Avez-vous déjà participé à une « Gemba walk » ? Il ne s'agit pas de la dernière tendance en matière de santé physique. Il s'agit plutôt d'un élément de la philosophie du « lean management », utilisé dans de nombreux secteurs pour aider les entreprises à identifier les domaines susceptibles d'être améliorés en continu.
Peu importe que vous appliquiez la méthode « Gemba walk » à un atelier de production, à un entrepôt ou à des opérations numériques à grande échelle. L'amélioration continue et l'identification des inefficacités sont indispensables pour rester à flot dans un monde des affaires en constante évolution.
Cet article présente les tenants et aboutissants d'une visite de terrain (Gemba walk) réussie. Nous y aborderons son origine, ses avantages et les étapes à suivre pour réaliser une auto-évaluation visant à identifier des pistes d'amélioration continue.
Qu'est-ce qu'une visite sur le terrain (Gemba Walk) ?
« Gemba » est un mot japonais qui signifie « le lieu réel ». Il est également souvent traduit par « le lieu où la valeur est créée ». Ce concept s'inscrit dans la philosophie du « lean management » et a inspiré le développement de la production allégée aux États-Unis. C'est Taiichi Ohno, célèbre ingénieur chez Toyota, qui a inventé ce terme et qui est considéré comme le père de la production allégée.
En résumé, le terme « Gemba » désigne le lieu où une entreprise fabrique ses produits à forte valeur ajoutée, également appelé « première ligne ». Par exemple, pour un constructeur automobile, il s’agit de l’atelier de production. Pour une entreprise pétrochimique, ce sont les plateformes pétrolières et les raffineries.
Concrètement, les visites sur le terrain (Gemba walks) permettent aux responsables d'être présents sur ces lieux et de se rendre directement sur le terrain. Ils peuvent ainsi passer en revue leurs processus, les analyser et évaluer leur productivité, leur coût, leur efficacité et leur sécurité.
En d'autres termes, une visite « Gemba » consiste à parcourir l'atelier. Elle permet aux directeurs d'usine et aux responsables d'observer les processus de travail réels, d'échanger avec les employés, de poser des questions, de recueillir des informations et des retours d'expérience sur la manière dont le travail est effectué. Il s'agit d'une pratique qui permet aux responsables de tisser des liens avec leurs collaborateurs de première ligne, d'identifier les gaspillages et, in fine, d'explorer les moyens de favoriser l'amélioration continue.
Quel est l'objectif d'une visite sur le terrain (gemba walk) ?
L'objectif principal d'une visite sur le terrain (Gemba walk) est d'acquérir une compréhension plus approfondie et de première main de la manière dont le travail est réellement effectué. En observant les processus en temps réel, les dirigeants peuvent identifier les inefficacités, les problèmes de sécurité ou les goulots d'étranglement qui ne seraient pas forcément visibles à travers les rapports ou les réunions.
Les visites sur le terrain favorisent également une meilleure communication et renforcent la confiance entre les responsables et les collaborateurs de première ligne. Lorsque les dirigeants sont présents sur le terrain, les collaborateurs se sentent écoutés et valorisés, ce qui peut conduire à un échange plus ouvert d'idées, de défis et de pistes d'amélioration.
En fin de compte, l’objectif est d’instaurer une culture d’amélioration continue. En observant le travail sur le terrain, les dirigeants peuvent prendre des décisions éclairées, donner la priorité aux changements pertinents et aider les équipes à trouver des solutions concrètes. Il s’agit de générer des améliorations mesurables en matière de qualité, de productivité et d’engagement des collaborateurs, observation après observation.
Pourquoi les visites sur le terrain sont-elles importantes ?
L'idée derrière les visites « Gemba » est de permettre aux responsables et aux dirigeants de quitter leur bureau pour se rendre là où le travail s'effectue réellement. C'est l'occasion d'explorer la chaîne de valeur et de mettre au jour d'éventuels problèmes grâce à la collaboration et à la communication.
