Esta es una versión traducida de un artículo publicado originalmente en la revista PROCESS de Alemania.
Coca-Cola European Partners Alemania (CCEP DE) ha llevado la colaboración entre sus empleados de los departamentos de producción y logística a un nuevo nivel, y está consiguiendo mucho más que unos procesos más eficientes.
El mercado de las bebidas en Alemania es complejo. Dependiendo de su estilo de vida y del contexto, los clientes consumen refrescos en latas, botellas de PET o de vidrio de una amplia variedad de tamaños. Además, Coca-Cola European Partners Alemania (CCEP DE) cuenta con aproximadamente 325 000 clientes minoristas y del sector de la restauración en Alemania que esperan conceptos personalizados que se adapten a las nuevas tendencias del mercado y de los servicios, todo ello mientras embotella y vende 3 500 millones de litros de agua mineral y refrescos en Alemania cada año.
Esto plantea una serie de retos para los aproximadamente 7.000 empleados de CCEP DE. La complejidad de la cadena de suministro es cada vez mayor y las exigencias a las que se ve sometida la plantilla de producción y logística van en aumento.
«Es posible que tengamos que realizar cambios tres o más veces al día, además de los turnos de limpieza. Y cuanto más a menudo realizamos cambios, más aspectos debemos tener en cuenta a diario para mantener nuestros altos estándares de calidad del producto», explica Steffen Löser, que, como director de Procesos y Soluciones de CCEP DE, es responsable de los procesos de la cadena de suministro, el desarrollo y la estandarización en Alemania.
La asistencia digital como estrategia clave para el futuro
Como parte de su estrategia «Fit for Future», CCEP DE busca continuamente soluciones digitales, con el objetivo tanto de aliviar la carga de trabajo de los empleados como de reforzar la competitividad de la empresa. Uno de los pilares de esta estrategia desde 2018 son los asistentes digitales. Lo que por entonces era habitual en la organización comercial —la conexión en red de los empleados mediante dispositivos móviles— debía trasladarse a la planta de la tienda. Ya existían demandas por parte de la plantilla.
Tras una búsqueda exhaustiva de soluciones adecuadas en 2019, CCEP DE puso en marcha su primera prueba con Connected Worker® de Parsable. El objetivo era ayudar a los empleados directamente en su puesto de trabajo mediante instrucciones electrónicas y listas de comprobación interactivas. Mediante un smartphone o una tableta, podrían cumplir todas las especificaciones y normas y evitar errores. Esto también pondría fin a la transferencia manual de información de notas en papel a documentos electrónicos. «Aunque solo eliminemos el esfuerzo necesario de unas pocas horas a la semana, esto supone un ahorro de tiempo considerable a lo largo del año», destaca Löser.
Dejar de usar el papel mejora el flujo de información
Las sedes piloto de Parsable en Genshagen, Knetzgau, Lüneburg y Mannheim se centraron inicialmente en los procesos de limpieza, inspección y lubricación (CIL). Hasta entonces, las instrucciones se guardaban en papel, en carpetas de anillas. Los empleados confirmaban el trabajo realizado en listas en papel, que posteriormente se transferían, en parte, de forma manual a Excel para su documentación y elaboración de informes. En colaboración con expertos de Parsable, estos procedimientos basados en papel se transformaron en instrucciones basadas en imágenes y vídeos.
«En la aplicación Parsable, los empleados ya tienen acceso a las instrucciones cuando las necesitan. El trabajador marca las casillas, confirma que todo está hecho y, automáticamente, se registran todos los datos. Sin duda, el proceso se ha simplificado y agilizado», afirma Löser.
Desde la protección contra incendios hasta el mantenimiento
Tras las primeras experiencias positivas, CCEP DE amplió el uso de las instrucciones interactivas a otras áreas relacionadas con la producción. En la actualidad, Parsable se utiliza tanto en el mantenimiento como en la gestión de la calidad, el almacenamiento, el transporte y la distribución. Se comprueba tanto la seguridad de los trabajadores y de las estanterías como la protección contra incendios.
Uno de los casos de uso adicionales de Parsable son las rondas de inspección (Gemba Walks). Durante estas rondas, los responsables y los empleados comprueban el funcionamiento de las operaciones para detectar posibles anomalías. Si todo funciona correctamente, marcan la casilla correspondiente en la aplicación móvil de Parsable. En caso contrario, registran sus observaciones mediante fotos y vídeos dentro de la aplicación, informan directamente a los compañeros responsables y ponen en marcha de inmediato las medidas necesarias.
