Las respuestas tardías o los retrasos entre el momento en que se produce un suceso y la respuesta al mismo son un problema constante en las operaciones modernas. Y, aunque es fácil justificar estas ineficiencias inherentes diciendo que «así son las cosas», las crecientes presiones a las que se ven sometidos los fabricantes para adaptarse a los acontecimientos mundiales y a las tendencias del sector exigen un cambio. Pero, ¿cómo se puede cambiar, cómo se puede adaptar, cómo se puede garantizar que las operaciones sigan siendo resilientes cuando se carece de visibilidad, trazabilidad y rendición de cuentas? Sin estos tres elementos, el cambio sostenible será víctima del fracaso en su adopción, provocado por una resistencia sutil que se manifiesta en un cumplimiento deficiente y en la meras formalidades.
- Visibilidad, trazabilidad y rendición de cuentas
- ¿Por qué es tan importante el cumplimiento normativo?
- Manipulación de cifras: el elefante en la habitación
- Cómo cumplir con los requisitos de Connected Worker® de Parsable
Visibilidad, trazabilidad y rendición de cuentas
La visibilidad, la trazabilidad y la rendición de cuentas son elementos fundamentales con los que te encontrarás al recorrer las pasarelas peatonales delimitadas con líneas amarillas que se entrecruzan por toda la fábrica. Sin embargo, si sigues utilizando un sistema en papel para documentar las actividades, o incluso si recurres a una tecnología más moderna —aunque ya obsoleta— de finales de los 90 y principios de los 2000, sin duda te estás perdiendo la visibilidad que necesitas para que el trabajo sea trazable y para exigir responsabilidades a las personas.
A continuación te ofrecemos un desglose:
La visibilidad permite la trazabilidad
La trazabilidad conduce a la rendición de cuentas
La rendición de cuentas conduce al cumplimiento de las normas
Visibilidad
Visibilidad: sustantivo – el hecho de poder ver o ser visto.
Quizá no seas consciente de todos los puntos ciegos que existen en tus operaciones. Y aunque no es realista equipar toda una fábrica con cámaras que capturen cada ángulo para poderverrealmente lo que ocurre en todo momento, sí es posible aportar visibilidad a las actividades cotidianas.
La visibilidad se manifiesta como la capacidad de ver, en términos digitales, quién hizo qué y cuándo, aprovechando los datos disponibles.
Estos datos deben ser una combinación de información recopilada mediante la introducción manual y el registro automático de datos. Cuantas más fuentes tengas que registren datos extraíbles, mayor será la visibilidad que conseguirás en tu operación.
Trazabilidad
Trazabilidad: sustantivo – cualidad de tener un origen o un proceso de desarrollo que puede localizarse o seguirse.
La visibilidad da lugar a la trazabilidad.
La trazabilidad es la capacidad de seguir y documentar la información de principio a fin a lo largo de todo el proceso de fabricación, desde la materia prima hasta el producto acabado, pasando por todas las etapas intermedias.
Esto se basa en la información que aporta la visibilidad (quién hizo qué y cuándo) y le añade el resultado. Ahora, cada tarea completada o acción improvisada encaja como una serie de tramas y subtramas entrelazadas de una historia completa de la fabricación que se cuenta una y otra vez, cada día, a lo largo de las operaciones cotidianas.
Gracias a la trazabilidad completa, conoces el principio, el desarrollo y el final de cada incidente. Si una línea está inactiva, averigua quién está trabajando para restablecerla, qué medidas se han tomado y, basándote en la resolución, realiza un análisis retrospectivo para determinar la causa raíz. En lugar de recurrir a entrevistas y conjeturas, puedes seguir el rastro de los datos para averiguar qué tareas se completaron —y cuáles no— y reconstruir así la cadena de acontecimientos que condujo al tiempo de inactividad no planificado (echa un vistazo a estas interesantes estadísticas sobre el tiempo de inactividad). Todo ello con solo unos pocos clics.
Responsabilidad
Responsabilidad: sustantivo – el hecho o la condición de ser responsable; responsabilidad.
La trazabilidad conduce a la rendición de cuentas.
Al disponer de la información sobre quién hizo qué, cuándo y cuál fue el resultado, tendrás una visión muy clara de la responsabilidad.
No solo es posible definir las responsabilidades con un nivel de detalle muy preciso, con datos concretos que llegan hasta el nivel individual, sino que también se pueden registrar los detalles que reflejan el cumplimiento de los procesos y procedimientos.
