Les retards de réaction ou les délais entre la survenue d’un événement et la réponse apportée à celui-ci constituent un véritable fléau pour les opérations modernes. Et, s’il est facile de justifier ces inefficacités inhérentes en se disant « c’est comme ça », les pressions croissantes qui pèsent sur les fabricants pour qu’ils s’adaptent aux événements mondiaux et aux tendances du secteur exigent un changement. Mais comment changer, comment s’adapter, comment garantir la résilience de vos opérations lorsque vous manquez de visibilité, de traçabilité et de responsabilité ? Sans ces trois éléments, tout changement durable sera voué à l’échec, en raison d’une résistance subtile qui se traduira par un manque de conformité et des formalités administratives sans substance.
- Visibilité, traçabilité et responsabilité
- Pourquoi la conformité est-elle si importante ?
- Les manipulations comptables – L'éléphant dans la pièce
- Comment se mettre en conformité avec Connected Worker® de Parsable
Visibilité, traçabilité et responsabilité
La visibilité, la traçabilité et la responsabilité sont des éléments essentiels que vous ne manquerez pas de rencontrer en empruntant les allées piétonnes balisées de lignes jaunes qui sillonnent l’usine. Cependant, si vous en êtes encore à documenter vos activités sur papier, ou même si vous utilisez des technologies plus modernes mais néanmoins dépassées, datant de la fin des années 90 et du début des années 2000, vous passez très certainement à côté de la visibilité dont vous avez besoin pour assurer la traçabilité du travail et responsabiliser les personnes concernées.
Voici le détail :
La visibilité favorise la traçabilité
La traçabilité favorise la responsabilisation
La responsabilisation favorise le respect des règles
Visibilité
Visibilité : nom – état qui consiste à pouvoir voir ou être vu.
Vous ne vous rendez peut-être pas compte de tous les angles morts qui existent dans vos opérations. Et même s'il n'est pas réaliste d'équiper une usine entière de caméras couvrant tous les angles afin devoirréellement ce qui se passe à chaque instant, il est possible d'apporter un éclairage sur les activités quotidiennes.
La visibilité se traduit, d'un point de vue numérique, par la capacité à savoir qui a fait quoi et quand, grâce à l'exploitation de données.
Ces données doivent provenir à la fois de saisies manuelles et d'enregistrements automatiques. Plus vous disposerez de sources permettant d'enregistrer des informations exploitables, meilleure sera la visibilité dont vous bénéficierez sur vos opérations.
Traçabilité
Traçabilité : nom – qualité qui consiste à avoir une origine ou un parcours pouvant être identifiés ou retracés.
La visibilité permet d'assurer la traçabilité.
La traçabilité désigne la capacité à suivre et à consigner les informations tout au long du processus de fabrication, de la matière première au produit fini, en passant par toutes les étapes intermédiaires.
Ce système s'appuie sur les bases fournies par la visibilité (qui a fait quoi et quand) en y ajoutant le résultat. Désormais, chaque tâche achevée ou action spontanée s'imbrique dans le reste, à l'image d'une série d'intrigues et de sous-intrigues entremêlées formant une histoire complète de la production, racontée encore et encore, chaque jour, tout au long des opérations quotidiennes.
Grâce à une traçabilité complète, vous connaissez le début, le déroulement et la fin de chaque incident. Si une ligne est hors service, identifiez les personnes qui travaillent à sa remise en service, les mesures qu’elles ont prises et, en fonction de la résolution, procédez à une analyse rétrospective pour déterminer la cause première. Au lieu de vous fier à des entretiens et à des suppositions, vous pouvez suivre la piste des données pour savoir quelles tâches ont été menées à bien – et lesquelles ne l’ont pas été – afin de reconstituer la chaîne d’événements qui a conduit à l’arrêt imprévu (découvrez ces statistiques intéressantes sur les temps d’arrêt). Le tout en quelques clics seulement.
Responsabilité
Responsabilité : nom – le fait ou l'état d'être responsable ; la responsabilité.
La traçabilité est gage de responsabilité.
En sachant qui a fait quoi, quand et quel en a été le résultat, vous disposez d'une vision très claire des responsabilités.
Non seulement les responsabilités peuvent être définies de manière très détaillée, avec des précisions allant jusqu'au niveau individuel, mais il est également possible de consigner les détails illustrant le respect des processus et des procédures.
Conformité
Conformité : nom – action ou fait de se conformer à un souhait ou à un ordre
La responsabilisation conduit au respect des règles.
