Vi har hjulpet næringsmiddel- og drikkevarebedrifter med overgangen fra eldre, utdaterte systemer og regneark til toppmoderne ERP-programvare i over tre tiår. Her er de ti viktigste tingene som bidrar til et vellykket prosjekt.
Leksjon 1: Definer mål og engasjer alle interessenter tidlig
Før du starter et ERP-prosjekt for mat, er det viktigste trinnet å etablere avtalte og oppnåelige mål og delmål, og å involvere viktige interessenter tidlig.
Under onboarding gir ofte mellomledere og toppledere direktiver basert på sin forståelse av hvordan deres nåværende drift fungerer. Under opplæring, eller enda verre, ved lansering, vil imidlertid brukere i frontlinjen oppdage at disse direktivene var feil, og vil prioritere problemer på nytt. Dette kan forsinke lanseringen og øke kostnadene ved å omarbeide tidligere utvikling basert på feilaktig informasjon.
Det er avgjørende å etablere klare mål for prosjektet og involvere brukere fra hvert funksjonsområde tidlig i prosjektet. Dette vil sikre at alle forstår om det er noen røde flagg som hindrer deres nåværende forretningsprosesser (eller rapportering) i å fungere i systemet.
Vi anbefaler at kunder utpeker én toppleder til å lede prosjektet fra start til slutt. Det er også viktig å ha en tydelig beslutningstaker med myndighet til å godkjenne/avvise nye eller endrede krav for å vurdere om de er verdt å endre prosjektets budsjett eller tidsplan.
Leksjon 2: Utvikle en detaljert plan og overvåk fremdriften
Vellykkede ERP-implementeringer starter med en veldefinert plan som følges opp til ferdigstillelse. Implementeringsplanen bør tydelig angi en avtalt tidsplan for prosjektets milepæler.
Planlegg å sette av tid til å jobbe med ERP-leverandøren gjennom hele prosjektet. Alt fra befaring av anlegget, nøkkeltesting, opplæring og den endelige lanseringen krever din innsats. Dårlige implementeringer mangler vanligvis sterk ledelse hos klienten, noe som fører til dårlig kommunikasjon mellom ERP-leverandøren og klienten, samt dårlig oppmerksomhet på detaljer.
Det er også viktig å overvåke og måle fremdriften regelmessig for å identifisere potensielle problemer, forutse problemer og gjøre nødvendige kursjusteringer. Er du på rett spor med planen? Fullfører teamet ditt oppgavene som er gitt av ERP-leverandøren?
Leksjon 3: Fase inn ny funksjonalitet over tid
Kunder opplever ofte at selv etter å ha brukt et nytt ERP-system i et helt år, bruker de bare en prosentandel av systemets muligheter, og de oppdager fortsatt hvilke andre oppgaver det kan håndtere.
En viktig faktor er å forstå hvor klienten kommer fra. Å introdusere avanserte funksjoner som valutakonvertering, konvertering fra kilo til pund, alternative måleenheter og meglerprovisjoner kan overvelde en ny klient som kommer fra en verden av regneark og Google-dokumenter. I mange tilfeller velger vi å ikke foreslå tilleggsfunksjoner med mindre de enten er enkle eller anvendelige for klienten. Disse klientene er ofte bedre tjent med å først fokusere på å lære det grunnleggende om ERP-programvaren.
Samtidig kan en kunde med erfaring fra å kjøre et annet ERP-system lobbye for tilleggsfunksjoner ved lansering. Det er viktig å være klar over at det nye ERP-systemet kanskje ikke fullt ut emulerer det gamle systemet ditt. Det er fordi kunder ofte har utviklet systemer, enten interne eller eksterne, noe som resulterer i svært tilpasset programvare. Mange av disse tilpasningene finnes kanskje ikke i den nye løsningen. Å identifisere de viktigste funksjonene tidlig er viktig for å kunne beregne tiden og pengene som er involvert i å integrere endringer når det er nødvendig, eller helst for å utforske valgfrie verktøy i det nye ERP-systemet som kan være tilgjengelige.
