Hva er stammekunnskap?
Innen produksjon refererer stammekunnskap , også kjent som institusjonell kunnskap, til informasjonen og «beste» praksisen som finnes i erfarne ansattes sinn, som ikke er kjent for andre og ikke er dokumentert – men som er avgjørende for den daglige driften. Disse arbeiderne har brukt år, om ikke tiår, på å samle denne kunnskapen som ikke finnes i opplæringsmanualer og standardprosedyrer.
Ansatte som har vært i samme produksjonsbedrift i 10, 20 eller 30 år utvikler særegenheter underveis som sørger for at driften går knirkefritt. I produksjonsfasen kan dette for eksempel inkludere unntaksprosesser, som er situasjoner som krever uplanlagte justeringer i produksjonen. Eller det kan være eskaleringspolicyer, når fabrikkoperatører varsler og samarbeider med andre avdelinger for å iverksette tiltak mot prosessavvik.
Det faktum at mange ansatte er avhengige av stammekunnskap for å gjennomføre prosesser som dette, fører til informasjonshull og en alvorlig kompetansekrise.
Det er avgjørende at denne typen institusjonell kunnskap og erfaring systematisk samles inn; ellers går informasjonen tapt når en ansatt slutter eller pensjonerer seg.
Bare i USA forventes det at mer enn 2,6 millioner babyboomere vil pensjonere seg fra produksjonsjobber innen 2030. Etter hvert som babyboomerne fases ut, vil de ta med seg årevis med taus kunnskap – noe som resulterer i hjerneflukt. Produksjonsbedrifter kan ikke ignorere at arbeidsstyrken går av med pensjon. Det er lite produsenter kan gjøre nå for å stoppe pensjoneringen deres. Imidlertid kan både fabrikksjefer og toppledere absorbere og dokumentere så mye stammekunnskap som mulig før babyboomergenerasjonen går av med pensjon, for å utruste den yngre, innkommende millennial-arbeidsstyrken.
Hvordan din avhengighet av stammekunnskap påvirker den daglige driften
- Mangler i dokumentasjonen – Det er et kritisk hull i gjeldende dokumentasjon. Dette kan skyldes at den er utdatert og ikke har blitt oppdatert ennå. Eller kanskje det finnes en bedre måte å gjøre noe på som aldri ble delt med de som er ansvarlige for å oppdatere innholdet.
- Lange onboardingtider – Når en ny ansatt blir en del av arbeidsstyrken, består onboarding-opplæringen vanligvis av klasseromsaktiviteter og/eller å følge noen på fabrikkgulvet for å lære operasjoner og prosedyrer. Det tar lengre tid å lære opp folk i hva de skal gjøre og hvordan de skal gjøre det, på grunn av avhengigheten av eksperter og hullene i dokumentasjonen.
- Overdreven avhengighet av eksperter – Siden stammekunnskap ikke er dokumentert noe sted og er isolert til noen få individer, er det en avhengighet av eksperter på feltet. Hva skjer når personene med den informasjonen ikke er til stede? Hvilke forsinkelser fører dette til? Ofte er denne stammekunnskapen feil eller gjenspeiler kanskje ikke den riktige prosedyren, som er det organisasjoner vil bli revidert mot. Så hvis prosessen eller prosedyren sier én ting og en ansatt gjør noe annet, er det et potensial for feil. Dette blir problematisk når nye ansatte får feil opplæring av veteraner.
- Variasjon i standardarbeid – Siden arbeidere er avhengige av sin egen kunnskap om hvordan de skal utføre en jobb, mangler det standardisering og konsistens i arbeidet som utføres. Dette fører til variasjon i hvordan ting gjøres.
Innhent og overfør stammekunnskap
Her er flere måter du kan begynne å tilegne deg stammekunnskap på:
1. Identifiser kunnskapsledere – Det første trinnet begynner med å identifisere ansatte som har mest kunnskap om prosessene og driften knyttet til produksjonsorganisasjonen din. Ansatte som har mest erfaring innen et respektive område, som ingen andre har tilgang til, er et godt sted å starte.
2. Ta i bruk en «bottom-up»-tilnærming – Det er avgjørende at eierskapet til et prosjekt som dette kommer fra de ansatte i produksjonslokalet. Det er de som møter feil og prosessflyter daglig, og som har kunnskapen til å drive forbedringer i driftsprosesser.
3. Dokumenter, digitaliser og distribuer informasjon – Nå er det på tide å dokumentere og digitalisere teamenes institusjonelle kunnskap. Dette vil sikre at den forblir innenfor bedriften uansett om ansatte slutter eller går av med pensjon. Etter at du har overført prosesser og prosedyrer til et digitalt format, bør du innlemme den i opplæringen for nyansatte og dele den bredt på tvers av bedriften for å fremme driftsmessig konsistens.
4. Organiser informasjonen din – Ikke all stammekunnskap er god kunnskap. Årelang akkumulert erfaring og kunnskap er bra; det er imidlertid viktig å forstå hvilken informasjon du ønsker å beholde og hva som faktisk er nyttig for organisasjonen din. Beste praksis bør ha dataene for å oppnå tittelen.