La capacité à visualiser ce qui devrait être et à le comparer à ce qui est réellement ouvre la voie à une nouvelle dimension dans vos opérations : celle de pouvoir éliminer les hypothèses (ce qui devrait être) et de prendre des décisions fondées sur des données, en vous basant sur ce qui se passe sur le terrain (ce qui est).
C'est la seule façon de faire passer une bonne pratique d'un scénario hypothétique à une réalité éprouvée, tout en en mesurant l'impact réel. Cela est essentiel pour améliorer la sécurité, la qualité et l'efficacité, ou pour déterminer comment réduire la dépendance de votre entreprise vis-à-vis du savoir empirique, tout en adoptant une approche évolutive du partage des connaissances.
La conformité est essentielle.
Pourquoi la conformité est-elle si importante ?
La conformité est étroitement liée aux pertes de production, au gaspillage, aux réclamations des clients, aux rappels de produits, aux incidents de sécurité et bien plus encore. Dans ces moments de crise, en tant que fabricant, vous souhaitez pouvoir enquêter rapidement et avec précision sur la cause profonde du problème, afin d’identifier et de mettre en œuvre des mesures correctives aussi vite que possible. Cela vous permettra de garantir que les unités continuent à produire au rythme requis et conformément aux spécifications de qualité, tout en assurant un environnement de travail sûr.
Le respect des normes documentées garantit que les chaînes de production peuvent continuer à fabriquer des produits de qualité et que les employés peuvent travailler en toute sécurité, deux éléments essentiels pour générer des bénéfices. Cette conformité documentée garantit que vos activités sont à l'épreuve des audits, ce qui vous aide à éviter des amendes et des enquêtes coûteuses, un aspect crucial pour réaliser des économies.
Dans la plupart des entreprises, le respect des règles n’est pas toujours de 100 %. En réalité, il est généralement bien inférieur à ce chiffre. Les raisons de ce manque de conformité sont variées et ne peuvent être attribuées à un manque d’éthique professionnelle ou à une négligence intentionnelle généralisée parmi le personnel de première ligne. Le plus souvent, un faible niveau de conformité révèle un problème lié à la culture d’entreprise au sein de l’usine. Des pressions croissantes obligent les fabricants à « faire plus avec moins » et, au lieu de trouver des solutions nouvelles, innovantes et efficaces, on ajoute des tâches à un personnel déjà surchargé. Ajoutez à cela des lacunes dans la formation interne, qui ne permettent pas de garantir une compréhension approfondie du « pourquoi », et vous obtenez tous les ingrédients d’un faible niveau de conformité.
L'une des manifestations les plus courantes d'un manque de conformité est la « formalité de pure forme ».
Les manipulations comptables – L'éléphant dans la pièce
Il est temps de mettre les choses au clair : parlons de la « falsification de documents ». Il s'agit du fait de consigner par écrit qu'une tâche ou un travail a été effectué alors qu'en réalité ce n'est pas le cas. Cela arrive plus souvent que vous ne le pensez. Sans les outils adéquats permettant d'obtenir la visibilité nécessaire pour évaluer la conformité ou son absence, cette pratique continuera d'exister. Personne n'a les moyens de vérifier que chaque contrôle a bien été effectué et que chaque opération de nettoyage a bien été menée à bien.
Au lieu de s'attaquer à la cause profonde du « pencil whipping », la solution habituelle consiste à ajouter des contrôles supplémentaires, ce qui peut impliquer de réaliser les mêmes vérifications ou inspections plus fréquemment, ou de charger un autre employé de jouer le rôle d'un « deuxième regard ». Réfléchissez-y. Le « pencil whipping », qui est en partie dû à une charge de travail trop importante, peut-il être résolu en demandant aux mêmes personnes d'en faire davantage ?
La réponse à cette question est « non ». La solution consiste à comprendre si les règles sont respectées ou non. Mettez en évidence ce qui a été fait, quand et par qui, en rendant les tâches visibles numériquement. Reliez cette activité au résultat grâce à la traçabilité offerte par les données. Demandez des comptes aux personnes chargées de mener à bien ces activités, non pas pour renforcer les mauvaises habitudes, mais pour comprendre quelles attentes ou quels résultats sont réalistes. Apportez ensuite des changements en fonction de vos conclusions. C’est ainsi que l’on lutte contre le « paperasse pour la forme ».
