Respostas atrasadas ou intervalos de tempo entre o momento em que um evento ocorre e a resposta a esse evento afetam gravemente as operações modernas. E, embora seja fácil justificar estas ineficiências inerentes dizendo que «é assim que as coisas são», as pressões crescentes que recaem sobre os fabricantes para que se adaptem em resposta aos acontecimentos mundiais e às tendências do setor exigem mudanças. Mas como é que se pode mudar, como é que se pode adaptar, como é que se pode garantir que as suas operações se mantêm resilientes quando faltam visibilidade, rastreabilidade e responsabilização? Sem estes três elementos, a mudança sustentável será vítima do fracasso na sua adoção, causado por uma resistência subtil que se manifesta através de uma fraca conformidade e de formalismos sem substância.
- Visibilidade, rastreabilidade e responsabilização
- Por que razão a conformidade é tão importante?
- Manipulação de números – O elefante na sala
- Como garantir a conformidade com o Connected Worker® da Parsable
Visibilidade, rastreabilidade e responsabilização
Visibilidade, rastreabilidade e responsabilização são componentes essenciais que deverá encontrar ao percorrer os percursos pedonais delimitados por linhas amarelas que se entrecruzam por toda a fábrica. No entanto, se ainda estiver preso a uma abordagem baseada em papel para documentar atividades ou mesmo se estiver a utilizar tecnologia mais moderna, mas ainda assim desatualizada, do final dos anos 90 e início dos anos 2000, está certamente a perder a visibilidade de que necessita para tornar o trabalho rastreável e responsabilizar as pessoas.
Eis um resumo:
A visibilidade conduz à rastreabilidade
A rastreabilidade conduz à responsabilização
A responsabilização conduz ao cumprimento das normas
Visibilidade
Visibilidade: substantivo – o facto de se poder ver ou ser visto.
Pode não se aperceber de todos os ângulos mortos que existem nas suas operações. E embora não seja realista equipar uma fábrica inteira com câmaras que capturem todos os ângulos, de modo aververdadeiramente o que está a acontecer em qualquer momento, é possível obter uma visão das atividades do dia a dia.
A visibilidade manifesta-se como a capacidade de ver, em termos digitais, quem fez o quê e quando, através da utilização de pontos de dados.
Estes dados devem ser uma combinação de informações recolhidas através da introdução manual e do registo automático de dados. Quanto mais fontes tiverem a registar detalhes que possam ser extraídos, maior será a visibilidade que irá proporcionar à sua operação.
Rastreabilidade
Rastreabilidade: substantivo – a qualidade de ter uma origem ou um percurso de desenvolvimento que possa ser identificado ou seguido.
A visibilidade dá origem à rastreabilidade.
A rastreabilidade é a capacidade de acompanhar e documentar informações de ponta a ponta ao longo de todo o processo de fabrico — desde a matéria-prima até ao produto acabado, passando por todas as etapas intermédias.
Isto parte da base que a visibilidade proporciona (quem fez o quê e quando), acrescentando-lhe o resultado. Agora, cada tarefa concluída ou ação espontânea encaixa-se como uma série de enredos e subenredos entrelaçados de uma história completa da produção, contada repetidamente, todos os dias, ao longo das operações do dia-a-dia.
Com uma rastreabilidade completa, fica a saber o início, o meio e o fim de cada evento. Se uma linha estiver em baixo, descubra quem está a trabalhar para a restabelecer, quais as medidas que foram tomadas e, com base na resolução, faça uma análise retrospetiva para identificar a causa principal. Em vez de entrevistas e suposições, pode seguir o rasto dos dados para descobrir quais as tarefas que foram concluídas – e quais as que não foram – para reconstruir a cadeia de eventos que levou ao tempo de inatividade não planeado (veja estas estatísticas interessantes sobre tempo de inatividade). Tudo isto com apenas alguns cliques.
Responsabilização
Responsabilidade: substantivo – o facto ou a condição de ser responsável; responsabilidade.
A rastreabilidade conduz à responsabilização.
Com as informações sobre quem fez o quê, quando e qual foi o resultado, tem uma visão muito clara das responsabilidades.
Não só é possível definir as responsabilidades a um nível granular, com detalhes específicos até ao nível de cada pessoa, como também é possível registar os pormenores que demonstram o cumprimento dos processos e procedimentos.
