O que têm em comum o planeamento de recursos empresariais (ERP) e a aviação?
Como muitos de vocês com quem já trabalhei sabem, sou um piloto privado com qualificação de voo por instrumentos ativa. Costumo mencionar este facto quando me apresento, na esperança de conhecer outros pilotos com quem possa partilhar horas intermináveis de histórias de hangar. E isso também me diz algo sobre essa pessoa.
Ser um bom piloto significa muito mais do que simplesmente desenvolver as competências necessárias para controlar o avião. Significa aderir e abraçar uma cultura, processos e procedimentos que regem a forma como nos preparamos para cada voo, como o conduzimos e como aprendemos com ele. Ao longo dos anos, tenho recorrido frequentemente à disciplina que a aviação exige e aplicado isso ao trabalho que realizo na área do ERP.
A inspiração para este post surgiu de uma experiência recente. Um amigo e eu levámos o nosso humilde avião Piper Warrior a voar pela primeira vez desde que instalámos um novo pacote de aviónica no valor de 20 000 dólares. O Garmin GTN650 combina funções de GPS, COM e NAV com poderosas capacidades de visualização multifunções; iria colocar o nosso pequeno avião ao nível dos padrões do século XXI, permitindo-nos realizar qualquer aproximação por GPS, receber alertas de tráfego em tempo real e consultar informações meteorológicas quase em tempo real. Uau!
Os vídeos do Garmin GTN650 no YouTube, que outros pilotos publicaram online, são frequentemente gravados a partir da cabina de um jato executivo de luxo, mas nós vamos ter a mesma funcionalidade no nosso pequeno avião! Deixem-me recuar um pouco. Houve muito trabalho por trás daquele primeiro voo. Uma semana antes, instalei o software do simulador para o novo aparelho no meu computador. Tinha uma viagem de trabalho para Los Angeles (LAX) e aproveitei aquelas 6 horas de confinamento forçado para ler o manual (sim, li o manual inteiro de 550 páginas) e, depois, aplicar o que estava a aprender a vários cenários que configurei no simulador. Enquanto voávamos no mundo real a 35 000 pés, eu estava a praticar aproximações no mundo virtual, no meu aeroporto de origem.
Preparação e simulação
Então, o que é que a aviação tem a ver com o ERP e com o seu negócio? Tal como o software ERP, o GTN650 tem milhões de linhas de código. Na verdade, o custo do hardware é uma pequena fração do valor real daquela pequena caixa que se encontra no painel do nosso avião Piper. O software dentro da caixa é o verdadeiro «ingrediente secreto» que transformou dois homens adultos em meninos entusiasmados naquele voo inaugural. Acho que nunca tinha dito «isto é tão fixe» tantas vezes num período tão curto.
Ao contrário das crianças pequenas com um brinquedo novo, não nos limitámos a entrar no avião e a esperar descobrir como funcionava à medida que realizávamos as nossas aproximações. Aquele primeiro voo durou três horas, mas cada um de nós já tinha passado várias horas a ler o manual e, depois, mais várias horas a praticar no simulador. Ah, e esse primeiro voo decorreu em condições de visibilidade perfeitas, com um colega piloto. Antes de voar sozinho num plano de voo IFR (Regras de Voo por Instrumentos) pela primeira vez, utilizando os nossos sistemas de aviónica atualizados, vou dedicar mais tempo de qualidade ao manual e ao simulador e realizar voos visuais adicionais. A interação com este sistema crítico tem de ser rápida e intuitiva.
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O ERP é o seu sistema empresarial essencial. Também requer preparação e simulação.
Quer se trate de preparar a entrada em funcionamento, implementar um novo processo ou procedimento, ou migrar para uma nova versão, as empresas bem geridas investem o tempo necessário para que os utilizadores se preparem para a mudança, de modo a que a sua introdução seja o mais harmoniosa possível e os benefícios da implementação do ERP sejam sentidos de imediato. Como? Primeiro, analisamos a natureza da mudança. Depois, formamos os utilizadores numa cópia da base de dados que reflete o que irão ver quando a mudança for implementada. Ao trabalhar com ERP, chamo a isto «teste piloto»; na aviação, chama-se «simulação».
Assim que tivermos a certeza de que os resultados desejados que observámos durante a fase piloto são exequíveis e reproduzíveis no ambiente de produção, finalizamos um plano por escrito que enumera os passos necessários para implementar a mudança. Hmmm, se isto se parece muito com uma lista de verificação, é porque é mesmo!
As listas de verificação fazem parte da cultura da aviação e devem fazer parte da sua. Ajudam a garantir que as etapas adequadas sejam executadas no momento certo e na sequência correta. Utilizo-as amplamente no trabalho de ERP que realizo com os clientes. Cada uma reflete o que aprendemos durante a fase piloto, para que, quando chegar a altura de implementar a alteração no ambiente de produção, não haja surpresas, apenas os resultados que planeámos e esperamos.
