Haben Sie schon einmal einen „Gemba-Spaziergang“ unternommen? Dabei handelt es sich nicht um den neuesten Gesundheitstrend im körperlichen Sinne. Vielmehr ist dies ein Bestandteil der Lean-Management-Philosophie und wird in vielen Branchen eingesetzt, um Unternehmen dabei zu helfen, Bereiche für kontinuierliche Verbesserungen zu identifizieren.
Es spielt keine Rolle, ob Sie den Gemba-Walk in der Fertigung, im Lager oder in großen digitalen Betriebsabläufen anwenden. Kontinuierliche Verbesserung und das Erkennen von Ineffizienzen sind unerlässlich, um in der schnelllebigen Geschäftswelt bestehen zu können.
In diesem Artikel werden die Einzelheiten eines erfolgreichen Gemba-Walks erläutert. Wir erklären den Ursprung, die Vorteile und die Schritte zur Durchführung einer Selbstbewertung, um Möglichkeiten für kontinuierliche Verbesserungen zu finden.
Was ist ein Gemba-Walk?
„Gemba“ ist ein japanisches Wort, das mit „der eigentliche Ort“ übersetzt wird. Oft wird es auch mit „der Ort, an dem Wert geschaffen wird“ übersetzt. Es ist Teil der Lean-Management-Philosophie und war ein Konzept, das die Lean-Produktion in den USA inspirierte. Taiichi Ohno, ein berühmter Ingenieur bei Toyota, prägte den Begriff und wurde als Vater der Lean-Produktion bezeichnet.
Kurz gesagt bezeichnet der Begriff „Gemba“ den Ort, an dem ein Unternehmen sein wertvolles Produkt herstellt – auch bekannt als „an vorderster Front“. Bei einem Automobilunternehmen ist dies beispielsweise die Fertigungshalle. Bei einem petrochemischen Unternehmen sind es die Ölplattformen und Raffinerieanlagen.
Im Grunde genommen sind Gemba-Begehungen eine Möglichkeit für Führungskräfte, in diesen Bereichen präsent zu sein und sich direkt vor Ort ein Bild von der Situation zu machen. So können sie ihre Prozesse überprüfen, analysieren und hinsichtlich Produktivität, Kosten, Effizienz und Sicherheit bewerten.
Mit anderen Worten: Ein „Gemba-Walk“ ist ein Rundgang durch die Produktionshalle. Er ermöglicht es Werksleitern und Führungskräften, die tatsächlichen Arbeitsabläufe zu beobachten, mit den Mitarbeitern ins Gespräch zu kommen, Fragen zu stellen sowie Informationen und Feedback darüber zu sammeln, wie die Arbeit ausgeführt wird. Diese Vorgehensweise ermöglicht es Führungskräften, einen Draht zu ihren Mitarbeitern an der Basis aufzubauen, Verschwendung zu erkennen und letztendlich Wege zur kontinuierlichen Verbesserung zu finden.
Was ist der Zweck eines Gemba-Walks?
Der Hauptzweck eines Gemba-Rundgangs besteht darin, ein tieferes Verständnis aus erster Hand dafür zu gewinnen, wie die Arbeit tatsächlich erledigt wird. Durch die Beobachtung von Abläufen in Echtzeit können Führungskräfte Ineffizienzen, Sicherheitsrisiken oder Engpässe erkennen, die in Berichten oder Besprechungen möglicherweise nicht sichtbar sind.
Gemba-Begehungen fördern zudem eine bessere Kommunikation und mehr Vertrauen zwischen Führungskräften und Mitarbeitern an der Basis. Wenn Führungskräfte vor Ort präsent sind, fühlen sich die Mitarbeiter gehört und wertgeschätzt, was dazu führen kann, dass Ideen, Herausforderungen und mögliche Verbesserungsvorschläge offener ausgetauscht werden.
Letztendlich geht es darum, eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung zu schaffen. Indem Führungskräfte die Arbeit vor Ort miterleben, können sie fundierte Entscheidungen treffen, sinnvolle Veränderungen priorisieren und Teams dabei unterstützen, praktische Lösungen zu finden. Es geht darum, messbare Verbesserungen bei Qualität, Produktivität und Mitarbeiterengagement voranzutreiben – Schritt für Schritt.
