Les systèmes de planification des ressources d'entreprise (ERP) sont des logiciels de gestion d'entreprise puissants qui aident les organisations à automatiser, rationaliser et optimiser leurs opérations dans différents services. Grâce à une plateforme unique, les entreprises peuvent faciliter la circulation de l'information, accéder aux données, gérer leurs stocks, superviser la relation client et recueillir des informations précieuses grâce à des données en temps réel.
Si vous envisagez de mettre en place un système ERP au sein de votre entreprise, l’un des aspects les plus importants à prendre en compte est, bien sûr, la manière de budgétiser un achat d’une telle envergure. Pour déterminer le coût total d’un nouveau système ERP, il est essentiel de bien comprendre les différents facteurs qui influent sur son coût, de se familiariser avec les différents modèles de tarification proposés par les fournisseurs, de calculer les coûts de mise en œuvre, de rester vigilant face aux coûts cachés, mais aussi d’identifier les domaines dans lesquels les ERP permettent de réaliser des économies.
Coût moyen d'un progiciel ERP
Les systèmes ERP comprennent un large éventail d’outils, de modules et de fonctionnalités, et leur coût moyen varie considérablement en fonction de ces éléments et d’autres facteurs. Le rapport ERP 2022 de Software Path a analysé plus de 1 300 projets en cours de sélection de logiciels ERP, principalement en Amérique du Nord mais aussi sur des marchés internationaux, notamment au Royaume-Uni. Sur la base de cet échantillon, le rapport a estimé le coût moyen à 9 000 dollars américains (7 400 livres sterling) par utilisateur.
À première vue, cette fourchette indicative peut sembler peu utile ; cependant, étant donné que le prix dépend des exigences et des spécificités propres à chaque entreprise, il est essentiel d’analyser les besoins de votre organisation et de bien cerner les attentes de votre entreprise avant de tenter de définir une fourchette de prix pour un nouveau système ERP.
8 facteurs influençant le prix des logiciels ERP
Les facteurs suivants peuvent avoir une incidence considérable sur le coût d'un système ERP. Tenez compte de ces éléments dans vos recherches lorsque vous établissez votre budget, calculez le retour sur investissement (ROI) potentiel et déterminez quelle solution logicielle est la mieux adaptée à votre entreprise.
1. Frais de licence logicielle
Les licences logicielles constituent des coûts ponctuels, tandis que les frais d’abonnement sont des coûts récurrents ; quoi qu’il en soit, les entreprises devront s’acquitter de paiements réguliers pour utiliser le système ERP. Le coût de la licence ou des frais d’abonnement dépend du fournisseur, du nombre d’utilisateurs, des modules logiciels achetés et du fait que le logiciel ERP soit basé sur le cloud ou hébergé en interne (également appelé « sur site »). Les systèmes ERP basés sur le cloud sont de plus en plus plébiscités par les utilisateurs, car les fonctionnalités supplémentaires sont généralement incluses dans le même prix d'abonnement mensuel. Les logiciels basés sur le cloud offrent également une sécurité renforcée, une disponibilité fiable, des plans de reprise après sinistre, et bien plus encore.
2. Industrie
De nombreux secteurs d'activité ont des approches ou des exigences spécifiques en matière de logiciels ERP. Les systèmes ERP destinés au secteur agroalimentaire, à l'industrie du bois et à celui des métaux précieux, par exemple, présenteront des fonctionnalités très différentes en fonction des besoins prioritaires des entreprises. En fonction des fonctionnalités de base, le prix du système ERP augmentera ou diminuera selon les modules et les fonctionnalités requis.
3. Nombre d'utilisateurs
Une autre variable clé du coût d’un ERP est le nombre d’utilisateurs qui accéderont au logiciel. De nombreux fournisseurs d’ERP facturent un supplément par utilisateur actif, en plus des frais d’abonnement de base ou des frais de licence. D’autres fournisseurs proposent des formules de paiement basées sur la taille de l’entreprise et le nombre total d’employés. D’autres encore optent pour une approche « utilisateurs illimités » afin de répondre aux diverses intégrations nécessaires au sein de votre entreprise. Veillez à bien comprendre les modèles de tarification et leurs implications à mesure que votre entreprise se développe et évolue.
