Il n’est guère surprenant que le rôle du papier dans notre quotidien soit en train de diminuer rapidement. Cependant, de nombreux fabricants continuent d’utiliser le stylo et le papier pour consigner ce qui se passe dans leurs ateliers. Selon une étude de Parsable publiée en mars 2021, 79 % des ouvriers d’usine s’appuient encore sur des documents et des listes de contrôle papier pour suivre leur travail et communiquer avec leur équipe.

Ne pas adopter la fabrication sans papier pose problème pour plusieurs raisons, mais surtout parce que cela engendre du gaspillage, que cela coûte cher et que les données collectées ne sont souvent ni actualisées ni précises, car elles sont sujettes à l'erreur humaine. 

De plus, les rapports papier remplis à la main ne relèvent pas du « lean ». Il s’agit d’une solution de contournement qui a été mise en place parce que la technologie nécessaire pour assurer un transfert optimal d’informations entre les personnes et les systèmes n’était pas disponible à l’époque. Et si vous ne dotez pas votre équipe des outils adéquats, vous ne devez pas vous étonner d’échouer : vous ne parviendrez pas à augmenter le rendement, à passer les audits ni à recruter la prochaine génération de collaborateurs.

Il y a de fortes chances que, dans votre usine, des employés de première ligne notent des informations sur des bouts de papier, toutes les heures ou peut-être à la fin de chaque poste. Ces données sont ensuite reportées sur un tableau blanc ou un tableau de production, puis saisies dans un tableur, comme Excel. Un responsable des opérations ou un directeur d'usine effectue probablement des calculs dans ce tableur, puis établit un rapport qui est distribué à certains membres de l'équipe. Il s'agit d'un processus très manuel, chronophage et source de nombreuses erreurs potentielles. 

Et si tout ce processus ne prenait pas de temps supplémentaire ? Et s'il existait un moyen de transférer des informations entre les personnes et les systèmes sur le terrain ? 

Lorsque l'on considère la nature dynamique des opérations de fabrication et l'ensemble des parties prenantes impliquées, qui doivent collaborer et partager efficacement leurs informations, les avantages d'un environnement sans papier s'étendent bien au-delà de l'atelier. Alors que les industriels cherchent sans cesse des moyens de réduire leurs coûts et d'améliorer leur efficacité, la solution la plus simple consiste à passer au zéro papier.

Vous pouvez réduire une partie de vos frais généraux, améliorer votre productivité et contribuer à la protection de l'environnement. Passer au zéro papier peut sembler une tâche ardue, mais c'est plus facile à mettre en œuvre que vous ne le pensez. 

La paperasse n'est pas seulement pénible, elle coûte cher

La paperasse n'est pas seulement une source de désagréments ; elle coûte en réalité très cher. Et lorsque l'on examine l'impact du recours au papier comme principal moyen de transfert d'informations d'une personne à une autre ou d'une personne à un système, on constate qu'il existe de nombreuses sources d'inefficacité : 

• Informations perdues – Même si vous notez quelque chose sur papier, cette information n'existe pas tant qu'elle n'a pas été saisie dans votre système d'archivage. Que se passerait-il si cette feuille de papier venait à se perdre, si quelqu'un la jetait par inadvertance ou si elle était tachée ? Les informations recueillies seraient alors totalement inutiles. 
• Baisse de la responsabilisation – Les fabricants sont souvent confrontés au problème du « pencil whipping » lorsqu’ils utilisent des supports papier : il s’agit du fait qu’une personne indique qu’une tâche ou un travail a été réalisé alors qu’en réalité ce n’est pas le cas. Sans outils numériques adaptés permettant d’obtenir la visibilité nécessaire pour comprendre qui est responsable ou qui ne l’est pas, ce type de pratique continuera de se produire.
• Augmentation des malentendus – Imaginons qu’un employé de première ligne soulève un problème et que, en raison d’autres inefficacités dans le flux de travail, cette information se perde. Il se peut qu’il y ait un temps d’attente très long. Ou bien, il se peut que personne n’assure le suivi auprès de la personne qui a soulevé le problème. Cette personne sera alors moins encline à signaler des problèmes à l’avenir, sachant que sa voix n’a pas été entendue. Quel impact cela a-t-il sur le moral des employés ?
• Processus inefficaces – Les flux de travail sur lesquels reposent les procédures, formulaires, audits, listes de contrôle et inspections sur support papier comportent de nombreuses lacunes et sources de défaillance. Et cela s’accompagne d’une multitude de processus manuels. Les tâches sont souvent réalisées de manière isolée et coupées des activités suivantes qui doivent être menées. En fin de compte, du point de vue de la production allégée, cela entraîne du gaspillage, qu’il s’agisse de mouvements superflus, de déplacements, de temps d’attente ou autres. 
• Données non pertinentes – Lorsque vous consignez des informations sur papier, vous ne collectez pas réellement de données. Il faut beaucoup d'efforts pour transformer ces informations consignées sur papier en données enregistrées dans un système en vue de la production de rapports. La durée de vie des données est relativement courte, et leur valeur peut s'épuiser avant même que vous n'ayez eu l'occasion de les exploiter.
• Temps perdu – Qu’est-ce que cela fait d’avoir trop de paperasse ? Regrouper tous les formulaires, listes de contrôle, audits et inspections créés et réalisés est un processus fastidieux. Mais ensuite, il faut encore récupérer ces informations, les saisir dans un tableur Excel et être capable de créer un rapport ou un tableau de bord. Combien de temps tout cela prend-il ? Et pensez à tout le temps perdu en cours de route.