Warum sind Gemba-Begehungen wichtig?
Die Idee hinter Gemba-Runden ist, dass sie es Führungskräften und Managern ermöglichen, ihren Schreibtisch zu verlassen und sich dort zu begeben, wo die eigentliche Arbeit stattfindet. Sie bieten die Gelegenheit, den Wertstrom zu erkunden und durch Zusammenarbeit und Kommunikation potenzielle Probleme aufzudecken.
Was man bei einem Gemba-Walk nicht tun sollte
Denken Sie daran: Bei einem Gemba-Rundgang geht es nicht darum, Fehler zu finden oder mit dem Finger auf andere zu zeigen – genau das sollten Sie vermeiden. Als Führungskraft ist es Ihr vorrangiges Ziel, mit Ihrem Team zusammenzuarbeiten und gemeinsam Probleme zu identifizieren. Konzentrieren Sie sich darauf, Schwachstellen in den Arbeitsabläufen zu finden, nicht bei Ihren Mitarbeitern.
Vorteile des Gemba-Walks
Ein gut durchgeführter Gemba-Rundgang bietet einen Mehrwert, der weit über die bloße Beobachtung des Tagesgeschäfts hinausgeht. Wenn Führungskräfte regelmäßig Zeit dort verbringen, wo die Arbeit tatsächlich stattfindet, erschließen sie sich mehrere entscheidende Vorteile:
Bessere Transparenz der Prozesse
Wenn Führungskräfte Arbeitsabläufe aus erster Hand miterleben, erhalten sie einen klaren, praxisnahen Einblick in die Art und Weise, wie Aufgaben ausgeführt werden. Dies hilft ihnen, versteckte Ineffizienzen oder potenzielle Risiken zu erkennen, die in Berichten allein möglicherweise übersehen werden.
Stärkeres Mitarbeiterengagement
Indem Führungskräfte den Mitarbeitern an vorderster Front zuhören und deren Beiträge wertschätzen, schaffen sie Vertrauen und fördern eine Kultur, in der sich die Mitarbeiter geschätzt fühlen und ermutigt werden, ihre Ideen einzubringen.
Schnellere, bessere Entscheidungen
Die Beobachtung der Arbeit in der Praxis liefert unmittelbaren Kontext und ermöglicht es der Unternehmensleitung, Verbesserungsmaßnahmen zu priorisieren und schnell auf sich ändernde Bedingungen zu reagieren.
Denkweise der kontinuierlichen Verbesserung
Regelmäßige Spaziergänge stärken die Lean-Prinzipien, indem sie die Prozessüberprüfung zu einer festen Gewohnheit machen und den Teams dabei helfen, sich auf die Beseitigung von Verschwendung zu konzentrieren und langfristig operative Exzellenz zu fördern.
Bessere teamübergreifende Zusammenarbeit
Wenn verschiedene Abteilungen beteiligt sind, regt ein Gemba-Walk den Austausch zwischen den verschiedenen Funktionen an, baut Silos ab und fördert die gemeinsame Verantwortung für die Ergebnisse.
3 Elemente eines Gemba-Walks
Es ist unerlässlich, den Gemba-Walk als Instrument für Unternehmen zu betrachten, mit dem sich verschwenderische Aktivitäten identifizieren und beseitigen lassen. Hier sind drei Elemente eines erfolgreichen Gemba-Walks.
Schau es dir an
Seien Sie präsent. Eine einfache Sache, die das Management jedoch häufig versäumt. Regelmäßige Gemba-Runden vor Ort sind unerlässlich, um die Herausforderungen zu verstehen, mit denen die Mitarbeiter täglich konfrontiert sind.
Manche Führungskräfte scheuen sich davor, weil sie glauben, ein Gemba-Rundgang könnte die Teammitglieder verunsichern. In Wirklichkeit ist das „Management by Walking Around“ (MBWA) jedoch alles andere als bedrohlich. Es geht dabei nicht darum, Mitarbeiter zu beurteilen. Vielmehr ist es eine Möglichkeit für Führungskräfte, ihre Abläufe objektiv zu bewerten. Auf dieser Grundlage können sie Wege zur Prozessoptimierung aufzeigen und ihren Mitarbeitern damit einen Vorteil verschaffen.
