Já alguma vez fez um «Gemba walk»? Não se trata da última tendência em matéria de saúde, no sentido físico da palavra. Trata-se, sim, de uma parte da filosofia de gestão «lean» e é utilizada em muitos setores para ajudar as empresas a identificar áreas de melhoria contínua.
Não importa se aplica o «Gemba walk» a uma linha de produção, a um armazém ou a operações digitais de grande escala. A melhoria contínua e a identificação de ineficiências são essenciais para se manter à tona no mundo empresarial em constante evolução.
Este artigo explica todos os pormenores de uma visita ao Gemba bem-sucedida. Iremos explicar a origem, os benefícios e os passos a seguir para realizar uma autoavaliação, com vista a identificar formas de melhorar continuamente.
O que é um «Gemba Walk»?
«Gemba» é uma palavra japonesa que se traduz por «o local real». Também é frequentemente traduzida como «o local onde se cria valor». Faz parte da filosofia de gestão «lean» e foi um conceito que inspirou a produção «lean» nos EUA. Taiichi Ohno, um famoso engenheiro da Toyota, cunhou o termo e ganhou o título de pai da produção «lean».
Em suma, o termo «Gemba» designa o local onde uma empresa cria o seu produto de valor, também conhecido como «linha da frente». Por exemplo, no caso de uma empresa automóvel, trata-se do chão de fábrica. No caso de uma empresa petroquímica, trata-se das plataformas petrolíferas e das refinarias.
Basicamente, as visitas ao Gemba são uma forma de os gestores estarem presentes nestes espaços e colocarem-se no local da ação. Podem assim rever os seus processos, analisá-los e avaliar a sua produtividade, custos, eficiência e segurança.
Por outras palavras, um «Gemba walk» é uma visita ao chão de fábrica. Permite aos diretores de fábrica e aos líderes observar os processos de trabalho reais, interagir com os colaboradores, fazer perguntas, recolher informações e feedback sobre a forma como o trabalho é executado. É uma prática que permite aos gestores estabelecer uma ligação com os seus colaboradores da linha da frente, identificar desperdícios e, em última análise, explorar formas de promover a melhoria contínua.
Qual é o objetivo de uma visita ao gemba?
O principal objetivo de uma visita ao Gemba é obter uma compreensão mais profunda e em primeira mão da forma como o trabalho é efetivamente realizado. Ao observar os processos em tempo real, os líderes podem identificar ineficiências, questões de segurança ou estrangulamentos que podem não ser visíveis através de relatórios ou reuniões.
As visitas ao gemba também promovem uma comunicação e uma confiança mais fortes entre os gestores e os colaboradores da linha da frente. Quando os líderes estão presentes no local de trabalho, os colaboradores sentem-se ouvidos e valorizados, o que pode levar a uma partilha mais aberta de ideias, desafios e possíveis melhorias.
Em última análise, o objetivo é criar uma cultura de melhoria contínua. Ao observar o trabalho em ação, os líderes podem tomar decisões informadas, dar prioridade a mudanças significativas e apoiar as equipas na procura de soluções práticas. Trata-se de promover melhorias mensuráveis na qualidade, na produtividade e no envolvimento dos colaboradores — uma observação de cada vez.
Por que razão as visitas ao gemba são importantes?
A ideia subjacente às visitas ao Gemba é permitir que os gestores e executivos saiam das suas secretárias e se desloquem para o local onde o trabalho é efetivamente realizado. Trata-se de uma oportunidade para explorar o fluxo de valor e identificar potenciais problemas através da colaboração e da comunicação.
O que não se deve fazer numa visita ao gemba
Lembre-se de que uma visita ao Gemba não tem como objetivo encontrar falhas ou atribuir culpas – isso é exatamente o que não deve fazer. Como gestor, o seu principal objetivo é colaborar com a sua equipa e identificar os problemas em conjunto. Concentre-se em identificar pontos fracos nas operações de trabalho, e não nas pessoas.
Benefícios do Gemba Walk
Uma visita ao Gemba bem executada proporciona um valor que vai muito além da simples observação das operações do dia-a-dia. Quando os líderes passam regularmente tempo no local onde o trabalho é efetivamente realizado, obtêm várias vantagens fundamentais:
Maior visibilidade dos processos
Observar os fluxos de trabalho em primeira mão proporciona aos gestores uma visão clara e realista da forma como as tarefas são executadas, ajudando-os a identificar ineficiências ocultas ou riscos potenciais que os relatórios, por si só, poderiam deixar escapar.
Maior envolvimento dos colaboradores
Ao ouvirem os trabalhadores da linha da frente e ao valorizarem as suas contribuições, os líderes criam confiança e promovem uma cultura em que os colaboradores se sentem valorizados e encorajados a partilhar ideias.
