No debería sorprendernos que el papel que desempeña el papel en nuestra vida cotidiana esté disminuyendo rápidamente. Sin embargo, muchos fabricantes siguen utilizando lápiz y papel para registrar lo que ocurre en la planta de producción. Según un estudio de Parsable publicado en marzo de 2021, el 79 % de los trabajadores de fábrica sigue recurriendo a la documentación y las listas de comprobación en papel para hacer un seguimiento del trabajo y comunicarse con su equipo.
No implantar la fabricación sin papel plantea problemas por varias razones, pero sobre todo porque genera residuos, resulta costosa y, a menudo, los datos recopilados no son oportunos ni precisos, ya que son propensos a errores humanos.
Además, la elaboración manual de informes en papel no es una práctica «lean». Se trata de una solución provisional que se implantó porque, en aquel momento, no se disponía de la tecnología necesaria para facilitar la transferencia ideal de información entre personas y sistemas. Y si no dotas a tu equipo de las herramientas adecuadas, no te sorprenderá fracasar: no conseguirás aumentar el rendimiento, superar las auditorías ni contratar a la próxima generación de trabajadores.
Es muy probable que en tu planta de producción haya trabajadores de primera línea que anoten información en hojas de papel, cada hora o quizá al final de cada turno. A continuación, estos datos se transfieren a una pizarra o a un tablero de producción y, posteriormente, se introducen en una hoja de cálculo, como Excel. Es probable que un responsable de operaciones o de planta realice cálculos en la hoja de cálculo y elabore un informe que se distribuye a determinados miembros del equipo. Se trata de un proceso muy manual, que requiere mucho tiempo y está plagado de posibles errores.
¿Y si todo ese proceso no supusiera una pérdida de tiempo adicional? ¿Y si hubiera una forma de transferir información entre las personas y los sistemas que trabajan en primera línea?
Si se tiene en cuenta la naturaleza dinámica de las operaciones de fabricación y todas las partes implicadas que deben colaborar y compartir información de forma eficaz, las ventajas de un entorno sin papel van más allá de la planta de producción. Dado que los fabricantes buscan continuamente formas de reducir costes y operar con mayor eficiencia, la respuesta más sencilla a ello es: pasar a un entorno sin papel.
Puedes reducir una parte de tus gastos generales, mejorar la productividad y contribuir a la protección del medio ambiente. Dejar de usar papel puede parecer una tarea abrumadora, pero es más fácil de llevar a cabo de lo que crees.
El papeleo no solo es una pesadilla, sino que además sale caro
El papeleo no es solo un inconveniente; en realidad, resulta bastante costoso. Además, si analizas el impacto que tiene el uso del papel como principal medio para transmitir información de persona a persona o de persona a sistema, descubrirás que existen muchas ineficiencias:
- Información perdida: aunque anotes algo en un papel, esa información no existe hasta que se introduce en tu sistema de registro. ¿Qué pasaría si esa hoja de papel se perdiera, alguien la tirara sin querer o se derramara algo sobre ella? La información recopilada quedaría, en la práctica, inservible.
- Menor responsabilidad: los fabricantes suelen enfrentarse al problema del «pencil whipping» cuando utilizan papel; esto ocurre cuando alguien documenta que una tarea o un trabajo se ha completado cuando, en realidad, no es así. Sin las herramientas digitales adecuadas que proporcionen la visibilidad necesaria para comprender quién es responsable o quién no lo es, el «pencil whipping» seguirá produciéndose.
- Aumento de los malentendidos: imaginemos que un trabajador de primera línea plantea un problema y, debido a otras ineficiencias en el flujo de trabajo, esa información se pierde. Quizá se produzca un tiempo de espera excesivo. O tal vez nadie haga un seguimiento con la persona que planteó el problema. En ese caso, es menos probable que señalen problemas en el futuro, al saber que su voz no fue escuchada. ¿Qué tipo de impacto tiene eso en la moral de los trabajadores?
- Procesos ineficientes: los flujos de trabajo en los que se basan los procedimientos, formularios, auditorías, listas de comprobación e inspecciones en papel presentan numerosas lagunas y posibilidades de fallo. Además, hay muchos procesos manuales que los respaldan. Las tareas suelen realizarse de forma aislada y sin conexión con las actividades posteriores que deben llevarse a cabo. En última instancia, desde la perspectiva de la fabricación ajustada, esto genera desperdicio, ya sea en forma de movimientos excesivos, transporte, tiempos de espera o de otro tipo.
- Datos irrelevantes: cuando se anota información en papel, en realidad no se están recopilando datos. Se necesita mucho esfuerzo para convertir esa información documentada en papel en un registro del sistema con el fin de elaborar informes. La vida útil de los datos es relativamente corta, y su valor puede caducar antes incluso de que se pueda hacer algo con ellos.