Frag nach dem Warum
Ohne aktive Kommunikation ist der Gemba-Rundgang nutzlos. Gute Führungskräfte wissen, dass sie erst zuhören und dann sprechen müssen.
Ein Gemba-Rundgang basiert darauf, die Bedürfnisse und Beschwerden der Mitarbeiter an vorderster Front zu verstehen. Dazu gehört, vor Ort zu sein, nach den Gründen für Probleme in bestimmten Abläufen zu fragen und sich Kritik anzuhören.
Dieser Schritt erfordert etwas Rechercheaufwand, daher müssen Führungskräfte lernen, verschiedene Techniken anzuwenden. Die „Fünf-Warum-Methode“ ist eine Methode, mit der Führungskräfte die Ursachen von Problemen ergründen können. Dabei geht es darum, zuzuhören und Fragen zu stellen, anstatt Anweisungen zu geben.
Menschen respektieren
Bei einem Gemba-Walk ist es entscheidend, nicht herrisch oder wertend zu wirken. Allzu oft neigen Führungskräfte dazu, mit dem Finger auf Mitarbeiter zu zeigen und sie zu kritisieren, obwohl es in Wirklichkeit ihre eigenen Prozesse sind, die die Produktivität hemmen. Ein Gemba-Walk ist eine Teamaktivität, die darauf abzielt, Prozesse zu verbessern und sie für alle produktiver zu gestalten.
Der Gemba-Walk-Prozess: 7 Schritte, die Sie befolgen sollten, wenn Sie zum Gemba gehen
Um den Erfolg sicherzustellen, sollten Sie bei jedem Gemba-Rundgang sieben wichtige Schritte befolgen:
- Wählen Sie ein Thema aus, um Ihre Bemühungen auf einen bestimmten Bereich zu konzentrieren, beispielsweise Sicherheit oder Produktivität.
- Bereiten Sie Ihr Team so vor, dass sich alle wohlfühlen und die Erwartungen verstehen.
- Konzentrieren Sie sich auf den Prozess, nicht auf die Menschen, denn ein Gemba-Rundgang ist keine Leistungsbeurteilung.
- Seien Sie dort, wo der Wertstrom verläuft, denn genau dort liegt das größte Potenzial für positive Veränderungen.
- Halten Sie Ihre Beobachtungen fest und warten Sie damit, Lösungen anzubieten, bis später.
- Nehmen Sie einen Kollegen aus einer anderen Abteilung mit, damit Sie ein zusätzliches Paar Augen zur Verfügung haben.
- Halten Sie alle Teams über anstehende Änderungen auf dem Laufenden.
Checkliste für den Gemba-Walk: Fragen, die gestellt werden sollten
Gemba-Begehungen erfordern eine sorgfältige Vorbereitung. Auf diese Weise können Sie Ihre Bemühungen gezielt ausrichten und die Probleme wirklich auf den Punkt bringen.
Erstellen Sie eine Liste mit Fragen, die Sie bei der Untersuchung wichtiger Prozesse im Auge behalten sollten. Natürlich hängen diese Fragen von der Art des jeweiligen Prozesses ab, doch im Folgenden finden Sie einige allgemeine Fragen, die Sie verwenden können:
- Wie lässt sich dieser Arbeitsablauf beschreiben?
- Gibt es für diese Arbeit einen festgelegten Ablauf?
- Trägt dieser Prozess zur Erreichung unserer Unternehmensziele bei?
- Wer ist für die einzelnen Aufgaben in diesem Prozess verantwortlich?
- Was könnte dazu führen, dass dieser Prozess seine Ziele nicht erreicht?
- Wissen die Mitarbeiter, wie sie Probleme melden können?
- Was könnte diesen Prozess beschleunigen oder effizienter gestalten?
So führen Sie einen Gemba-Walk durch
Um das Beste aus Ihrem Gemba-Rundgang herauszuholen, sollten Sie vor Beginn einen Plan erstellen. Hier sind einige Tipps, die Ihnen zum Erfolg verhelfen.