Comment se mettre en conformité avec Connected Worker® de Parsable
« Connected Worker » de Parsable suit chaque élément de chaque tâche et peut alerter la direction en cas d’écarts significatifs par rapport aux procédures opérationnelles standard (SOP). Toutes les données sont stockées dans le cloud au fur et à mesure de l’exécution des tâches, ce qui les rend facilement traçables et disponibles en temps réel. Par exemple, en cas d’audit ou d’inspection, la direction peut facilement retracer l’ensemble des processus, de l’approvisionnement en matières premières à la fabrication du produit final, en quelques clics.
Parsable vous permet de voir facilement qui a réalisé quelle tâche, l'horodatage, les données saisies (y compris les photos et les vidéos) ainsi que la manière dont la procédure a été exécutée.
Avant la mise en place de Parsable, une entreprise exigeait qu’un contrôle qualité soit effectué toutes les heures pendant la production. Ce contrôle qualité demandait à l’opérateur de vérifier que les échantillons qu’il sélectionnait au hasard respectaient les différentes spécifications définies par l’équipe d’assurance qualité (AQ). Chaque jour, ces formulaires étaient remplis et transmis sans retard ni problème… jusqu’au jour où l’entreprise a commencé à utiliser Parsable pour effectuer ces mêmes contrôles.
Ce qui s’est passé ensuite risque de vous surprendre : aucun contrôle n’a pu être soumis. Les opérateurs se sont plaints auprès de la direction, estimant que la charge de travail était trop importante et que les attentes trop élevées ; selon eux, effectuer ce contrôle qualité toutes les heures était totalement irréaliste compte tenu de toutes les autres tâches et activités dont ils devaient s’acquitter tout en assurant le bon fonctionnement de la chaîne de production. Ce problème n’était pas imputable à Parsable, car après tout, ces contrôles n’étaient pas nouveaux. Ce que ce client a découvert, c’est que ces contrôles n’avaient en réalité pas été effectués depuis des mois : la tâche était trop exigeante. Les formulaires qui indiquaient le contraire étaient le résultat d’une pratique généralisée de falsification des registres, ce qui exposait l’entreprise à des risques de rappels de produits et d’échecs aux audits. Comment la direction a-t-elle réagi ? Comment auriez-vous réagi ?
Ils ont écouté. Ils ont utilisé les données recueillies via Parsable et les retours d’expérience de leurs collaborateurs de première ligne, après avoir mis en évidence cette lacune en matière de conformité, pour revoir l’exigence relative aux contrôles qualité horaires. Les responsables de la production ont collaboré avec les responsables de l’assurance qualité pour modifier le processus, de sorte que la charge de travail imposée aux opérateurs soit non seulement gérable, mais aussi mieux adaptée aux besoins de l’entreprise. Ils sont passés d’une cadence horaire à des intervalles de quatre heures. Alors que les responsables de l’assurance qualité craignaient au départ que cette réduction de fréquence n’entraîne un risque accru, ils ont constaté que l’amélioration de la conformité et la plus grande précision des données constituaient les meilleurs facteurs d’atténuation. Moins de formalités administratives, un meilleur respect des spécifications et une pression réduite sur le personnel de terrain.
Grâce à la technologie « Connected Worker », votre entreprise dispose d’un accès à davantage de données, ce qui lui permet de prendre de meilleures décisions de manière globale. Le volume de données collectées – à chaque poste, dans chaque usine, chaque jour – peut permettre à votre entreprise d’améliorer la qualité grâce aux informations tirées des millions de points de données enregistrés. En tant que responsable qualité ou sécurité, plutôt que de passer des semaines à préparer un audit, vous pouvez désormais extraire facilement des données en quelques clics seulement.
La plupart des données n’ont pas besoin d’être saisies par les utilisateurs : elles sont soit extraites directement des systèmes, soit générées par la technologie « Connected Worker » à partir des horodatages et des données individuelles des travailleurs. Vous pouvez ainsi accéder à un enregistrement numérique détaillé des événements ayant précédé un audit. La direction peut consulter les preuves et informations recueillies sur site, notamment les photos, les notes vocales et les données, toutes stockées dans un référentiel de données.
Les entreprises ont besoin d'un moyen non seulement de collecter des données en temps réel, mais aussi d'en tirer des enseignements et de réintégrer ces enseignements dans leur travail, afin de favoriser une amélioration continue de la qualité. Grâce à la technologie « Connected Worker », votre entreprise a désormais accès à davantage de données, ce qui lui permet de prendre de meilleures décisions de manière globale.
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