Wenn in iCARaS Anforderungen für Teile und Bestimmungsorte bearbeitet werden, die noch nicht eingerichtet wurden, werden die Daten in der „Requirements on Hold“-Datei des entsprechenden Handelspartners abgelegt. Die Daten verbleiben in dieser Datei, bis eine Aktualisierung oder Bereinigung abgeschlossen ist. Kunden ignorieren die „Hold“-Datei oft oder sind sich ihrer gar nicht bewusst, was dazu führen kann, dass Anforderungen übersehen werden und die Datei zudem sehr groß wird. Im Folgenden finden Sie einige nützliche Tipps und Tricks, die Ihnen helfen, Ihre „Hold“-Dateien mühelos zu verwalten.
Richten Sie einen wiederkehrenden Auftrag ein, um automatisch einen Bericht über gesperrte Dateien per E-Mail zu versenden
- Wenn Sie den Job so einrichten, dass bei erfolgreichem Abschluss eine E-Mail versendet wird, bei Fehlern jedoch keine Benachrichtigung erfolgt, erhalten Sie den Bericht nur, wenn sich Daten in der Hold-Datei befinden. So vermeiden Sie den Erhalt unnötiger E-Mails. Aktivieren Sie unbedingt das Kontrollkästchen „Job-Ergebnisse per E-Mail versenden“ – dann wird der Bericht der E-Mail als Anhang beigefügt!
- Sie können einen Bericht ausführen, der anzeigt, ob sich für alle Handelspartner Einträge in der Warteliste befinden, oder Sie können für jeden Handelspartner individuelle Berichte einrichten.
- Der Bestandsbericht ist im PDF- oder Tabellenformat verfügbar und kann entweder in einer zusammengefassten (Kästchen „Zusammenfassung“ ankreuzen) oder einer detaillierten (Standard) Version abgerufen werden. Sehen Sie sich beide Versionen an, um herauszufinden, welche für Sie am besten geeignet ist.
Richten Sie einen wiederkehrenden Auftrag ein, um die Anforderungen aus der Sperrdatei zu aktualisieren
- Richten Sie dies so ein, dass es am Ende des Tages oder vor dem Eingang der ersten Anforderungen am Morgen ausgeführt wird. Dies hilft dabei, Anforderungen aus der Warteliste zu entfernen, wenn sie nicht mehr zurückgestellt werden müssen. Sollte ein Teil oder ein Zielort noch eingerichtet werden müssen, verbleibt die Anforderung in der Warteliste.
- Aktivieren Sie auf dem Update-Bildschirm NIEMALS die Option „Alte Versionen aktualisieren“, ohne zuvor mit dem Radley-Support Rücksprache gehalten zu haben. Diese Option kann dazu führen, dass alte Anforderungen die aktuellen Anforderungen ersetzen.
- Auf der ersten Seite des „Hold Update“-Berichts steht häufig „Keine alten Versionen“. Überprüfen Sie daher unbedingt auch die folgenden Seiten, um zu erfahren, welche Anforderungen aktualisiert wurden und welche weiterhin in der Hold-Datei verbleiben.
Richten Sie einen wiederkehrenden Auftrag zum Löschen veralteter Releases ein
- Eine Version gilt als veraltet, wenn bereits eine aktuellere Version für dieselbe Anforderung (Bauteil und Bestimmungsort) in iCARaS aktualisiert wurde.
- Richten Sie dies so ein, dass es vor dem Eingang der ersten Anforderungen am Morgen oder unmittelbar nach der Ausführung des Jobs „Update Hold File“ ausgeführt wird.
- Diese Bereinigung kann eingestellt werden, indem das Kontrollkästchen „Nur veraltete Versionen bereinigen“ auf dem Bereinigungsbildschirm aktiviert wird.
- Seien Sie vorsichtig, wenn Sie die Bereinigung durchführen, ohne das Kontrollkästchen „Nur veraltete Releases bereinigen“ zu aktivieren, da dies zum Verlust gültiger Anforderungen in der Hold-Datei führen könnte.
Die regelmäßige Überwachung, Aktualisierung und Bereinigung veralteter Versionen aus „Requirements on Hold“ ist der beste Weg, um das Fehlen wichtiger Anforderungsdaten zu vermeiden und diese Dateien auf dem neuesten Stand zu halten. Ausführliche Hilfe-Dokumentation finden Sie in iCARaS auf den Bildschirmen „Update“, „Report“ und „Purge“ unter „Help > Documentation“. Wenden Sie sich gerne an den EDI-Support, wenn Sie weitere Informationen benötigen oder Unterstützung bei der Einrichtung von geplanten Aufgaben benötigen, die diese Vorgänge für Sie ausführen!