Cumplimiento normativo
Cumplimiento: sustantivo – la acción o el hecho de cumplir con un deseo o una orden
La rendición de cuentas conduce al cumplimiento.
La capacidad de ver cómo deberían ser las cosas y compararlo con la realidad abre nuevas posibilidades en tus operaciones: la capacidad de eliminar las suposiciones (cómo deberían ser las cosas) y tomar decisiones respaldadas por datos basadas en lo que ocurre sobre el terreno (cómo son las cosas).
Esta es la única forma de pasar de una buena práctica en un escenario hipotético a una realidad contrastada, al tiempo que se comprende su impacto real. Esto es fundamental para impulsar mejoras en materia de seguridad, calidad y eficiencia, o a la hora de estudiar cómo reducir la dependencia de tu empresa respecto al «conocimiento tribal» y adoptar un enfoque escalable para compartir conocimientos.
El cumplimiento normativo es fundamental.
¿Por qué es tan importante el cumplimiento normativo?
El cumplimiento normativo está estrechamente relacionado con las pérdidas de producción, el desperdicio, las reclamaciones de los clientes, las retiradas de productos, los incidentes de seguridad y otros aspectos. En esos momentos de crisis, como fabricante, es fundamental poder investigar de forma rápida y precisa la causa raíz, para poder identificar y aplicar medidas correctivas lo antes posible, con el fin de garantizar que las unidades sigan produciendo al ritmo requerido y según las especificaciones de calidad, al tiempo que se facilita un entorno de trabajo seguro.
El cumplimiento de las normas documentadas garantiza que las líneas de producción puedan seguir fabricando productos de calidad y que los trabajadores puedan trabajar con seguridad, dos aspectos fundamentales para obtener beneficios. El cumplimiento documentado garantiza que tus operaciones estén preparadas para cualquier auditoría, lo que te ayuda a evitar costosas multas e investigaciones, algo fundamental para ahorrar dinero.
En la mayoría de las operaciones, el cumplimiento no siempre es del 100 %. De hecho, suele ser muy inferior a eso. Las razones de este escaso cumplimiento son diversas y no pueden justificarse alegando una falta de ética laboral o una prevalencia de negligencia intencionada entre el personal de primera línea. En la mayoría de los casos, un bajo nivel de cumplimiento indica un problema en la cultura laboral de la fábrica. Las presiones cada vez mayores obligan a los fabricantes a «hacer más con menos» y, en lugar de buscar soluciones nuevas, innovadoras y eficientes, se añaden tareas a una plantilla que ya está desbordada. Si a esto le sumamos las deficiencias en la formación interna, que no garantiza que se comprenda a fondo el «porqué», tenemos la receta perfecta para un bajo nivel de cumplimiento.
Una de las formas más habituales en las que se manifiesta el incumplimiento normativo es la «manipulación de documentos».
Manipulación de cifras: el elefante en la habitación
Ya es hora de que reconozcamos el elefante en la habitación: el «pencil whipping». Se trata de cuando alguien documenta que una tarea o un trabajo se ha completado cuando, en realidad, no es así. Ocurre con más frecuencia de lo que crees. Sin las herramientas adecuadas que proporcionen la visibilidad necesaria para comprender si se cumple o no con los requisitos, el «pencil whipping» seguirá produciéndose. Nadie tiene forma alguna de verificar que se haya realizado cada comprobación y que se haya completado cada limpieza.
En lugar de abordar la causa fundamental del «pencil whipping», la solución habitual consiste en añadir controles adicionales, lo que podría suponer realizar los mismos controles o inspecciones con mayor frecuencia o encargar a otro trabajador que actúe como un segundo par de ojos. Piénsalo. ¿Se puede resolver el «pencil whipping», que se debe en parte a una carga de trabajo excesiva, pidiendo a las mismas personas que hagan más?
La respuesta a esa pregunta es «no». La solución pasa por comprender el cumplimiento o la falta del mismo. Hay que poner de manifiesto qué se ha hecho, cuándo y quién lo ha hecho, haciendo que las tareas sean visibles digitalmente. Hay que vincular esa actividad al resultado gracias a la trazabilidad que permiten los datos. Hay que exigir responsabilidades a quienes deben llevar a cabo estas actividades, no para reforzar los malos hábitos, sino para comprender qué expectativas o resultados son realistas. A continuación, hay que introducir cambios basados en las conclusiones obtenidas. Así es como se combate el papeleo sin fundamento.
