O nosso presidente, Alex Koves, falou recentemente com a SourceForge, um recurso da comunidade de código aberto, sobre as razões pelas quais os fabricantes de pequena e média dimensão utilizam software de produção em lote e o QuickBooks para gerir melhor os seus negócios.
Por que razão os fabricantes precisam tanto do QuickBooks como de uma aplicação como a Mar-Kov?
Os fabricantes em série beneficiam da utilização do QuickBooks e de uma aplicação como a Mar-Kov, uma vez que as duas plataformas foram concebidas para desempenhar tarefas muito diferentes. O QuickBooks gere as finanças e a contabilidade de forma incrível e, embora disponha agora de funcionalidades de gestão de inventário, apenas controla os produtos acabados.
O software especializado em produção por lotes oferece uma gestão robusta do inventário de matérias-primas, que também garante a rastreabilidade essencial exigida pelos clientes e planeia a produção de forma a cumprir os prazos dos clientes. A Mar-Kov proporciona uma rastreabilidade precisa e atempada aos fabricantes, tornando mais rápido, fácil e menos stressante o cumprimento dos requisitos regulamentares da FDA, HACCP, SQF, BRC e outros.
O que acontece quando os fabricantes de produtos em lotes continuam a utilizar o QuickBooks sem investir em software de controlo de lotes?
Pela nossa experiência, os fabricantes por lotes que dependem exclusivamente do QuickBooks tendem a acumular excesso de stock, a enfrentar situações de ruptura de stock ou a tentar «corrigir» o QuickBooks.
Eis os resultados:
Excesso de stock
Eles têm as matérias-primas necessárias, mas estas são sempre caras.
- Impacto negativo no fluxo de caixa
- O dinheiro imobilizado no stock não está a gerar lucro
- São cobradas taxas de juro se a compra tiver sido financiada por falta de dinheiro
- O espaço adicional de armazém/armazenamento implica custos
- A matéria-prima tem uma data de validade – se essa data for ultrapassada, tem de ser substituída
Falta de stock
A falta de stock é ainda mais dispendiosa do que o excesso de stock.
- O incumprimento dos prazos de produção e os atrasos na mesma afetam as receitas e os lucros
- As encomendas atrasadas ou canceladas prejudicam a reputação de uma empresa e as suas relações com os clientes
- As encomendas de matérias-primas de última hora podem sair mais caras e implicar custos de entrega mais elevados
- Margens de lucro mais baixas devido ao aumento do custo total das matérias-primas
- Preços mais elevados para os clientes, a fim de manter as margens
- Perda de clientes devido a atrasos, cancelamentos e preços mais elevados
- Os salários são pagos independentemente de os funcionários gerarem receitas ou não
Correção do QuickBooks
Quando os colaboradores que não são programadores ou desenvolvedores adaptam o QuickBooks, a correção do inventário de matérias-primas acaba por ser inevitavelmente propensa a erros e pouco fiável.
- Entregas imprecisas, não efetuadas ou atrasadas levam à insatisfação e à perda de clientes
- Uma fraca rastreabilidade pode ter consequências catastróficas para os clientes
- A falta de matéria-prima afeta a produção e o moral dos colaboradores
Como é que o Mar-Kov e o QuickBooks dividem as responsabilidades?
Criámos a Mar-Kov para nos destacarmos na satisfação das necessidades específicas dos fabricantes por lotes, tal como o QuickBooks se concentrou em oferecer soluções financeiras e contabilísticas de excelência para vários setores. E como sabemos que o QuickBooks é a escolha preferida de muitas empresas, a Mar-Kov foi concebida para se integrar perfeitamente com o QuickBooks, para que os fabricantes possam otimizar as suas operações e finanças.
Eis o que o Mar-Kov e o QuickBooks fazem melhor, respetivamente:
Mar-Kov:
- Existências e Cálculo de Custos – avaliação detalhada das existências
- Compras, Recebimento, Vendas e Expedição, Faturação a Clientes, Registo de Faturas de Fornecedores
- Produção
- Resultados dos testes de processo e de qualidade
- As autorizações e assinaturas são datadas, registadas e armazenadas
- Manutenção preventiva, calibração e higienização de equipamentos
- Análise de vendas; margens por cliente, artigo e outras categorias
QuickBooks:
- Contas a receber (AR)
- Contas a pagar (AP)
- Livro-razão
- Demonstração de Resultados, Balanço Patrimonial
Que aspetos devem as empresas ter em conta ao pesquisar software de produção por lotes?
O software de produção em lote representa um investimento financeiro significativo e pode sair caro se não se fizer a escolha certa à primeira, por isso é importante informar-se bem.
Para começar, é necessário concentrar-se exclusivamente em software padrão (pronto a usar) e não em software personalizado, pois o custo de desenvolvimento e manutenção de software personalizado para a produção em lote é proibitivo!
Fale com empresas consolidadas que já estejam no mercado há tempo suficiente para terem atualizado, melhorado e corrigido os erros do seu software e que tenham adquirido experiência em implementação, formação e assistência técnica.
Faça estas perguntas para identificar o software mais adequado para a sua empresa de produção em lote:
- Qual é o teu orçamento?
- Prefere pagar uma taxa única ou adquirir uma subscrição?
- Qual é o ROI razoável para a sua empresa?
- De que competências precisamos hoje em dia?
- De que competências vamos precisar daqui a 5 a 10 anos?
- Este software é escalável – poderá acompanhar o nosso crescimento?
- Quanto tempo demorará a implementação e a integração?
- O fornecedor do software oferece serviços de integração, implementação e formação de excelência?
- Quero uma solução na nuvem ou no local? Porquê?
- Que tipo de apoio está disponível? (por exemplo, online, por telefone, por e-mail? De segunda a sexta-feira, 24 horas por dia, 7 dias por semana?)
- As avaliações/classificações são positivas? O que se pode aprender com elas sobre possíveis problemas?
- É possível marcar uma demonstração?
