O que é o «Conhecimento Tribal»?
No setor da produção, o «conhecimento tribal», também conhecido como «conhecimento institucional», refere-se à informação e às «melhores» práticas que residem nas mentes dos colaboradores experientes, que não são do conhecimento de outros e não estão documentadas — mas que são fundamentais para as operações do dia-a-dia. Estes colaboradores passaram anos, senão décadas, a acumular este conhecimento que não consta de manuais de formação nem de procedimentos normalizados.
Os colaboradores que trabalham na mesma empresa de produção há 10, 20 ou 30 anos desenvolvem, ao longo do tempo, práticas específicas que garantem o bom funcionamento das operações. Na área de produção, por exemplo, isso pode incluir processos de exceção, ou seja, situações que exigem ajustes não planeados na produção. Ou podem ser políticas de escalonamento, em que os operadores da fábrica notificam e colaboram com outros departamentos para tomar medidas face a desvios nos processos.
O facto de muitos colaboradores recorrerem ao conhecimento implícito para executar processos como este conduz a lacunas de informação e a uma grave crise de competências.
É fundamental que este tipo de conhecimento e experiência institucionais sejam sistematicamente registados; caso contrário, quando um colaborador se afasta ou se reforma, essa informação perde-se.
Só nos EUA,prevê-se que mais de2,6 milhões de Baby Boomers se reformem de empregos no setor da indústria transformadora até 2030. À medida que os Boomers forem saindo gradualmente do mercado de trabalho, levarão consigo anos de conhecimento tácito – o que resultará numa fuga de cérebros. As empresas do setor da indústria transformadora não podem ignorar o início deste processo de reforma da força de trabalho. Há pouco que os fabricantes possam fazer neste momento para impedir a sua reforma; no entanto, tanto os diretores de fábrica como os executivos podem absorver e documentar o máximo possível desse conhecimento implícito, antes de a geração dos «Boomers» se reformar, para preparar a força de trabalho mais jovem da geração «Millennial» que está a chegar.
Como a sua dependência do conhecimento tribal afeta as operações do dia-a-dia
- Lacunas na documentação – Existeuma lacuna crítica na documentação atual. Isto pode dever-se ao facto de estar desatualizada e de ainda não ter sido atualizada. Ou, talvez, exista uma forma melhor de fazer algo que nunca foi partilhada com as pessoas responsáveis pela atualização do conteúdo.
- Tempos prolongados de integração –Quando um novo colaborador entra para a equipa, a sua formação de integração consiste normalmente em atividades em sala de aula e/ou acompanhamento de um colega no chão de fábrica para aprender as operações e os procedimentos. Demora mais tempo a formar as pessoas sobre o que fazer e como fazê-lo, devido à dependência de especialistas e às lacunas na documentação.
- Dependência excessiva de especialistas – Uma vez queo conhecimento tribal não está documentado em lado nenhum e se limita a um pequeno número de indivíduos, existe uma dependência dos especialistas na área. O que acontece quando as pessoas que possuem essa informação já não estão presentes? Que atrasos é que isto provoca? Muitas vezes, esse conhecimento tribal está incorreto ou pode não refletir o procedimento correto, que é o que será avaliado nas auditorias às organizações. Assim, se o processo ou procedimento indicar uma coisa e um trabalhador fizer outra, existe um risco de falha. Isto torna-se problemático quando os novos colaboradores são formados incorretamente pelos colaboradores mais experientes.
- Variação no trabalho padronizado – Uma vez queos trabalhadores se baseiam no seu próprio conhecimento sobre como realizar uma tarefa, verifica-se uma falta de padronização e de consistência no trabalho executado. Isto leva a variações na forma como as tarefas são realizadas.
Recolha e Transferência do Conhecimento Tribal
Eis algumas formas de começar a recolher o conhecimento tribal:
1. Identificar os líderes de conhecimento– O primeiro passo consiste em identificar os colaboradores que possuem maior conhecimento sobre os processos e operações relacionados com a sua organização de produção. Os colaboradores com mais experiência numa determinada área, a que mais ninguém tem acesso, são um bom ponto de partida.
2. Adote uma abordagem de baixo para cima– É fundamental que a responsabilidade por um projeto como este recaia sobre os seus colaboradores da linha de produção. São eles que se deparam diariamente com as falhas e os fluxos de trabalho e que possuem o conhecimento necessário para impulsionar melhorias nos processos operacionais.
3. Documentar, digitalizar e divulgar informação– Chegou a altura de documentar e digitalizar o conhecimento institucional das suas equipas. Isto garantirá que esse conhecimento permaneça na sua empresa, independentemente de os colaboradores saírem ou se reformarem. Após transferir os processos e procedimentos para um formato digital, convém incorporá-los na formação dos novos colaboradores e divulgá-los amplamente por toda a empresa, de modo a promover a consistência operacional.
4. Organize a sua informação– Nem todo o conhecimento tribal é bom conhecimento. Anos de experiência e conhecimento acumulados são excelentes; no entanto, é importante compreender que informação pretende reter e o que é realmente benéfico para a sua organização. As melhores práticas devem ter dados que justifiquem esse título.
