Es sollte keine Überraschung sein, dass die Bedeutung von Papier in unserem Alltag rapide abnimmt. Dennoch nutzen viele Hersteller nach wie vor Stift und Papier, um die Vorgänge in der Fertigung zu dokumentieren. Laut einer im März 2021 veröffentlichten Studie von Parsable verlassen sich 79 % der Fabrikarbeiter nach wie vor auf papierbasierte Dokumentation und Checklisten , um Arbeitsabläufe zu verfolgen und mit ihrem Team zu kommunizieren.
Der Verzicht auf papierlose Fertigung ist aus mehreren Gründen problematisch, vor allem aber, weil er zu Verschwendung führt, kostspielig ist und die erfassten Daten oft nicht aktuell oder ungenau sind, da sie anfällig für menschliche Fehler sind.
Darüber hinaus ist die manuelle Berichterstattung auf Papier nicht „schlank“. Es handelt sich um eine Notlösung, die eingeführt wurde, weil die Technologie, die für einen optimalen Informationsaustausch zwischen Menschen und Systemen erforderlich ist, damals noch nicht verfügbar war. Und wenn Sie Ihr Team nicht mit den richtigen Werkzeugen ausstatten, dürfen Sie sich nicht wundern, wenn Sie scheitern – wenn es Ihnen nicht gelingt, den Durchsatz zu steigern, Audits zu bestehen und die nächste Generation von Mitarbeitern zu gewinnen.
Wahrscheinlich haben Sie Mitarbeiter an vorderster Front in Ihrer Fertigung, die stündlich oder vielleicht am Ende jeder Schicht Informationen auf Zettel notieren. Diese Daten werden dann auf ein Whiteboard oder eine Produktionstafel übertragen und anschließend in eine Tabellenkalkulation wie Excel eingegeben. Ein Betriebs- oder Werksleiter führt wahrscheinlich Berechnungen in der Tabellenkalkulation durch und erstellt einen Bericht, der an bestimmte Teammitglieder verteilt wird. Dies ist ein sehr manueller, zeitaufwändiger Prozess, der mit einem hohen Fehlerpotenzial behaftet ist.
Was wäre, wenn dieser gesamte Prozess keine zusätzliche Zeit in Anspruch nehmen würde? Was wäre, wenn es eine Möglichkeit gäbe, Informationen zwischen den Mitarbeitern und Systemen an vorderster Front auszutauschen?
Betrachtet man die Dynamik von Fertigungsprozessen und all die beteiligten Akteure, die erfolgreich zusammenarbeiten und Informationen austauschen müssen, so reichen die Vorteile einer papierlosen Umgebung weit über den Fertigungsbereich hinaus. Da Hersteller ständig nach Möglichkeiten suchen, Kosten zu senken und effizienter zu arbeiten, lautet die einfache Antwort darauf: auf papierlos umstellen.
Sie können einen Teil Ihrer Gemeinkosten einsparen, die Produktivität steigern und einen Beitrag zum Umweltschutz leisten. Die Umstellung auf papierloses Arbeiten mag zunächst wie eine gewaltige Aufgabe erscheinen, ist aber einfacher umzusetzen, als Sie denken.
Papierkram ist nicht nur lästig – er ist auch kostspielig
Papierkram ist nicht nur lästig, sondern auch ziemlich kostspielig. Und wenn man die Auswirkungen der Nutzung von Papier als Hauptmittel zur Informationsübermittlung von Mensch zu Mensch oder von Mensch zu System genauer betrachtet, stellt man fest, dass es dabei viele Ineffizienzen gibt:
- Verlorene Informationen – Selbst wenn Sie etwas auf Papier notieren, existiert es erst dann wirklich, wenn es in Ihr Erfassungssystem eingegeben wurde. Was passiert, wenn dieses Blatt Papier verloren geht, jemand es versehentlich wegwirft oder etwas darauf verschüttet wird? Die gesammelten Informationen sind dann praktisch nutzlos.
- Verminderte Verantwortlichkeit – Hersteller sehen sich bei der Verwendung von Papier häufig mit dem Problem des „Pencil Whipping“ konfrontiert – dabei wird eine Aufgabe oder Arbeit als erledigt dokumentiert, obwohl dies in Wirklichkeit nicht der Fall ist. Ohne die richtigen digitalen Tools, die die nötige Transparenz schaffen, um Verantwortlichkeit bzw. deren Fehlen zu erkennen, wird es weiterhin zu „Pencil Whipping“ kommen.
