent souvent que, même après avoir utilisé un nouvel ERP pendant une année entière, ils n'exploitent qu'une partie des fonctionnalités du système et continuent de découvrir les autres tâches qu'il permet de gérer.
Il est essentiel de bien comprendre le contexte du client. Proposer des fonctionnalités avancées telles que les conversions de devises, les conversions de kilos en livres, les unités de mesure alternatives et les commissions de courtage peut submerger un nouveau client habitué aux tableurs et à Google Docs. Dans de nombreux cas, nous choisissons de ne pas proposer de fonctionnalités supplémentaires, sauf si elles sont simples ou pertinentes pour le client. Il est souvent préférable pour ces clients de se concentrer dans un premier temps sur l’apprentissage des bases du logiciel ERP.
Parallèlement, un client ayant déjà utilisé un autre système ERP peut faire pression pour obtenir des fonctionnalités supplémentaires dès la mise en service. Il est important de reconnaître que le nouveau système ERP ne reproduira peut-être pas intégralement votre système existant. En effet, les clients ont souvent développé des systèmes, qu’ils soient internes ou externes, ce qui a donné lieu à des logiciels hautement personnalisés. Bon nombre de ces personnalisations peuvent tout simplement ne pas exister dans la nouvelle solution. Il est important d’identifier très tôt les fonctionnalités indispensables afin d’évaluer correctement le temps et l’argent nécessaires pour intégrer les changements si besoin est ou, de préférence, d’explorer les outils optionnels disponibles dans votre nouvel ERP.
Leçon 4 : Comprendre les résultats de l'étude de site
Les éditeurs de progiciels de gestion intégrée (ERP) devraient mener une étude de site détaillée ou un processus d’analyse des besoins dès les premières étapes de la prise en charge d’un nouveau client. Cette étude de site permet d’identifier les opérations et fonctions clés de l’entreprise, ainsi que toutes les interactions avec d’autres systèmes internes et externes. Elle permet également de déterminer les fonctionnalités ERP nécessaires à la mise en œuvre du logiciel sans compromettre les capacités actuelles essentielles — et éventuellement d’ajouter de nouvelles fonctionnalités.
Il est important d'examiner attentivement l'étude de site afin d'éviter toute surprise susceptible d'augmenter le coût et la durée du projet. Si certains détails sont négligés, le logiciel ERP risque de ne pas être configuré correctement lors de la mise en place initiale, ce qui pourrait nécessiter des travaux supplémentaires.
Leçon n° 5 : des données propres garantissent un déploiement dans les délais
Les clients qui ne consacrent pas suffisamment d’attention à la conversion des données sont souvent confrontés à des retards dans leurs projets. Tout logiciel ERP exige que les fichiers clients et les factures, les informations sur les produits et les données fournisseurs respectent une structure ou un format spécifique. Les éditeurs d’ERP proposent souvent des modèles pour simplifier les conversions. Nous recommandons de désigner une ou plusieurs personnes chargées de veiller à la qualité, à la propreté et à la cohérence des données afin de garantir le bon déroulement des conversions. Le lancement d’une nouvelle implémentation ERP offre une excellente occasion de nettoyer vos fichiers clients et vos factures, ainsi que vos informations sur les produits et vos données fournisseurs. Ce nettoyage des données doit commencer avant même le coup d’envoi du projet.
Leçon 6 : C'est en forgeant qu'on devient forgeron !
Une mise en œuvre réussie se caractérise par le fait que les utilisateurs ont accès au nouveau logiciel et se familiarisent avec celui-ci une fois la formation officielle terminée et avant la mise en service effective. Cela permet d'éviter bon nombre des problèmes initiaux susceptibles de survenir lorsque votre équipe commence à utiliser le nouveau logiciel en environnement de production.
Leçon 7 : Définir des indicateurs pour établir des comparaisons « avant-après »
Lorsque les améliorations sont progressives, il peut être difficile de se rendre compte du chemin parcouru. Pour déterminer les avantages mesurables d’un nouveau système ERP, les clients doivent d’abord comprendre leurs processus et indicateurs actuels afin de pouvoir ensuite les comparer aux résultats obtenus avec le nouveau système ERP.
Leçon n° 8 : Ne faites pas exception à la règle
Il arrive parfois que la direction décide de continuer à fonctionner « comme d’habitude ». Cela peut se traduire par des achats effectués sans passer de bon de commande, l’octroi de remises en dehors du cadre établi ou le fait de sauter certaines étapes lors de la mise en place d’un nouveau client. Les clients ne tirent pas pleinement parti d’un système ERP s’ils autorisent les utilisateurs à contourner les processus.
Leçon 9 : Communiquez régulièrement
Tout au long du projet, veillez à communiquer régulièrement avec les parties prenantes afin de vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde, que toutes les attentes sont satisfaites et que le projet est livré dans les délais et dans le respect du budget. Cela permettra de garantir que les commentaires de chacun sont pris en compte et que, si des modifications s'avèrent nécessaires, elles puissent être apportées en temps utile avant la mise en service.
Leçon n° 10 : N'attendez pas !
Une fois que vous avez choisi un fournisseur ERP, ne tardez pas à vous lancer. Organisez la réunion de lancement avec ce dernier et veillez à ce que les parties prenantes clés y assistent. Qu'il s'agisse d'un nouveau collaborateur que vous espérez recruter, d'un nouveau site en cours de construction ou d'une baisse des prix des fournisseurs que vous attendez, tout temps perdu à attendre retardera le moment où vous pourrez profiter des avantages du nouveau système.
Les clés du succès :
- Définir les objectifs et impliquer toutes les parties prenantes dès le début
- Élaborer un plan détaillé et suivre l'avancement des travaux
- Mettre en place progressivement les nouvelles fonctionnalités
- Comprendre les résultats de l'étude de site
- Des données fiables garantissent un déploiement dans les délais
- C'est en forgeant qu'on devient forgeron !
- Définir des indicateurs permettant d'établir des comparaisons « avant-après »
- Ne faites pas exception à la règle
- Communiquez régulièrement
- N'attendez pas !
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