¿Alguna vez has realizado un «Gemba walk»? No se trata de la última tendencia en materia de salud, en el sentido físico del término. Más bien, forma parte de la filosofía de gestión «lean» y se utiliza en muchos sectores para ayudar a las empresas a identificar áreas de mejora continua.
No importa si aplicas el «Gemba walk» en una planta de producción, un almacén o en operaciones digitales a gran escala. La mejora continua y la detección de ineficiencias son imprescindibles para mantenerse a flote en el vertiginoso mundo empresarial.
Este artículo explica todos los detalles de una visita al gemba eficaz. Explicaremos su origen, sus ventajas y los pasos a seguir para realizar una autoevaluación con el fin de encontrar formas de mejorar continuamente.
¿Qué es un «gemba walk»?
«Gemba» es una palabra japonesa que se traduce como «el lugar real». A menudo también se traduce como «el lugar donde se crea valor». Forma parte de la filosofía de gestión «lean» y fue un concepto que inspiró la fabricación «lean» en Estados Unidos. Taiichi Ohno, un famoso ingeniero de Toyota, acuñó el término y se ganó el título de padre de la fabricación «lean».
En resumen, el término «gemba» hace referencia al lugar donde una empresa crea su producto de valor, también conocido como «primera línea». Por ejemplo, en el caso de una empresa automovilística, se trata de la planta de producción; en el de una empresa petroquímica, son las plataformas petrolíferas y las refinerías.
Básicamente, las visitas al gemba son una forma que tienen los directivos de estar presentes en estos espacios y situarse en el centro de la acción. De este modo, pueden revisar sus procesos, analizarlos y evaluar su productividad, coste, eficiencia y seguridad.
En otras palabras, un «Gemba walk» es un recorrido por la planta de producción. Permite a los directores de planta y a los responsables observar los procesos de trabajo reales, interactuar con los empleados, hacer preguntas y recabar información y opiniones sobre cómo se lleva a cabo el trabajo. Se trata de una práctica que permite a los directivos establecer un vínculo con sus trabajadores de primera línea, identificar el desperdicio y, en última instancia, explorar cómo impulsar la mejora continua.
¿Cuál es el objetivo de un «gemba walk»?
El objetivo principal de una visita al «gemba» es obtener una comprensión más profunda y de primera mano de cómo se lleva a cabo realmente el trabajo. Al observar los procesos en tiempo real, los responsables pueden identificar ineficiencias, problemas de seguridad o cuellos de botella que quizá no resulten evidentes a través de informes o reuniones.
Las visitas al gemba también fomentan una comunicación y una confianza más sólidas entre los directivos y los empleados de primera línea. Cuando los líderes están presentes en la planta, los empleados se sienten escuchados y valorados, lo que puede dar lugar a un intercambio más abierto de ideas, retos y posibles mejoras.
En definitiva, el objetivo es crear una cultura de mejora continua. Al observar el trabajo en la práctica, los líderes pueden tomar decisiones fundamentadas, dar prioridad a los cambios significativos y apoyar a los equipos a la hora de encontrar soluciones prácticas. Se trata de impulsar mejoras cuantificables en la calidad, la productividad y el compromiso de los empleados, observación a observación.
¿Por qué son importantes las visitas al gemba?
La idea que subyace a las visitas al gemba es que permiten a los responsables y ejecutivos alejarse de sus despachos y acercarse al lugar donde se lleva a cabo el trabajo real. Se trata de una oportunidad para analizar la cadena de valor y detectar posibles problemas a través de la colaboración y la comunicación.
Lo que no hay que hacer durante una visita al gemba
Recuerda que una visita al «gemba» no consiste en buscar fallos ni en culpar a nadie; eso es precisamente lo que no debes hacer. Como responsable, tu objetivo principal es colaborar con tu equipo y detectar juntos los problemas. Céntrate en identificar los puntos débiles de los procesos de trabajo, no en tu personal.
Ventajas del «Gemba Walk»
Una visita al «gemba» bien llevada aporta un valor que va mucho más allá de la mera observación de las operaciones cotidianas. Cuando los líderes dedican tiempo de forma habitual a estar allí donde realmente se realiza el trabajo, obtienen varias ventajas clave:
Mayor visibilidad de los procesos
Observar los flujos de trabajo de primera mano ofrece a los responsables una visión clara y realista de cómo se llevan a cabo las tareas, lo que les ayuda a detectar ineficiencias ocultas o riesgos potenciales que podrían pasar desapercibidos si solo se basaran en los informes.
Mayor compromiso de los empleados
Al escuchar a los trabajadores de primera línea y tener en cuenta sus aportaciones, los líderes generan confianza y fomentan una cultura en la que los empleados se sienten valorados y con la confianza necesaria para compartir ideas.
