Não deve ser surpresa que o papel do papel no nosso dia-a-dia esteja a diminuir rapidamente. No entanto, muitos fabricantes ainda utilizam caneta e papel para registar o que se passa na linha de produção. De acordo com um estudo da Parsable publicado em março de 2021, 79% dos trabalhadores fabris ainda dependem de documentação e listas de verificação em papel para acompanhar o trabalho e comunicar com a sua equipa.
A não adoção da produção sem papel é problemática por várias razões, mas principalmente porque gera desperdício, é dispendiosa e os dados recolhidos muitas vezes não são oportunos nem precisos, uma vez que estão sujeitos a erros humanos.
Além disso, a elaboração manual de relatórios em papel não é eficiente. Trata-se de uma solução provisória que foi implementada porque a tecnologia necessária para apoiar a transferência ideal de informação entre pessoas e sistemas não estava disponível na altura. E se não equipar a sua equipa com as ferramentas certas, não se pode surpreender quando falhar – falhar em aumentar a produtividade, passar nas auditorias e recrutar a próxima geração de trabalhadores.
É provável que tenha trabalhadores na linha da frente da sua fábrica a anotar informações em folhas de papel, de hora a hora ou talvez no final de cada turno. Esses dados são depois transferidos para um quadro branco ou quadro de produção e, posteriormente, introduzidos numa folha de cálculo, como o Excel. É provável que um gestor de operações ou de fábrica realize cálculos na folha de cálculo, criando um relatório que é distribuído a determinados membros da equipa. Trata-se de um processo muito manual, demorado e repleto de potencial para erros.
E se todo esse processo não demorasse mais tempo? E se houvesse uma forma de transferir informações entre as pessoas e os sistemas na linha da frente?
Quando se analisa a natureza dinâmica das operações de fabrico e todas as partes interessadas envolvidas que precisam de colaborar e partilhar informações com sucesso, os benefícios de um ambiente sem papel vão além do chão de fábrica. À medida que os fabricantes procuram continuamente formas de reduzir custos e operar de forma mais eficiente, a resposta mais simples para isso é: adotar um ambiente sem papel.
Pode eliminar uma parte dos seus custos gerais, aumentar a produtividade e contribuir para a proteção do ambiente. Passar a trabalhar sem papel pode parecer uma tarefa assustadora, mas é mais fácil de implementar do que pensa.
A burocracia não é apenas incómoda – é dispendiosa
A burocracia não é apenas um incómodo; na verdade, é bastante dispendiosa. E, quando se analisa o impacto da utilização do papel como principal forma de transferência de informação entre pessoas ou entre pessoas e sistemas, verifica-se que existem muitas ineficiências:
- Informação perdida – Mesmo que anote algo num papel, essa informação só passa a existir quando for introduzida no seu sistema de registo. E se essa folha de papel se perder, se alguém a deitar fora acidentalmente ou se algo se entornar sobre ela? A informação recolhida torna-se, na prática, inútil.
- Menor responsabilização – Os fabricantes deparam-se frequentemente com o problema da «falsificação de registos» quando utilizam papel – isto é, quando alguém regista que uma tarefa ou trabalho foi concluído, quando na realidade não foi. Sem as ferramentas digitais adequadas para obter a visibilidade necessária para compreender a responsabilização ou a sua ausência, a «falsificação de registos» continuará a ocorrer.
- Aumento da falta de comunicação – Imaginemos que um trabalhador da linha da frente levante uma questão e, devido a outras ineficiências no fluxo de trabalho, essa informação se perca. Talvez haja um tempo de espera excessivo. Ou pode acontecer que ninguém dê seguimento à questão levantada por essa pessoa. Nesse caso, é menos provável que essa pessoa sinta vontade de assinalar problemas no futuro, sabendo que a sua opinião não foi ouvida. Que tipo de impacto é que isso tem na moral dos trabalhadores?
- Processos ineficientes – Os fluxos de trabalho em que se baseiam os procedimentos, formulários, auditorias, listas de verificação e inspeções em papel apresentam muitas lacunas e oportunidades para falhas. E há muitos processos manuais a apoiar isso. As tarefas são frequentemente realizadas de forma isolada e separadas das atividades subsequentes que precisam de ser realizadas. Em última análise, numa perspetiva de produção enxuta, isto conduz a desperdício, quer se trate de movimentos excessivos, transporte, tempos de espera ou outros.
- Dados irrelevantes – Quando se regista informação em papel, não se está, na verdade, a recolher dados. É necessário um grande esforço para transformar essa informação documentada em papel num registo no sistema, para efeitos de elaboração de relatórios. A vida útil dos dados é relativamente curta e o seu valor pode perder-se antes mesmo de se fazer algo com eles.
