Não há nada de atraente no cumprimento das obrigações fiscais relativas ao imposto sobre vendas. A sério que não há. Mas há algo de extremamente convincente em não entrar em conflito com as autoridades fiscais. Seguir algumas dicas simples pode ajudar até mesmo a pessoa menos diligente a enveredar pelo caminho do cumprimento bem-sucedido das obrigações fiscais relativas ao imposto sobre vendas. E assim, sem mais delongas, eis 10 dicas para cumprir a regulamentação relativa ao imposto sobre vendas:
- Confirme o estatuto de isenção fiscal dos seus clientes. Os certificados de isenção têm de ser precisos, atualizados e facilmente acessíveis.
- Não ignore as notificações fiscais. Nunca resulta em nada de bom deixar uma notificação fiscal a apanhar pó no fundo da pilha de tarefas pendentes, mesmo que tenha a certeza de que não tem culpa nenhuma.
- Envie a declaração por via eletrónica sempre que possível (e sempre que for obrigatório). Alguns estados exigem o envio eletrónico para todas as empresas, enquanto outros dão preferência a essa modalidade. Para mais informações sobre os requisitos de um estado específico, consulte os guias estaduais da Avalara TaxRates.
- Verifique se é obrigado a efetuar pagamentos antecipados. Se for esse o caso, os seus requisitos de apresentação de declarações poderão diferir dos requisitos padrão. Por exemplo, na Carolina do Norte, as declarações relativas a alguns pagamentos antecipados têm de ser apresentadas online, enquanto outras têm de ser apresentadas em papel.
- Conheça as regras estaduais relativas ao nexo fiscal. Se tiver nexo fiscal para efeitos de imposto sobre vendas num determinado estado, é obrigado a registar-se junto da administração fiscal e a cobrar e repassar o imposto sobre vendas. As regras relativas ao nexo fiscal têm vindo a mudar a um ritmo acelerado desde que o Supremo Tribunal dos Estados Unidos revogou a regra da presença física em junho de 2018; agora é mais fácil do que nunca para um estado impor a obrigação de cobrança do imposto sobre vendas a vendedores à distância. Consulte este guia estado a estado sobre o nexo fiscal para obter informações atualizadas.
- Identifique as regras de tributação nos estados onde efetua cobranças. As regras de tributação relativas a produtos e serviços variam de estado para estado (e, em alguns estados, até de cidade para cidade). Certifique-se de que está a cobrar o que deve sempre que tiver «nexus».
- Mantenha registos rigorosos. Vai precisar deles caso venha a ser alvo de uma auditoria. Os auditores precisam de poder acompanhar e verificar cada transação do início ao fim.
- Atualize a frequência de apresentação nos vossos calendários fiscais. Uma alteração na vossa atividade pode implicar uma alteração no regime de apresentação de declarações. Cabe-vos a vós saber com que frequência são obrigados a apresentar as declarações.
- Reconciliar! Reconciliar! Reconciliar! Comece pelo saldo da conta no início do período contabilístico, depois some o montante faturado aos clientes e subtraia o imposto sobre vendas e de utilização pago. O resultado final deve corresponder ao saldo atual da sua conta de imposto sobre vendas a pagar.
- Utilize a geolocalização para determinar as taxas de imposto sobre vendas. Basear-se nos códigos postais pode levar a taxas de imposto sobre vendas imprecisas. A geolocalização proporciona taxas mais precisas, com precisão até ao telhado.
Por fim, considere automatizar o cumprimento das obrigações fiscais relativas ao imposto sobre vendas. O cumprimento destas obrigações é essencial, mas pouco gratificante: os seus clientes não o vão elogiar por calcular corretamente o imposto sobre vendas, mas vão certamente fazer-lhe saber se cometer algum erro. Automatizar o cálculo, a cobrança e/ou o pagamento do imposto sobre vendas ajuda a minimizar os custos e a aumentar as suas hipóteses de o fazer corretamente.
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