Leksjon 4: Forstå resultatene av undersøkelsen på stedet
ERP-leverandører bør utføre en detaljert undersøkelse eller faktainnhentingsprosess i de tidlige stadiene av onboarding av en ny kunde. Undersøkelsen identifiserer viktige forretningsoperasjoner og -funksjoner, samt eventuelle interaksjoner med andre interne og eksterne systemer. Undersøkelsen identifiserer også ERP-funksjonene som trengs for å implementere programvaren uten å ofre kritiske nåværende funksjoner – og kanskje legge til ny funksjonalitet.
Det er viktig å gjennomgå undersøkelsen nøye for å unngå overraskelser som kan øke prosjektets kostnader og varighet. Hvis detaljer overses, kan det hende at ERP-programvaren ikke er riktig konfigurert i det første oppsettet, og det kan være nødvendig med ytterligere arbeid.
Leksjon 5: Rene data fører til rettidig distribusjon
Kunder som ikke fokuserer tilstrekkelig på datakonvertering opplever ofte prosjektforsinkelser. All ERP-programvare krever at kundefiler og fakturaer, produktinformasjon og leverandørdata samsvarer med et bestemt oppsett eller format. ERP-leverandører kan ofte tilby maler for å forenkle konverteringer. Vi anbefaler å utpeke en eller flere personer til å eie datakvalitet, renslighet og konsistens for å holde datakonverteringene på rett spor. Å starte en ny ERP-implementering gir en flott mulighet til å rydde opp i kundefiler og fakturaer, produktinformasjon og leverandørdata. Denne datarensingen bør begynne allerede før prosjektet starter.
Leksjon 6: Øvelse gjør mester!
Vellykkede implementeringer kjennetegnes av at brukere har tilgang til og blir kjent med den nye programvaren etter at formell opplæring er fullført og før den faktisk lanseres. Dette eliminerer mange av de tidlige problemene som kan oppstå når teamet ditt begynner å bruke den nye programvaren i produksjonsmiljøet.
Leksjon 7: Etablere målinger for før- og ettersammenligninger
Når forbedringen er trinnvis, kan det være vanskelig å innse hvor langt man har kommet. For å bestemme de målbare fordelene med et nytt ERP-system, må kundene først forstå sine nåværende prosesser og målinger for senere å sammenligne med resultatene med det nye ERP-systemet.
Leksjon 8: Ikke vær unntaket fra regelen
Av og til ser vi at toppledelsen bestemmer seg for å gjøre ting «som de alltid har gjort». Dette kan være å foreta kjøp uten å legge inn bestillinger, tilby rabatter utenfor det etablerte rammeverket eller hoppe over noen av trinnene som er involvert i å opprette en ny kunde. Kunder får ikke fordelene med et ERP-system hvis de tillater brukere å omgå prosesser.
Leksjon 9: Kommuniser regelmessig
Sørg for regelmessig kommunikasjon med interessenter under prosjektet for å sikre at alle er på samme bølgelengde, at alle forventninger blir oppfylt, og at prosjektet leveres i tide og innenfor budsjett. Dette vil sikre at alles tilbakemeldinger blir tatt i betraktning, og at eventuelle endringer kan gjøres etter behov før lansering.
Leksjon 10: Ikke vent!
Når du har valgt en ERP-leverandør, ikke utsett å komme i gang. Planlegg oppstartsmøtet med ERP-leverandøren og sørg for at viktige interessenter deltar. Enten det er en nyansatt du håper å få, et nytt anlegg som bygges, eller å vente på at leverandørprisene skal falle, betyr tiden du kaster bort på å vente at du vil forsinke å høste fordelene med det nye systemet.
Leksjoner for suksess:
- Definer mål og engasjer alle interessenter tidlig
- Utvikle en detaljert plan og overvåk fremdriften
- Fase inn ny funksjonalitet over tid
- Forstå resultatene av undersøkelsen på stedet
- Rene data fører til rettidig utrulling
- Øvelse gjør mester!
- Etabler målinger for før- og ettersammenligninger
- Ikke vær unntaket fra regelen
- Kommuniser regelmessig
- Ikke vent!
Lær mer om CAIs ERP-løsninger for mat i dag
ved å avtale en samtale med et medlem av teamet vårt.