Complexidade e simplicidade
Após o nosso primeiro voo com o Garmin, comecei a pensar na complexidade dos algoritmos do dispositivo e nas inúmeras formas como pode ser configurado para satisfazer os requisitos de cada piloto, aeronave e voo. Lembrem-se de que este mesmo dispositivo pode ser encontrado tanto em sofisticados jatos executivos como em aviões monomotores da Piper, como o nosso. Em última análise, porém, o objetivo é que a interação do piloto com o dispositivo seja a mínima necessária para concluir o voo em segurança, e que essa interação mínima seja rápida e de natureza repetitiva. No meu caso — isto é fundamental —, uma vez que não dispomos de piloto automático. Qualquer tempo que dedique à interação com o GTN650 é tempo que me afasta de pilotar o avião.
Antes de um voo, o piloto carrega o plano de voo. Durante o voo, este é atualizado com base nas alterações indicadas pelo controlo de tráfego aéreo. Periodicamente, o piloto monitoriza as informações de navegação, meteorológicas e de tráfego apresentadas nos vários ecrãs disponíveis na interface do utilizador. À chegada, o piloto carrega e, em seguida, executa a aproximação. Se fizer isto vezes suficientes, a memória muscular entra em ação e quase não precisa de olhar para o ecrã para efetuar uma alteração. No final, toda a complexidade dentro da caixa negra (literalmente — algoritmos de GPS que têm em conta a fórmula da dilatação do tempo de Einstein para garantir um posicionamento global preciso!) resume-se a algumas teclas rápidas e repetíveis que resultam num voo seguro.
O ERP funciona exatamente assim. Os sistemas ERP são concebidos para serem flexíveis e adaptáveis a inúmeros ambientes empresariais e requisitos. Trabalho com clientes que têm apenas cinco utilizadores e outros que têm 75 utilizadores ou mais. Alguns são de natureza multinacional, com instalações e utilizadores em todo o mundo. Outros são empresas que operam com uma única moeda a partir de uma única localização física.
Seja como for, todas as definições de configuração globais e específicas de cada módulo (entre outras) definem de forma única o comportamento de cada cliente, fornecedor, local, artigo (e muitos outros elementos do sistema), e isto determina a forma como os utilizadores finais interagem com o sistema milhares de vezes por dia. Quando os gestores dedicam tempo e ponderação à implementação e ao funcionamento contínuo, esta enorme complexidade transforma-se em algumas transações simples e repetíveis que garantem que o serviço ao cliente seja excelente, que os custos operacionais sejam minimizados e que a gestão disponha da informação necessária para ajustar o plano de negócios conforme necessário.
Investir a longo prazo, investir no futuro
Às vezes, quando chego para uma visita ao local de um cliente, perguntam-me: «Vieste de avião?» Se o destino estiver a menos de 150 milhas de distância, a resposta é frequentemente «não». Porquê? Qualquer voo envolve várias etapas demoradas. Resultado: para distâncias tão curtas, demoro mais tempo a viajar de avião do que de carro.
Quando viajo de avião, tenho de me preparar para o voo, obtendo informações meteorológicas e apresentando um plano de voo. Depois, ainda tenho de conduzir até ao aeroporto e realizar a inspeção pré-voo da aeronave. Ao chegar, tenho de imobilizar a aeronave e conduzir até ao destino final. Por isso, as viagens curtas não são — em termos de tempo — económicas. No entanto, as viagens que excedem as 150 milhas começam a fazer sentido. Tenho família em Winston Salem, na Carolina do Norte. A partir de onde moro, perto de Washington, D.C., essa viagem demora quase sete horas de carro. De avião, são cinco a seis horas — ida e volta —, o que torna possível uma viagem de um dia.
Com a seleção de um ERP, estamos também a fazer um investimento que requer planeamento e preparação antecipados. Orçamente a aquisição do seu ERP em conformidade. Tal como na aviação, mesmo após o investimento inicial, há manutenção e formação contínuas, mas fazemo-lo para preparar a nossa empresa para a longa jornada que temos pela frente e para manter tudo no rumo certo ao longo do caminho. Trata-se de um esforço com uma visão que vai além da próxima semana, do próximo mês ou do próximo ano. As empresas que implementam e operam com sucesso um ERP fazem-no com uma visão do que vêm a tornar-se e encaram o ERP como parte do plano que lhes permitirá concretizar essa visão.
