El cumplimiento de la normativa sobre el impuesto sobre las ventas no tiene nada de atractivo. De verdad que no. Pero sí que resulta muy convincente no meterse en problemas con las autoridades fiscales. Seguir unos sencillos consejos puede ayudar incluso a la persona menos diligente a encaminarse hacia el cumplimiento satisfactorio de la normativa sobre el impuesto sobre las ventas. Así pues, sin más preámbulos, aquí tienes 10 consejos para cumplir con la normativa sobre el impuesto sobre las ventas:
- Comprueba que tus clientes cumplan los requisitos para la exención fiscal. Los certificados de exención deben ser precisos, estar actualizados y ser fácilmente accesibles.
- No ignores las notificaciones fiscales. Nunca sale nada bueno de dejar que una notificación fiscal se quede olvidada en el fondo de tu pila de tareas pendientes, aunque estés seguro de que no tienes la culpa.
- Presenta la declaración por vía electrónica siempre que puedas (y cuando sea obligatorio). Algunos estados exigen la presentación electrónica a todas las empresas, mientras que otros la recomiendan. Para obtener más información sobre los requisitos de un estado concreto, consulta las guías estatales de Avalara TaxRates.
- Averigua si estás obligado a realizar pagos anticipados. Si es así, tus obligaciones de presentación pueden diferir de las habituales. Por ejemplo, en Carolina del Norte, las declaraciones correspondientes a algunos pagos anticipados deben presentarse por internet, mientras que otras deben presentarse en papel.
- Infórmate sobre las normas de nexo fiscal de cada estado. Si tienes nexo fiscal en materia de impuesto sobre las ventas con un estado, estás obligado a registrarte en la administración tributaria y a recaudar y ingresar dicho impuesto. Las normas de nexo fiscal han ido cambiando a un ritmo vertiginoso desde que el Tribunal Supremo de los Estados Unidos eliminó la norma de presencia física en junio de 2018; ahora es más fácil que nunca para un estado imponer la obligación de recaudar el impuesto sobre las ventas a los vendedores a distancia. Consulta esta guía sobre el nexo fiscal en materia de impuestos sobre las ventas, estado por estado, para obtener información actualizada.
- Identifica las normas de tributación en los estados en los que cobras. Las normas de tributación para productos y servicios varían de un estado a otro (e incluso de una ciudad a otra en algunos estados). Asegúrate de cobrar lo que corresponde siempre que tengas nexo fiscal.
- Lleva una contabilidad rigurosa. La necesitarás si alguna vez te someten a una auditoría. Los auditores deben poder seguir y verificar cada transacción de principio a fin.
- Actualiza la periodicidad de presentación en tus calendarios fiscales. Un cambio en tu negocio puede dar lugar a un cambio en tu situación fiscal. Depende de ti saber con qué frecuencia estás obligado a presentar tus declaraciones.
- ¡Conciliar! ¡Conciliar! ¡Conciliar! Empieza por el saldo de la cuenta al inicio del período contable; a continuación, suma el importe facturado a los clientes y resta el impuesto sobre las ventas y el uso pagado. El resultado final debería coincidir con el saldo actual de tu cuenta de impuestos sobre las ventas pendientes de pago.
- Utiliza la geolocalización para determinar los tipos impositivos del impuesto sobre las ventas. Basarse en los códigos postales puede dar lugar a tipos impositivos inexactos. La geolocalización ofrece tipos más precisos, con una precisión que llega hasta el tejado.
Por último, plantéate automatizar el cumplimiento de la normativa fiscal en materia de impuestos sobre las ventas. El cumplimiento de esta normativa es esencial, aunque poco gratificante: tus clientes no te felicitarán por aplicar correctamente los impuestos sobre las ventas, pero sí te lo harán saber si cometes algún error. Automatizar el cálculo, la recaudación y/o el pago de estos impuestos ayuda a minimizar los costes y a aumentar tus posibilidades de hacerlo bien.
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