- Zunehmende Missverständnisse – Nehmen wir an, ein Mitarbeiter mit Kundenkontakt meldet ein Problem, doch aufgrund anderer Ineffizienzen im Arbeitsablauf geht diese Information verloren. Vielleicht kommt es zu einer langen Wartezeit. Oder es kann vorkommen, dass niemand bei der Person nachhakt, die das Problem gemeldet hat. Da diese Person weiß, dass ihre Stimme nicht gehört wurde, ist es weniger wahrscheinlich, dass sie in Zukunft Probleme anspricht. Welche Auswirkungen hat das auf die Arbeitsmoral der Mitarbeiter?
- Ineffiziente Prozesse – Die Arbeitsabläufe, auf denen papierbasierte Verfahren, Formulare, Audits, Checklisten und Inspektionen beruhen, weisen zahlreiche Lücken und Möglichkeiten für Fehler auf. Hinzu kommen viele manuelle Prozesse, die dies unterstützen. Aufgaben werden oft isoliert und losgelöst von den nachfolgenden Aktivitäten erledigt, die noch durchgeführt werden müssen. Letztendlich führt dies aus Sicht der schlanken Produktion zu Verschwendung, sei es durch überflüssige Bewegungen, Transportwege, Wartezeiten oder anderes.
- Irrelevante Daten – Wenn Sie Informationen auf Papier festhalten, erfassen Sie damit eigentlich keine Daten. Es ist sehr aufwendig, diese auf Papier dokumentierten Informationen in einen Systemdatensatz für die Berichterstellung zu übertragen. Die Haltbarkeit von Daten ist relativ kurz, und ihr Wert kann verfallen, noch bevor Sie überhaupt etwas damit anfangen können.
- Verschwendete Zeit – Wie ist es, wenn man zu viel Papierkram hat? Das Zusammenstellen aller Formulare, Checklisten, Audits und Inspektionen, die erstellt und durchgeführt werden, ist ein mühsamer Prozess. Doch dann muss man diese Informationen noch in eine Excel-Tabelle eingeben und daraus einen Bericht oder ein Dashboard erstellen. Wie lange dauert das alles? Und denken Sie nur an all die Zeit, die dabei verschwendet wird.
Diese Ineffizienzen sind nicht nur lästig, sondern wirken sich auch negativ auf Ihre Fertigungsabläufe aus. Durch langsame, manuelle, papierbasierte Prozesse geht wertvolle Zeit verloren. Dies wirkt sich wiederum direkt auf die Zeit aus, die zur Behebung von Mängeln, Gefahren und Problemen benötigt wird. Dadurch steigt das Risiko – das Risiko von ungeplanten Stillständen, ungeplanten Ausfallzeiten, Sicherheitsvorfällen und Qualitätsmängeln.
Der Einsatz von Papier wirkt sich auf Ihre gesamten Betriebsabläufe aus und beeinflusst den Durchsatz, die Erstausbeute (FPY), die Betriebszeit, die Ausfallhäufigkeitsrate (LTFR) und vieles mehr. Erfahren Sie, wie Sie Transparenz, Rückverfolgbarkeit und Verantwortlichkeit in der Fertigung erreichen können.
Der ROI der papierlosen Fertigung
Welche Vorteile und Einsparungen können Sie von einer papierlosen Fabrik erwarten, wenn Sie Redundanzen, Verschwendung und die Zeit bis zur Markteinführung vermeiden? Die folgenden Bereiche lassen sich aufgrund inhärenter Ineffizienzen nicht umsetzen, was sich letztendlich auf Ihr Geschäftsergebnis auswirkt.
Lesen Sie weiter und erfahren Sie, welche Vorteile die Umstellung auf papierloses Arbeiten für Ihre Fertigungsabläufe mit sich bringt.
Schnellere Berichterstattung bedeutet schnellere Reaktion
Die „Connected Worker“-Technologie verbindet Mitarbeiter an vorderster Front mit Menschen, Informationen, Systemen und Maschinen, um Produktivität, Qualität und Sicherheit zu verbessern. Sie ermöglicht tiefgreifendere Einblicke, die als Grundlage für die nächsten Schritte innerhalb eines Arbeitsprozesses dienen, Muster erkennen und Ergebnisse vorhersagen – und so letztlich eine kontinuierliche Verbesserung vorantreiben.