3 formas de reduzir a dependência do conhecimento tribal com o Connected Worker® da Parsable
1. Acesso em qualquer lugar a informações sempre atualizadas
Um trabalhador conectado está sempre ligado à informação de que necessita para concluir com sucesso e registar os detalhes de uma tarefa, independentemente de onde se encontre. Isto inclui formulários e listas de verificação, instruções de trabalho padrão e procedimentos operacionais, e até mesmo formações ou lições rápidas e de fácil compreensão, acessíveis a pedido. Promove uma relação de trabalho harmoniosa entre o trabalhador, a informação de que necessita para realizar o trabalho corretamente e os dados de que a empresa necessita para acompanhar e monitorizar as operações em tempo real. Para que isto se torne uma realidade, o conteúdo deve ser digital e interativo, e os trabalhadores devem estar equipados com dispositivos móveis inteligentes.
Com o Connected Worker, os responsáveis pelos processos podem criar uma experiência de fluxo de trabalho digital em apenas alguns minutos. A ferramenta de criação de conteúdos, de fácil utilização, torna a transição do papel para o formato digital o mais simples possível. Formulários, listas de verificação, instruções de trabalho, procedimentos e muito mais podem ser criados, personalizados, distribuídos e atualizados com apenas alguns cliques. Este último aspeto é fundamental, uma vez que é o que permite a uma organização implementar e expandir alterações rapidamente. Os trabalhadores no chão de fábrica — operadores de linha, mecânicos, supervisores de área e outros — podem utilizar a aplicação móvel da Parsable para aceder à experiência digital dinâmica que foi criada. Os dados recolhidos tanto manualmente como automaticamente, além do feedback direto enviado pelos trabalhadores, fornecem o combustível necessário para alimentar as chamas do progresso, e a criatividade dos especialistas da linha da frente fornece a faísca.
2. Ligações com pessoas (ou especialistas remotos)
Um trabalhador conectado está sempre ligado às pessoas com quem precisa de colaborar para manter a fábrica a funcionar. Um trabalhador pode contactar outro trabalhador diretamente, sendo que o fluxo de trabalho global promove uma colaboração harmoniosa entre pessoas, departamentos, organizações e muito mais. Um aspeto do trabalho que não irá mudar é a necessidade de várias pessoas de diferentes grupos trabalharem em conjunto. O que irá mudar é o «como», o «quando», o «para quê» e outros aspetos; por isso, criar essas vias de ligação entre um trabalhador e outros coloca uma organização numa posição que lhe permite tornar-se mais adaptável à medida que surgem novas tecnologias, as exigências dos consumidores mudam e a dinâmica da força de trabalho se altera.
Através do Parsable, os colaboradores podem contactar diretamente os seus colegas, gestores, prestadores de serviços externos e outras pessoas no contexto das tarefas e atividades que lhes foram atribuídas. Isto é particularmente útil durante a transição do conhecimento tribal não documentado, uma vez que os colaboradores podem contactar especialistas remotamente para obter orientação ou conhecimentos especializados.
Um colaborador pode enviar um «ping» a uma pessoa ou função no espaço integrado «Chat & Collaboration», partilhar fotografias ou vídeos e manter uma discussão documentada da qual outros membros da organização possam beneficiar. Com as funcionalidades que o Parsable oferece para atribuir tarefas a funções específicas, os fabricantes podem estruturar a colaboração, deixando claro quem é responsável por quê, quando, como e qual o estado desses esforços. Além disso, para ajudar a eliminaratrasos nas respostas, é fácil para um colaborador informar o responsável de que está a tratar do assunto com um simples aviso.
3. Captura de conhecimentos de fácil utilização
O processo de documentação e registo do conhecimento tribal deve ser um processo simples e direto.
A plataforma de criação sem código da Parsable facilita a elaboração de instruções digitais para as tarefas em mãos.
O que é particularmente útil é capacitar os colaboradores para gravarem tutoriais rápidos em vídeo, de forma a colmatar lacunas em lições pontuais ou módulos de formação. Estes tutoriais práticos, provenientes diretamente dos especialistas, exigem pouco ou nenhum esforço por parte do especialista para serem gravados e enviados, enquanto os responsáveis pelos processos obtêm conteúdo inestimável que ajuda a preparar as operações para o futuro, face às mudanças na força de trabalho. Além disso, com o ciclo mencionado anteriormente, em que bastam alguns cliques para atualizar, essas mesmas revisões enviadas pelos especialistas podem ser implementadas rapidamente.
Alguns líderes do setor industrial estão tão distantes das operações do dia-a-dia no chão de fábrica que podem não compreender plenamente a riqueza de conhecimentos que os colaboradores mais experientes possuem. Estas perspetivas são frequentemente dadas como garantidas e ignoradas pelos gestores. No entanto, ainda não é tarde para captar esse conhecimento tribal.
O desafio para a maioria das empresas de produção reside no facto de as suas capacidades operacionais e de TI estarem isoladas em silos, e tentar desconstruí-las e reconstruí-las é, por si só, um desafio. Muitas empresas deparam-se com obstáculos na transição para uma fábrica digital, não por causa da tecnologia, mas devido à mudança cultural e organizacional. Para impulsionar a mudança com sucesso, é necessário quebrar os paradigmas antigos e criar um modelo operacional que integre uma força de trabalho digitalmente conectada. Isto permite que os colaboradores ultrapassem o funcionamento em silos e colmatem as lacunas de informação.