3 måter å redusere avhengigheten av stammekunnskap med Connected Worker® fra Parsable
1. Tilgang til alltid oppdatert informasjon på farten
En tilkoblet arbeider er alltid koblet til informasjonen de trenger for å fullføre og logge detaljene for en oppgave, uansett hvor de er. Dette inkluderer skjemaer og sjekklister, standard arbeidsinstruksjoner og driftsprosedyrer, til og med rask og lettfordøyelig opplæring eller leksjoner tilgjengelig på forespørsel. Det fremmer et harmonisk arbeidsforhold mellom arbeideren, informasjonen de trenger for å få jobben gjort riktig, og dataene bedriften trenger for å spore og overvåke driften i sanntid. For å gjøre dette til virkelighet, må innholdet være digitalt og interaktivt, og arbeiderne må være utstyrt med smarte, mobile enheter.
Med Connected Worker kan prosesseiere skape en digital arbeidsflytopplevelse på bare noen få minutter. Det brukervennlige innholdsforfatterverktøyet gjør overgangen fra papir til digitalt så smertefri som mulig. Skjemaer, sjekklister, arbeidsinstruksjoner, prosedyrer og mer kan bygges, skreddersys, distribueres og oppdateres med bare noen få klikk. Dette siste punktet er kritisk siden det er det som gjør det mulig for en organisasjon å gjøre og skalere endringer raskt. Arbeidere på fabrikkgulvet – linjeoperatører, mekanikere, områdeledere og flere – kan bruke Parsables mobilapp for å få tilgang til den dynamiske digitale opplevelsen som ble opprettet. Dataene som samles inn både manuelt og automatisk, i tillegg til direkte tilbakemeldinger sendt inn av arbeiderne, gir drivstoffet som trengs for å vifte med fremgangen, og kreativiteten til frontlinjeekspertene gir gnisten.
2. Kontakter til mennesker (eller eksterne eksperter)
En tilkoblet arbeider er alltid koblet til menneskene de trenger å samarbeide med for å holde fabrikken i gang. En arbeider kan kontakte en annen arbeider direkte, der den overordnede arbeidsflyten fremmer sømløst samarbeid mellom mennesker, avdelinger, organisasjoner og mer. Et aspekt ved arbeidet som ikke vil endre seg, er behovet for at flere individer fra forskjellige grupper skal jobbe sammen. Det som vil endre seg er hvordan, når, for hva og mer, så å bygge disse veiene fra én arbeider til andre arbeidere setter en organisasjon i posisjon til å bli mer tilpasningsdyktig etter hvert som ny teknologi dukker opp, forbrukerkrav endrer seg og arbeidsstyrkens dynamikk endrer seg.
Gjennom Parsable kan arbeidere kontakte sine kolleger, ledere, tredjepartsleverandører og andre direkte innenfor rammen av de tildelte oppgavene og aktivitetene. Dette er spesielt nyttig under overgangen fra udokumentert stammekunnskap, siden arbeidere kan kontakte eksperter eksternt for å gi veiledning eller ekspertise.
En arbeider kan pinge en person eller rolle i det innebygde «Chat og samarbeid»-området, dele bilder eller videoer og ha en dokumentert diskusjon som andre medlemmer av organisasjonen kan dra nytte av. Med mulighetene Parsable gir til å tildele oppgaver til bestemte roller, kan produsenter strukturere samarbeidet og gjøre det klart hvem som er ansvarlig for hva, når, hvordan og statusen for disse tiltakene. Og for å eliminere forsinkede svar er det enkelt for en arbeider å gi beskjed til den tildelte med en enkel ping.
3. Brukervennlig kunnskapsfangst
Prosessen med å dokumentere og registrere stammekunnskap bør være en enkel og grei prosess.
Parsables kodefrie plattform gjør det enkelt å lage digitale instruksjoner for oppgaver.
Det som er spesielt nyttig er å gi arbeiderne mulighet til å ta opp raske gjennomganger på video for å fylle ut hull i enkeltstående leksjoner eller opplæringsmoduler. De praktiske gjennomgangene, som kommer direkte fra ekspertene, krever liten eller ingen innsats for eksperten å ta opp og sende inn, mens prosesseierne får uvurderlig innhold som bidrar til å fremtidssikre driften i møte med den skiftende arbeidsstyrken. Og med den tidligere nevnte syklusen, der det bare tar noen få klikk å oppdatere, kan de samme revisjonene som sendes inn av ekspertene skaleres raskt.
Noen produksjonsledere er så langt unna den daglige driften på fabrikkgulvet at de kanskje ikke fullt ut forstår den store mengden kunnskap som erfarne ansatte besitter. Denne innsikten tas ofte for gitt og overses av ledere. Men det er ikke for sent å tilegne seg stammekunnskap.
Utfordringen for de fleste produksjonsbedrifter er at IT- og driftskapasiteten deres er isolert, og det å prøve å dekonstruere og gjenoppbygge dem er en utfordring i seg selv. Mange bedrifter møter hindringer når de går over til en digital fabrikk, ikke på grunn av teknologi, men på grunn av kulturelle og organisatoriske endringer. Å lykkes med å drive endring krever at man bryter ned gamle paradigmer og skaper en driftsmodell som omfavner en digitalt tilkoblet arbeidsstyrke. Dette gjør det mulig for ansatte å bevege seg utover å operere i siloer og lukke informasjonshull.
