Verzögerte Reaktionen oder zeitliche Lücken zwischen dem Eintreten eines Ereignisses und der Reaktion darauf beeinträchtigen den modernen Betriebsablauf erheblich. Und obwohl es leicht ist, diese inhärenten Ineffizienzen mit der Aussage „So ist es nun einmal“ zu rechtfertigen, erfordern die zunehmenden Anforderungen an Hersteller, sich an weltweite Ereignisse und Branchentrends anzupassen, einen Wandel. Doch wie können Sie sich verändern, wie können Sie sich anpassen, wie können Sie sicherstellen, dass Ihre Betriebsabläufe widerstandsfähig bleiben, wenn es Ihnen an Transparenz, Rückverfolgbarkeit und Verantwortlichkeit mangelt? Ohne diese drei Faktoren wird eine nachhaltige Veränderung am Scheitern der Umsetzung scheitern – verursacht durch subtilen Widerstand, der sich in mangelnder Compliance und Alibipolitik äußert.
- Transparenz, Rückverfolgbarkeit und Rechenschaftspflicht
- Warum ist Compliance so wichtig?
- „Pencil Whipping“ – Das offensichtliche Tabuthema
- So stellen Sie die Einhaltung der „Connected Worker®“-Vorgaben von Parsable sicher
Transparenz, Rückverfolgbarkeit und Rechenschaftspflicht
Transparenz, Rückverfolgbarkeit und Verantwortlichkeit sind entscheidende Faktoren, mit denen Sie rechnen sollten, wenn Sie die gelb markierten Fußgängerwege entlanggehen, die sich kreuz und quer durch die Fabrik ziehen. Wenn Sie jedoch immer noch auf papierbasierte Verfahren zur Dokumentation von Aktivitäten zurückgreifen oder sogar modernere, aber dennoch veraltete Technologien aus den späten 90er-Jahren und den frühen 2000er-Jahren nutzen, entgeht Ihnen mit Sicherheit die Transparenz, die Sie benötigen, um Arbeitsabläufe nachvollziehbar zu machen und die Verantwortlichen zur Rechenschaft zu ziehen.
Hier ist eine Aufschlüsselung:
Transparenz führt zu Rückverfolgbarkeit
Rückverfolgbarkeit führt zu Verantwortlichkeit
Verantwortlichkeit führt zur Einhaltung von Vorschriften
Sichtbarkeit
Sichtbarkeit: Substantiv – der Zustand, sehen zu können oder gesehen zu werden.
Möglicherweise sind Ihnen nicht alle blinden Flecken bewusst, die es in Ihren Betriebsabläufen gibt. Und auch wenn es unrealistisch ist, eine ganze Fabrik mit Kameras auszustatten, die jeden Winkel erfassen, um wirklich jederzeit genauzu sehen, was gerade geschieht, ist es doch möglich, Einblick in die alltäglichen Abläufe zu gewinnen.
Transparenz zeigt sich – digital gesehen – in der Fähigkeit, mithilfe von Datenpunkten nachzuvollziehen, wer was wann getan hat.
Diese Datenpunkte müssen eine Kombination aus Informationen sein, die durch manuelle Eingabe und automatische Datenerfassung gewonnen werden. Je mehr Quellen Sie haben, die auswertbare Details erfassen, desto besser können Sie den Überblick über Ihren Betrieb gewinnen.
Rückverfolgbarkeit
Rückverfolgbarkeit: Substantiv – die Eigenschaft, einen Ursprung oder einen Entwicklungsverlauf zu haben, der ermittelt oder nachverfolgt werden kann.
Transparenz führt zu Rückverfolgbarkeit.
Rückverfolgbarkeit ist die Fähigkeit, Informationen über den gesamten Fertigungsprozess hinweg lückenlos nachzuverfolgen und zu dokumentieren – vom Rohstoff bis zum Endprodukt und allen dazwischenliegenden Schritten.
Dies baut auf der Grundlage auf, die Transparenz schafft (wer hat was wann getan), und ergänzt diese um das Ergebnis. Nun fügt sich jede abgeschlossene Aufgabe oder spontane Maßnahme wie eine Reihe miteinander verflochtener Handlungsstränge und Nebenhandlungen zu einer umfassenden Fertigungsgeschichte zusammen, die jeden Tag im Rahmen des täglichen Betriebs immer wieder erzählt wird.
