Nuestro presidente, Alex Koves, ha concedido recientemente una entrevista a SourceForge, un recurso de la comunidad de código abierto, en la que explica por qué las pequeñas y medianas empresas manufactureras utilizan software de fabricación por lotes y QuickBooks para gestionar mejor sus negocios.
¿Por qué los fabricantes necesitan tanto QuickBooks como una aplicación como Mar-Kov?
Los fabricantes por lotes se benefician al utilizar QuickBooks y una aplicación como Mar-Kov, ya que ambas plataformas se diseñaron para realizar tareas muy diferentes. QuickBooks gestiona las finanzas y la contabilidad de forma excelente y, aunque ahora cuenta con funciones de gestión de inventario, solo realiza un seguimiento de los productos terminados.
El software especializado en la fabricación por lotes ofrece una sólida gestión del inventario de materias primas que, además, proporciona la trazabilidad esencial que exigen los clientes y planifica la producción para cumplir con los plazos de estos. Mar-Kov ofrece a los fabricantes una trazabilidad precisa y oportuna, y hace que cumplir con los requisitos normativos de la FDA, el HACCP, el SQF, el BRC y otros sea más rápido, más fácil y menos estresante.
¿Qué ocurre cuando las empresas de fabricación por lotes siguen utilizando QuickBooks sin invertir en un software de control de lotes?
Según nuestra experiencia, los fabricantes por lotes que dependen exclusivamente de QuickBooks suelen acumular exceso de existencias, sufrir roturas de stock o intentar «arreglar» QuickBooks.
Estos son los resultados:
Exceso de existencias
Tienen las materias primas necesarias, pero siempre son caras.
- Repercusión negativa en el flujo de caja
- El efectivo inmovilizado en existencias no genera beneficios
- Se aplican intereses si lo han financiado por falta de liquidez.
- El espacio adicional de almacén o almacenamiento conlleva un coste
- Las materias primas tienen una fecha de consumo preferente: si se supera, hay que sustituirlas.
Agotamiento de existencias
La falta de existencias resulta aún más costosa que el exceso de existencias.
- Los retrasos y las faltas en la producción afectan a los ingresos y a los beneficios
- Los pedidos retrasados o cancelados perjudican la reputación de una empresa y sus relaciones con los clientes
- Los pedidos de materias primas de última hora pueden resultar más caros y conllevar gastos de envío más elevados.
- Menores márgenes de beneficio debido al aumento del coste total de las materias primas
- Aumento de los precios a los clientes para mantener los márgenes
- Pérdida de clientes debido a retrasos, cancelaciones y precios más elevados
- Los salarios se abonan independientemente de que los empleados generen ingresos o no.
Solución para QuickBooks
Cuando el personal que no es desarrollador ni programador adapta QuickBooks, la corrección del inventario de materias primas resulta, inevitablemente, propensa a errores y poco fiable.
- Las entregas inexactas, fallidas o retrasadas provocan la insatisfacción de los clientes y su pérdida
- Una trazabilidad deficiente puede tener consecuencias catastróficas para los clientes
- La falta de existencias de materias primas afecta a la producción y a la moral de los empleados
¿Cómo se reparten las responsabilidades entre Mar-Kov y QuickBooks?
Creamos Mar-Kov para destacar a la hora de satisfacer las necesidades específicas de los fabricantes por lotes, de forma muy similar a como QuickBooks se centra en ofrecer soluciones financieras y contables de alta calidad para múltiples sectores. Y como sabemos que QuickBooks es la herramienta de referencia para muchas empresas, Mar-Kov se ha diseñado para integrarse a la perfección con QuickBooks, de modo que los fabricantes puedan optimizar sus operaciones y sus finanzas.
Esto es lo que mejor hacen, respectivamente, Mar-Kov y QuickBooks:
Mar-Kov:
- Inventario y cálculo de costes: valoración detallada del inventario
- Compras, recepción de mercancías, ventas y envíos, facturación a clientes, registro de facturas de proveedores
- Fabricación
- Resultados de las pruebas de proceso y calidad
- Las autorizaciones y las firmas se fechan, se registran y se almacenan
- Mantenimiento preventivo, calibración y desinfección de los equipos
- Análisis de ventas; márgenes por cliente, artículo y otras clasificaciones
QuickBooks:
- Cuentas por cobrar (AR)
- Cuentas por pagar (AP)
- Libro mayor
- Cuenta de resultados, balance general
¿Qué aspectos deben tener en cuenta las empresas a la hora de buscar un software de fabricación por lotes?
El software de fabricación por lotes supone una inversión económica importante y puede resultar caro si no se elige bien a la primera, así que infórmate bien.
Para empezar, debes centrarte exclusivamente en el software estándar (listo para usar) y no en el software a medida, ya que el coste de desarrollar y mantener un software a medida para la fabricación por lotes es prohibitivo.
Habla con empresas consolidadas que lleven en el mercado el tiempo suficiente como para haber actualizado y mejorado su software, haber solucionado sus errores y haber adquirido experiencia en la implantación, la formación y la asistencia técnica.
Plantea estas preguntas para identificar el software más adecuado para tu empresa de fabricación por lotes:
- ¿Cuál es tu presupuesto?
- ¿Prefieres pagar una cuota única o contratar una suscripción?
- ¿Cuál es un retorno de la inversión razonable para tu empresa?
- ¿Qué capacidades necesitamos hoy en día?
- ¿Qué capacidades necesitaremos dentro de 5 a 10 años?
- ¿Es este software escalable? ¿Puede crecer a nuestro ritmo?
- ¿Cuánto tiempo llevará la implementación y la integración?
- ¿Ofrece el proveedor del software un proceso de incorporación, una implementación y una formación de calidad superior?
- ¿Prefiero una solución en la nube o local? ¿Por qué?
- ¿Qué tipo de asistencia hay disponible? (p. ej., ¿por Internet, por teléfono, por correo electrónico? ¿De lunes a viernes, las 24 horas del día, los 7 días de la semana?)
- ¿Son positivas las reseñas o las clasificaciones? ¿Qué puedes deducir de ellas sobre posibles problemas?
- ¿Puedes reservar una demostración?