4. Mode de déploiement (dans le cloud ou sur site)
Les solutions ERP basées sur le cloud sont hébergées par le fournisseur ERP ou par un tiers et sont généralement moins coûteuses que les systèmes hébergés en interne. Les logiciels sur site sont hébergés en interne et nécessitent soit une infrastructure et du matériel existants, soit l'acquisition d'une nouvelle architecture, ce qui peut faire grimper les coûts tant à court terme qu'à long terme.
5. Niveau de personnalisation
Le niveau de personnalisation requis constitue un facteur déterminant dans le coût d'un système ERP. Les modifications apportées aux fonctionnalités, modules ou fonctionnalités de base de l'ERP nécessitent des travaux de développement et des tests supplémentaires, ce qui peut augmenter considérablement le coût du logiciel.
6. Nombre de modules
Les formules de base des systèmes ERP comprennent plusieurs modules dont la plupart des entreprises ont besoin, tels que la gestion des stocks et la comptabilité. Cependant, toute une gamme de modules supplémentaires est disponible, allant de la gestion de la relation client (CRM) à la budgétisation et aux prévisions, en passant par la gestion de la qualité. Si vous souhaitez ajouter d’autres modules à votre système ERP, vous devrez payer pour ces fonctionnalités supplémentaires.
7. Coûts de mise en œuvre, d'intégration et de formation
La mise en œuvre d'un système ERPentraîne plusieurs coûts supplémentaires, notamment la formation des utilisateurs, l'assistance client, les honoraires de conseil, la migration des données et les frais d'intégration. Ces coûts peuvent représenter plus du double du coût d'un abonnement ou d'une licence ERP annuelle, et les entreprises doivent allouer des ressources à la mise en œuvre afin que le système ERP soit correctement installé.
8. Frais de maintenance et d'assistance
Les systèmes ERP nécessitent également des frais de maintenance et d'assistance récurrents. L'assistance technique, la correction des bogues et les mises à jour du système sont indispensables pour garantir le bon fonctionnement du logiciel, et ces services entraînent des coûts supplémentaires.
Modèles de tarification des logiciels ERP
La plupart des éditeurs de progiciels de gestion intégrée (ERP) proposent deux modèles de tarification pour leurs systèmes ERP : les formules d'abonnement et les licences perpétuelles. Afin de choisir le modèle de tarification le plus adapté à votre entreprise, vous devez tenir compte de votre architecture actuelle, estimer les coûts de mise en œuvre et calculer le taux de croissance prévu de votre activité.
Modèle d'abonnement
Dans le cadre du modèle d'abonnement, les entreprises s'acquittent d'un abonnement mensuel ou annuel pour accéder au système ERP, qui est hébergé et géré par le fournisseur. Ces tarifs sont souvent échelonnés, des fonctionnalités étendues et des modules supplémentaires étant proposés à un prix plus élevé. Aujourd'hui, cette structure tarifaire est le modèle le plus couramment utilisé par les fournisseurs d'ERP dans l'ensemble du secteur.
Ce modèle repose généralement sur un hébergement dans le cloud et ne nécessite donc pas de refonte majeure de l'architecture ou de l'infrastructure, ni de frais de licence initiaux élevés.
Parmi les avantages du modèle d'abonnement, on peut citer des coûts initiaux réduits et une évolutivité plus aisée, tandis que parmi ses inconvénients figurent les hausses soudaines des coûts dues à des pics de demande imprévus ou la rentabilité à long terme par rapport au modèle de licence perpétuelle.
Modèle de licence à durée indéterminée
Dans le cadre du modèle de licence perpétuelle, les entreprises s'acquittent d'une redevance unique versée d'avance et, généralement, hébergent ensuite le logiciel ERP sur leurs propres serveurs internes. Ce modèle permet aux entreprises de déployer le système ERP sur site et convient particulièrement aux grandes entreprises disposant déjà d'une infrastructure et d'une architecture en place.