Dank lückenloser Rückverfolgbarkeit kennen Sie den Anfang, den Verlauf und das Ende jedes Vorfalls. Wenn eine Leitung ausgefallen ist, können Sie herausfinden, wer an der Wiederherstellung arbeitet, welche Schritte bereits unternommen wurden, und anhand der Lösung die Ursache rückverfolgen. Anstelle von Befragungen und Spekulationen können Sie der Datenspur folgen, um festzustellen, welche Aufgaben erledigt wurden – und welche nicht –, und so die Kette von Ereignissen rekonstruieren, die zu dem ungeplanten Ausfall geführt hat (sehen Sie sich diese interessanten Statistiken zu Ausfallzeiten an). Und das alles mit nur wenigen Klicks.
Rechenschaftspflicht
Rechenschaftspflicht: Substantiv – der Umstand oder Zustand, rechenschaftspflichtig zu sein; Verantwortung.
Rückverfolgbarkeit führt zu Verantwortlichkeit.
Mit den Informationen darüber, wer was wann getan hat und was dabei herausgekommen ist, haben Sie einen glasklaren Überblick über die Verantwortlichkeiten.
Es lassen sich nicht nur Zuständigkeiten bis ins Detail auf einer granularen Ebene festlegen, wobei die Angaben bis auf die einzelne Person heruntergebrochen werden können, sondern es können auch Einzelheiten erfasst werden, die die Einhaltung von Prozessen und Verfahren belegen.
Einhaltung der Vorschriften
Compliance: Substantiv – die Handlung oder Tatsache, einem Wunsch oder Befehl nachzukommen
Verantwortlichkeit führt zur Einhaltung von Vorschriften.
Die Fähigkeit, zu erkennen, wie es sein sollte, und dies mit der tatsächlichen Situation zu vergleichen, eröffnet Ihnen neue Möglichkeiten in Ihren Betriebsabläufen – nämlich die Möglichkeit, Annahmen (wie es sein sollte) zu vermeiden und datengestützte Entscheidungen zu treffen, die auf den tatsächlichen Vorgängen an der Basis (wie es ist) basieren.
Nur so lässt sich eine bewährte Vorgehensweise aus einem hypothetischen Szenario in die Praxis umsetzen und dabei die tatsächlichen Auswirkungen erfassen. Dies ist entscheidend, um Verbesserungen in den Bereichen Sicherheit, Qualität und Effizienz voranzutreiben oder um zu ergründen, wie Sie die Abhängigkeit Ihres Betriebs von „Stammeswissen“ verringern und gleichzeitig zu einem skalierbaren Ansatz für den Wissensaustausch übergehen können.
Die Einhaltung der Vorschriften ist entscheidend.
Warum ist Compliance so wichtig?
Die Einhaltung von Vorschriften steht in engem Zusammenhang mit Produktionsausfällen, Ausschuss, Kundenbeschwerden, Produktrückrufen, Sicherheitsvorfällen und vielem mehr. In solchen Krisensituationen möchten Sie als Hersteller in der Lage sein, die Ursache schnell und präzise zu ermitteln, um so schnell wie möglich Korrekturmaßnahmen zu identifizieren und umzusetzen. So stellen Sie sicher, dass die Anlagen weiterhin mit der erforderlichen Produktionsrate und gemäß den Qualitätsvorgaben arbeiten und gleichzeitig ein sicheres Arbeitsumfeld gewährleistet ist.
Die Einhaltung dokumentierter Standards stellt sicher, dass die Produktionslinien weiterhin qualitativ hochwertige Produkte herstellen und die Mitarbeiter sicher arbeiten können – beides ist entscheidend, um Geld zu verdienen. Die dokumentierte Einhaltung der Vorschriften gewährleistet, dass Ihre Betriebsabläufe auditierungssicher sind, und hilft Ihnen so, kostspielige Bußgelder und Untersuchungen zu vermeiden, was entscheidend ist, um Geld zu sparen.