Wählen Sie ein Thema für Ihren Spaziergang
Der erste Schritt besteht darin, den Hauptzweck des Gemba-Rundgangs zu ermitteln. Dies hilft Ihnen, den Fokus zu behalten und den Untersuchungsbereich einzugrenzen. Es gibt viele verschiedene Themen, die Sie untersuchen können, zum Beispiel Sicherheit, Produktivität, Innovation oder Effizienz am Arbeitsplatz, um nur einige zu nennen. Sobald Sie das Thema festgelegt haben, können Sie damit beginnen, eine Liste mit Fragen zu erstellen, die Sie während des Rundgangs stellen möchten.
Das Team vorbereiten
Sie sollten Ihr Team nicht damit überrumpeln, sondern es lieber vorab informieren. Erklären Sie dem Team im Voraus, was ein Gemba-Walk ist, was es erwarten kann und welchen Zweck er verfolgt. Auf diese Weise wird es sich damit wohlfühlen und eher zur Zusammenarbeit bereit sein. Vergessen Sie nicht zu betonen, dass das oberste Ziel die kontinuierliche Verbesserung ist.
Den Fokus auf den Prozess legen
Denken Sie daran, dass es sich hierbei nicht um eine Bewertung der Leistung Ihres Teams handelt. Der Zweck besteht darin, zu beobachten, Fragen zu stellen und Informationen zu sammeln, die zur Verbesserung der Prozesse beitragen. Sie sind hier, um Hindernisse, Verschwendung und Ineffizienzen in der Produktion zu identifizieren, die die Produktivität beeinträchtigen.
Fokus auf den Wertstrom
Ermitteln Sie den Mehrwert, den Ihr Unternehmen schafft, und achten Sie darauf, den gesamten Wertstrom im Blick zu behalten. Es empfiehlt sich, Ihre Fragen im Voraus aufzuschreiben, um sicherzustellen, dass Sie keine Arbeitsschritte oder betrieblichen Prozesse übersehen. Indem Sie sich auf die Wertschöpfungskette konzentrieren, können Sie Engpässe, nicht optimal verteilte Aufgaben oder Aktivitäten, die zu Verschwendung führen, identifizieren. Die Beseitigung dieser Aktivitäten trägt zur Verbesserung Ihrer Leistung bei.
Halten Sie Ihre Beobachtungen fest
Halten Sie während Ihres Gemba-Rundgangs so viele Informationen wie möglich fest. Machen Sie Fotos, drehen Sie Videos oder machen Sie sich Notizen. Es mag verlockend sein, sofort Empfehlungen auszusprechen oder Lösungen zu entwickeln, aber heben Sie sich die Analyse für später auf.
Holen Sie sich eine zweite Meinung ein
Nachdem Sie alle Informationen zusammengetragen haben, kann es nicht schaden, diese mit einem Kollegen zu teilen – jemandem, der einen unvoreingenommenen Blick darauf werfen kann und nicht direkt in den Prozess involviert ist. Eine zweite Meinung kann dabei helfen, Lücken zu erkennen, übersehene Chancen aufzudecken oder Ihnen einfach eine andere Perspektive zu eröffnen.
Mit dem Team in Kontakt bleiben
Vergessen Sie nicht, nachzufassen und Ihre Erkenntnisse mit dem Team zu teilen. Denken Sie daran, dass es sich um eine gemeinsame Anstrengung handelt und Sie auf keinen Fall möchten, dass Ihr Team das Gefühl hat, beobachtet zu werden. Beziehen Sie es während des gesamten Prozesses mit ein. Teilen Sie mit, was Sie gelernt haben, einschließlich der aufgetretenen Probleme oder Lücken sowie der unmittelbaren Lösungen und der zu ergreifenden Maßnahmen. Nutzen Sie diese Zeit, um herauszufinden, welche Prozesse Sie beibehalten möchten und wo es Verbesserungspotenzial gibt.
