Wir leben in einer bemerkenswerten Zeit des technologischen Fortschritts. Vorbei sind die Zeiten, in denen Außendienstmitarbeiter mit veralteten Systemen, Tabellenkalkulationen sowie Papier und Bleistift ihre Aktivitäten nachverfolgten und ihre Arbeitsaufträge erledigten. Auch wenn dies einst gängige Vorgehensweisen waren, müssen Unternehmen mit Außendienstmitarbeitern mit dem rasanten technologischen Wandel Schritt halten. Digitale Tools sind eine leistungsstarke Unterstützung, die Ihnen und Ihrem Team dabei hilft, die täglichen Aufgaben im Außendienst zu bewältigen.

Als Außendienstleiter sind Sie für die Leitung einer Vielzahl von täglichen Abläufen und die Betreuung einer dezentralen Belegschaft verantwortlich. An einem typischen Arbeitstag jonglieren Sie mit zahlreichen Aufgaben: Sie kümmern sich sowohl um interne Mitarbeiter als auch um Auftragnehmer, bearbeiten Kundenanfragen, weisen Techniker für Support-Einsätze zu, koordinieren Ihre über verschiedene Standorte verteilten Außendienstmitarbeiter und halten die Systeme auf dem neuesten Stand. Doch das ist nur die Spitze des Eisbergs. Wie lassen sich verteilte Arbeitsabläufe effektiv verwalten? Über welche Tools verfügen Sie, um dies erfolgreich zu bewältigen?

Als Manager und Leiter eines Teams von Außendienstmitarbeitern sollten Sie mit den neuesten Technologien vertraut sein, die Ihnen dabei helfen können, die Einhaltung von Vorschriften und die Produktivität zu steigern sowie Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren. Aber wussten Sie, dass sich die von uns genutzten Technologien in der Regel alle 24 Monate zur nächsten Generation weiterentwickeln? Dies unterstreicht, wie wichtig es ist, bei technologischen Lösungen stets auf dem neuesten Stand zu bleiben.

Mobile, digitale Technologien wie Connected Worker® von Parsable sind ein effektives Werkzeug, mit dem Führungskräfte folgende Ziele erreichen können: die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern im Außendienst fördern, Arbeitsanforderungen erfassen und weiterleiten, Informationen und Daten für die Berichterstellung erfassen sowie die Arbeitsbelastung ihrer Teams organisieren. 

Ein vernetzter Mitarbeiter hat stets Zugriff auf die Informationen, die er benötigt, um eine Aufgabe erfolgreich abzuschließen und die Details dazu zu protokollieren – ganz gleich, wo er sich gerade befindet.

Dazu gehören Formulare und Checklisten, Standardarbeitsanweisungen und Betriebsabläufe sowie sogar kurze und leicht verständliche Schulungen oder Lektionen, die bei Bedarf abgerufen werden können. Dies fördert ein harmonisches Zusammenspiel zwischen den Mitarbeitern, den Informationen, die sie benötigen, um ihre Arbeit ordnungsgemäß zu erledigen, und den Daten, die das Unternehmen benötigt, um die Abläufe in Echtzeit zu verfolgen und zu überwachen. Um dies zu verwirklichen, müssen die Inhalte digital und interaktiv sein, und die Mitarbeiter müssen mit intelligenten Mobilgeräten ausgestattet sein.

Die Herausforderungen, denen Außendienstleiter gegenüberstehen

Laut Deloitte stehen Außendienstleiter im Alltag vor einer Reihe von Herausforderungen, darunter: 

• Die Anzahl der Besuche vor Ort jedes Außendienstmitarbeiters erhöhen
• Bewältigung von Schwankungen bei der Nachfrage im Außendienst
• Die richtigen Teile an den richtigen Ort bringen
• Die Zufriedenheit der Mitarbeiter aufrechterhalten

In der Vergangenheit hatten Außendienstleiter kaum Einfluss auf den Technologie-Stack, die Lösungen und die Entwicklung dieser Systeme. Gleichzeitig werden diese Systeme oft von Mitarbeitern ohne Führungsposition entwickelt, die nur einen begrenzten Einblick in deren tatsächliche Nutzung haben. Wenn es um Unternehmenslösungen geht, haben Außendienstleiter nicht die Zeit, sich mit den vielen Aspekten ihres Technologie-Stacks auseinanderzusetzen. 

Anstatt die Dinge zu verkomplizieren, brauchen Sie vor allem eine einfache Lösung, die Ausfallzeiten minimiert und die Produktivität Ihrer Teams steigert. Außendienstleiter benötigen ein digitales Tool, das folgende Funktionen bietet: 

• Benachrichtigungen zu Ereignissen bereitstellen
• Benachrichtigungen vor oder nach dem Ereignis aktivieren
• Prozess- und Zeiterfassung bereitstellen 
• Möglichkeit zum Job-Shadowing mit Vorgesetzten schaffen 
• Arbeitsunterlagen verteilen 
• Den Zustand der Ausrüstung vor Ort überwachen

 

4 Tipps, wie Technologie zur Optimierung des Außendienstbetriebs beitragen kann 

Technologische Fortschritte wirken sich auf die Arbeitsweise von Außendienstleitern aus. Diese Lösungen bieten die Möglichkeit, die Herausforderungen zu bewältigen, denen Sie und Ihr Team täglich gegenüberstehen.  

