Det burde ikke komme som noen overraskelse at papirets rolle i hverdagen vår raskt avtar. Mange produsenter bruker imidlertid fortsatt penn og papir for å registrere hva som skjer i verkstedet. Ifølge en Parsable-studie publisert i mars 2021, er 79 % av fabrikkarbeiderne fortsatt avhengige av papirbasert dokumentasjon og sjekklister for å spore arbeid og kommunisere med teamet sitt.

Det er problematisk av flere årsaker at man ikke klarer å ta i bruk papirløs produksjon, men først og fremst fordi det fører til avfall, det er kostbart, og dataene som samles inn er ofte ikke rettidige eller nøyaktige fordi de er utsatt for menneskelige feil. 

I tillegg til dette er manuell papirrapportering ikke effektiv. Det er en løsning som ble implementert fordi teknologien som trengs for å støtte den ideelle overføringen av informasjon mellom mennesker og systemer ikke var tilgjengelig på den tiden. Og hvis du ikke utstyrer teamet ditt med de riktige verktøyene, kan du ikke bli overrasket når du mislykkes – ikke klarer å øke gjennomstrømningen, bestå revisjoner og rekruttere neste generasjon medarbeidere.

Sannsynligvis har du frontlinjearbeidere på fabrikkgulvet som skriver ned informasjon på papirlapper hver time, eller kanskje på slutten av hvert skift. Disse dataene overføres deretter til en tavle eller produksjonstavle og legges inn i et regneark, som Excel. En drifts- eller fabrikkleder utfører sannsynligvis beregninger i regnearket og lager en rapport som distribueres til bestemte teammedlemmer. Dette er en svært manuell, tidkrevende prosess og er full av potensial for feil. 

Hva om hele den prosessen ikke tok ekstra tid? Hva om det fantes en måte å overføre informasjon mellom mennesker og systemer i frontlinjen? 

Når man ser på den dynamiske naturen til produksjonsoperasjoner og alle involverte interessenter som trenger å samarbeide og dele informasjon på en vellykket måte, strekker fordelene med et papirløst miljø seg utover fabrikkgulvet. Ettersom produsenter kontinuerlig ser etter måter å kutte kostnader og drive mer effektivt, er det enkle svaret på det: å bli papirløs.

Du kan eliminere deler av driftskostnadene dine, forbedre produktiviteten og hjelpe miljøet. Å bli papirløs kan virke som en skremmende oppgave, men det er enklere å implementere enn du tror. 

Papirarbeid er ikke bare smertefullt – det er kostbart

Papirarbeid er ikke bare en ulempe; det er faktisk ganske kostbart. Og når du undersøker virkningen av å bruke papir som din viktigste måte å overføre informasjon fra person til person eller person til system, vil du oppdage at det er mye ineffektivitet: 

• Tapt informasjon – Hvis du skriver noe ned på papir, eksisterer det fortsatt ikke før det registreres i systemet ditt. Hva om arket blir borte, noen kaster det ved et uhell, eller noe søles på det? Informasjonen som samles inn er i praksis ubrukelig. 
• Redusert ansvarlighet – Produsenter støter ofte på problemet med blyantpisking når de bruker papir – det er når noen dokumenterer at en oppgave eller et arbeid ble fullført når det i virkeligheten ikke ble det. Uten de riktige digitale verktøyene på plass for å få den nødvendige oversikten til å forstå ansvarlighet eller mangel på sådan, vil blyantpisking fortsette å forekomme.
• Økt miskommunikasjon – La oss si at en ansatt i frontlinjen tar opp et problem på grunn av annen ineffektivitet i arbeidsflyten, og at informasjonen går tapt. Kanskje det er lang ventetid. Eller det kan være slik at ingen følger opp med personen som tok opp problemet. Da er det mindre sannsynlig at de varsler problemer i fremtiden, vel vitende om at stemmen deres ikke ble hørt. Hvilken innvirkning har det på de ansattes moral?
• Ineffektive prosesser – Arbeidsflytene som papirbaserte prosedyrer, skjemaer, revisjoner, sjekklister og inspeksjoner er avhengige av, har mange hull og muligheter for sammenbrudd. Og det er mange manuelle prosesser som støtter dette. Oppgaver fullføres ofte isolert og isolert fra påfølgende aktiviteter som må utføres. Til syvende og sist, fra et lean produksjonsperspektiv, fører dette til svinn, enten det er overflødig bevegelse, transport, ventetider eller mer. 
• Irrelevante data – Når du registrerer informasjon på papir, samler du faktisk ikke inn data. Det krever mye arbeid å dokumentere denne informasjonen på papir og legge den inn i en systempost for rapportering. Dataenes holdbarhet er relativt kort, og verdien kan utløpe før du i det hele tatt gjør noe med dem.
• Bortkastet tid – Hvordan er det å ha for mye papirarbeid? Det er en møysommelig prosess å samle alle skjemaene, sjekklistene, revisjonene og inspeksjonene som opprettes og utføres. Men så må du ta denne informasjonen, legge den inn i et Excel-regneark og kunne lage en rapport eller et dashbord. Hvor lang tid tar alt dette? Og tenk på all tiden som er bortkastet underveis.