Ce qu'il ne faut pas faire lors d'une visite sur le terrain
N’oubliez pas : une visite « Gemba » ne vise pas à trouver des défauts ni à pointer du doigt qui que ce soit – c’est précisément ce qu’il faut éviter de faire. En tant que responsable, votre objectif principal est de collaborer avec votre équipe pour identifier ensemble les problèmes. Concentrez-vous sur la recherche des points faibles dans les processus de travail, et non sur vos collaborateurs.
Les avantages du « Gemba Walk »
Une visite de terrain bien menée apporte une valeur qui va bien au-delà de la simple observation des opérations quotidiennes. Lorsque les dirigeants passent régulièrement du temps là où le travail s'effectue réellement, ils bénéficient de plusieurs avantages clés :
Une meilleure visibilité sur les processus
Le fait d'observer directement les processus de travail permet aux responsables d'avoir une vision claire et concrète de la manière dont les tâches sont exécutées, ce qui les aide à repérer les inefficacités cachées ou les risques potentiels que les rapports seuls pourraient ne pas mettre en évidence.
Un engagement accru des collaborateurs
En écoutant les collaborateurs de première ligne et en tenant compte de leurs contributions, les dirigeants instaurent un climat de confiance et favorisent une culture dans laquelle les employés se sentent valorisés et encouragés à partager leurs idées.
Des décisions plus rapides et plus éclairées
L'observation du travail en situation réelle offre un contexte immédiat, ce qui permet à la direction de hiérarchiser les améliorations et de réagir rapidement à l'évolution des conditions.
Esprit d'amélioration continue
Les promenades régulières renforcent les principes du « lean » en faisant de l'analyse des processus une habitude quotidienne, ce qui aide les équipes à se concentrer sur l'élimination du gaspillage et à favoriser l'excellence opérationnelle à long terme.
Une meilleure collaboration entre les équipes
Lorsqu'un Gemba walk rassemble différents services, il suscite des échanges entre les différents métiers, ce qui permet de briser les cloisonnements et de favoriser une appropriation commune des résultats.
Les 3 éléments d'une visite sur le terrain (Gemba Walk)
Il est essentiel de considérer la visite sur le terrain (Gemba walk) comme un outil permettant aux entreprises d’identifier et d’éliminer les activités source de gaspillage. Voici trois éléments indispensables à la réussite d’une visite sur le terrain.
Allez voir
Soyez présent. Un geste simple, mais que les dirigeants ont souvent du mal à mettre en pratique. Il est essentiel d'effectuer régulièrement des visites sur le « terrain » pour comprendre les difficultés auxquelles les travailleurs sont confrontés au quotidien.
Certains responsables hésitent à le faire, craignant qu’une visite sur le terrain ne rende les membres de l’équipe nerveux. Or, en réalité, la gestion par la présence sur le terrain (MBWA) n’a rien d’inquiétant. Il ne s’agit pas de juger les employés, mais plutôt d’un moyen pour les responsables d’évaluer objectivement leurs activités. Cela leur permet ensuite d’identifier des moyens d’optimiser les processus et d’apporter des avantages à leurs employés.
Demandez-vous pourquoi
Sans communication active, la visite sur le terrain (Gemba walk) ne sert à rien. Les bons dirigeants savent qu'il faut d'abord écouter, puis parler.
Une visite « Gemba » repose sur la compréhension des besoins et des doléances des personnes qui travaillent en première ligne. Cela implique d'être présent, de se demander pourquoi certains processus posent problème et d'écouter les critiques.
Cette étape nécessite un travail d'approfondissement ; les managers doivent donc apprendre à mettre en œuvre diverses techniques. La méthode des « cinq pourquoi » permet aux managers de comprendre les causes profondes des problèmes. Elle consiste à écouter et à poser des questions plutôt qu'à donner des ordres.
Respecter les autres
Lors d’une visite sur le terrain (Gemba walk), il est essentiel d’éviter de donner l’impression d’être autoritaire ou de porter des jugements. Trop souvent, les responsables ont tendance à pointer du doigt et à critiquer les employés alors qu’en réalité, ce sont leurs propres processus qui freinent la productivité. Une visite sur le terrain est une activité d’équipe visant à améliorer les processus et à les rendre plus productifs pour tous.