Hier sind vier Möglichkeiten, wie Sie Ihre Außendienstabläufe verbessern können.

Weg vom Papier

Erstellt Ihr Team immer noch Arbeitsaufträge auf Papier oder plant es auf Whiteboards? Befreien Sie alle Mitarbeiter vom Papier und digitalisieren Sie diese Informationen; stattdessen können Arbeitsaufträge und Checklisten über eine mobile App ausgefüllt werden. Nutzen Sie „Mobile-First“-Anwendungen, um den Status von Projekten und Arbeitsaufträgen schnell und nahtlos zu melden, anstatt am Ende des Tages Tickets zu erstellen. Dies stellt sicher, dass die Techniker ihre Arbeitsabläufe Schritt für Schritt befolgen, fördert die Einhaltung von Vorschriften in Ihrem Außendienstteam und verkürzt die Berichtszeiten. 

Optimieren Sie die Leistung Ihres Teams vor Ort

Indem Sie Ihr Team über eine einzige mobile App vernetzen, können Sie die Leistung vor Ort genau nachverfolgen und erfassen. Der Zugriff auf Ankunfts- und Abfahrtszeiten, die Details der durchgeführten Arbeiten sowie die Protokollierung von Informationen – all dies verbessert die Genauigkeit und die Verantwortlichkeit innerhalb Ihres verstreut arbeitenden Teams. Darüber hinaus können Sie die verfügbaren Informationen nutzen, um laufende Aufträge mit bereits abgeschlossenen Aufträgen zu vergleichen, Aufgaben neu zuzuweisen oder Zeitpläne anzupassen. 

Als Außendienstleiter haben Sie den Überblick über all diese Informationen und erhalten in Echtzeit Einblick in die Aktivitäten und Zeitpläne Ihrer Außendiensttechniker. Sollte ein Mitarbeiter auf ein Problem stoßen, können Sie die Problemlösung vor Ort optimieren und bei Bedarf auf der Grundlage der Informationen, die Sie in Echtzeit erhalten, sofort neue Aufträge zuweisen.  

Daten nutzen und Ergebnisse messen

Die Leistungsmessung und die von Ihrem Außendienstteam erfassten Daten sind ein sehr wichtiger Schritt zur Optimierung Ihrer Betriebsabläufe. Diese Informationen bieten einen besseren Einblick in die Servicequalität jedes einzelnen Mitarbeiters und liefern Daten zu den durchgeführten Aufgaben. So können Sie überprüfen, ob die Arbeiten tatsächlich abgeschlossen wurden, anstatt nur zu schätzen oder darauf zu hoffen, dass die Aufträge fertiggestellt werden. 

Mit „Connected Worker“ von Parsable können Sie beispielsweise mehrere Datenquellen integrieren und so ein einheitliches Betriebssystem schaffen, das es Ihnen ermöglicht, potenziell ungenutzte (oder „dunkle“) Daten zu erfassen. Durch den großflächigen Einsatz einer No-Code-Plattform erzielen unsere Kunden Verbesserungen in den Bereichen Produktivität, Sicherheit, Qualität und Kundenservice. Diese Verbesserungen sind besonders wertvoll für Unternehmen, die versuchen, den Anstieg der Nachfrage infolge der COVID-19-Krise zu bewältigen und das Risiko für ihre Außendienstmitarbeiter vor Ort zu minimieren.

Techniker zusätzlich schulen

Schließlich entscheiden sich viele Unternehmen aufgrund des zunehmenden Wettbewerbs, der hohen Kundennachfrage und einer alternden Belegschaft dafür, ihre Außendienstleistungen an unabhängige Auftragnehmer auszulagern. Die Zusammenarbeit mit Auftragnehmern kann zwar zu zusätzlicher Komplexität führen, muss es aber nicht. Sie können alle als ein Team zusammenarbeiten, sich gegenseitig unterstützen und diesen Mitarbeitern Schulungen direkt vor Ort anbieten. 

Außendienstleiter sollten erwägen, Arbeitsabläufe mithilfe von einfach zu implementierender, handelsüblicher Technologie zu standardisieren, die Schulungsmöglichkeiten bietet und eine schnellere Amortisation ermöglicht. Auf diese Weise können sie Chancen erkennen, den Außendienstmitarbeitern maßgeschneiderte Unterstützung bieten und deren Leistung überwachen. 

In unserer neuen Welt des verteilten Personalmanagements ist klar: Der einzige Weg, ein Unternehmen zum Erfolg zu führen, besteht darin, die Technologien, die zum Erfolg beitragen, zu verstehen und zu steuern sowie die potenziellen Fallstricke dieser Technologien zu erkennen. Als Außendienstleiter tragen Sie die Verantwortung dafür, Ihre verteilte Belegschaft effektiver zu führen, Technologien zur Förderung der Zusammenarbeit zu nutzen, die Effizienz zu maximieren, die besten Geschäftsergebnisse zu erzielen und Ihre Mitarbeiter auf die bestmögliche Weise anzuleiten.

Sind Sie bereit, Ihre betrieblichen Arbeitsabläufe zu revolutionieren? Erleben Sie die Leistungsfähigkeit der Connected Worker®-Software von Parsable hautnah und entdecken Sie, wie unsere Lösung Ihre Betriebsabläufe durch die Digitalisierung Ihrer Mitarbeiter an vorderster Front optimieren kann.