Einer der Schlüssel zu Ihrem Erfolg als Werks- oder Betriebsleiter ist das umfassende Verständnis der erfassten Fertigungsdaten. In einer papierlosen Umgebung sind die Erfassung und Analyse von Daten wesentlich einfacher. Durch vernetztes Arbeiten können Sie das Berichtswesen verbessern und die Daten erhalten, die Sie zur Analyse von Trends benötigen. Ihr Team erfasst wichtige Datenpunkte während der Arbeit, was Ihnen (als Führungskraft) ermöglicht, wesentlich schneller auf Trends in den Bereichen Sicherheit, Qualität und Leistung zu reagieren. Es kommt zu weniger Verzögerungen zwischen dem Zeitpunkt, zu dem ein Problem – wie beispielsweise ein ungeplanter Maschinenstillstand (sehen Sie sich diese interessanten Statistiken zu Ausfallzeiten an) – gemeldet wird, und dem Zeitpunkt, zu dem es behoben wird.
Durch die Automatisierung der Daten- und Informationsweitergabe von der operativen Ebene an geschäftskritische Systeme und Management-Dashboards verbringen Sie weniger Zeit mit der Erstellung von Berichten und haben mehr Zeit, die Betriebsabläufe zu verbessern. So können Sie am Ende des Tages sicherstellen, dass Sie auf optimalem Niveau produzieren, Ihr Team sicher ist und die Qualität Ihres Produkts den geforderten Spezifikationen entspricht.
Ermitteln Sie die tatsächlichen Durchlaufzeiten
Ihre tatsächliche Zykluszeit und Ihre reale Zykluszeit unterscheiden sich wahrscheinlich voneinander.
Es kann schwierig sein, den tatsächlichen Durchlaufzeit eines Teils von der ersten Fertigung bis zur Fertigstellung genau einzuschätzen. Sie kennen zwar Ihre Konstanten – also die Leistung, für die die Maschinen zur Herstellung des Teils oder Produkts ausgelegt sind. Doch zur Herstellung eines Teils gehört mehr als nur die Leistung der Maschine.
Dazu gehören die Einrichtung der verschiedenen Maschinen in der Produktionslinie für den Lauf, Umrüstvorgänge zwischen verschiedenen Produkten sowie autonome Instandhaltungsmaßnahmen, die sich auf den Output auswirken können. Die Erreichung der tatsächlichen Taktzeiten und die Produktion mit der idealen Durchsatzrate hängen von den Aufgaben ab, die Bediener oder Mechaniker tagtäglich ausführen. In einer papierbasierten Umgebung besteht die einzige Möglichkeit, diese Variable in die Berechnung der tatsächlichen Taktzeit einzubeziehen, darin, die Papierunterlagen sowie die von Ihrem Team festgehaltenen Daten und Uhrzeiten zu überprüfen. Doch auch hier gilt: Diese Informationen sind möglicherweise nicht immer korrekt.
Im Rahmen der vernetzten Arbeit sind die Daten, die hinter menschlichen Aktivitäten stehen, leicht zugänglich. Jedes Mal, wenn eine Aktion durchgeführt wird, kann eine mobile App detaillierte Datenpunkte erfassen, beispielsweise wer was wann und wie getan hat – diese Informationen sind entscheidend, um das „Warum“ des Arbeitsablaufs zu verstehen. Anhand dieser Daten können Sie umfassende Zeitstudien für wichtige Aktivitäten erstellen, die Ihnen helfen, Möglichkeiten zur wirkungsvollen und nachhaltigen Verbesserung alltäglicher Prozesse aufzudecken.
Dieser Ansatz hat es Herstellern ermöglicht, spezifische Schulungsbedürfnisse zu ermitteln, die auf Leistungstrends, Möglichkeiten zur Verbesserung von Arbeitsabläufen und häufigen Hindernissen, die die Leistung beeinträchtigen, basieren. Bislang war die einzige Möglichkeit, solche Erkenntnisse zu gewinnen, die Durchführung eines Workshops, bei dem interne Teams oder sogar Berater die Mitarbeiter akribisch beobachteten und jede Aufgabe sowie jedes Hindernis notierten – ein Verfahren, das keineswegs effizient oder präzise war.
Indem Sie die Auswirkungen des menschlichen Faktors auf die Produktion verstehen und berücksichtigen, erhalten Sie einen genaueren Einblick in die tatsächlichen Durchlaufzeiten, was es Ihnen wiederum ermöglicht, Ihre Lean-Ziele in die Praxis umzusetzen.
Auf diese Weise können Sie die voraussichtlichen Fertigstellungstermine für die Zyklen besser einschätzen und letztendlich Bereiche analysieren, in denen Verbesserungsbedarf besteht, um die Gesamtzykluszeiten zu verkürzen – denn Sie haben Zugriff auf all diese wertvollen Daten.