Ces inefficacités ne sont pas seulement gênantes ; elles ont un impact négatif sur vos opérations de fabrication. Du temps est perdu dans des processus manuels, lents et basés sur le papier. Cela se répercute donc directement sur le temps nécessaire pour résoudre les défauts, les risques et les problèmes. Cela augmente les risques : risques d’arrêts imprévus, de temps d’arrêt imprévus, d’incidents de sécurité et de défauts de qualité.

L'utilisation du papier a des répercussions sur l'ensemble de vos opérations, notamment sur le débit, le rendement dès le premier passage (FPY), la disponibilité des équipements, le taux de fréquence des temps d'arrêt (LTFR) et bien d'autres aspects encore. Découvrez comment garantir la visibilité, la traçabilité et la responsabilisation dans le secteur de la fabrication.

Le retour sur investissement de la fabrication sans papier

Quels sont les avantages et les économies que vous pouvez espérer tirer d'une usine sans papier, en éliminant les redondances, le gaspillage et les délais de mise sur le marché ? Chacun des domaines ci-dessous ne peut être optimisé en raison d'inefficacités inhérentes, ce qui, au final, affecte votre résultat net. 

Poursuivez votre lecture pour découvrir en quoi le passage au zéro papier peut être bénéfique pour vos activités de production.

Une communication plus rapide permet une réaction plus rapide

Les technologies destinées aux travailleurs de terrain permettent de mettre ces derniers en relation avec les personnes, les informations, les systèmes et les machines, afin d’améliorer la productivité, la qualité et la sécurité. Elles offrent une analyse plus approfondie qui permet de définir les prochaines étapes d’un processus de travail, d’identifier des tendances et de prévoir les résultats, favorisant ainsi une amélioration continue.

L’une des clés de votre réussite en tant que responsable d’usine ou d’exploitation réside dans la compréhension approfondie des données de production collectées. Dans un environnement sans papier, la collecte et l’analyse des données sont nettement plus faciles. Grâce au travail connecté, vous pouvez améliorer le reporting et obtenir les données dont vous avez besoin pour analyser les tendances. Votre équipe saisit les données essentielles au fur et à mesure qu’elle accomplit son travail, ce qui vous permet (en tant que responsable) de réagir beaucoup plus rapidement aux tendances en matière de sécurité, de qualité et de performance. Vous constaterez une réduction des délais entre le moment où un problème, tel qu’un arrêt imprévu d’une machine (consultez ces statistiques intéressantes sur les temps d’arrêt), est signalé et celui où il est résolu. 

En automatisant le transfert des données et des informations depuis le terrain vers les systèmes stratégiques de l'entreprise et les tableaux de bord de gestion, vous consacrez moins de temps à l'élaboration de rapports et davantage à l'amélioration des opérations. Cela vous permettra de vous assurer, en fin de journée, que votre production atteint un niveau optimal, que votre équipe est en sécurité et que la qualité de votre produit répond aux spécifications requises. 

Évaluez les temps de cycle réels

Votre temps de cycle réel et votre temps de cycle effectif sont probablement différents.

Il peut être difficile d'évaluer avec précision la durée réelle du cycle de fabrication d'une pièce, depuis le début de la production jusqu'à son achèvement. Vous connaissez vos constantes : la cadence à laquelle les machines ont été conçues pour produire la pièce ou le produit. Mais la fabrication d'une pièce ne se résume pas uniquement à ce que fait la machine. 

Il y a la configuration des différentes machines sur la ligne pour la production, les opérations de changement de série d’un produit à l’autre, ainsi que les activités de maintenance autonome qui peuvent avoir un impact sur la production. La détermination des temps de cycle réels et la production au rythme idéal dépendent des tâches que les opérateurs ou les mécaniciens effectuent chaque jour. Dans un environnement papier, la seule façon de prendre en compte cette variable dans le calcul de votre temps de cycle réel est de consulter les documents papier, c'est-à-dire les dates et heures consignées par votre équipe. Mais là encore, ces informations ne sont pas toujours exactes. 