Disse ineffektivitetene er ikke bare upraktiske; de ​​påvirker produksjonsdriften negativt. Tid går tapt på langsomme, manuelle papirbaserte prosesser. Som et resultat påvirker dette direkte tiden det tar å løse feil, farer og problemer. Det øker risikoen – risikoen for uplanlagte stopp, uplanlagt nedetid, sikkerhetshendelser og kvalitetsfeil.

Bruk av papir påvirker den generelle driften, og påvirker gjennomstrømning, førstegangsutbytte (FPY), oppetid, tapt tidsfrekvens (LTFR) og mye mer. Lær hvordan du oppnår synlighet, sporbarhet og ansvarlighet i produksjonen.

Avkastningen på papirløs produksjon

Hvilke fordeler og besparelser kan du forvente fra en papirløs fabrikk, ettersom du eliminerer overflødigheter, svinn og tid til marked? Hvert av områdene nedenfor kan ikke oppnås på grunn av iboende ineffektivitet, noe som til syvende og sist påvirker bunnlinjen. 

Fortsett å lese for å finne ut hvordan det å bli papirløs er gunstig for produksjonsvirksomheten din.

Raskere rapportering betyr raskere respons

Tilkoblet arbeidstakerteknologi kobler frontlinjearbeidere til mennesker, informasjon, systemer og maskiner for å forbedre produktivitet, kvalitet og sikkerhet. Den gir et dypere lag med innsikt som informerer om neste trinn i en arbeidsprosess, identifiserer mønstre og forutsier resultater – noe som til syvende og sist driver kontinuerlig forbedring.

En av nøklene til suksess som fabrikk- eller driftsleder er å forstå produksjonsdataene som samles inn fullt ut. I et papirløst miljø er det mye enklere å samle inn og analysere data. Med tilkoblet arbeid kan du forbedre rapporteringen og få dataene du trenger for å analysere trender. Teamet ditt registrerer kritiske datapunkter etter hvert som de fullfører arbeidet sitt, noe som gir deg (som leder) muligheten til å reagere mye raskere på sikkerhets-, kvalitets- og ytelsestrender. Du vil ha færre forsinkelser mellom når et problem, som uplanlagt nedetid for en maskin ( sjekk vår interessante statistikk om nedetid ), rapporteres og når det håndteres. 

Ved å automatisere overføringen av data og informasjon fra frontlinjen til forretningskritiske systemer og administrasjonsdashboards, bruker du mindre tid på å lage rapporter og mer tid på å forbedre driften. Dette vil hjelpe deg med å sørge for at du til syvende og sist produserer på et optimalt nivå, at teamet ditt er trygt, og at kvaliteten på produktet ditt oppfyller de nødvendige spesifikasjonene. 

Få tilgang til ekte syklustider

Din faktiske syklustid og din faktiske syklustid er sannsynligvis forskjellige.

Det kan være vanskelig å måle den sanne syklusen for en del nøyaktig fra den første produksjonen av varen til den er ferdig. Du vet hva konstantene dine er – hastigheten som maskinene ble bygget med for å produsere delen eller produktet. Men det er mer å produsere en del enn bare hva maskinen gjør. 

Det er oppsettet av de forskjellige maskinene på linjen for kjøringen, overgangsaktiviteter mellom ett produkt og et annet, og autonome vedlikeholdsaktiviteter som kan påvirke produksjonen. Å realisere sanne syklustider og produsere med ideell kjørehastighet avhenger av oppgavene som operatører, eller mekanikere, utfører hver eneste dag. I et papirbasert miljø er den eneste måten å ta hensyn til denne variabelen i den sanne syklustidsligningen å se på papirsporet, de registrerte datoene og klokkeslettene av teamet ditt. Men igjen, den informasjonen er kanskje ikke alltid nøyaktig. 

Med tilkoblet arbeid er dataene bak menneskelig aktivitet lett tilgjengelige. Hver gang en handling utføres, kan en mobilapp logge detaljerte datapunkter som hvem som gjorde hva, når og hvordan – noe som er avgjørende for å forstå «hvorfor» kjøringen. Dataene lar deg sette sammen omfattende tidsstudier for kritiske aktiviteter som hjelper deg med å avdekke muligheter til å forbedre hverdagsprosesser på effektive og bærekraftige måter. 