Decisões mais rápidas e melhores
A observação do trabalho em ação proporciona um contexto imediato, permitindo que a gestão estabeleça prioridades em termos de melhorias e responda rapidamente às mudanças nas condições.
Mentalidade de melhoria contínua
As caminhadas regulares reforçam os princípios Lean, transformando a revisão dos processos num hábito rotineiro, ajudando as equipas a concentrarem-se na eliminação do desperdício e a promover a excelência operacional a longo prazo.
Melhor colaboração entre equipas
Quando diferentes departamentos participam, uma visita ao Gemba dá origem a conversas entre diferentes funções, eliminando os silos e promovendo a responsabilidade partilhada pelos resultados.
3 Elementos de uma visita ao gemba
É essencial encarar a visita ao Gemba como uma ferramenta que permite às empresas identificar e eliminar atividades que geram desperdício. Aqui estão três elementos essenciais para uma visita ao Gemba bem-sucedida.
Vai ver
Esteja presente. Um ato simples, mas algo em que a gestão falha frequentemente. As visitas regulares ao «gemba» — o «local real» — são essenciais para compreender as dificuldades que os trabalhadores enfrentam diariamente.
Alguns gestores evitam esta prática, pensando que uma visita ao Gemba pode deixar os membros da equipa nervosos. No entanto, na realidade, a gestão por presença no local (MBWA) está longe de ser algo ameaçador. Não se trata de julgar os trabalhadores. Pelo contrário, é uma forma de os gestores avaliarem as suas operações de forma objetiva. A partir daí, têm a oportunidade de identificar formas de otimizar os processos e beneficiar os seus colaboradores.
Pergunta «porquê»
Sem uma comunicação ativa, a visita ao Gemba é inútil. Os bons líderes sabem que devem ouvir primeiro e só depois falar.
Uma visita ao Gemba baseia-se na compreensão das necessidades e das queixas daqueles que trabalham na linha da frente. Isto implica estar presente, questionar por que razão determinados processos são problemáticos e ouvir as críticas.
Esta etapa exige alguma investigação, pelo que os gestores têm de aprender a utilizar várias técnicas. O método dos «cinco porquês» é uma técnica que permite aos gestores compreender as razões subjacentes aos problemas. Implica ouvir e fazer perguntas, em vez de dar ordens.
Respeitar as pessoas
Ao realizar uma visita ao Gemba, é fundamental evitar dar a impressão de ser autoritário ou crítico. Muitas vezes, os gestores tendem a apontar o dedo e a criticar os trabalhadores quando, na verdade, são os seus próprios processos que prejudicam a produtividade. Uma visita ao Gemba é uma atividade de equipa destinada a melhorar os processos e torná-los mais produtivos para todos.
Processo de «Gemba Walk»: 7 passos a seguir quando se vai ao Gemba
Para garantir o sucesso, deve seguir sete passos fundamentais em cada visita ao Gemba:
- Escolha um tema para concentrar os esforços numa área específica, como a segurança ou a produtividade.
- Prepare a sua equipa para que todos se sintam à vontade e compreendam as expectativas.
- Concentre-se no processo, não nas pessoas, porque uma visita ao Gemba não é uma avaliação de desempenho.
- Esteja onde está o fluxo de valor, porque é aí que reside o maior potencial para uma mudança positiva.
- Registe as suas observações e aguarde para apresentar soluções mais tarde.
- Conta com um par de olhos extra, levando contigo um colega de outro departamento.
- Manter-se em contacto com todas as equipas relativamente a quaisquer alterações futuras.
Lista de verificação para a visita ao gemba: perguntas a fazer
As visitas ao gemba exigem uma preparação prévia. Desta forma, é possível direcionar os esforços e chegar realmente ao cerne das questões.
Prepare uma lista de perguntas a ter em conta ao analisar os processos-chave. É claro que estas perguntas variam consoante a natureza do processo, mas seguem-se algumas perguntas gerais que pode utilizar:
- Qual é a descrição deste processo de trabalho?
- Este trabalho tem um processo definido?
- Este processo contribui para os objetivos da nossa empresa?
- Quem é responsável por cada tarefa do processo?
- O que poderá fazer com que este processo não consiga atingir os seus objetivos?
- Os trabalhadores sabem como comunicar problemas?
- O que poderia acelerar ou tornar este processo mais eficiente?
Como realizar uma visita ao local de trabalho (Gemba Walk)
Para tirar o máximo partido da sua visita ao Gemba, é aconselhável ter um plano definido antes de começar. Aqui ficam algumas dicas para o ajudar a ter sucesso.
Escolha um tema para o seu passeio
O primeiro passo consiste em identificar qual é o objetivo principal da visita ao Gemba. Isto irá ajudá-lo a manter-se concentrado e a delimitar o âmbito da visita. Existem muitos temas diferentes a explorar, por exemplo, segurança, produtividade, inovação ou eficiência do espaço de trabalho, para citar alguns. Depois de identificar o tema, pode começar a elaborar a lista de perguntas a fazer ao longo da visita.