Conformidade
Conformidade: substantivo – a ação ou o facto de cumprir um desejo ou uma ordem
A responsabilização conduz ao cumprimento das normas.
A capacidade de visualizar o que deveria ser e comparar isso com o que é, abre novas possibilidades nas suas operações – a capacidade de eliminar suposições (o que deveria ser) e tomar decisões fundamentadas em dados, com base no que está a acontecer na linha da frente (o que é).
Esta é a única forma de transformar uma boa prática de um cenário hipotético numa realidade comprovada, compreendendo simultaneamente o impacto real. Isso é fundamental para promover melhorias na segurança, qualidade e eficiência, ou quando se procura reduzir a dependência da sua operação em relação ao «conhecimento tribal», ao mesmo tempo que se avança para uma abordagem escalável de partilha de conhecimento.
A conformidade é fundamental.
Por que razão a conformidade é tão importante?
A conformidade está intimamente ligada a perdas de produção, desperdício, reclamações de clientes, recolhas de produtos, incidentes de segurança e muito mais. Nesses momentos de crise, enquanto fabricante, pretende poder investigar de forma rápida e precisa a causa principal, para que possa identificar e implementar ações corretivas o mais rapidamente possível, de modo a garantir que as unidades continuem a produzir ao ritmo exigido e de acordo com as especificações de qualidade, promovendo simultaneamente um ambiente de trabalho seguro.
O cumprimento das normas documentadas garante que as linhas de produção possam continuar a produzir unidades de qualidade e que os trabalhadores possam trabalhar em segurança, sendo ambos aspetos essenciais para gerar lucro. A conformidade documentada garante que as suas operações estejam preparadas para uma auditoria, ajudando-o a evitar multas e investigações dispendiosas, o que é fundamental para poupar dinheiro.
Na maioria das operações, a conformidade nem sempre é de 100%. Na verdade, costuma ser muito inferior a isso. As razões para a fraca conformidade variam e não podem ser justificadas invocando uma falta de ética profissional ou a prevalência de negligência intencional entre o pessoal da linha da frente. Na maioria das vezes, a fraca conformidade indica um problema na cultura de trabalho dentro da fábrica. As pressões crescentes obrigam os fabricantes a «fazer mais com menos» e, em vez de se encontrarem soluções novas, inovadoras e eficientes, são adicionadas tarefas a uma força de trabalho já sobrecarregada. Junte isso às falhas na formação interna para garantir que o «porquê» seja compreendido na íntegra e terá a receita perfeita para uma fraca conformidade.
Uma das formas mais comuns de manifestação da falta de conformidade é a falsificação de registos.
Manipulação de números – O elefante na sala
Está na hora de reconhecermos o elefante na sala – a falsificação de registos. Trata-se de quando alguém regista que uma tarefa ou trabalho foi concluído, quando na realidade isso não aconteceu. Acontece com mais frequência do que se pensa. Sem as ferramentas adequadas para obter a visibilidade necessária para compreender o cumprimento ou a falta de cumprimento das normas, a falsificação de registos continuará a ocorrer. Ninguém tem como verificar se cada verificação foi efetuada e se cada limpeza foi concluída.
Em vez de abordar a causa principal do «pencil whipping», a solução habitual consiste em introduzir verificações adicionais, o que pode significar realizar as mesmas verificações ou inspeções com maior frequência ou designar outro trabalhador para servir de segundo par de olhos. Pense nisso. Será que o «pencil whipping», que é em parte causado por uma carga de trabalho excessiva, pode ser resolvido pedindo às mesmas pessoas que façam mais?
A resposta a essa pergunta é «não». A solução passa por compreender o cumprimento das normas ou a sua falta. Revelar o que foi feito, quando e por quem, tornando as tarefas visíveis digitalmente. Associar essa atividade ao resultado através da rastreabilidade proporcionada pelos dados. Responsabilizar os responsáveis pela conclusão dessas atividades, não para impor maus hábitos, mas para compreender quais são as expectativas ou os resultados realistas. Em seguida, introduzir alterações com base nas conclusões obtidas. É assim que se combate a falsificação de registos.