- Tempo desperdiçado – Como é ter demasiada burocracia? Reunir todos os formulários, listas de verificação, auditorias e inspeções que são criados e realizados é um processo meticuloso. Mas, depois, terá de pegar nessas informações, introduzi-las numa folha de cálculo do Excel e conseguir criar um relatório ou um painel de controlo. Quanto tempo é que tudo isto demora? E pense em todo o tempo desperdiçado ao longo do processo.
Estas ineficiências não são apenas um inconveniente; têm um impacto negativo nas suas operações de fabrico. Perde-se tempo com processos manuais e baseados em papel, que são lentos. Consequentemente, isto afeta diretamente o tempo necessário para resolver defeitos, riscos e problemas. Aumenta o risco – o risco de paragens não planeadas, tempo de inatividade não planeado, incidentes de segurança e defeitos de qualidade.
A utilização de papel tem impacto nas suas operações globais, afetando o rendimento, a taxa de aproveitamento à primeira passagem (FPY), o tempo de funcionamento, a taxa de frequência de tempo perdido (LTFR) e muito mais. Saiba como garantir visibilidade, rastreabilidade e responsabilização na produção.
O retorno do investimento na produção sem papel
Quais são os benefícios e as poupanças que pode esperar de uma fábrica sem papel, à medida que elimina redundâncias, desperdício e o tempo de lançamento no mercado? Cada uma das áreas abaixo não pode ser concretizada devido a ineficiências inerentes, o que, em última análise, afeta os seus resultados financeiros.
Continue a ler para descobrir como a transição para um sistema sem papel pode ser benéfica para as suas operações de fabrico.
Relatórios mais rápidos significam uma resposta mais rápida
A tecnologia do trabalhador conectado liga os trabalhadores da linha da frente às pessoas, à informação, aos sistemas e às máquinas, com o objetivo de melhorar a produtividade, a qualidade e a segurança. Permite obter uma visão mais aprofundada que orienta os próximos passos num processo de trabalho, identifica padrões e prevê resultados – promovendo, em última análise, a melhoria contínua.
Uma das chaves para o seu sucesso como gestor de fábrica ou de operações é compreender plenamente os dados de produção que são recolhidos. Num ambiente sem papel, a recolha e a análise de dados são muito mais fáceis. Com o trabalho conectado, pode melhorar a elaboração de relatórios e obter os dados de que necessita para analisar tendências. A sua equipa regista pontos de dados críticos à medida que conclui o seu trabalho, o que lhe permite (como gestor) reagir muito mais rapidamente às tendências de segurança, qualidade e desempenho. Haverá menos atrasos entre o momento em que um problema, como uma paragem não planeada de uma máquina (consulte estas estatísticas interessantes sobre paragens), é comunicado e o momento em que é resolvido.
Ao automatizar a transferência de dados e informações da linha da frente para os sistemas críticos da empresa e para os painéis de gestão, dedica menos tempo à elaboração de relatórios e mais tempo a melhorar as operações. Isto irá ajudá-lo a garantir, no final do dia, que está a produzir a um nível ótimo, que a sua equipa está segura e que a qualidade do seu produto cumpre as especificações exigidas.
Descubra os tempos de ciclo reais
O seu tempo de ciclo real e o seu tempo de ciclo efetivo são provavelmente diferentes.
Pode ser difícil avaliar com precisão o verdadeiro ciclo de uma peça, desde o início da produção do artigo até à sua conclusão. Sabe quais são as suas constantes – a cadência para a qual as máquinas foram concebidas para produzir a peça ou o produto. Mas a produção de uma peça envolve mais do que apenas o que a máquina está a fazer.
Há a configuração das diferentes máquinas na linha de produção para o ciclo de produção, as atividades de troca entre um produto e outro e as atividades de manutenção autónoma que podem afetar a produção. A determinação dos tempos de ciclo reais e a produção ao ritmo ideal dependem das tarefas que os operadores, ou mecânicos, realizam todos os dias. Num ambiente baseado em papel, a única forma de incluir esta variável na equação do tempo de ciclo real é analisar a documentação em papel, as datas e horas registadas pela sua equipa. Mas, mais uma vez, essa informação pode nem sempre ser precisa.
Com o trabalho conectado, os dados subjacentes à atividade humana ficam facilmente acessíveis. Sempre que é realizada uma ação, uma aplicação móvel pode registar pontos de dados detalhados, como quem fez o quê, quando e como — informações essenciais para compreender o «porquê» da execução. Esses dados permitem-lhe elaborar estudos de tempo abrangentes para atividades críticas, que o ajudam a identificar oportunidades para melhorar os processos quotidianos de forma impactante e sustentável.
