Notre président, Alex Koves, s'est récemment entretenu avec SourceForge, une ressource dédiée à la communauté open source, pour expliquer pourquoi les petites et moyennes entreprises manufacturières utilisent des logiciels de gestion de la production par lots et QuickBooks pour mieux gérer leurs activités.
Pourquoi les fabricants ont-ils besoin à la fois de QuickBooks et d'une application comme Mar-Kov ?
Les fabricants en série ont tout à gagner à utiliser QuickBooks et une application comme Mar-Kov, car ces deux plateformes ont été conçues pour remplir des fonctions très différentes. QuickBooks gère à merveille les aspects financiers et comptables, et bien qu’il dispose désormais de fonctionnalités de gestion des stocks, il ne prend en compte que les produits finis.
Les logiciels spécialisés dans la fabrication par lots offrent une gestion rigoureuse des stocks de matières premières, tout en garantissant la traçabilité essentielle exigée par les clients et en planifiant la production de manière à respecter leurs délais. Mar-Kov assure aux fabricants une traçabilité précise et en temps réel, et leur permet de se conformer plus rapidement, plus facilement et avec moins de stress aux exigences réglementaires de la FDA, du HACCP, du SQF, du BRC et d’autres organismes.
Que se passe-t-il lorsque les fabricants de produits en lots continuent d'utiliser QuickBooks sans investir dans un logiciel de gestion des lots ?
D'après notre expérience, les fabricants travaillant par lots qui s'appuient exclusivement sur QuickBooks ont tendance à accumuler des excédents de stock, à faire face à des ruptures de stock ou à essayer de « corriger » QuickBooks.
Voici les résultats :
Surstockage
Ils disposent des matières premières nécessaires, mais celles-ci sont toujours chères.
- Impact négatif sur la trésorerie
- Les liquidités immobilisées dans les stocks ne génèrent pas de bénéfices
- Des intérêts s'appliquent s'ils ont eu recours à un financement par manque de liquidités.
- Tout espace d'entreposage ou de stockage supplémentaire engendre des coûts
- Les matières premières ont une date limite de consommation : si celle-ci est dépassée, elles doivent être remplacées.
Ruptures de stock
Les ruptures de stock coûtent encore plus cher que les excédents de stock.
- Les retards de production ont un impact sur le chiffre d'affaires et le résultat net
- Les commandes retardées ou annulées nuisent à la réputation d'une entreprise et à ses relations avec ses clients
- Les commandes de matières premières de dernière minute peuvent coûter plus cher et entraîner des frais de livraison plus élevés
- Baisse des marges bénéficiaires due à l'augmentation du coût total des matières premières
- Une hausse des prix pour les clients afin de préserver les marges
- Perte de clientèle due aux retards, aux annulations et à la hausse des prix
- Les salaires sont versés, que les salariés génèrent ou non des revenus
Correction QuickBooks
Lorsque des employés qui ne sont ni développeurs ni programmeurs adaptent QuickBooks, la correction relative aux stocks de matières premières est inévitablement source d'erreurs et peu fiable.
- Les livraisons erronées, manquantes ou en retard entraînent le mécontentement des clients et leur perte.
- Une traçabilité insuffisante peut avoir des conséquences catastrophiques pour les clients
- Les ruptures de stock de matières premières ont des répercussions sur la production et le moral des employés
Comment Mar-Kov et QuickBooks se répartissent-ils les responsabilités ?
Nous avons créé Mar-Kov afin de répondre au mieux aux besoins spécifiques des fabricants travaillant par lots, à l’instar de QuickBooks qui s’est spécialisé dans les solutions de gestion financière et comptable de haut niveau pour de nombreux secteurs. Et comme nous savons que QuickBooks est la référence pour de nombreuses entreprises, Mar-Kov a été conçu pour s’intégrer de manière transparente à QuickBooks, afin que les fabricants puissent optimiser leurs opérations et leurs finances.
Voici ce que Mar-Kov et QuickBooks font respectivement le mieux :
Mar-Kov :
- Stock et calcul des coûts – évaluation détaillée des stocks
- Achats, réception des marchandises, ventes et expéditions, facturation des clients, saisie des factures fournisseurs
- Fabrication
- Résultats des contrôles de processus et de qualité
- Les autorisations et les signatures sont datées, enregistrées et conservées
- Maintenance préventive, étalonnage et désinfection des équipements
- Analyse des ventes ; marges par client, par article et selon d'autres critères de classification
QuickBooks :
- Créances (AR)
- Comptes fournisseurs (AP)
- Grand livre général
- Compte de résultat, bilan
Quels sont les critères que les entreprises doivent prendre en compte lorsqu'elles recherchent un logiciel de gestion de la production par lots ?
Un logiciel de gestion de la production par lots représente un investissement financier important et peut s'avérer coûteux si vous ne faites pas le bon choix dès le départ ; il est donc essentiel de bien vous renseigner au préalable.
Pour commencer, vous devez vous concentrer exclusivement sur les logiciels standard (prêts à l'emploi) et non sur les logiciels sur mesure, car le coût de développement et de maintenance d'un logiciel sur mesure dédié à la fabrication par lots est prohibitif !
Adressez-vous à des entreprises bien établies, qui existent depuis suffisamment longtemps pour avoir mis à jour et amélioré leurs logiciels, corrigé leurs bugs et acquis de l'expérience en matière de mise en œuvre, de formation et d'assistance.
Posez-vous ces questions pour déterminer quel logiciel convient le mieux à votre entreprise de fabrication par lots :
- Quel est votre budget ?
- Souhaitez-vous payer un montant unique ou souscrire un abonnement ?
- Quel est le retour sur investissement raisonnable pour votre entreprise ?
- De quelles compétences avons-nous besoin aujourd'hui ?
- De quelles compétences aurons-nous besoin dans 5 à 10 ans ?
- Ce logiciel est-il évolutif ? Peut-il s'adapter à notre croissance ?
- Combien de temps dureront la mise en œuvre et l'intégration ?
- Le fournisseur du logiciel propose-t-il des services d'intégration, de mise en œuvre et de formation de qualité supérieure ?
- Est-ce que je préfère une solution dans le cloud ou sur site ? Pourquoi ?
- Quels sont les moyens d'assistance disponibles ? (Par exemple : en ligne, par téléphone, par e-mail ? Du lundi au vendredi, 24 h/24 et 7 j/7 ?)
- Les avis et classements sont-ils positifs ? Que pouvez-vous en déduire concernant d'éventuels problèmes ?
- Peut-on réserver une démonstration ?