- Tiempo perdido: ¿qué supone tener demasiado papeleo? Recopilar todos los formularios, listas de comprobación, auditorías e inspecciones que se elaboran y llevan a cabo es un proceso laborioso. Pero, además, hay que tomar esa información, introducirla en una hoja de cálculo de Excel y ser capaz de crear un informe o un panel de control. ¿Cuánto tiempo lleva todo esto? Y piensa en todo el tiempo que se pierde por el camino.
Estas ineficiencias no solo suponen un inconveniente, sino que también afectan negativamente a tus operaciones de fabricación. Se pierde tiempo en procesos manuales, lentos y basados en papel. Como consecuencia, esto repercute directamente en el tiempo que se tarda en resolver defectos, riesgos y problemas. Aumenta el riesgo: el riesgo de paradas imprevistas, tiempos de inactividad no planificados, incidentes de seguridad y defectos de calidad.
El uso de papel afecta a tus operaciones en general, lo que repercute en el rendimiento, el rendimiento a la primera (FPY), el tiempo de actividad, la tasa de frecuencia de tiempo perdido (LTFR) y mucho más. Descubre cómo lograr visibilidad, trazabilidad y responsabilidad en la fabricación.
El retorno de la inversión en la fabricación sin papel
¿Cuáles son los beneficios y el ahorro que puede esperar de una fábrica sin papel, al eliminar redundancias, desperdicios y el tiempo de comercialización? Cada una de las áreas que se indican a continuación no se puede llevar a cabo debido a ineficiencias inherentes, lo que, en última instancia, afecta a sus resultados financieros.
Sigue leyendo para descubrir cómo la digitalización puede beneficiar a tus operaciones de fabricación.
Una mayor rapidez en la elaboración de informes se traduce en una respuesta más rápida
La tecnología para trabajadores conectados pone en contacto a los trabajadores de primera línea con las personas, la información, los sistemas y las máquinas para mejorar la productividad, la calidad y la seguridad. Permite obtener un nivel más profundo de información que sirve de base para determinar los siguientes pasos dentro de un proceso de trabajo, identificar patrones y predecir resultados, lo que, en última instancia, impulsa la mejora continua.
Una de las claves de tu éxito como responsable de planta o de operaciones es comprender a fondo los datos de fabricación que se recopilan. En un entorno sin papel, recopilar y analizar datos resulta mucho más sencillo. Con el trabajo conectado, puedes mejorar la elaboración de informes y obtener los datos que necesitas para analizar tendencias. Tu equipo recoge datos clave a medida que realiza su trabajo, lo que te permite (como responsable) reaccionar mucho más rápido ante las tendencias en materia de seguridad, calidad y rendimiento. Habrá menos retrasos entre el momento en que se notifica un problema —como un tiempo de inactividad no planificado de una máquina (echa un vistazo a estas interesantes estadísticas sobre el tiempo de inactividad)— y el momento en que se resuelve.
Al automatizar la transferencia de datos e información desde la primera línea hacia los sistemas críticos para el negocio y los paneles de control de gestión, dedicarás menos tiempo a elaborar informes y más tiempo a mejorar las operaciones. Esto te ayudará a asegurarte, al final de la jornada, de que estás produciendo a un nivel óptimo, de que tu equipo está a salvo y de que la calidad de tu producto cumple con las especificaciones requeridas.
Aprovecha los tiempos de ciclo reales
Es probable que tu tiempo de ciclo real y tu tiempo de ciclo efectivo sean diferentes.
Puede resultar difícil calcular con precisión el ciclo real de una pieza, desde el inicio de su fabricación hasta que queda terminada. Sabes cuáles son tus constantes: la cadencia para la que se diseñaron las máquinas a la hora de fabricar la pieza o el producto. Pero la fabricación de una pieza no se limita únicamente a lo que hace la máquina.
Hay que tener en cuenta la puesta a punto de las diferentes máquinas de la línea para la producción, las actividades de cambio de un producto a otro y las tareas de mantenimiento autónomo que pueden afectar a la producción. Alcanzar los tiempos de ciclo reales y producir al ritmo ideal depende de las tareas que los operarios o los mecánicos realizan cada día. En un entorno basado en documentos en papel, la única forma de tener en cuenta esta variable en la ecuación del tiempo de ciclo real es consultar el registro en papel, es decir, las fechas y horas anotadas por tu equipo. Pero, de nuevo, es posible que esa información no siempre sea precisa.