Como garantir a conformidade com o Connected Worker® da Parsable
Trabalhador Conectado da Parsable acompanha todos os elementos de cada trabalho e pode alertar a gestão caso haja variações significativas no cumprimento dos procedimentos operacionais normalizados (PON). Todos os dados são armazenados na nuvem à medida que o trabalho é executado, tornando-os facilmente rastreáveis e disponíveis em tempo real. Por exemplo, no caso de uma auditoria ou inspeção, a gestão pode facilmente rastrear todos os processos, desde a aquisição de matérias-primas até ao desenvolvimento do produto final, com apenas alguns cliques.
O Parsable permite-lhe ver facilmente quem concluiu cada tarefa, a data e hora, os dados introduzidos, incluindo fotografias e vídeos, e como o procedimento foi executado.
Antes de implementar o Parsable, uma empresa tinha a exigência de que fosse realizada uma verificação de qualidade a cada hora de produção. Essa verificação de qualidade levava o operador a confirmar se as amostras que selecionava aleatoriamente cumpriam as várias especificações definidas pela equipa de garantia de qualidade (QA). Todos os dias, esses formulários eram preenchidos e enviados sem atrasos nem problemas… até ao dia em que começaram a utilizar o Parsable para realizar essas mesmas verificações.
O que aconteceu a seguir pode surpreendê-lo – não foi possível submeter uma única verificação. Os operadores queixaram-se à direção de que era demasiado trabalho e que as expectativas eram demasiado elevadas, que realizar esta inspeção de controlo de qualidade a cada hora era completamente irrealista, tendo em conta todas as outras tarefas e atividades que os operadores eram responsáveis por realizar enquanto mantinham a linha em funcionamento. Este problema não foi causado pela Parsable, afinal estas verificações não eram novas. Em vez disso, o que este cliente descobriu foi que as verificações não tinham sido, na verdade, realizadas há meses – era demasiado exigente. Os formulários que indicavam o contrário eram o resultado de uma prática generalizada de falsificação de registos, o que colocava a empresa em risco de recolhas de produtos e reprovações em auditorias. Como reagiu a direção? Como reagiria o senhor?
Eles ouviram. Utilizaram os dados recolhidos através do Parsable e o feedback recebido dos seus colaboradores da linha da frente, após terem identificado esta lacuna na conformidade, para rever o requisito de verificação de qualidade de hora a hora. Os responsáveis pela produção trabalharam em conjunto com os responsáveis pelo controlo de qualidade para introduzir alterações no processo, de modo a que a carga de trabalho imposta aos operadores não só fosse mais razoável, como também mais adequada às necessidades da empresa. Passaram de uma cadência horária para intervalos de quatro horas. Embora a equipa de controlo de qualidade estivesse inicialmente cética quanto ao facto de a frequência reduzida poder acarretar um risco maior, constatou que o aumento da conformidade e a maior precisão dos dados constituíam o principal fator de mitigação. Menos burocracia, maior cumprimento das especificações e menor pressão sobre a linha da frente.
Com a tecnologia «Connected Worker», a sua organização tem acesso a mais dados, o que lhe permite tomar melhores decisões de forma abrangente. O volume de dados recolhidos — durante cada turno, em cada fábrica, todos os dias — pode permitir que a sua empresa melhore a qualidade com base nas informações extraídas dos milhões de pontos de dados recolhidos. Como gestor de qualidade ou segurança, em vez de passar semanas a preparar-se para uma auditoria, pode agora obter facilmente os dados com apenas alguns cliques.
Grande parte dos dados não precisa de ser introduzida pelas pessoas que os utilizam – ou são extraídos diretamente dos sistemas ou são criados pela tecnologia «Connected Worker» através de carimbos de data e hora e de dados individuais dos trabalhadores. É possível aceder a um registo digital detalhado do que aconteceu antes de uma auditoria. A gestão pode aceder às provas e informações recolhidas no local, incluindo fotografias, notas de voz e pontos de dados – tudo armazenado num repositório de dados.
As organizações precisam de uma forma não só de recolher dados em tempo real, mas também de extrair conclusões e aplicar essas conclusões no trabalho – promovendo a melhoria contínua da qualidade. Com a tecnologia «Connected Worker», a sua organização tem agora acesso a mais dados, o que lhe permite tomar melhores decisões de forma holística.
Quer saber mais sobre o futuro do trabalho? Leia mais sobre a abordagem que engloba todas as soluções de que vai precisar para maximizar a eficiência, melhorar a segurança dos trabalhadores e criar um padrão mais elevado de qualidade de produção.
