Die Einhaltung der Umsatzsteuervorschriften hat nichts mit Sexiness zu tun. Das ist wirklich so. Aber es hat durchaus etwas sehr Überzeugendes, nicht mit den Steuerbehörden in Konflikt zu geraten. Das Befolgen einiger einfacher Tipps kann selbst den am wenigsten gewissenhaften Menschen auf den Weg zur erfolgreichen Einhaltung der Umsatzsteuervorschriften bringen. Und so kommen wir ohne weitere Umschweife zu den 10 Tipps zur Einhaltung der Umsatzsteuervorschriften:
- Überprüfen Sie den Steuerbefreiungsstatus Ihrer Kunden. Steuerbefreiungsbescheinigungen müssen korrekt, aktuell und leicht zugänglich sein.
- Ignorieren Sie Steuerbescheide nicht. Es bringt nichts Gutes, einen Steuerbescheid ganz unten im Stapel der zu erledigenden Aufgaben verstauben zu lassen – selbst wenn Sie sicher sind, dass Sie nichts zu beanstanden haben.
- Reichen Sie Ihre Steuererklärung elektronisch ein, wann immer es möglich ist (und wann immer es vorgeschrieben ist). In einigen Bundesstaaten ist die elektronische Einreichung für alle Unternehmen vorgeschrieben, während andere Bundesstaaten sie bevorzugen. Weitere Informationen zu den Anforderungen eines bestimmten Bundesstaates finden Sie in den Avalara TaxRates-Leitfäden für die einzelnen Bundesstaaten.
- Ermittle, ob du Vorauszahlungen leisten musst. Falls ja, können deine Erklärungspflichten von den üblichen Erklärungspflichten abweichen. Beispielsweise müssen Steuererklärungen für bestimmte Vorauszahlungen in North Carolina online eingereicht werden, während andere in Papierform einzureichen sind.
- Machen Sie sich mit den Nexus-Regeln der einzelnen Bundesstaaten vertraut. Wenn Sie in einem Bundesstaat einen Umsatzsteuer-Nexus haben, sind Sie verpflichtet, sich bei der Steuerbehörde zu registrieren sowie Umsatzsteuer zu erheben und abzuführen. Die Nexus-Regeln haben sich rasant verändert, seit der Oberste Gerichtshof der Vereinigten Staaten im Juni 2018 die „Physical Presence Rule“ aufgehoben hat; es ist für einen Bundesstaat nun einfacher denn je, Fernverkäufern eine Verpflichtung zur Erhebung der Umsatzsteuer aufzuerlegen. Aktuelle Informationen finden Sie in diesem Leitfaden zum Umsatzsteuer-Nexus nach Bundesstaaten.
- Ermitteln Sie die Besteuerungsregeln in den Bundesstaaten, in denen Sie Umsatzsteuer erheben. Die Besteuerungsregeln für Produkte und Dienstleistungen unterscheiden sich von Bundesstaat zu Bundesstaat (in manchen Bundesstaaten sogar von Stadt zu Stadt). Stellen Sie sicher, dass Sie überall dort, wo Sie einen Nexus haben, die vorgeschriebenen Beträge erheben.
- Führen Sie sorgfältige Aufzeichnungen. Diese werden Sie benötigen, falls Sie jemals einer Prüfung unterzogen werden. Die Prüfer müssen jede Transaktion von Anfang bis Ende nachvollziehen und überprüfen können.
- Passen Sie die Einreichungsfristen in Ihren Steuerkalendern an. Eine Änderung Ihrer geschäftlichen Situation kann zu einer Änderung des Einreichungsstatus führen. Es liegt in Ihrer Verantwortung, sich darüber zu informieren, in welchen Abständen Sie Unterlagen einreichen müssen.
- Abgleichen! Abgleichen! Abgleichen! Beginnen Sie mit dem Kontostand zu Beginn der Abrechnungsperiode, addieren Sie dann den an Kunden in Rechnung gestellten Betrag hinzu und ziehen Sie die gezahlte Umsatz- und Gebrauchssteuer ab. Das Endergebnis sollte mit dem aktuellen Saldo Ihres Kontos für Umsatzsteuerschulden übereinstimmen.
- Nutzen Sie Geolokalisierung, um Umsatzsteuersätze zu ermitteln. Die Verwendung von Postleitzahlen kann zu ungenauen Umsatzsteuersätzen führen. Die Geolokalisierung liefert genauere Sätze – bis auf das Dach genau.
Zu guter Letzt sollten Sie in Erwägung ziehen, die Umsatzsteuerabwicklung zu automatisieren. Die Umsatzsteuerabwicklung ist ebenso unverzichtbar wie undankbar: Ihre Kunden werden Sie nicht dafür loben, dass Sie die Umsatzsteuer korrekt abrechnen, aber sie werden Sie darauf hinweisen, wenn Sie einen Fehler machen. Die Automatisierung der Berechnung, Erhebung und/oder Abführung der Umsatzsteuer hilft, Kosten zu minimieren und erhöht Ihre Chancen, alles korrekt zu erledigen.
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