La mise en conformité en matière de TVA n’a rien de très attrayant. Vraiment pas. Mais il y a quelque chose de très convaincant à ne pas se mettre les autorités fiscales à dos. Suivre quelques conseils simples peut aider même la personne la moins assidue à se mettre sur la voie d’une mise en conformité réussie en matière de TVA. Sans plus attendre, voici donc 10 conseils pour se conformer à la réglementation en matière de TVA :
- Vérifiez que vos clients bénéficient bien d'une exonération fiscale. Les attestations d'exonération doivent être exactes, à jour et facilement accessibles.
- Ne négligez pas les avis fiscaux. Il n’y a rien de bon à laisser un avis fiscal prendre la poussière au fond de votre pile de choses à faire, même si vous êtes certain d’être en règle.
- Optez pour la déclaration électronique dès que vous le pouvez (et lorsque vous y êtes tenu). Certains États exigent la déclaration électronique pour toutes les entreprises, tandis que d’autres la recommandent. Pour plus d’informations sur les exigences d’un État en particulier, consultez les guides régionaux d’Avalara TaxRates.
- Vérifiez si vous êtes tenu d'effectuer des paiements anticipés. Si tel est le cas, vos obligations déclaratives peuvent différer des obligations standard. Par exemple, en Caroline du Nord, les déclarations relatives à certains paiements anticipés doivent être déposées en ligne, tandis que d'autres doivent être déposées sur papier.
- Familiarisez-vous avec les règles relatives au « nexus » des différents États. Si vous êtes soumis au « nexus » fiscal d’un État en matière de taxe sur les ventes, vous êtes tenu de vous enregistrer auprès de l’administration fiscale de cet État, puis de percevoir et de reverser la taxe sur les ventes. Les règles relatives au « nexus » évoluent à un rythme effréné depuis que la Cour suprême des États-Unis a supprimé la règle de la présence physique en juin 2018 ; il est désormais plus facile que jamais pour un État d’imposer une obligation de perception de la taxe sur les ventes aux vendeurs à distance. Consultez ce guide état par état sur le lien fiscal en matière de taxe sur les ventes pour obtenir des informations à jour.
- Identifiez les règles d'assujettissement à la TVA dans les États où vous percevez la taxe. Les règles d'assujettissement à la TVA pour les produits et services varient d'un État à l'autre (voire d'une ville à l'autre dans certains États). Assurez-vous de percevoir la TVA comme il se doit partout où vous disposez d'un « nexus ».
- Conservez des registres très précis. Vous en aurez besoin en cas de contrôle fiscal. Les contrôleurs doivent pouvoir retracer et vérifier chaque transaction du début à la fin.
- Mettez à jour la fréquence des déclarations dans vos calendriers fiscaux. Tout changement dans votre activité peut entraîner une modification de votre régime fiscal. C’est à vous de vous renseigner sur la fréquence à laquelle vous êtes tenu de déposer vos déclarations.
- Rapprochez ! Rapprochez ! Rapprochez ! Commencez par le solde du compte au début de la période comptable, puis ajoutez le montant facturé aux clients et soustrayez la taxe sur les ventes et d'utilisation payée. Le résultat final doit correspondre au solde actuel de votre compte de taxe sur les ventes à payer.
- Utilisez la géolocalisation pour déterminer les taux de TVA. Se fier aux codes postaux peut entraîner des taux de TVA inexacts. La géolocalisation permet d'obtenir des taux plus précis, jusqu'au niveau du toit.
Enfin, pensez à automatiser la gestion de la taxe sur les ventes. Cette gestion est à la fois essentielle et ingrate : vos clients ne vous féliciteront pas si vous calculez correctement la taxe sur les ventes, mais ils ne manqueront pas de vous le faire savoir si vous vous trompez. L’automatisation du calcul, de la collecte et/ou du versement de la taxe sur les ventes permet de réduire les coûts et d’augmenter vos chances de ne pas commettre d’erreur.
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