Processus de « Gemba Walk » : les 7 étapes à suivre lorsque vous vous rendez sur le « Gemba »
Pour garantir le succès de cette démarche, vous devez suivre sept étapes clés à chaque visite sur le terrain (Gemba walk) :
- Choisissez un thème afin de concentrer vos efforts sur un domaine précis, tel que la sécurité ou la productivité.
- Préparez votre équipe afin que chacun se sente à l'aise et comprenne bien ce qu'on attend de lui.
- Concentrez-vous sur le processus, et non sur les personnes, car une visite sur le terrain (Gemba walk) n'est pas une évaluation des performances.
- Soyez là où se trouve le flux de valeur, car c'est là que réside le plus grand potentiel de changement positif.
- Notez vos observations et attendez avant de proposer des solutions.
- Demandez à un collègue d'un autre service de vous accompagner pour avoir un regard supplémentaire.
- Assurez-vous de tenir toutes les équipes informées des changements à venir.
Liste de contrôle pour une visite sur le terrain : questions à poser
Les visites sur le terrain (gemba walks) nécessitent une préparation préalable. Cela vous permet de cibler vos efforts et d'aller véritablement au cœur des problèmes.
Préparez une liste de questions à garder à l'esprit lorsque vous analysez les processus clés. Bien sûr, ces questions varieront en fonction de la nature du processus, mais vous trouverez ci-dessous quelques questions générales que vous pourrez utiliser :
- En quoi consiste ce processus de travail ?
- Ce projet suit-il un processus bien défini ?
- Ce processus contribue-t-il à la réalisation des objectifs de notre entreprise ?
- Qui est responsable de chaque tâche au sein du processus ?
- Quels facteurs pourraient empêcher ce processus d'atteindre ses objectifs ?
- Les salariés savent-ils comment signaler des problèmes ?
- Qu'est-ce qui pourrait accélérer ce processus ou le rendre plus efficace ?
Comment réaliser une visite sur le terrain (Gemba Walk)
Pour tirer le meilleur parti de votre visite sur le terrain, il est conseillé d'élaborer un plan avant de commencer. Voici quelques conseils pour mettre toutes les chances de votre côté.
Choisissez un thème pour votre promenade
La première étape consiste à déterminer quel est l’objectif principal de la visite sur le terrain (Gemba walk). Cela vous aidera à rester concentré et à délimiter votre champ d’action. Il existe de nombreux thèmes à explorer, tels que la sécurité, la productivité, l’innovation ou l’efficacité de l’espace de travail, pour n’en citer que quelques-uns. Une fois le thème identifié, vous pouvez commencer à dresser la liste des questions à poser au cours de la visite.
Préparer l'équipe
Il ne faut pas prendre votre équipe au dépourvu ; mieux vaut la prévenir à l'avance. Expliquez-lui en amont ce qu'est une visite sur le terrain (Gemba walk), à quoi elle doit s'attendre et quel en est l'objectif. Ainsi, elle se sentira plus à l'aise et sera plus disposée à collaborer. N'oubliez pas de préciser que l'objectif ultime est l'amélioration continue.
Se concentrer sur le processus
N'oubliez pas qu'il ne s'agit pas d'une évaluation des performances de votre équipe. L'objectif est d'observer, de poser des questions et de recueillir des informations qui serviront à améliorer les processus. Vous êtes là pour identifier les obstacles, le gaspillage et les inefficacités sur le lieu de travail qui nuisent à la productivité.
Se concentrer sur la chaîne de valeur
Identifiez la valeur générée par votre entreprise et veillez à prendre en compte l'ensemble de la chaîne de valeur. Il est conseillé de noter vos questions à l'avance afin de ne négliger aucun processus opérationnel ou tâche. En vous concentrant sur la chaîne de valeur, vous pourrez identifier les goulots d'étranglement, les tâches qui ne sont pas réparties de manière optimale ou les activités sources de gaspillage. L'élimination de ces activités contribuera à améliorer vos performances.
Notez vos observations
Notez autant d'informations que possible au cours de votre visite sur le terrain (Gemba walk). Prenez des photos, filmez ou prenez des notes. Vous pourriez être tenté de formuler des recommandations ou de proposer des solutions sur-le-champ, mais réservez l'analyse pour plus tard.
