Cuando se procesan requisitos en iCARaS para piezas y destinos que no se han configurado, los datos se almacenan en el archivo de requisitos en espera del socio comercial correspondiente. Los datos permanecerán en el archivo de espera hasta que se complete una actualización o una purga. A menudo, los clientes ignoran el archivo de espera o desconocen su existencia, lo que puede provocar que se pasen por alto algunos requisitos y que el archivo alcance un tamaño muy grande. A continuación, te ofrecemos algunos consejos y trucos útiles que te ayudarán a gestionar tus archivos de espera con facilidad.
Configura una tarea periódica para enviar automáticamente por correo electrónico un informe de archivos en espera
- Si configuras la tarea para que envíe un correo electrónico cuando se ejecute correctamente y sin notificar en caso de error, solo recibirás el informe si hay datos en el archivo de espera. De este modo, evitarás recibir correos electrónicos innecesarios. ¡Asegúrate de marcar la casilla «Enviar los resultados de la tarea por correo electrónico» y el informe se adjuntará al correo!
- Puedes generar un informe que te avise si hay algún asunto pendiente en el archivo de espera para todos los socios comerciales, o bien puedes configurar informes individuales para cada socio comercial.
- El informe de reservas está disponible en formato PDF o de hoja de cálculo, y se puede consultar en versión resumida (marca la casilla «resumida») o detallada (por defecto). Echa un vistazo a ambas versiones para ver cuál te conviene más.
Configura una tarea periódica para actualizar los requisitos a partir del archivo de retenciones
- Configúralo para que se ejecute al final del día o antes de recibir los primeros requisitos de la mañana. Esto ayudará a eliminar los requisitos del archivo de espera, si ya no es necesario mantenerlos en espera. Si aún es necesario configurar una pieza o un destino, el requisito permanecerá en el archivo de espera.
- NUNCA marques la opción «Actualizar versiones antiguas» en la pantalla de actualización sin consultar primero con el servicio de asistencia de Radley. Esta opción puede provocar que los requisitos antiguos sustituyan a los actuales.
- En la primera página del informe «Hold Update» suele aparecer el mensaje «No hay versiones antiguas». Asegúrate de consultar también las páginas siguientes para ver qué requisitos se han actualizado y cuáles permanecen en el archivo «Hold».
Configurar una tarea periódica para eliminar las versiones obsoletas
- Una versión se considera obsoleta cuando ya se ha incorporado a iCARaS una versión más reciente para el mismo requisito (pieza y destino).
- Configúralo para que se ejecute antes de recibir los primeros requisitos de la mañana o justo después de que se ejecute la tarea de actualización del archivo de espera.
- Esta purga se puede configurar marcando la casilla «Purgar solo versiones obsoletas» en la pantalla de purga.
- Ten cuidado al ejecutar la purga sin marcar la casilla «Purgar solo versiones obsoletas», ya que esto podría provocar la pérdida de requisitos válidos en el archivo de retención.
Supervisar, actualizar y eliminar periódicamente las versiones obsoletas de «Requisitos en espera» es la mejor forma de evitar que falten datos importantes sobre los requisitos y de mantener estos archivos en buen estado. En iCARaS hay disponible documentación de ayuda detallada en las pantallas «Actualizar», «Informe» y «Eliminar», en el menú Ayuda > Documentación. ¡No dudes en ponerte en contacto con el servicio de asistencia de EDI si necesitas más información o ayuda para configurar tareas programadas que realicen estas operaciones por ti!
