Nous vivons une époque remarquable marquée par les progrès technologiques. L'époque où les techniciens de terrain utilisaient des systèmes obsolètes, des tableurs, du papier et un crayon pour suivre leurs activités et exécuter leurs ordres de travail est désormais révolue. Même si ces méthodes ont pu constituer des processus bien établis à une certaine époque, les entreprises qui emploient des techniciens de terrain doivent s'adapter au rythme effréné des évolutions technologiques. Les outils numériques constituent une aide précieuse pour vous permettre, à vous et à votre équipe, de gérer vos tâches quotidiennes sur le terrain.

En tant que responsable des services sur le terrain, vous êtes chargé de superviser diverses opérations quotidiennes et une équipe dispersée. Au quotidien, vous devez jongler entre de multiples responsabilités : gérer à la fois le personnel interne et les prestataires, répondre aux demandes des clients, affecter les techniciens, coordonner vos équipes de terrain dispersées et maintenir les systèmes à jour. Mais ce n'est que la partie émergée de l'iceberg. Comment gérez-vous efficacement le travail à distance ? De quels outils disposez-vous pour y parvenir ?

En tant que responsable et chef d'une équipe de techniciens de terrain, vous devez vous tenir informé des dernières technologies susceptibles de vous aider à garantir la conformité, à améliorer la productivité et à optimiser vos opérations. Mais saviez-vous qu'en règle générale, les technologies que nous utilisons évoluent tous les 24 mois pour passer à la génération suivante ? Cela souligne l'importance de se tenir à jour en matière de solutions technologiques.

Les technologies mobiles et numériques, telles que Connected Worker® de Parsable, constituent un outil efficace que les responsables peuvent utiliser pour : favoriser la communication et la collaboration entre les collaborateurs sur le terrain, recueillir et diffuser les consignes de travail, collecter des informations et des données à des fins de reporting, et organiser la charge de travail de leurs équipes. 

Un collaborateur connecté a toujours accès aux informations dont il a besoin pour mener à bien une tâche et en consigner les détails, où qu'il se trouve.

Cela inclut des formulaires et des listes de contrôle, des consignes de travail standardisées et des procédures opérationnelles, voire des formations ou des modules pédagogiques courts et faciles à assimiler, accessibles à la demande. Ce système favorise une relation de travail harmonieuse entre le collaborateur, les informations dont il a besoin pour mener à bien sa mission, et les données dont l’entreprise a besoin pour suivre et surveiller ses opérations en temps réel. Pour que cela devienne réalité, le contenu doit être numérique et interactif, et les collaborateurs doivent être équipés d’appareils mobiles intelligents.

Les défis auxquels sont confrontés les responsables des services sur le terrain

Selon Deloitte, les responsables des services sur le terrain sont confrontés à un certain nombre de défis au quotidien, parmi lesquels : 

• Augmenter le nombre de visites sur site de chaque représentant commercial
• Gérer les fluctuations de la demande en matière de services sur le terrain
• Livrer les bonnes pièces au bon endroit
• Maintenir la satisfaction des salariés

Historiquement, les responsables de terrain ont peu d'influence sur l'architecture technologique, les solutions et le développement de ces systèmes. Parallèlement, ce sont souvent des collaborateurs non cadres qui développent ces systèmes, sans avoir une vision complète de leur utilisation. En matière de solutions d'entreprise, les responsables de terrain n'ont pas le temps de se pencher sur les nombreux aspects de leur architecture technologique. 

Au lieu de compliquer les choses, ce dont vous avez vraiment besoin, c’est d’une solution simple qui réduira au minimum les temps d’arrêt et améliorera la productivité de vos équipes. Les responsables de terrain ont besoin d’un outil numérique capable de : 

• Envoyer des notifications d'événements
• Activer les notifications anticipées/différées
• Assurer le suivi des processus et des délais 
• Permettre l'observation au poste de travail par un supérieur hiérarchique 
• Distribuer les dossiers de travail 
• Surveiller l'état des équipements au sol

 

4 conseils pour optimiser les opérations de service sur le terrain grâce à la technologie 

Les progrès technologiques ont une incidence sur le mode de fonctionnement des responsables des services sur le terrain. Ces solutions vous offrent la possibilité de relever les défis auxquels vous et votre équipe êtes confrontés au quotidien.  

Voici 4 façons d'améliorer vos opérations de service sur le terrain.