Beispiele für Gemba-Walks
Da sich Gemba-Begehungen an nahezu jede Art von Betriebsablauf anpassen lassen, sehen sie in jeder Branche ein wenig anders aus. Hier sind einige praktische Beispiele, die zeigen, wie Führungskräfte das Konzept in die Praxis umsetzen:
Fertigungsbereich
Ein Werksleiter führt während der Produktionsspitzenzeiten einen Gemba-Rundgang entlang der Montagelinie durch. Er beobachtet, wie Maschinenumrüstungen abgewickelt werden, und notiert dabei sorgfältig kleine Verzögerungen zwischen den Produktionsläufen. Im Gespräch mit den Maschinenbedienern und dem Wartungspersonal deckt der Werksleiter Terminkonflikte und kleinere Ineffizienzen bei der Einrichtung auf. Diese Erkenntnisse führen zu einem optimierten Umrüstungsprozess und einer effizienteren Personalplanung, wodurch Ausfallzeiten reduziert und der Durchsatz gesteigert werden.
Lager & Logistik
Ein Vertriebsleiter verfolgt den gesamten Weg einer Bestellung – von der ersten Kommissionierung bis zur abschließenden Verpackung und Bereitstellung. Dabei fällt ihm auf, dass die Mitarbeiter aufgrund einer schlecht organisierten Lagerplatzanordnung zusätzliche Schritte ausführen müssen. Durch offene Gespräche mit den Mitarbeitern identifiziert der Leiter stark frequentierte Engpässe und Möglichkeiten, häufig verwendete Artikel neu zu positionieren. Nach dem Rundgang organisiert das Team den Lagerbereich neu und passt die Kommissionierwege an, wodurch die Abwicklungsgeschwindigkeit verbessert und die Ermüdung der Mitarbeiter verringert wird.
Bereich Qualitätskontrolle und Prüfung
Ein Qualitätsmanager in der Fertigung beobachtet die Endkontrolle, an der fertige Teile geprüft und verpackt werden. Er spricht mit den Prüfern über wiederkehrende Nacharbeiten und erfährt, dass unvollständige Unterlagen aus vorgelagerten Prozessen zu Verwirrung und Verzögerungen führen. Indem er diese Erkenntnisse abteilungsübergreifend weitergibt, trägt der Manager dazu bei, eine standardisierte Checkliste und klarere Kommunikationsrichtlinien einzuführen. Das Ergebnis sind weniger Fehler, schnellere Prüfungen und eine gleichmäßigere Produktqualität.
Das gesamte Team einbinden – für erfolgreiche Gemba-Begehungen
Die Idee hinter dem „Gemba-Walk“ ist es, vor Ort zu gehen und sich anzusehen, was tatsächlich in der Produktion vor sich geht. Viele Produktionsbetriebe arbeiten oft rund um die Uhr. Und wenn Sie als Führungskraft in der Regel tagsüber arbeiten, erhalten Sie keinen vollständigen Überblick und verpassen wichtige Informationen. Möglicherweise stehen die Mitarbeiter der Nachtschicht vor ganz anderen Herausforderungen. Darüber hinaus besteht die Gefahr, dass Sie nur die Beschwerden der lautstarken Mitarbeiter hören, was keinen ganzheitlichen Überblick über Ihre Betriebsabläufe vermittelt. Das Hauptziel besteht darin, möglichst viele unterschiedliche Sichtweisen einzuholen, um die beste Entscheidung zu treffen, die tatsächlich zu Verbesserungen führt.
So vermeiden Sie die typischen Herausforderungen bei Gemba-Begehungen
Das Problem bei Gemba-Runden ist, dass es sich oft um Ad-hoc-Treffen handelt. Führungskräfte gehen durch die Fertigungshalle und verfügen nicht unbedingt immer über einen strukturierten oder standardisierten Prozess. Hinzu kommt, dass Sie sich wahrscheinlich Notizen auf Papier machen oder manchmal gar keine Notizen – was Ihnen nur eine anekdotische Momentaufnahme liefert. Und sobald Ihr Gemba-Rundgang abgeschlossen ist, geben Sie diese Informationen in eine Tabelle oder ein Erfassungssystem ein. Dies führt zu einer zeitlichen Lücke oder Wartezeit – auch bekannt als Verzögerung im Prozess – zwischen dem Zeitpunkt der Beobachtung und der Berichterstattung. Dies trägt zu Verschwendung in Form von nicht wertschöpfender Arbeit bei und bedeutet eine verpasste Chance zur kontinuierlichen Verbesserung.