Demandez un deuxième avis
Une fois que vous aurez rassemblé toutes vos informations, il peut être utile de les partager avec un collègue, quelqu’un qui apportera un regard neuf et qui n’est pas impliqué dans le processus. Obtenir un deuxième avis peut vous aider à identifier d’éventuelles lacunes, à mettre en lumière des opportunités manquées ou simplement à vous offrir une perspective différente.
Assurer le suivi avec l'équipe
N’oubliez pas d’assurer le suivi et de partager vos conclusions avec l’équipe. N’oubliez pas qu’il s’agit d’un travail collaboratif et que la dernière chose que vous souhaitez, c’est que votre équipe ait l’impression d’être surveillée. Impliquez-la tout au long du processus. Partagez ce que vous avez appris, y compris les problèmes ou les lacunes identifiés, ainsi que les solutions immédiates et les mesures à prendre. Profitez de ce moment pour déterminer les processus que vous souhaitez conserver et ceux qui peuvent être améliorés.
Exemples de « Gemba Walk »
Comme les visites « gemba » peuvent s’adapter à presque tous les types d’activités, elles se présentent sous une forme légèrement différente selon les secteurs. Voici quelques exemples concrets illustrant comment les dirigeants mettent ce concept en pratique :
Atelier de production
Un directeur d'usine effectue une visite « Gemba » le long de la chaîne de montage pendant une période de pic de production. Il observe comment s'effectuent les changements d'équipement, en notant attentivement les légers retards entre les cycles de production. En s'entretenant avec les opérateurs de machines et le personnel de maintenance, le directeur met au jour des conflits d'horaires et des inefficacités mineures au niveau de la configuration. Ces observations conduisent à une mise à jour du processus de changement d'équipement et à une gestion plus efficace des effectifs, ce qui réduit les temps d'arrêt et augmente le rendement.
Entrepôt et logistique
Un responsable de la distribution suit le parcours complet d’une commande, de la préparation initiale jusqu’à l’emballage final et la mise en attente. Au cours de cette inspection, il remarque que le personnel effectue des gestes superflus en raison d’une mauvaise organisation de l’agencement des rayonnages. Grâce à des échanges ouverts avec les employés, le responsable identifie les goulots d’étranglement liés à une forte affluence et les possibilités de repositionner les articles fréquemment utilisés. À l’issue de cette inspection, l’équipe réorganise l’espace de l’entrepôt et met à jour les itinéraires de préparation des commandes, ce qui améliore la rapidité d’exécution des commandes et réduit la fatigue des employés.
Zone de contrôle qualité et d'inspection
Un responsable de la qualité de la production observe le poste d'inspection en fin de chaîne, où les pièces finies sont contrôlées et conditionnées. Il s'entretient avec les inspecteurs au sujet des retouches récurrentes et apprend que le manque de documentation issue des processus en amont est source de confusion et de retards. En partageant ces constatations avec l'ensemble des services, le responsable contribue à la mise en place d'une liste de contrôle standardisée et d'un protocole de communication plus clair. Il en résulte une réduction du nombre d'erreurs, des inspections plus rapides et une qualité de produit plus homogène.
Mobiliser l’ensemble de votre équipe pour des visites de terrain réussies
L’idée derrière la « Gemba walk » est d’aller sur le terrain pour observer ce qui se passe réellement dans l’atelier. De nombreuses activités de production fonctionnent souvent 24 heures sur 24. Et si vous êtes un responsable qui travaille généralement pendant la journée, vous n’avez pas une vision globale de la situation et vous passez à côté d’informations essentielles. Il se peut que les employés de l’équipe de nuit soient confrontés à des défis totalement différents. De plus, vous risquez de n’entendre que les plaintes des employés les plus bruyants, ce qui ne vous donne pas une vision globale de vos activités. L’objectif principal est de recueillir autant de points de vue différents que possible afin de prendre la meilleure décision, celle qui permettra réellement d’apporter des améliorations.