In den meisten Betrieben liegt die Einhaltung der Vorschriften nicht immer bei 100 %. Tatsächlich liegt sie in der Regel weit darunter. Die Gründe für die mangelnde Einhaltung sind vielfältig und lassen sich nicht einfach mit einem Mangel an Arbeitsmoral oder einer weit verbreiteten vorsätzlichen Nachlässigkeit unter den Mitarbeitern an vorderster Front erklären. In den meisten Fällen deutet eine mangelhafte Einhaltung der Vorschriften auf ein Problem mit der Arbeitskultur innerhalb des Werks hin. Zunehmender Druck zwingt die Hersteller dazu, „mit weniger mehr zu erreichen“, und anstatt neue, innovative und effiziente Lösungen zu finden, werden der ohnehin schon überlasteten Belegschaft weitere Aufgaben auferlegt. Kombiniert man dies mit Versäumnissen bei der internen Schulung, die dafür sorgen sollen, dass das „Warum“ gründlich verstanden wird, hat man das perfekte Rezept für eine mangelhafte Einhaltung der Vorschriften.
Eine der häufigsten Formen, in denen sich mangelnde Compliance äußert, ist das „Pencil Whipping“.
„Pencil Whipping“ – Das offensichtliche Tabuthema
Es ist an der Zeit, dass wir das offensichtliche Problem ansprechen – das „Pencil Whipping“. Dabei wird dokumentiert, dass eine Aufgabe oder Arbeit erledigt wurde, obwohl dies in Wirklichkeit nicht der Fall war. Das kommt häufiger vor, als man denkt. Ohne die richtigen Instrumente, die den nötigen Überblick verschaffen, um die Einhaltung von Vorschriften – oder deren Nichteinhaltung – zu erkennen, wird es weiterhin zu „Pencil Whipping“ kommen. Niemand hat die Möglichkeit zu überprüfen, ob jede Kontrolle durchgeführt und jede Reinigung abgeschlossen wurde.
Anstatt die eigentliche Ursache des „Pencil Whipping“ anzugehen, besteht die übliche Lösung darin, zusätzliche Kontrollen einzuführen – was bedeuten könnte, dass dieselben Kontrollen oder Überprüfungen häufiger durchgeführt werden oder ein weiterer Mitarbeiter als „zweites Paar Augen“ hinzugezogen wird. Denken Sie einmal darüber nach: Kann das „Pencil Whipping“, das zum Teil durch eine zu hohe Arbeitsbelastung verursacht wird, dadurch gelöst werden, dass man dieselben Mitarbeiter bittet, noch mehr zu leisten?
Die Antwort auf diese Frage lautet „nein“. Die Lösung besteht darin, die Einhaltung von Vorschriften – oder deren Nichteinhaltung – zu verstehen. Machen Sie sichtbar, was wann und von wem erledigt wurde, indem Sie Aufgaben digital abbilden. Verknüpfen Sie diese Aktivitäten mithilfe der durch Daten ermöglichten Rückverfolgbarkeit mit dem Ergebnis. Ziehen Sie die für die Erledigung dieser Aktivitäten Verantwortlichen zur Rechenschaft – nicht, um schlechte Gewohnheiten zu verfestigen, sondern um zu verstehen, welche Erwartungen oder Ergebnisse realistisch sind. Nehmen Sie dann auf der Grundlage Ihrer Erkenntnisse Änderungen vor. So bekämpfen Sie das „Pencil Whipping“.
So stellen Sie die Einhaltung der „Connected Worker®“-Vorgaben von Parsable sicher
„Connected Worker“ von Parsable erfasst jedes Element jedes Auftrags und kann das Management benachrichtigen, wenn es erhebliche Abweichungen bei der Einhaltung der Standardarbeitsanweisungen (SOPs) gibt. Alle Daten werden während der Ausführung der Arbeiten in der Cloud gespeichert, sodass sie leicht nachvollziehbar und in Echtzeit verfügbar sind. Im Falle eines Audits oder einer Inspektion kann das Management beispielsweise mit wenigen Klicks alle Prozesse von der Beschaffung der Rohstoffe bis zur Entwicklung des Endprodukts nachvollziehen.
Mit Parsable können Sie auf einen Blick erkennen, wer welche Aufgabe erledigt hat, den Zeitstempel, die erfassten Eingabedaten einschließlich Fotos und Videos sowie die Art und Weise, wie der Vorgang ausgeführt wurde.