Esta abordagem permitiu aos fabricantes identificar necessidades específicas de formação com base nas tendências de desempenho, nas oportunidades de melhoria dos fluxos de trabalho e nos obstáculos comuns que afetam o desempenho. Anteriormente, a única forma de obter este tipo de informações era organizar um workshop no qual as equipas internas ou mesmo consultores observavam meticulosamente os trabalhadores, registando todas as tarefas e obstáculos observados — um processo que não era, de todo, muito eficiente nem preciso.
Ao compreender e ter em conta o impacto humano na produção, obterá uma visão mais precisa dos tempos de ciclo reais, o que, por sua vez, lhe permitirá concretizar os seus objetivos operacionais «lean».
Isto permite-lhe estimar melhor as datas previstas de conclusão dos ciclos e, em última análise, analisar as áreas que necessitam de melhorias para ajudar a reduzir os tempos de ciclo globais – uma vez que tem acesso a todos estes dados incríveis.
Redução dos resíduos
O desperdício na indústria transformadora é também conhecido como «Muda», palavra japonesa que significa desperdício, inutilidade e futilidade. A esta altura, já é fácil compreender como o papel constitui um desperdício, e reduzir a pegada de papel é o primeiro passo para diminuir o desperdício e adotar uma abordagem mais enxuta.
Para além dos resíduos de papel, muitos fabricantes enfrentam diariamente o desperdício de mercadorias. As empresas dispõem de controlos de qualidade e de sistemas para garantir que os produtos que saem das suas instalações cumprem determinadas especificações e que existe consistência na qualidade. No entanto, muitas vezes, os controlos de qualidade integrados no sistema dependem da documentação e das revisões desses documentos. Num ambiente baseado em papel, ocorrem erros e são registadas revisões ou especificações de qualidade incorretas. O resultado é o desperdício.
Num ambiente sem papel, é possível evitar que estes erros ocorram desde o início. O trabalho interligado beneficia a sua organização tanto em termos de qualidade do trabalho como de qualidade do produto final. E, ao recolher dados sobre a forma como o trabalho é realizado na linha da frente e ao atualizar dinamicamente os procedimentos operacionais padrão (POP), é possível manter e implementar proativamente iniciativas de qualidade em toda a sua organização de produção.
Ao digitalizar e destacar etapas específicas de um SOP, a qualidade torna-se consistente entre todas as equipas e locais em todas as ocasiões, permitindo uma documentação mais atualizada e de fácil consulta. Isto é particularmente importante para todos os membros da equipa, para garantir que as informações relativas à formação adequada e à garantia de qualidade estejam acessíveis digitalmente. Os SOPs digitalizados podem ser geridos de forma centralizada; as revisões às instruções de trabalhopodem ser feitas em tempo real e, em seguida, rapidamente implementadas em todas as instalações. O resultado: melhor formação, resultados de maior qualidade e uma redução do desperdício.
A produção sem papel e o papel do trabalho conectado
A necessidade de um ambiente sem papel representa um grande passo para muitos fabricantes que ainda se prendem a métodos antiquados – mas já não pode ser ignorada. As empresas que se recusam a adotar um ambiente digital correm o risco de ficar para trás. No estudo da Parsable de março, quase três quartos dos trabalhadores da linha da frente (72%) não manifestaram quaisquer preocupações quanto à utilização de ferramentas digitais no local de trabalho; querem ter acesso à tecnologia digital para terem o melhor desempenho possível nas suas funções, e as empresas que não colmatarem o fosso digital correm o risco de perder talentos.
Porquê continuar a analisar notas manuscritas, ficar em frente a um quadro branco ou consultar folhas de cálculo do Excel para perceber o que se passa na sua linha de produção? Livrar-se da burocracia em papel elimina o desperdício, o tempo sem valor acrescentado e os erros potenciais que ocorrem constantemente nas suas operações de fabrico. Proporciona-lhe o potencial para melhorar a excelência operacionale tirar partido do seu ativo mais poderoso atualmente – os trabalhadores. São eles os agentes de mudança que irão impulsionar a melhoria contínua e a colaboração no seu ambiente de fabrico sem papel.
Temos tudo o que precisa para facilitar a transição para o mundo digital. A Parsable oferece uma abordagem simplificada à digitalização de procedimentos, visando uma maior produtividade e eficiência operacional. Dê o primeiro passo ainda hoje.