En el ámbito de la logística, actualmente se está implantando otro caso de uso de Parsable: la comprobación del estado técnico de los camiones de la empresa. Antes de que los conductores salgan del patio, deben comprobar que el vehículo no presente ningún fallo técnico. Si detectan algún defecto, Parsable les guía a lo largo del proceso de gestión de averías.
La facilidad de aprendizaje se une a la capacitación
Los resultados positivos en términos de relación coste-beneficio que ofrece el uso de Parsable no solo se deben a la optimización de los procesos, sino también a la reducción de las necesidades de familiarización y formación.
«Hemos podido demostrar que Parsable ahorra tiempo, sobre todo a los nuevos trabajadores de primera línea», afirma Löser. «Para comprobarlo, por ejemplo, le encargamos a uno de nuestros aprendices que realizara un cambio de máquina sin ayuda alguna, contando únicamente con las instrucciones digitales de Parsable. Lo hizo a la perfección e incluso más rápido de lo habitual». No solo los «nativos digitales» son capaces de ponerse en marcha rápidamente. Los empleados de más edad también consideran que la aplicación Parsable es intuitiva.
Implementar nuevos casos de uso con Parsable es fácil, ya que los administradores de CCEP DE no necesitan conocimientos de programación. Como resultado, según Löser, se han descubierto talentos sorprendentes en la organización: con el apoyo de Parsable, algunos empleados han desarrollado soluciones inteligentes con entusiasmo y destreza.
«Nos parece muy interesante. Eso significa que Parsable también actúa en cierta medida como catalizador para sacar a relucir el talento a nivel de departamento o de centro», afirma Löser. En ese sentido, también considera que la plataforma es una herramienta facilitadora. Para fomentar la creatividad y el intercambio entre los aproximadamente 30 administradores, CCEP DE ha creado una comunidad interna. Esta facilita la transferencia de buenas prácticas entre las distintas sedes, así como el desarrollo de nuevos casos de uso, con el apoyo del equipo de expertos de Parsable.
Uso controlado de los recursos
Paralelamente a su transformación digital, CCEP DE también está impulsando la cuestión de la sostenibilidad. El objetivo de la empresa es alcanzar la neutralidad climática para 2040. También en este ámbito, las herramientas digitales tienen un efecto positivo. El ahorro de papel es la medida más insignificante. Hay otros efectos mucho más significativos: por ejemplo, las listas de comprobación de arranque y parada de las líneas de producción ayudan a reducir el consumo de agua y electricidad, y a ahorrar energía en la generación de aire comprimido. Según Löser, «como realizamos todas las comprobaciones de forma fiable en Parsable, esto repercute positivamente en los costes y en los aspectos relacionados con la sostenibilidad».
«Parsable permite una documentación completa, ya que los datos de cada tarea se almacenan y pueden recuperarse cuando sea necesario», afirma Löser. Por supuesto, esto se haría en estrecha colaboración con los representantes de los trabajadores y los responsables de protección de datos, ya que el objetivo nunca es supervisar el rendimiento o el comportamiento de los empleados, sino garantizar una ejecución correcta y puntual, al tiempo que se identifican puntos de partida para la optimización de los procesos.
Contribución al buen funcionamiento de la cadena de suministro
Parsable Connected Worker® se utiliza actualmente en casi todas las 14 plantas embotelladoras alemanas de CCEP DE. Hay más de 400 usuarios que utilizan la aplicación de forma habitual, y la tendencia va en aumento, ya que se añaden constantemente nuevos casos de uso y unidades organizativas; por ejemplo, se ha incorporado la unidad de Operaciones de Bebidas Frías, responsable del mantenimiento técnico de los frigoríficos y el equipamiento de venta de Coca-Cola en el mercado.
Aunque la evolución de la COVID-19 ha dificultado hasta ahora cuantificar con cifras fiables los beneficios a largo plazo de Parsable, Löser considera desde hace tiempo que el programa de trabajadores conectados ha sido un éxito. «Teníamos grandes expectativas y, hasta la fecha, se han cumplido. También estamos muy satisfechos con la calidad del servicio prestado por el equipo de Parsable».
Concluye diciendo: «Parsable contribuye, sobre todo, a que nuestra cadena de suministro siga funcionando sin problemas a pesar de su creciente complejidad. Al fin y al cabo, podemos ver lo mucho que simplifica el trabajo diario de los empleados y, por lo tanto, qué buena acogida tiene».
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