Grâce au travail connecté, les données sous-jacentes à l’activité humaine sont facilement accessibles. Chaque fois qu’une action est effectuée, une application mobile peut enregistrer des données détaillées, telles que qui a fait quoi, quand et comment – des informations essentielles pour comprendre le « pourquoi » de cette action. Ces données vous permettent de réaliser des études de temps exhaustives sur les activités clés, ce qui vous aide à identifier des opportunités d’amélioration des processus quotidiens de manière efficace et durable. 

Cette approche a permis aux fabricants d’identifier des besoins spécifiques en matière de formation en s’appuyant sur les tendances observées au niveau des performances, les possibilités d’amélioration des flux de travail et les obstacles courants affectant les performances. Auparavant, le seul moyen d’obtenir ce type d’informations consistait à organiser un atelier au cours duquel des équipes internes, voire des consultants, observaient minutieusement les employés, en notant chaque tâche et chaque obstacle constaté – un processus qui n’était ni très efficace ni très précis.

En comprenant et en tenant compte de l'impact humain sur la production, vous obtiendrez une vision plus précise des temps de cycle réels, ce qui vous permettra ensuite de concrétiser vos objectifs d'exploitation « lean ».

Cela vous permet de mieux estimer les dates d'achèvement prévues pour les cycles et, au final, d'analyser les domaines à améliorer afin de réduire la durée globale des cycles – grâce à l'accès à toutes ces données exceptionnelles.

Réduction des déchets

Dans le secteur industriel, le gaspillage est également appelé « Muda », un terme japonais qui désigne le gaspillage, l’inutilité et la futilité. On comprend désormais aisément en quoi l’utilisation du papier constitue un gaspillage, et réduire votre empreinte papier est la première étape pour limiter le gaspillage et adopter une approche plus « lean ». 

Outre les déchets liés au papier, de nombreux fabricants sont confrontés quotidiennement à des pertes de marchandises. Les entreprises ont mis en place des contrôles qualité et des systèmes visant à garantir que les produits qui quittent leurs locaux répondent à certaines spécifications et que la qualité soit constante. Cependant, les contrôles qualité intégrés au système reposent souvent sur des documents et des révisions de ces derniers. Dans un environnement où le papier est omniprésent, des erreurs peuvent se produire et des révisions ou des spécifications de qualité erronées peuvent être enregistrées. Il en résulte un gaspillage. 

Dans un environnement sans papier, vous pouvez éviter que ces erreurs ne se produisent dès le départ. Le travail connecté apporte un plus à votre entreprise tant en termes de qualité du travail que de qualité du produit final. Et en collectant des données sur la manière dont le travail est effectué sur le terrain et en mettant à jour de manière dynamique les procédures opérationnelles standard (SOP), vous êtes en mesure de maintenir et de déployer de manière proactive des initiatives de qualité à l'échelle de l'ensemble de votre organisation de production.

La numérisation et la mise en avant d’étapes spécifiques d’une procédure opérationnelle standard (SOP) garantissent une qualité constante à chaque fois, toutes équipes et tous sites confondus, et permettent de disposer d’une documentation plus à jour et facilement consultable. Cela revêt une importance particulière pour tous les membres de l’équipe, car cela garantit que les informations relatives à la formation et à l’assurance qualité sont accessibles sous forme numérique. Les procédures opérationnelles standard (SOP) numérisées peuvent être gérées de manière centralisée ; les modifications apportées aux consignes de travailpeuvent être effectuées à la volée, puis rapidement déployées sur tous les sites. Résultat : une meilleure formation, des résultats de meilleure qualité et une réduction des rebuts.

La fabrication sans papier et le rôle du travail connecté

La nécessité de passer à un environnement sans papier représente un grand pas en avant pour de nombreux fabricants ancrés dans des méthodes traditionnelles, mais elle ne peut plus être ignorée. Les entreprises qui refusent de s'adapter à un environnement numérique risquent de se retrouver à la traîne. Selon l'étude Parsable de mars, près des trois quarts des employés de première ligne (72 %) ont déclaré ne pas avoir d’appréhensions à l’utilisation d’outils numériques sur leur lieu de travail ; ils souhaitent avoir accès aux technologies numériques pour être plus performants dans leur travail, et les entreprises qui ne combleront pas ce fossé numérique risqueront de perdre leurs talents. 

Pourquoi continuer à analyser des notes manuscrites, à rester debout devant un tableau blanc ou à consulter des feuilles de calcul Excel pour comprendre ce qui se passe dans votre atelier ? En vous débarrassant de vos traces papier, vous éliminez le gaspillage, le temps sans valeur ajoutée et les erreurs potentielles qui surviennent constamment dans vos opérations de fabrication. Cela vous offre la possibilité d’améliorer l’excellence opérationnelleet d’exploiter votre atout le plus puissant aujourd’hui : vos collaborateurs. Ce sont eux les acteurs du changement qui favoriseront l’amélioration continue et la collaboration au sein de votre environnement de fabrication sans papier.

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