Le prix des licences à vie est généralement fixé en fonction du nombre d'utilisateurs, des modules complémentaires et du niveau de personnalisation requis par l'entreprise.
Si le modèle de licence perpétuelle permet d'éviter les coûts d'abonnement récurrents, il implique toutefois des coûts initiaux importants, nécessite une infrastructure sur site déjà en place et peut s'avérer plus difficile à faire évoluer que les logiciels ERP basés sur le cloud.
Coûts de mise en œuvre d'un ERP
Pour avoir une vision globale du coût d'un système ERP, il faut tenir compte des frais de mise en œuvre. Le processus de mise en œuvre d'un ERP est long, s'étendant sur plusieurs mois, voire plusieurs années, et peut représenter jusqu'à 100 à 200 % du montant annuel de l'abonnement ou de la licence.
Les coûts totaux de mise en œuvre comprennent les coûts d'infrastructure (matériel et frais d'hébergement ou de cloud), les coûts de personnalisation, les coûts de personnel (main-d'œuvre liée au conseil en ERP, au développement, à la mise en œuvre, etc.) et les coûts de formation.
Lorsque vous réfléchissez au système ERP à acquérir, n'oubliez pas de prendre en compte les coûts de mise en œuvre de l'ERP en plus des autres dépenses.
Les coûts cachés des progiciels de gestion intégrée (ERP) : ce qu'il faut surveiller
Les coûts suivants sont souvent sous-estimés ou négligés lors de l'estimation des coûts liés à un système ERP. Tenez compte de ces coûts cachés et réfléchissez à la manière de les réduire avant d'investir dans un nouvel ERP.
Matériel
Lors de la mise en œuvre, les entreprises qui acquièrent un système ERP avec une licence perpétuelle peuvent être amenées à acheter du matériel réseau supplémentaire, des serveurs, des scanners ou d’autres éléments d’infrastructure technologique pour prendre en charge le nouvel ERP sur site. Même les entreprises qui déploient un système ERP basé sur le cloud et fonctionnant par abonnement pourraient devoir investir dans des mises à jour matérielles, selon que leurs ordinateurs existants sont capables ou non d’accéder au logiciel mis à jour. Ces éléments sont essentiels à la réussite de la mise en œuvre et de votre logiciel ; vous devrez donc réfléchir aux besoins de l’ensemble de vos secteurs d’activité et de vos services lorsque vous établirez le budget de votre solution ERP.
Migration et conversion des données
La migration des données depuis les anciens systèmes — qui implique à la fois la conversion et le transfert des données — vient également alourdir le coût total de mise en œuvre et d’investissement d’un nouveau système ERP. De nombreux éditeurs d’ERP proposent d’automatiser ce processus, ce qui, bien que constituant un moyen pratique de réduire les pertes de données, augmentera la facture finale.
Formation du personnel
La formation ou le recyclage du personnel constituent un autre coût caché que de nombreuses entreprises oublient d’intégrer dans le budget consacré à leur système ERP. Les entreprises devront organiser des formations pour tous les collaborateurs qui auront accès au nouveau logiciel, afin qu’ils puissent apprendre à utiliser le système. Que vous souhaitiez envoyer l’ensemble de vos collaborateurs à des sessions de formation ou que vous préfériez que quelques utilisateurs clés y participent avant de former leurs équipes en interne, veillez à intégrer les coûts liés à la formation du personnel dans le coût total du système ERP.
Service client
De nombreux éditeurs de progiciels de gestion intégrée (ERP) incluent un an d'assistance client dans le coût global de la mise en œuvre (même si ce n'est pas le cas de tous). Toutefois, une fois cette année écoulée, l'assistance client continue et en temps réel peut entraîner des frais supplémentaires.