Cómo cumplir con los requisitos de Connected Worker® de Parsable
«Connected Worker» de Parsable realiza un seguimiento de cada elemento de cada trabajo y puede alertar a la dirección si se producen variaciones significativas en el cumplimiento de los procedimientos operativos estándar (SOP). Todos los datos se almacenan en la nube a medida que se ejecuta el trabajo, lo que facilita su trazabilidad y los hace disponibles en tiempo real. Por ejemplo, en caso de una auditoría o inspección, la dirección puede rastrear fácilmente todos los procesos, desde la adquisición de materias primas hasta el desarrollo del producto final, con solo un par de clics.
Parsable te permite ver fácilmente quién ha completado cada tarea, la fecha y hora, los datos introducidos —incluidas fotos y vídeos— y cómo se ha llevado a cabo el procedimiento.
Antes de implantar Parsable, una empresa tenía la exigencia de que se realizara un control de calidad cada hora de producción. Este control de calidad obligaba al operario a confirmar que las muestras seleccionadas al azar cumplían las distintas especificaciones establecidas por el equipo de control de calidad (QA). Todos los días, esos formularios se cumplimentaban y enviaban sin retrasos ni problemas… hasta el día en que empezaron a utilizar Parsable para realizar esos mismos controles.
Lo que ocurrió a continuación puede que te sorprenda: no se pudo presentar ni una sola comprobación. Los operarios se quejaron a la dirección de que suponía demasiado trabajo y de que las expectativas eran demasiado altas, y de que realizar esta inspección de control de calidad cada hora era totalmente irrealista si se tenían en cuenta todas las demás tareas y actividades de las que los operarios eran responsables mientras mantenían la línea en funcionamiento. Este problema no lo causó Parsable, ya que, al fin y al cabo, estas comprobaciones no eran nuevas. En cambio, lo que este cliente descubrió fue que, en realidad, las comprobaciones llevaban meses sin realizarse: resultaban demasiado exigentes. Los formularios que indicaban lo contrario eran fruto de un fraude generalizado, lo que ponía a la empresa en riesgo de sufrir retiradas de productos y suspender las auditorías. ¿Cómo respondió la dirección? ¿Cómo responderías tú?
Les hicieron caso. Utilizaron los datos recopilados a través de Parsable y los comentarios que recibieron de sus trabajadores de primera línea tras poner de manifiesto esta deficiencia en el cumplimiento normativo para revisar el requisito de comprobación de calidad cada hora. Los responsables de producción colaboraron con los de control de calidad para introducir cambios en el proceso, de modo que la carga de trabajo de los operadores no solo fuera manejable, sino que se adaptara mejor a las necesidades de la empresa. Pasaron de una cadencia horaria a intervalos de cuatro horas. Aunque el equipo de control de calidad se mostró inicialmente escéptico ante la posibilidad de que la menor frecuencia conllevara un mayor riesgo, descubrieron que el aumento del cumplimiento normativo y la mayor precisión de los datos constituían el mejor factor de mitigación. Menos trámites burocráticos, mayor cumplimiento de las especificaciones y menor presión sobre el personal de primera línea.
Gracias a la tecnología «Connected Worker», tu organización tiene acceso a más datos, lo que le permite tomar mejores decisiones de forma integral. El volumen de datos recopilados —durante cada turno, en cada planta, cada día— puede permitir a tu empresa mejorar la calidad a partir de la información extraída de los millones de puntos de datos recopilados. Como responsable de calidad o seguridad, en lugar de dedicar semanas a prepararte para una auditoría, ahora puedes obtener datos fácilmente con solo un par de clics.
Gran parte de los datos no tiene que introducirlos las personas que los utilizan: o bien se extraen directamente de los sistemas, o bien se generan mediante la tecnología «Connected Worker» a partir de marcas de fecha y hora y de los datos individuales de los trabajadores. Se puede acceder a un registro digital detallado de lo que ocurrió antes de una auditoría. La dirección puede acceder a las pruebas y la información recopiladas in situ, incluidas fotos, notas de voz y puntos de datos, todo ello almacenado en un repositorio de datos.
Las organizaciones necesitan una forma no solo de recopilar datos en tiempo real, sino también de obtener información útil e incorporarla al trabajo, impulsando así una mejora continua de la calidad. Gracias a la tecnología «Connected Worker», tu organización tiene ahora acceso a más datos, lo que le permite tomar mejores decisiones de forma integral.
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