Quando as solicitações são processadas no iCARaS para peças e destinos que ainda não foram configurados, os dados são encaminhados para o ficheiro de solicitações em espera do parceiro comercial em questão. Os dados permanecerão no ficheiro de espera até que seja concluída uma atualização ou eliminação. Os clientes muitas vezes ignoram ou desconhecem a existência do ficheiro de espera, o que pode resultar na perda de solicitações e também fazer com que o ficheiro atinja um tamanho muito grande. Seguem-se algumas dicas e truques úteis para o ajudar a gerir os seus ficheiros de espera com facilidade.
Configure uma tarefa recorrente para enviar automaticamente por e-mail um relatório de ficheiros em espera
- Se configurar a tarefa para enviar um e-mail em caso de sucesso e sem notificação em caso de erro, só receberá o relatório se houver dados no ficheiro de retenção. Isto evitará que receba e-mails desnecessários. Certifique-se de que marca a caixa «Enviar resultados da tarefa por e-mail» e o relatório será anexado ao e-mail!
- Pode executar um relatório que o notifique caso haja algo no ficheiro de retenção para todos os parceiros comerciais ou pode configurar relatórios individuais para cada parceiro comercial.
- O Relatório de Reservas está disponível em formato PDF ou de folha de cálculo e pode ser consultado numa versão resumida (assinalar a caixa «resumida») ou detalhada (predefinição). Consulte ambas as versões para ver qual delas se adequa melhor às suas necessidades.
Configure uma tarefa recorrente para atualizar os requisitos a partir do ficheiro de retenção
- Configure isto para ser executado no final do dia ou antes de receber os primeiros requisitos da manhã. Isto ajudará a retirar os requisitos do ficheiro de retenção, caso já não seja necessário mantê-los em retenção. Se uma peça ou um destino ainda precisar de ser configurado, o requisito permanecerá no ficheiro de retenção.
- NUNCA selecione a opção «Atualizar versões antigas» no ecrã de atualização sem primeiro contactar o Apoio ao Cliente da Radley. Esta opção pode fazer com que requisitos antigos substituam os requisitos atuais.
- A primeira página do relatório «Hold Update» costuma indicar «Sem versões antigas». Certifique-se de que verifica também as páginas seguintes para obter informações sobre quais os requisitos que foram atualizados e quais os que permaneceram no ficheiro «Hold».
Configurar uma tarefa recorrente para eliminar versões obsoletas
- Uma versão é considerada obsoleta quando já tiver sido introduzida no iCARaS uma versão mais recente para o mesmo requisito (peça e destino).
- Configure isto para ser executado antes de receber os primeiros requisitos da manhã ou logo após a execução da tarefa «Atualizar ficheiro de retenção».
- Esta limpeza pode ser configurada marcando a caixa «Limpar apenas versões obsoletas» no ecrã de limpeza.
- Tenha cuidado ao executar a limpeza sem ter a caixa «Limpar apenas versões obsoletas» marcada, uma vez que isso poderá causar a perda de requisitos válidos no ficheiro de retenção.
Monitorizar, atualizar e eliminar regularmente as versões obsoletas da secção «Requisitos em espera» é a melhor forma de evitar a perda de dados importantes relativos aos requisitos e de manter estes ficheiros organizados. Está disponível documentação de ajuda detalhada no iCARaS, nos ecrãs «Atualizar», «Relatório» e «Eliminar», em «Ajuda» > «Documentação». Não hesite em contactar o apoio técnico da EDI para obter informações adicionais ou assistência na configuração de tarefas agendadas para executar estas tarefas por si!