Vous devrez également réfléchir au type d'assistance dont vous aurez besoin. Par exemple, une assistance pendant les heures d'ouverture habituelles peut vous convenir, ou vous pourriez avoir besoin d'une assistance disponible 24 heures sur 24. Vous devrez également vous renseigner sur les modalités d’assistance : le terme « assistance » désigne-t-il plusieurs créneaux de 15 minutes et un système de rotation pour résoudre un problème ? Ou bien le fournisseur propose-t-il une politique d’assistance plus souple ? Ces facteurs seront déterminants pour votre réussite.
Personnalisations imprévues
Si, au cours du processus de mise en œuvre de l'ERP, vous constatez que votre entreprise a besoin de personnalisations supplémentaires et imprévues, l'ajout de ces personnalisations aura un impact sur le résultat net, entraînant une augmentation tant du coût facturé par le fournisseur que, probablement, du temps que votre équipe interne devra consacrer de manière imprévue à la mise en œuvre et aux tests.
Transparence des prix des progiciels de gestion intégrée (ERP) : les questions à poser avant d'acheter
Lors de l'évaluation des systèmes ERP, il est important d'avoir une vision claire de tous les facteurs de tarification et des coûts potentiels. Les éditeurs de solutions ERP proposent diverses structures tarifaires, et il est essentiel de poser les bonnes questions afin de vous assurer d'être pleinement informé avant de procéder à l'achat.
Voici quelques questions essentielles à poser pour vous aider à mieux comprendre la tarification des progiciels de gestion intégrée (ERP) :
1. Qu'est-ce qui est compris dans le prix de base ?
Assurez-vous de bien comprendre ce que comprend exactement le prix de base. Couvre-t-il uniquement les modules essentiels, ou inclut-il des fonctionnalités supplémentaires telles que l'assistance client, la formation et les mises à jour ? Le fait de le savoir dès le départ peut vous éviter des coûts imprévus par la suite.
2. Y a-t-il des frais supplémentaires pour la personnalisation ?
La personnalisation peut représenter un facteur de coût important. Certains éditeurs d'ERP proposent des fonctionnalités prêtes à l'emploi, tandis que d'autres peuvent nécessiter des travaux de personnalisation supplémentaires. Veillez à vous renseigner sur les coûts potentiels liés aux personnalisations, y compris les frais récurrents éventuels.
3. Quel est le modèle tarifaire applicable à la maintenance et à l'assistance continues ?
Il est important de clarifier les coûts récurrents liés à la maintenance et à l'assistance. Demandez si ces coûts sont inclus dans votre abonnement ou s'il s'agit de frais distincts. En comprenant bien ces coûts, vous éviterez de vous retrouver confronté à des dépenses imprévues par la suite.
4. Comment gérez-vous la montée en puissance et la croissance ?
Votre entreprise est appelée à se développer, et votre système ERP doit pouvoir s'adapter à cette croissance. Renseignez-vous sur l'évolution des tarifs du fournisseur à mesure que vous ajoutez des utilisateurs ou des modules, et demandez-lui s'il propose des options tarifaires flexibles capables de s'adapter à la croissance de votre entreprise au fil du temps.
5. Quel est le coût total de possession ?
Le coût total de possession (TCO) comprend non seulement le prix du logiciel, mais aussi les frais de mise en œuvre, de formation et de maintenance à long terme. Veillez à demander un détail complet de tous ces coûts afin de vous assurer d'être prêt à assumer l'intégralité de cet engagement financier.
6. Y a-t-il des frais cachés ?
Demandez s'il existe des frais cachés, notamment liés à la migration des données, à l'intégration avec les systèmes existants ou à l'intégration de solutions tierces. Il arrive parfois que les fournisseurs facturent des éléments qui semblent pourtant relever des fonctionnalités standard ; il est donc important de les identifier dès le départ.