Abfallverringerung
Verschwendung in der Fertigung wird auch als „Muda“ bezeichnet – ein japanischer Begriff, der Verschwendung, Nutzlosigkeit und Sinnlosigkeit bedeutet. Inzwischen ist leicht nachvollziehbar, inwiefern Papier eine Verschwendung darstellt, und die Reduzierung Ihres Papierverbrauchs ist der erste Schritt, um Verschwendung zu verringern und einen schlankeren Ansatz zu verfolgen.
Neben Papierabfällen sehen sich viele Hersteller täglich mit Produktabfällen konfrontiert. Unternehmen verfügen über Qualitätskontrollen und Systeme, um sicherzustellen, dass die Produkte, die ihr Werk verlassen, bestimmte Spezifikationen erfüllen und eine gleichbleibende Qualität aufweisen. Oftmals stützen sich die in das System integrierten Qualitätskontrollen jedoch auf Unterlagen und Änderungen an diesen Dokumenten. In einer papierbasierten Arbeitsumgebung kommt es leicht zu Fehlern, und es werden falsche Änderungen oder Qualitätsspezifikationen erfasst. Die Folge ist Verschwendung.
In einer papierlosen Umgebung können Sie solche Fehler von vornherein vermeiden. Vernetzte Arbeitsabläufe kommen Ihrem Unternehmen sowohl hinsichtlich der Arbeitsqualität als auch der Qualität der Endprodukte zugute. Indem Sie Daten darüber erfassen, wie die Arbeit an der Basis ausgeführt wird, und die Standardarbeitsanweisungen (SOPs) dynamisch aktualisieren, sind Sie in der Lage, Qualitätsinitiativen proaktiv zu pflegen und in Ihrer gesamten Fertigungsorganisation umzusetzen.
Durch die Digitalisierung und die Festlegung bestimmter Schritte in einer SOP wird die Qualität in allen Teams und an allen Standorten stets einheitlich gewährleistet, und es entsteht eine aktuellere Dokumentation, auf die leicht zurückgegriffen werden kann. Dies ist für alle Teammitglieder besonders wichtig, um sicherzustellen, dass Informationen zu Schulungen und zur Qualitätssicherung digital zugänglich sind. Digitalisierte SOPs können zentral gepflegt werden; Änderungen an Arbeitsanweisungenlassen sich spontan vornehmen und anschließend schnell an allen Standorten einführen. Das Ergebnis: bessere Schulungen, qualitativ hochwertigere Ergebnisse und weniger Ausschuss.
Papierlose Fertigung und die Rolle der vernetzten Arbeit
Die Umstellung auf eine papierlose Arbeitsumgebung ist für viele Hersteller, die an alten Gewohnheiten festhalten, ein großer Schritt – doch sie lässt sich nicht länger ignorieren. Unternehmen, die sich weigern, auf digitale Arbeitsabläufe umzusteigen, laufen Gefahr, den Anschluss zu verlieren. In der Parsable-Studie vom März äußerten fast drei Viertel der Mitarbeiter an vorderster Front (72 %) keine Bedenken hinsichtlich der Nutzung digitaler Tools am Arbeitsplatz; sie wünschen sich Zugang zu digitaler Technologie, um ihre Arbeit bestmöglich zu erledigen, und Unternehmen, die die digitale Lücke nicht schließen, laufen Gefahr, Talente zu verlieren.
Warum sollten Sie weiterhin handschriftliche Notizen auswerten, vor einem Whiteboard stehen oder Excel-Tabellen durchsehen, um zu verstehen, was in Ihrer Fertigung vor sich geht? Der Verzicht auf Papierdokumente beseitigt Verschwendung, nicht wertschöpfende Zeiten und potenzielle Fehler, die in Ihren Fertigungsprozessen ständig auftreten. Er bietet Ihnen die Möglichkeit, die operative Exzellenzzu verbessern und Ihr derzeit wertvollstes Kapital zu nutzen – Ihre Mitarbeiter. Sie sind die Triebkräfte des Wandels, die in Ihrer papierlosen Fertigungsumgebung für kontinuierliche Verbesserung und Zusammenarbeit sorgen werden.
Wir haben alles, was Sie brauchen, um den Umstieg auf digitale Prozesse zu vereinfachen. Parsable bietet einen vereinfachten Ansatz zur Digitalisierung von Abläufen und sorgt so für mehr Produktivität und betriebliche Effizienz. Machen Sie noch heute den ersten Schritt.