Preparar a equipa
Não deve apanhar a equipa de surpresa; em vez disso, deve avisá-la com antecedência. Informe a equipa antecipadamente sobre o que é uma visita ao Gemba, o que podem esperar e qual é o seu objetivo. Desta forma, sentir-se-ão mais à vontade e mais dispostos a colaborar. Não se esqueça de deixar claro que o objetivo final é a melhoria contínua.
Concentrar-se no processo
Lembre-se de que isto não é uma avaliação do desempenho da sua equipa. O objetivo é observar, fazer perguntas e recolher informações que contribuam para a melhoria dos processos. Está aqui para identificar obstáculos, desperdício e ineficiências no chão de fábrica que prejudicam a produtividade.
Foco no fluxo de valor
Identifique o valor que a sua empresa produz e certifique-se de que se concentra em todo o fluxo de valor. É uma boa ideia anotar as suas perguntas com antecedência, para garantir que não se esquece de nenhum trabalho ou processo operacional. Ao concentrar-se na cadeia de valor, poderá identificar pontos de estrangulamento, tarefas que não estão distribuídas de forma otimizada ou atividades que causam desperdício. A eliminação destas atividades ajudará a melhorar o seu desempenho.
Registe as suas observações
Registe o máximo de informação possível enquanto realiza a sua visita ao Gemba. Tire fotografias, grave vídeos ou tome notas. Pode ser tentador fazer recomendações ou propor soluções no momento, mas deixe a análise para mais tarde.
Obtenha uma segunda opinião
Depois de ter reunido toda a informação, não custa nada partilhá-la com um colega, alguém com um olhar novo e que não esteja envolvido no processo. Obter uma segunda opinião pode ajudar a identificar eventuais lacunas, a descobrir oportunidades que tenham escapado ou, simplesmente, a dar-lhe uma perspetiva diferente.
Manter-se em contacto com a equipa
Não te esqueças de dar seguimento ao assunto e partilhar as tuas conclusões com a equipa. Lembra-te de que se trata de um esforço colaborativo e que a última coisa que queres é que a tua equipa sinta que está a ser vigiada. Envolve-os ao longo de todo o processo. Partilha o que aprendeste, incluindo problemas ou lacunas, bem como a resolução imediata e as medidas a tomar. Aproveita este momento para identificar quais os processos que pretendes manter e onde há margem para melhorias.
Exemplos de Gemba Walk
Como as visitas ao Gemba podem ser adaptadas a praticamente qualquer tipo de operação, assumem formas ligeiramente diferentes em cada setor. Aqui estão alguns cenários práticos que mostram como os líderes colocam o conceito em prática:
Piso de produção
Um diretor de fábrica realiza uma visita ao Gemba ao longo da linha de montagem durante o pico de produção. Observa como são geridas as trocas de equipamento, registando cuidadosamente pequenos atrasos entre as séries de produção. Ao falar com os operadores das máquinas e com a equipa de manutenção, o diretor identifica conflitos de programação e pequenas ineficiências na configuração. Estas informações conduzem a um processo de troca de equipamento atualizado e a uma gestão mais eficiente do pessoal, reduzindo o tempo de inatividade e aumentando o rendimento.
Armazém e Logística
Um supervisor de distribuição acompanha todo o percurso de uma encomenda — desde a recolha inicial até à embalagem final e preparação para envio. Ao longo do percurso, repara que os colaboradores têm de dar passos adicionais devido a uma disposição mal organizada das prateleiras. Através de conversas abertas com os colaboradores, o supervisor identifica pontos de estrangulamento com elevado tráfego e oportunidades para reposicionar os artigos utilizados com frequência. Após a inspeção, a equipa reorganiza o espaço do armazém e atualiza os percursos de recolha, melhorando a velocidade de processamento das encomendas e reduzindo a fadiga dos colaboradores.
Área de Controlo de Qualidade e Inspeção
Um gestor de qualidade da produção observa a estação de inspeção de fim de linha, onde as peças acabadas são testadas e embaladas. Conversa com os inspetores sobre os retrabalhos recorrentes e descobre que a documentação incompleta proveniente dos processos a montante causa confusão e atrasos. Ao partilhar estas conclusões com os diferentes departamentos, o gestor ajuda a implementar uma lista de verificação padronizada e um protocolo de comunicação mais claro. O resultado é uma redução dos erros, inspeções mais rápidas e uma qualidade do produto mais consistente.