7. Que se passe-t-il si nous devons passer à un forfait supérieur ou inférieur ?
Les besoins des entreprises évoluent au fil du temps ; il est donc essentiel de déterminer dans quelle mesure le fournisseur de solution ERP fait preuve de souplesse en matière d'évolution vers le haut ou vers le bas. Renseignez-vous pour savoir s'il existe des pénalités en cas de passage à un forfait inférieur ou si des coûts supplémentaires s'appliquent lors du passage à des forfaits ou modules de niveau supérieur.
8. La tarification est-elle basée sur le nombre d'utilisateurs, sur les modules, ou sur les deux ?
Comprendre clairement comment la tarification est structurée vous aidera à déterminer quels facteurs influenceront vos coûts futurs. La facturation s'effectue-t-elle par utilisateur, par module, ou les deux ? Le savoir vous permettra de mieux anticiper l'évolution des coûts à mesure que votre entreprise se développe.
9. Quelles sont les démarches et les coûts liés au renouvellement ?
Renseignez-vous sur les conditions de renouvellement, en particulier si vous optez pour un modèle tarifaire par abonnement. Certains fournisseurs peuvent appliquer des hausses de prix ou facturer des frais cachés lors du renouvellement du contrat ; il est donc important de bien comprendre les conditions tant du contrat initial que des renouvellements ultérieurs.
10. Pouvons-nous assister à une démonstration du système avant de nous engager ?
Même s'il n'y a pas d'essai gratuit, demandez au fournisseur s'il propose des démonstrations en ligne ou des vidéos présentant le logiciel. Cela vous permettra de mieux cerner les fonctionnalités du système et de voir dans quelle mesure il répond aux besoins de votre entreprise avant de vous engager.
Comment établir un budget pour les coûts d'un système ERP
Étape 1 : Évaluez les besoins de votre entreprise
Avant d'aborder la question des tarifs des progiciels de gestion intégrée (ERP), identifiez les besoins de votre entreprise. Définissez les fonctionnalités et les modules indispensables qui auront une incidence sur le coût global.
Étape 2 : Choisir le bon modèle tarifaire
Les éditeurs de progiciels de gestion intégrée (ERP) proposent généralement deux modèles de tarification : l'abonnement et la licence perpétuelle. Les formules d'abonnement sont plus avantageuses financièrement au départ, tandis que la licence perpétuelle implique un coût initial plus élevé, mais ne donne lieu à aucun frais récurrent.
Étape 3 : Estimer les coûts de mise en œuvre
Au-delà du logiciel lui-même, la mise en œuvre d'un ERP implique la configuration, la formation et l'intégration. Ces coûts peuvent parfois dépasser le coût du système ERP lui-même ; veillez donc à allouer les ressources nécessaires à l'ensemble du processus de mise en œuvre.
Étape 4 : Prendre en compte la maintenance et l'assistance continues
Les systèmes ERP nécessitent une maintenance continue pour les mises à jour, le dépannage et l'assistance technique. Veillez à prendre en compte ces coûts récurrents, qui varient en fonction du fournisseur et du système.
Étape 5 : Prendre en compte les coûts cachés
Les coûts cachés, tels que la migration des données, les personnalisations ou le matériel supplémentaire, peuvent avoir un impact considérable sur votre budget. Soyez proactif et identifiez ces dépenses dès le début afin d'éviter toute mauvaise surprise par la suite.
Calcul du retour sur investissement : un progiciel de gestion intégré (ERP) en vaut-il la peine ?
Le calcul du retour sur investissement (ROI) d’un système ERP est essentiel pour déterminer sa valeur à long terme. Concentrez-vous sur des aspects clés tels que les gains de temps, l’efficacité des processus et la réduction des coûts opérationnels. Un système ERP permet de rationaliser les flux de travail, de réduire les erreurs manuelles et d’améliorer la prise de décision, autant d’éléments qui contribuent à la réduction des coûts. De plus, en suivant les progrès réalisés en matière de productivité et de satisfaction client, vous pouvez mieux évaluer le retour sur investissement. En fin de compte, même si le coût initial est important, le potentiel de gains à long terme en fait souvent un investissement rentable.
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