Comment éviter les difficultés courantes liées aux visites sur le terrain (gemba walks)
Le problème avec les visites de terrain (Gemba walks), c’est qu’il s’agit souvent de rencontres ponctuelles. Les responsables parcourent l’atelier de production sans disposer nécessairement d’un processus structuré ou standardisé. De plus, vous prenez probablement des notes sur papier, voire parfois aucune note du tout, ce qui ne vous donne qu’un aperçu anecdotique de la situation. Une fois votre visite de terrain terminée, vous saisissez ensuite ces informations dans un tableur ou un système d’enregistrement. Cela entraîne un décalage temporel, également appelé « retard dans le processus », entre le moment où vous avez fait l’observation et celui où vous la consignez. Cela contribue à générer du gaspillage sous forme de travail sans valeur ajoutée et à passer à côté d’une opportunité d’amélioration continue.
Offrez à votre équipe les outils numériques dont elle a besoin
Grâce aux instructions de travail numériques et aux logiciels dédiés aux collaborateurs connectés, vous pouvez connecter numériquement vos collaborateurs de terrain à l’aide d’appareils mobiles ou de tablettes directement dans l’usine. Outre le fait de garantir à votre équipe l’accès à des informations à jour, disponibles au bout des doigts pour accomplir leurs tâches, ce logiciel leur permet de signaler les problèmes en temps réel en prenant des photos, en enregistrant des vidéos ou en rédigeant des notes, créant ainsi un dossier numérique.
Parsable relie numériquement vos équipes, quels que soient leurs horaires, leurs usines et leurs sites, et leur fournit les outils nécessaires pour collaborer et contribuer à votre processus de collecte d’informations. Le fonctionnement en temps réel de l’application permet aux collaborateurs d’enregistrer immédiatement les informations, plutôt que d’attendre la prochaine visite de terrain prévue. Cela permet non seulement de valoriser le savoir-faire collectif, puisque ces précieuses informations sont désormais saisies numériquement, mais aussi d’assurer la transparence et de favoriser le dialogue, les collaborateurs et les responsables pouvant échanger des retours d’expérience en temps réel de manière fluide.
FAQ sur le « Gemba Walk »
Que signifie « Gemba walk » ?
Une visite « Gemba » consiste pour les dirigeants à se rendre sur le « terrain », là où le travail s'effectue réellement — par exemple dans l'atelier —, afin d'observer les processus et de discuter avec les employés. Cela leur permet de comprendre comment la valeur est créée et où des améliorations peuvent être apportées.
Pourquoi organiser des visites sur le terrain (Gemba) ?
Les visites sur le terrain permettent aux responsables d'avoir un aperçu direct des opérations, ce qui leur permet de repérer les inefficacités, d'identifier les obstacles et d'encourager l'amélioration continue. Elles contribuent également à instaurer un climat de confiance en favorisant une communication ouverte avec les collaborateurs de première ligne.
Combien de temps doit durer une visite sur le terrain (Gemba walk) ?
La plupart des visites de terrain durent entre 15 minutes et une heure, selon la taille de la zone et la complexité du processus examiné. L'essentiel est de prendre suffisamment de temps pour observer et poser des questions pertinentes sans perturber le travail.
À quelle fréquence faut-il effectuer des visites sur le terrain ?
De nombreuses entreprises s’efforcent d’organiser des visites hebdomadaires, mais la fréquence peut varier en fonction des calendriers de production ou des objectifs d’amélioration. L’essentiel est d’en faire un élément régulier des routines des dirigeants.
Organisez efficacement vos visites sur le terrain grâce aux logiciels Parsable et CAI
Intégrer la visite « Gemba » à votre stratégie de gestion est toujours une bonne idée. Cependant, vous devez l’aborder de la manière la plus efficace possible. Utiliser les meilleurs outils est un excellent moyen de garantir la satisfaction et la sécurité des collaborateurs de première ligne, tout en leur permettant de communiquer efficacement. Pour vous assurer de fournir à vos collaborateurs de première ligne les outils dont ils ont besoin pour réussir, pensez à investir dans Parsable, le logiciel de CAI dédié aux instructions de travail numériques et à la gestion des collaborateurs connectés.
Parsable améliore la communication entre les collaborateurs de terrain et la direction en leur permettant de rationaliser leur collaboration et de suivre les processus clés. Notre application recueille des données sur le terrain et facilite des tâches telles que la documentation des processus, la création de listes de contrôle et le respect des réglementations.
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