Decisiones más rápidas y acertadas
Observar el trabajo en la práctica proporciona un contexto inmediato, lo que permite a la dirección establecer prioridades en las mejoras y responder con rapidez a las condiciones cambiantes.
Mentalidad de mejora continua
Los paseos regulares refuerzan los principios «lean», al convertir la revisión de los procesos en un hábito rutinario, lo que ayuda a los equipos a centrarse en la eliminación del desperdicio y a impulsar la excelencia operativa a largo plazo.
Mejor colaboración entre equipos
Cuando participan diferentes departamentos, un recorrido por el gemba da lugar a conversaciones entre personas de distintos puestos, lo que rompe las barreras entre departamentos y fomenta la responsabilidad compartida de los resultados.
Los tres elementos de una visita al gemba
Es fundamental considerar el recorrido por el gemba como una herramienta que permite a las empresas identificar y eliminar las actividades que suponen un desperdicio. A continuación se presentan tres elementos clave para que un recorrido por el gemba tenga éxito.
Ve a verlo
Estar presente. Un gesto sencillo, pero algo en lo que la dirección suele fallar. Las visitas periódicas al «lugar real» (Gemba) son esenciales para comprender las dificultades a las que se enfrentan los trabajadores a diario.
Algunos directivos evitan hacerlo, pensando que una visita al «gemba» podría poner nerviosos a los miembros del equipo. Sin embargo, en realidad, la gestión mediante la presencia en el lugar de trabajo (MBWA) no tiene nada de amenazante. No se trata de juzgar a los trabajadores. Más bien, es una forma que tienen los directivos de evaluar sus operaciones de manera objetiva. A partir de ahí, tienen la oportunidad de identificar formas de optimizar los procesos y beneficiar a sus empleados.
Pregúntate por qué
Sin una comunicación activa, la visita al gemba no sirve de nada. Los buenos líderes saben que primero hay que escuchar y luego hablar.
Una visita al «gemba» se basa en comprender las necesidades y las quejas de quienes trabajan en primera línea. Esto implica estar presente, preguntarse por qué ciertos procesos plantean problemas y escuchar las críticas.
Este paso requiere indagar un poco, por lo que los directivos deben aprender a emplear diversas técnicas. El método de los «cinco porqués» es una técnica que permite a los directivos comprender las causas subyacentes de los problemas. Consiste en escuchar y hacer preguntas en lugar de dar órdenes.
Respeta a las personas
Al realizar una visita al gemba, es fundamental evitar dar la impresión de ser autoritario o crítico. Con demasiada frecuencia, los directivos tienden a señalar con el dedo y criticar a los trabajadores cuando, en realidad, son sus propios procesos los que frenan la productividad. Una visita al gemba es una actividad en equipo destinada a mejorar los procesos y hacerlos más productivos para todos.
Proceso de la visita al gemba: 7 pasos a seguir cuando vayas al gemba
Para garantizar el éxito, debes seguir siete pasos clave en cada visita al Gemba:
- Elige un tema para centrar los esfuerzos en un ámbito concreto, como la seguridad o la productividad.
- Prepara a tu equipo para que todos se sientan a gusto y tengan claras las expectativas.
- Céntrate en el proceso, no en las personas, porque una visita al Gemba no es una evaluación del rendimiento.
- Estate donde esté la cadena de valor, porque ahí es donde reside el mayor potencial de cambio positivo.
- Anota tus observaciones y espera para ofrecer soluciones más adelante.
- Pide a un compañero de otro departamento que te acompañe para que eche un vistazo.
- Mantén a todos los equipos informados sobre cualquier cambio que se avecine.
Lista de comprobación para la visita al gemba: preguntas que hay que plantear
Las visitas al gemba requieren una planificación previa. De este modo, podrás centrar tus esfuerzos y llegar realmente al meollo de los problemas.
Prepara una lista de preguntas que debas tener en cuenta al analizar los procesos clave. Por supuesto, estas preguntas variarán en función de la naturaleza del proceso, pero a continuación te ofrecemos algunas preguntas generales que puedes utilizar:
- ¿En qué consiste este proceso de trabajo?
- ¿Existe un proceso establecido para este trabajo?
- ¿Contribuye este proceso a alcanzar los objetivos de nuestra empresa?
- ¿Quién es el responsable de cada tarea del proceso?
- ¿Qué podría impedir que este proceso alcanzara sus objetivos?
- ¿Saben los trabajadores cómo comunicar los problemas?
- ¿Qué podría acelerar este proceso o hacerlo más eficiente?
Cómo realizar un recorrido por el gemba
Para sacar el máximo partido a tu visita al gemba, es recomendable que tengas un plan preparado antes de empezar. A continuación te ofrecemos algunos consejos que te ayudarán a que todo salga bien.