Abandonner le papier

Votre équipe continue-t-elle à créer des bons de travail sur papier ou à planifier ses interventions sur des tableaux blancs ? Éliminez le papier et numérisez ces informations ; les bons de travail et les listes de contrôle peuvent désormais être remplis via une application mobile. Utilisez des applications « mobile first » pour rendre compte rapidement et de manière fluide de l’état d’avancement des projets et des bons de travail, plutôt que de recourir à la création de tickets en fin de journée. Cela garantit que les techniciens suivent leurs processus étape par étape, favorise la conformité au sein de votre équipe sur le terrain et réduit les délais de reporting. 

Optimisez les performances de votre équipe sur le terrain

En connectant votre équipe via une seule application mobile, vous pouvez suivre et enregistrer avec précision les performances sur site. L'accès aux heures d'arrivée et de départ, aux détails des travaux effectués et à l'enregistrement des informations permet d'améliorer la précision et la responsabilisation au sein de votre équipe dispersée. De plus, vous pouvez utiliser les informations disponibles pour comparer les chantiers en cours avec les chantiers précédemment achevés, réattribuer des tâches ou ajuster les plannings. 

En tant que responsable des interventions sur site, vous gérez l'ensemble de ces informations et bénéficiez d'une visibilité en temps réel sur les activités et les plannings de vos techniciens de terrain. Si un technicien rencontre un problème, vous pouvez optimiser la résolution du problème sur place et, si nécessaire, attribuer immédiatement des missions en fonction des informations que vous recevez au fur et à mesure.  

Exploitez les données et mesurez les résultats

La mesure des performances et des données collectées par votre équipe de terrain constitue une étape essentielle pour optimiser vos opérations. Ces informations offrent une meilleure visibilité sur la qualité du service fourni par chaque collaborateur et fournissent des données précises sur les tâches réalisées. Elles vous permettent de vérifier que le travail a bien été effectué, plutôt que de vous contenter d'estimer ou d'espérer que les missions soient menées à bien. 

Par exemple, la solution « Connected Worker » de Parsable vous permet d’intégrer plusieurs flux de données afin de créer un système d’exploitation unifié qui vous donne les moyens de capter des données potentiellement inexploitées (ou « cachées »). En déployant à grande échelle une plateforme « no-code », nos clients parviennent à améliorer leur productivité, leur sécurité, leur qualité et leur service client. Ces améliorations sont particulièrement précieuses pour les entreprises qui cherchent à faire face à l’augmentation de la demande suite à la crise du COVID-19 et à minimiser les risques pour leur personnel de terrain.

Offrir une formation complémentaire aux techniciens

Enfin, en raison d’une concurrence croissante, d’une forte demande des clients et du vieillissement de la main-d’œuvre, de nombreuses entreprises choisissent d’externaliser leurs services sur le terrain à des prestataires indépendants. Travailler avec des prestataires peut ajouter un niveau de complexité supplémentaire, mais ce n’est pas une fatalité. Vous pouvez tous travailler comme une seule et même équipe, collaborer ensemble et offrir à ces travailleurs une formation en temps réel. 

Les responsables de terrain devraient envisager de standardiser les processus opérationnels à l'aide de technologies prêtes à l'emploi et faciles à mettre en œuvre, qui offrent une formation et permettent d'obtenir un retour sur investissement plus rapide. Ils pourront ainsi identifier les opportunités, apporter un soutien sur mesure au personnel de terrain et suivre leurs performances. 

Dans ce nouveau contexte de gestion d’une main-d’œuvre décentralisée, il apparaît clairement que la seule façon de mener une entreprise vers la réussite consiste à comprendre et à maîtriser les technologies qui y contribuent, ainsi qu’à identifier les écueils potentiels liés à ces technologies. En tant que responsable des services sur le terrain, vous avez pour mission de gérer plus efficacement votre main-d’œuvre décentralisée, de tirer parti de la technologie pour favoriser la collaboration, d’optimiser l’efficacité, d’obtenir les meilleurs résultats commerciaux possibles et d’accompagner vos collaborateurs de la manière la plus appropriée.

Prêt à révolutionner vos processus opérationnels ? Découvrez par vous-même toute la puissance du logiciel Connected Worker® de Parsable et voyez comment notre solution peut rationaliser vos opérations en numérisant vos équipes de terrain.