Statten Sie Ihr Team mit den digitalen Tools aus, die es benötigt
Mit digitalen Arbeitsanweisungen und einer Software für vernetzte Mitarbeiter können Sie Ihre Mitarbeiter an vorderster Front mithilfe von Mobilgeräten oder Tablets direkt in der Fertigung digital vernetzen. Diese Software stellt nicht nur sicher, dass Ihr Team bei der Arbeit Zugriff auf aktuelle Informationen direkt auf dem Mobilgerät hat, sondern ermöglicht es den Mitarbeitern auch, Probleme in Echtzeit durch Fotos, Videos oder Notizen zu dokumentieren und so eine digitale Aufzeichnung zu erstellen.
Parsable verbindet Ihre Teams über Schichten, Werke und Standorte hinweg digital miteinander und stellt ihnen die Tools zur Verfügung, die sie benötigen, um zusammenzuarbeiten und zu Ihrem Prozess der Informationserfassung beizutragen. Dank der Echtzeitfunktion der App können Mitarbeiter Informationen sofort erfassen, anstatt auf den nächsten geplanten Gemba-Rundgang warten zu müssen. Dies erschließt nicht nur das „Tribal Knowledge“, da diese wertvollen Informationen nun digital erfasst werden, sondern sorgt auch für Transparenz und fördert den Dialog, da Mitarbeiter und Führungskräfte nahtlos sofortiges Feedback austauschen können.
Häufig gestellte Fragen zum Gemba-Walk
Was bedeutet „Gemba-Walk“?
Bei einem „Gemba-Walk“ begeben sich Führungskräfte an den „tatsächlichen Ort“, an dem die Arbeit stattfindet – beispielsweise in die Fertigung –, um Abläufe zu beobachten und mit den Mitarbeitern zu sprechen. So können sie besser verstehen, wie Wertschöpfung entsteht und wo Verbesserungen möglich sind.
Warum werden Gemba-Begehungen durchgeführt?
Gemba-Begehungen verschaffen Führungskräften Einblicke aus erster Hand in die Betriebsabläufe, sodass sie Ineffizienzen erkennen, Hindernisse aufdecken und die kontinuierliche Verbesserung fördern können. Außerdem stärken sie das Vertrauen, indem sie eine offene Kommunikation mit den Mitarbeitern an der Basis fördern.
Wie lange sollte ein Gemba-Rundgang dauern?
Die meisten Gemba-Begehungen dauern zwischen 15 Minuten und einer Stunde, je nach Größe des Bereichs und Komplexität des zu begutachtenden Prozesses. Entscheidend ist, sich genügend Zeit zu nehmen, um zu beobachten und durchdachte Fragen zu stellen, ohne dabei den Arbeitsablauf zu stören.
Wie oft sollten Gemba-Begehungen durchgeführt werden?
Viele Unternehmen streben wöchentliche Rundgänge an, doch die Häufigkeit kann je nach Produktionsplan oder Verbesserungszielen variieren. Wichtig ist, dass sie zu einem festen Bestandteil der Führungsroutinen werden.
Führen Sie Gemba-Begehungen effizient durch – mit Unterstützung von Parsable und CAI-Software
Es ist immer eine gute Idee, den Gemba-Walk in Ihre Managementstrategie zu integrieren. Allerdings sollten Sie dabei so effektiv wie möglich vorgehen. Der Einsatz der besten Tools ist eine hervorragende Möglichkeit, um die Zufriedenheit und Sicherheit der Mitarbeiter an vorderster Front zu gewährleisten und ihnen eine effektive Kommunikation zu ermöglichen. Um sicherzustellen, dass Sie Ihren Mitarbeitern an vorderster Front die Tools zur Verfügung stellen, die sie für ihren Erfolg benötigen, sollten Sie eine Investition in die digitale Arbeitsanleitung „Parsable“ und die „Connected Worker“-Software von CAI in Betracht ziehen.
Parsable verbessert die Kommunikation zwischen Mitarbeitern an vorderster Front und dem Management, indem es ihnen ermöglicht, die Zusammenarbeit zu optimieren und wichtige Prozesse nachzuverfolgen. Unsere App erfasst Daten aus dem operativen Bereich und unterstützt bei Aufgaben wie der Dokumentation von Prozessen, der Erstellung von Checklisten und der Einhaltung von Vorschriften.
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