Elige un tema para tu paseo
El primer paso es identificar cuál es el objetivo principal de la visita al gemba. Esto te ayudará a mantener la concentración y a delimitar el alcance. Hay muchos temas diferentes que explorar; por ejemplo, la seguridad, la productividad, la innovación o la eficiencia del espacio de trabajo, por citar algunos. Una vez identificado el tema, ya puedes empezar a elaborar la lista de preguntas que plantearás durante la visita.
Preparar al equipo
No conviene sorprender a tu equipo con esto; más bien, es mejor avisarles con antelación. Explícales de antemano qué es una visita al «gemba», qué pueden esperar y cuál es su objetivo. De esta forma, se sentirán más cómodos y estarán más dispuestos a colaborar. No olvides dejar claro que el objetivo final es la mejora continua.
Céntrate en el proceso
Recuerda que esto no es una evaluación del rendimiento de tu equipo. El objetivo es observar, hacer preguntas y recabar información que sirva para mejorar los procesos. Estás aquí para identificar los obstáculos, el desperdicio y las ineficiencias en la planta de producción que merman la productividad.
Centrarse en la cadena de valor
Identifica el valor que genera tu empresa y asegúrate de centrarte en toda la cadena de valor. Es recomendable anotar tus preguntas con antelación para asegurarte de que no se te pase por alto ningún proceso operativo o de trabajo. Al centrarte en la cadena de valor, podrás identificar cuellos de botella, tareas que no están distribuidas de forma óptima o actividades que generan desperdicio. La eliminación de estas actividades te ayudará a mejorar tu rendimiento.
Anota tus observaciones
Anota toda la información que puedas mientras realizas tu recorrido por el gemba. Haz fotos, graba vídeos o toma notas. Puede resultar tentador hacer recomendaciones o proponer soluciones en ese mismo momento, pero deja el análisis para más tarde.
Busca una segunda opinión
Una vez que hayas recopilado toda la información, no está de más compartirla con un compañero, alguien que pueda aportar una visión nueva y que no esté involucrado en el proceso. Contar con una segunda opinión puede ayudarte a detectar posibles lagunas, descubrir oportunidades que se te hayan pasado por alto o, simplemente, ofrecerte una perspectiva diferente.
Mantén el contacto con el equipo
No olvides hacer un seguimiento y compartir tus conclusiones con el equipo. Recuerda que se trata de un esfuerzo colaborativo y que lo último que quieres es que tu equipo se sienta vigilado. Involúcralos en todo el proceso. Comparte lo que has aprendido, incluyendo los problemas o carencias, así como la solución inmediata y las medidas que hay que tomar. Aprovecha este momento para determinar qué procesos quieres mantener y en qué aspectos hay margen de mejora.
Ejemplos de «Gemba Walk»
Dado que las visitas al gemba pueden adaptarse a casi cualquier tipo de operación, su forma varía ligeramente en cada sector. A continuación se presentan algunos ejemplos prácticos que muestran cómo los líderes ponen en práctica este concepto:
Planta de producción
El director de una planta realiza una ronda de inspección (Gemba walk) a lo largo de la cadena de montaje durante el pico de producción. Observa cómo se gestionan los cambios de equipo y toma nota minuciosamente de los pequeños retrasos que se producen entre cada ciclo de producción. Al hablar con los operarios de las máquinas y el personal de mantenimiento, el director detecta conflictos de programación e ineficiencias menores en la configuración. Esta información da lugar a una actualización del proceso de cambio de equipo y a una distribución más eficiente del personal, lo que reduce el tiempo de inactividad y aumenta el rendimiento.
Almacén y logística
Un supervisor de distribución realiza un seguimiento de todo el recorrido de un pedido, desde la recogida inicial hasta el embalaje final y la preparación para su salida. Durante el recorrido, observa que el personal tiene que dar pasos de más debido a una mala organización de la distribución de las estanterías. A través de conversaciones abiertas con los empleados, el supervisor identifica los puntos de congestión con mayor tráfico y las oportunidades para reubicar los artículos de uso frecuente. Tras la inspección, el equipo reorganiza el espacio del almacén y actualiza las rutas de recogida, lo que mejora la velocidad de preparación de los pedidos y reduce la fatiga de los trabajadores.
Área de Control de Calidad e Inspección
Un responsable de calidad de fabricación supervisa la estación de inspección de final de línea, donde se comprueban y se embalan las piezas terminadas. Habla con los inspectores sobre las repetidas repeticiones de trabajo y descubre que la documentación incompleta procedente de los procesos anteriores provoca confusión y retrasos. Al compartir estas conclusiones con los distintos departamentos, el responsable contribuye a la implantación de una lista de comprobación estandarizada y de un protocolo de comunicación más claro. El resultado es una reducción de los errores, inspecciones más rápidas y una calidad del producto más uniforme.