Gracias al trabajo conectado, se puede acceder fácilmente a los datos que subyacen a la actividad humana. Cada vez que se lleva a cabo una acción, una aplicación móvil puede registrar datos detallados, como quién hizo qué, cuándo y cómo, que son fundamentales para comprender el «porqué» de la tarea. Estos datos te permiten elaborar estudios de tiempos exhaustivos para actividades clave, lo que te ayuda a descubrir oportunidades para mejorar los procesos cotidianos de forma eficaz y sostenible.
Este enfoque ha permitido a los fabricantes identificar necesidades de formación específicas basadas en las tendencias de rendimiento, las oportunidades de mejora de los flujos de trabajo y los obstáculos habituales que afectan al rendimiento. Anteriormente, la única forma de obtener este tipo de información era organizar un taller en el que los equipos internos, o incluso consultores, observaran meticulosamente a los trabajadores, tomando nota de cada tarea y cada obstáculo que se observara, un proceso que no resultaba en absoluto eficiente ni preciso.
Al comprender y tener en cuenta el impacto humano en la producción, obtendrás una visión más precisa de los tiempos de ciclo reales, lo que a su vez te permitirá hacer realidad tus objetivos operativos de gestión «lean».
Esto te permite calcular con mayor precisión las fechas previstas de finalización de los ciclos y, en última instancia, analizar las áreas que necesitan mejoras para ayudar a reducir los tiempos de ciclo generales, ya que tienes acceso a todos estos datos tan valiosos.
Reducción de los residuos
El desperdicio en la fabricación también se conoce como «Muda», que es la palabra japonesa que significa despilfarro, inutilidad e inutilidad. A estas alturas, es fácil comprender que el papel supone un desperdicio, y reducir tu huella de papel es el primer paso para reducir el desperdicio y adoptar un enfoque más «lean».
Además de los residuos de papel, muchos fabricantes se enfrentan a diario al desperdicio de productos. Las empresas cuentan con controles de calidad y sistemas para garantizar que los productos que salen de sus instalaciones cumplan unas especificaciones determinadas y que la calidad sea constante. Sin embargo, a menudo los controles de calidad integrados en el sistema se basan en la documentación y en las revisiones de dichos documentos. Cuando se trabaja en un entorno basado en el papel, se producen errores y se registran revisiones o especificaciones de calidad incorrectas. El resultado es el desperdicio.
En un entorno sin papel, puedes evitar que estos errores se produzcan desde el principio. El trabajo conectado beneficia a tu organización tanto en términos de calidad del trabajo como de calidad del producto final. Además, al recopilar datos sobre cómo se realiza el trabajo en primera línea y poder actualizar dinámicamente los procedimientos operativos estándar (SOP), podrás mantener e implementar de forma proactiva iniciativas de calidad en toda tu organización de fabricación.
Al digitalizar y seleccionar pasos específicos de un procedimiento operativo estándar (SOP), la calidad se mantiene constante en todos los equipos y centros en todo momento, y permite disponer de una documentación más actualizada a la que se puede consultar fácilmente. Esto es especialmente importante para todos los miembros del equipo, ya que garantiza que la información sobre formación y control de calidad esté accesible en formato digital. Los procedimientos operativos estándar digitalizados pueden gestionarse de forma centralizada; las revisiones de las instrucciones de trabajopueden realizarse sobre la marcha y, a continuación, implantarse rápidamente en todas las sedes. El resultado: una mejor formación, resultados de mayor calidad y una reducción de los desechos.
La fabricación sin papel y el papel del trabajo conectado
La necesidad de un entorno sin papel supone un gran paso para muchos fabricantes que siguen anclados en las viejas costumbres, pero ya no se puede seguir ignorando. Las empresas que se niegan a adoptar un entorno digital corren el riesgo de quedarse atrás. Según el estudio de Parsable de marzo, casi tres cuartas partes de los trabajadores de primera línea (72 %) manifestaron no tener ninguna preocupación por el uso de herramientas digitales en el lugar de trabajo; quieren tener acceso a la tecnología digital para rendir al máximo en sus puestos, y las empresas que no reduzcan la brecha digital correrán el riesgo de perder talento.
¿Por qué seguir analizando notas manuscritas, de pie frente a una pizarra o revisando hojas de cálculo de Excel para entender lo que ocurre en tu planta de producción? Deshacerse del papeleo elimina el desperdicio, el tiempo sin valor añadido y los posibles errores que se producen constantemente en tus operaciones de fabricación. Te ofrece la posibilidad de mejorar la excelencia operativay aprovechar tu activo más valioso en la actualidad: los trabajadores. Son ellos los agentes del cambio que impulsarán la mejora continua y la colaboración en tu entorno de fabricación sin papel.
Tenemos todo lo que necesitas para facilitar tu transición al mundo digital. Parsable ofrece un enfoque simplificado para la digitalización de los procedimientos, lo que permite aumentar la productividad y la eficiencia operativa. Da el primer paso hoy mismo.