Vor der Einführung von Parsable galt in einem Unternehmen die Vorgabe, dass während jeder Produktionsstunde eine Qualitätsprüfung durchgeführt werden musste. Im Rahmen dieser Qualitätsprüfung musste der Bediener bestätigen, dass die von ihm zufällig ausgewählten Proben den verschiedenen vom Qualitätssicherungsteam (QA) festgelegten Spezifikationen entsprachen. Jeden Tag wurden diese Formulare ohne Verzögerungen oder Probleme ausgefüllt und eingereicht … bis zu dem Tag, an dem man begann, genau diese Prüfungen mit Parsable durchzuführen.
Was dann geschah, mag Sie überraschen – es konnte kein einziger Prüfbericht eingereicht werden. Die Bediener beschwerten sich bei der Geschäftsleitung, dass der Aufwand zu groß und die Erwartungen zu hoch seien; die stündliche Durchführung dieser Qualitätssicherung sei völlig unrealistisch, wenn man all die anderen Aufgaben und Tätigkeiten berücksichtige, für deren Erledigung die Bediener verantwortlich seien, während die Produktionslinie am Laufen gehalten werden müsse. Dieses Problem wurde nicht durch Parsable verursacht, schließlich waren diese Prüfungen nichts Neues. Stattdessen stellte dieser Kunde fest, dass die Prüfungen seit Monaten gar nicht mehr durchgeführt worden waren – es war einfach zu aufwendig. Die Formulare, die etwas anderes aussagten, waren das Ergebnis grassierender Scheinkontrollen, wodurch das Unternehmen dem Risiko von Produktrückrufen und fehlgeschlagenen Audits ausgesetzt war. Wie reagierte die Geschäftsleitung? Wie würden Sie reagieren?
Sie haben zugehört. Sie nutzten die über Parsable gesammelten Daten und das Feedback ihrer Mitarbeiter an vorderster Front, nachdem diese Lücke bei der Compliance zutage getreten war, um die Anforderung der stündlichen Qualitätskontrolle zu überdenken. Die Produktionsleiter arbeiteten mit den Verantwortlichen der Qualitätssicherung zusammen, um Änderungen am Prozess vorzunehmen, sodass die Arbeitsbelastung für die Bediener nicht nur überschaubar war, sondern auch besser auf die Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt war. Sie stellten von einem stündlichen Rhythmus auf vier Stunden Intervalle um. Während die Qualitätssicherung anfangs skeptisch war, dass die reduzierte Häufigkeit zu einem höheren Risiko führen würde, stellten sie fest, dass eine verbesserte Einhaltung der Vorschriften und genauere Daten die wichtigsten Risikominderungsfaktoren waren. Weniger Papierkram, mehr Einhaltung der Spezifikationen und weniger Druck auf die Mitarbeiter an vorderster Front.
Mit der „Connected Worker“-Technologie hat Ihr Unternehmen Zugriff auf mehr Daten, wodurch es in die Lage versetzt wird, fundiertere Entscheidungen zu treffen. Die Menge der erfassten Daten – während jeder Schicht, in jedem Werk, jeden Tag – ermöglicht es Ihrem Unternehmen, die Qualität anhand der Erkenntnisse zu verbessern, die aus den Millionen erfasster Datenpunkte gewonnen werden. Als Qualitäts- oder Sicherheitsmanager müssen Sie nun nicht mehr wochenlang Vorbereitungen für ein Audit treffen, sondern können die Daten ganz einfach mit nur wenigen Klicks abrufen.
Ein Großteil der Daten muss nicht von den Nutzern manuell eingegeben werden – sie werden entweder direkt aus den Systemen abgerufen oder durch die „Connected Worker“-Technologie anhand von Datums- und Zeitstempeln sowie individuellen Mitarbeiterdaten generiert. Sie erhalten Zugriff auf eine detaillierte digitale Aufzeichnung der Ereignisse, die zu einem Audit geführt haben. Das Management kann auf vor Ort erfasste Belege und Informationen zugreifen, darunter Fotos, Sprachnotizen und Datenpunkte – alles wird in einem Datenrepository gespeichert.
Unternehmen benötigen eine Möglichkeit, Daten nicht nur in Echtzeit zu erfassen, sondern auch Erkenntnisse zu gewinnen und diese wieder in die Arbeitsabläufe einfließen zu lassen – um so eine kontinuierliche Qualitätsverbesserung voranzutreiben. Mit der „Connected Worker“-Technologie hat Ihr Unternehmen nun Zugriff auf mehr Daten, wodurch es in die Lage versetzt wird, ganzheitlich fundiertere Entscheidungen zu treffen.
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