Aprovechar todo el potencial de tu equipo para que las visitas al gemba sean un éxito
La idea que subyace al «Gemba walk» es salir y ver qué está ocurriendo realmente en la planta de producción. Muchas operaciones de fabricación suelen funcionar las 24 horas del día. Y si eres un directivo que suele trabajar durante el día, no tienes una visión completa de la situación y te estás perdiendo información clave. Quizás los trabajadores del turno de noche se enfrenten a una serie de retos completamente diferentes. Además, corres el riesgo de escuchar únicamente las quejas de los trabajadores más expresivos, lo que no te proporciona una visión global de tus operaciones. El objetivo principal es recabar tantos puntos de vista diferentes como sea posible para tomar la mejor decisión que realmente impulse mejoras.
Cómo evitar los retos habituales de las visitas al gemba
El problema de las visitas al gemba es que, a menudo, se trata de reuniones improvisadas. Los responsables recorren la planta de producción sin contar necesariamente con un proceso estructurado o estandarizado. Además, es probable que se tomen notas en papel o que, en ocasiones, ni siquiera se tomen notas, lo que ofrece una visión puntual y anecdótica. Y una vez finalizada la visita al gemba, se introduce esa información en una hoja de cálculo o en un sistema de registro. Esto da lugar a un lapso de tiempo o una espera, también conocido como retraso en el proceso, entre el momento en que se realiza la observación y el momento en que se comunica. Esto contribuye a la generación de desperdicio en forma de trabajo que no aporta valor añadido y supone una oportunidad perdida para la mejora continua.
Proporciona a tu equipo las herramientas digitales que necesita
Gracias a las instrucciones de trabajo digitales y al software para trabajadores conectados, puedes conectar digitalmente a tus trabajadores de primera línea mediante dispositivos móviles o tabletas en la planta de producción. Además de garantizar que tu equipo tenga acceso a información actualizada en la palma de la mano para realizar su trabajo, este software les permite registrar los problemas en tiempo real tomando fotos, grabando vídeos o tomando notas, creando así un registro digital.
Parsable conecta digitalmente a tus equipos de distintos turnos, plantas y centros, y les proporciona las herramientas que necesitan para colaborar y contribuir a tu proceso de recopilación de información. El carácter en tiempo real de la aplicación permite a los trabajadores registrar la información de forma inmediata, en lugar de tener que esperar a la próxima ronda de inspección de Gemba programada. Esto no solo permite acceder a los conocimientos implícitos de la plantilla, ya que esa valiosa información ahora se recoge digitalmente, sino que también aporta visibilidad y facilita el diálogo, ya que los trabajadores y los responsables pueden compartir comentarios al instante de forma fluida.
Preguntas frecuentes sobre el «Gemba Walk»
¿Qué significa «Gemba walk»?
Un «Gemba walk» consiste en que los responsables se desplacen al «lugar real» donde se lleva a cabo el trabajo —como la planta de producción— para observar los procesos y hablar con los empleados. Esto les ayuda a comprender cómo se crea valor y dónde se pueden introducir mejoras.
¿Por qué se realizan visitas al gemba?
Las visitas al gemba permiten a los directivos conocer de primera mano las operaciones, lo que les permite detectar ineficiencias, identificar obstáculos y fomentar la mejora continua. Además, contribuyen a generar confianza al promover una comunicación abierta con los empleados de primera línea.
¿Cuánto tiempo debería durar una visita al gemba?
La mayoría de las visitas al gemba duran entre 15 minutos y una hora, dependiendo del tamaño de la zona y de la complejidad del proceso que se está revisando. La clave está en dedicar el tiempo suficiente a observar y formular preguntas bien planteadas sin interrumpir el trabajo.
¿Con qué frecuencia se deben realizar las visitas al gemba?
Muchas empresas se proponen realizar visitas semanales, pero la frecuencia puede variar en función de los calendarios de producción o de los objetivos de mejora. Lo importante es que se conviertan en una parte habitual de las rutinas del equipo directivo.
Realiza visitas al gemba de forma eficiente con la ayuda de Parsable y el software CAI
Incorporar el «Gemba walk» a tu estrategia de gestión siempre es una buena idea. Sin embargo, debes abordarlo de la forma más eficaz posible. Utilizar las mejores herramientas es una forma excelente de garantizar que los trabajadores de primera línea estén satisfechos, seguros y puedan comunicarse de forma eficaz. Para asegurarte de que proporcionas a los trabajadores de primera línea las herramientas que necesitan para tener éxito, plantéate invertir en el software de instrucciones de trabajo digitales y de trabajadores conectados «Parsable», de CAI.
Parsable mejora la comunicación entre el personal de primera línea y la dirección, ya que les permite optimizar la colaboración y realizar un seguimiento de los procesos clave. Nuestra aplicación recopila datos desde la primera línea y facilita tareas como la documentación de procesos, la elaboración de listas de comprobación y el cumplimiento de la normativa.
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