Denne tilnærmingen har gjort det mulig for produsenter å identifisere spesifikke opplæringsbehov basert på ytelsestrender, muligheter for å forbedre arbeidsflyter og vanlige hindringer som påvirker ytelsen. Tidligere var den eneste måten å få slik innsikt å arrangere et verksted der interne team eller til og med konsulenter nøye observerte arbeidere og noterte hver oppgave og hindring som ble observert – ikke en veldig effektiv eller nøyaktig prosess i det hele tatt.

Ved å forstå og ta hensyn til den menneskelige påvirkningen på produksjonen, vil du få et mer nøyaktig bilde av faktiske syklustider, noe som ytterligere gjør det mulig for deg å realisere dine mål for lean-drift.

Dette lar deg bedre estimere forventede sluttdatoer for sykluser, og til syvende og sist kan du analysere områder som trenger forbedring for å redusere den totale syklustiden – fordi du har tilgang til alle disse utrolige dataene.

Reduksjon i avfall

Avfall i produksjon er også kjent som «Muda», som er det japanske ordet som betyr sløsing, nytteløshet og nytteløshet. Det er lett å forstå nå hvor sløsende papir er, og å redusere papiravtrykket er det første skrittet i å kutte ned på avfall og ta i bruk en mer effektiv tilnærming. 

I tillegg til papiravfall, står mange produsenter overfor varer som går til spille daglig. Bedrifter har kvalitetskontroller og systemer på plass for å sikre at produktene som forlater anlegget deres oppfyller en viss spesifikasjon og at det er konsistens i kvaliteten. Men ofte er kvalitetskontrollene som er innebygd i systemet avhengige av dokumentasjon og revisjoner av disse dokumentene. Når du lever i et papirbasert miljø, skjer det feil og feil revisjoner eller kvalitetsspesifikasjoner blir registrert. Resultatet er avfall. 

I et papirløst miljø kan du forhindre at disse feilene skjer i utgangspunktet. Tilkoblet arbeid hjelper organisasjonen din både når det gjelder arbeidskvalitet og sluttproduktkvalitet. Og ved å samle inn data om hvordan arbeidet utføres i frontlinjen, og du kan dynamisk oppdatere standard driftsprosedyrer (SOP-er), kan du proaktivt opprettholde og implementere kvalitetsinitiativer på tvers av hele produksjonsorganisasjonen.

Ved å digitalisere og fremheve spesifikke trinn i en SOP blir kvaliteten konsistent på tvers av team og lokasjoner hver gang, og det muliggjør mer oppdatert dokumentasjon som er lett å referere til. Dette er spesielt viktig for alle teammedlemmer for å sikre at riktig opplæring og kvalitetssikringsinformasjon er digitalt tilgjengelig. Digitaliserte SOP-er kan vedlikeholdes sentralt, revisjoner av arbeidsinstruksjoner kan gjøres underveis, og deretter raskt rulles ut på tvers av alle lokasjoner. Resultatet: bedre opplæring, resultater av høyere kvalitet og reduksjon i kassasvinn.

Papirløs produksjon og rollen til tilkoblet arbeid

Behovet for et papirløst miljø er et stort skritt for mange produsenter som holder seg til gamle vaner – men det kan ikke lenger ignoreres. Bedrifter som nekter å omfavne et digitalt miljø risikerer å sakke akterut. I Parsable-studien fra mars uttrykte nesten tre fjerdedeler av frontlinjearbeiderne (72 %) ingen bekymringer om bruk av digitale verktøy på arbeidsplassen. De ønsker tilgang til digital teknologi for å kunne prestere best mulig i jobbene sine, og selskaper som ikke tetter det digitale gapet, risikerer å miste talenter. 

Hvorfor fortsette å analysere håndskrevne notater, stå foran en tavle eller se på Excel-regneark for å forstå hva som skjer i produksjonsmiljøet ditt? Å bli kvitt papirarbeid eliminerer sløsing, tid uten verdiskapning og potensielle feil som stadig oppstår i produksjonsvirksomheten. Det gir deg potensialet til å forbedre driftsfortreffelighet og utnytte din viktigste ressurs i dag – menneskelige arbeidere. De er endringsagenter som vil drive kontinuerlig forbedring og samarbeid i ditt papirløse produksjonsmiljø.

---

Vi har alt du trenger for å gjøre det enkelt å bli digital. Parsable tilbyr en forenklet tilnærming til digitalisering av prosedyrer for høyere produktivitet og driftseffektivitet. Ta ditt første skritt i dag.