A mudança é algo que os pilotos aprendem a gerir com cuidado. A mudança implica riscos e custos. Embora a maioria dos pilotos aprecie o desafio associado a pilotar uma nova aeronave, a experiência é normalmente um fim em si mesma. Depois, voltamos à nossa aeronave do dia-a-dia; aquela em que podemos baixar os flaps, ajustar o trim e acender as luzes de aterragem, tudo com os olhos fechados. A familiaridade promove a segurança e a proteção.
Depois, há a questão dos custos. Para pilotar um avião novo, é necessário estudar os seus sistemas, realizar um ou mais voos de avaliação com um instrutor, muitas vezes fazer um exame escrito e acumular horas de voo para se sentir verdadeiramente à vontade com a aeronave.
Há outras coisas que também temos relutância em mudar. Uma delas é o nosso mecânico.
Por lei, uma aeronave tem de ser submetida a uma inspeção anual para se manter em condições de voar. As nossas têm variado entre 3 500 e 15 000 dólares. Se mudar de mecânico, pode esperar que a sua primeira inspeção anual com o novo mecânico seja mais cara. Porquê? O mecânico é quem aprova a inspeção; é ele que fica responsável. Quando se muda de mecânico, as primeiras inspeções anuais serão realizadas com um nível adicional de rigor para garantir que os trabalhos necessários realizados no passado foram efetuados — e efetuados corretamente.
A implementação de um sistema ERP é um processo que deve ser abordado com uma visão a longo prazo. Estes sistemas constituem a plataforma sobre a qual a empresa irá operar nos próximos anos. Estão presentes em praticamente todos os aspetos da empresa, a sua utilização torna-se algo natural para os utilizadores e estão integrados com outros sistemas. Costumo dizer aos membros da equipa de implementação: preparem-se para se reformarem com o sistema que estão a implementar.
A eficácia de um sistema ERP a longo prazo está também diretamente relacionada com a manutenção: a qualidade da manutenção e quem a realiza.
A inspeção anual de aviação é uma exigência legal, mas trata-se de um padrão mínimo. No mundo dos negócios, nem sequer existe um padrão mínimo. Posso afirmar, por experiência própria, que as empresas que dedicam um colaborador ao seu sistema ERP (o Gestor de Programas ERP interno) e aquelas que desenvolvem uma relação de longo prazo com um consultor externo tiram o máximo partido do seu investimento em ERP. O recurso interno conhece profundamente a forma como a empresa tira partido do software, como o negócio está a evoluir e quais são as necessidades futuras. O recurso externo traz a perspetiva que advém da experiência com uma vasta gama de clientes e do modo como o conjunto de funcionalidades do software está a crescer e a evoluir para responder a essas necessidades futuras.
Relacionemos isto com a aviação: pensemos na utilidade que retiramos do nosso humilde Piper Warrior, construído em 1979. Um avião a pistão monomotor novo, de quatro lugares (ou assentos), custa 10 vezes o valor do nosso Warrior… a sério. Os nossos custos de manutenção são mais baixos e, com algumas atualizações, ele continuará a ser seguro e fiável durante muitos anos. Uma relação com um avião é um pouco como um casamento; entra-se nela sem um prazo definido. Deve fazer o mesmo com o seu sistema ERP.
Existe uma diferença importante entre o ERP e a aviação. Embora possamos atualizar os sistemas de aviónica, fazer melhorias no motor e introduzir modificações na velocidade, o nosso pequeno Piper será sempre um avião de quatro lugares do tipo «baixo e lento». O mesmo não se pode dizer do ERP. Muitas pequenas empresas implementam o ERP para estabelecer a plataforma operacional a partir da qual o negócio irá crescer a longo prazo.
A sofisticação e a dimensão da sua implementação de ERP podem acompanhar o crescimento das necessidades da sua empresa.
Conclusão
Quando levo alguém a voar, costumo refletir sobre a enorme responsabilidade que isso implica. Sou verdadeiramente responsável pela segurança dessa pessoa; a sua vida está nas minhas mãos. Não é como se pudéssemos simplesmente encostar e parar se ela decidir que quer sair.
Sinto a mesma responsabilidade quando trabalho no sistema ERP de um cliente. Há momentos em que a natureza do que estamos a fazer implica que o coração — o sistema nervoso central — do seu negócio me seja confiado. Na aviação, tal como no ERP, o que está em jogo é elevado, o investimento é considerável e a formação contínua e a manutenção são fundamentais para o sucesso. As recompensas ao longo da vida da empresa são significativas. Para ajudar a melhorar a forma como eu e os empresários abordamos o ERP, recomendo recorrer às lições aprendidas noutras iniciativas com perfis semelhantes de alto risco e alta recompensa.
Para mim, isso é voar para o azul infinito do céu.
Sabias que a primeira vez que um piloto de linha aterra com um novo tipo de aeronave é com passageiros a bordo? Os simuladores são mesmo assim tão bons!