Envolver toda a equipa para garantir o sucesso das visitas ao gemba
A ideia por trás da visita ao Gemba é sair e ver o que está realmente a acontecer no chão de fábrica. Muitas operações de produção funcionam frequentemente 24 horas por dia. E se for um gestor que normalmente trabalha durante o dia, não está a ter uma visão completa da situação e está a perder informações essenciais. Talvez os trabalhadores do turno da noite enfrentem um conjunto de desafios completamente diferente. Além disso, corre o risco de ouvir apenas as queixas dos trabalhadores mais expressivos, o que não proporciona uma visão holística das suas operações. O principal objetivo é obter o maior número possível de pontos de vista diferentes para tomar a melhor decisão que realmente conduza a melhorias.
Como evitar os desafios mais comuns das visitas ao gemba
O problema com as visitas ao Gemba é que, muitas vezes, são encontros improvisados. Os gestores percorrem o chão de fábrica e nem sempre dispõem de um processo estruturado ou padronizado. Além disso, é provável que se tomem notas em papel ou, por vezes, que nem sequer se tomem notas — o que resulta numa visão pontual e anedótica. E, assim que a visita ao Gemba estiver concluída, terá de introduzir essa informação numa folha de cálculo ou num sistema de registo. Isto leva a um intervalo de tempo ou a uma espera, também conhecido como atraso no processo — desde o momento em que fez a observação até à sua comunicação. Isto contribui para o desperdício sob a forma de trabalho sem valor acrescentado e para a perda de uma oportunidade de melhoria contínua.
Dê à sua equipa as ferramentas digitais de que necessita
Com instruções de trabalho digitais e software para trabalhadores conectados, pode ligar digitalmente os seus trabalhadores da linha da frente através de dispositivos móveis ou tablets no chão de fábrica. Para além de garantir que a sua equipa tem acesso a informações atualizadas na palma da mão para realizar as suas tarefas, este software permite-lhes registar problemas em tempo real, tirando fotografias, gravando vídeos ou tomando notas — criando assim um registo digital.
O Parsable conecta digitalmente as suas equipas entre turnos, fábricas e locais, e fornece-lhes as ferramentas necessárias para colaborarem e contribuírem para o seu processo de recolha de informações. A natureza em tempo real da aplicação permite que os trabalhadores registem informações imediatamente, em vez de terem de esperar pela próxima visita ao local de trabalho (Gemba walk) agendada. Isto não só liberta o conhecimento implícito, uma vez que essas informações valiosas passam a ser captadas digitalmente, como também proporciona visibilidade e facilita o diálogo, uma vez que os trabalhadores e os gestores podem partilhar feedback instantâneo de forma integrada.
Perguntas frequentes sobre o Gemba Walk
Qual é o significado de «Gemba walk»?
Uma visita ao Gemba consiste na deslocação dos líderes ao «local real» onde o trabalho se realiza — como, por exemplo, o chão de fábrica — para observar os processos e conversar com os colaboradores. Isso ajuda-os a compreender como é criado valor e onde é possível introduzir melhorias.
Por que razão se realizam visitas ao Gemba?
As visitas ao «gemba» proporcionam aos gestores uma visão em primeira mão das operações, permitindo-lhes identificar ineficiências, descobrir obstáculos e incentivar a melhoria contínua. Além disso, contribuem para criar confiança, promovendo uma comunicação aberta com os colaboradores da linha da frente.
Quanto tempo deve demorar uma visita ao Gemba?
A maioria das visitas ao Gemba dura entre 15 minutos e uma hora, dependendo da dimensão da área e da complexidade do processo que está a ser analisado. O essencial é dedicar tempo suficiente para observar e fazer perguntas pertinentes, sem perturbar o trabalho.
Com que frequência devem ser realizadas as visitas ao Gemba?
Muitas empresas têm como objetivo realizar visitas semanais, mas a frequência pode variar consoante os calendários de produção ou os objetivos de melhoria. O importante é torná-las uma parte constante das rotinas da liderança.
Pratique as visitas ao gemba de forma eficiente com a ajuda da Parsable e do software CAI
Incorporar a visita ao Gemba na sua estratégia de gestão é sempre uma boa ideia. No entanto, deve abordá-la da forma mais eficaz possível. Utilizar as melhores ferramentas é uma excelente forma de manter os trabalhadores da linha da frente satisfeitos, seguros e capazes de comunicar de forma eficaz. Para garantir que está a proporcionar aos trabalhadores da linha da frente as ferramentas de que necessitam para ter sucesso, considere investir no software Parsable de instruções de trabalho digitais e de trabalhadores conectados, da CAI.
A Parsable melhora a comunicação entre os colaboradores da linha da frente e a gestão, permitindo-lhes otimizar a colaboração e acompanhar os processos-chave. A nossa aplicação recolhe dados da linha da frente e ajuda em tarefas como a documentação de processos, a elaboração de listas de verificação e o cumprimento das normas.
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